Decisión admin istrativa. Puesta en práctica de la evaluación paritaria en el KPCS

Transcripción

1 Informes anuales Decisión admin istrativa Puesta en práctica de la evaluación paritaria en el KPCS De conformidad con el apartado 11 de la sección VI del documento KPCS, anualmente los participantes tienen que preparar y poner a disposición de los otros participantes, por intermedio de la Presidencia del Proceso de Kimberley, información sobre la manera en que están aplicando los requisitos del KPCS. La información presentada debe estar correlacionada con las secciones II, III, IV y V del documento KPCS, pudiendo también incluir información sobre el grado en que los participantes están usando las recomendaciones del Anexo II del documento KPCS.La información presentada debe atenerse al formato establecido en el Anexo I de la presente Decisión. La información, que debe prepararse y presentarse cada año antes del 1 de abril, debe referirse a aplicación del KPCS durante el año de calendario anterior. La Presidencia debe transmitir los informes al residente del grupo de trabajo Seguimiento, el cual tiene que revisarlos informes en un plazo razonable, elaborar un resumen de sus conclusiones principales para los participantes y presentarlo a la sesión plenaria a través de la Presidencia. El grupo de trabajo Seguimientotambién puede usar en sus evaluaciones los datos estadísticos puestos a disposición de los participantes, de conformidad con lo dispuesto en el KPCS, y debe cooperar de cerca a este fin con el grupo de trabajo Estadísticas. El grupo de trabajo Seguimiento también puede usar la información proporcionada por los participantes al Comité de Participación. Todo participante u observador puede comunicar información adicional sobre la aplicación del KPCS por cualquiera de los participantes a la Presidencia del grupo de trabajo Seguimiento, la cual tiene que notificarla al participante al que se refiere dicha información, pidiéndole una respuesta. Visitas de estudio Para aumentar la credibilidad del KPCS, conviene que el mayor número posible de participantes pida voluntariamente recibir una visita de estudio durante la fecha de aplicación del mecanismo de estudio fijado en el apartado 20 de la Sección VI del documento KPCS. (b) El calendario de visitas de estudio a los participantes que se han ofrecido voluntariamente para recibirlas debe decidirse en sesión plenaria (lo que incluye el procedimiento escrito) sobre la base de una recomendación del grupo de trabajo Seguimiento pasada por la Presidencia. En la preparación del calendario recomendado debe intentarse reflejar el equilibrio geográfico adecuado y el equilibrio adecuado entre los participantes que fundamentalmente son productores y los que son fundamentalmente comerciantes o transformadores. También deben hacerse esfuerzos para incrementar la eficiencia y reducir los costes, entre otras cosas llevando a cabo estudios regionales cuando sea posible. 1

2 Todas las visitas de estudio deben cumplir el pliego de condiciones normalizado del Anexo II de la presente Decisión. Misiones de estudio (a) En cualquier momento durante los intervalos entre las sesiones plenarias, y sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 13 de la Sección VI del documento KPCS, la presidencia del proceso de Kimberley, a propuesta del grupo de trabajo Seguimiento, puede recomendar por el procedimiento escrito a la sesión plenaria que se envíe una misión de estudio a un participante. Todas las visitas de estudio deben cumplir el pliego de condiciones normalizado del Anexo II de la presente Decisión, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 14 de la Sección VI del documento KPCS. 2

3 Anexo I Directrices sobre el informe anual de la ejecución del KPCS de conformidad con el apartado 11 de la Sección VI del documento KPCS A. Marco institucional En esta sección debe facilitarse información sobre los organismos o entidades responsables de aplicar las disposiciones del KPCS, en especial sobre: 1. El organismo responsable de la aplicación del KPCS, con la dirección completa y los nombres de los enlaces (de conformidad con la sección V (a)). 2. El organismo responsable de la importación y la exportación, con la dirección completa y los nombres de los enlaces (de conformidad con la Sección IV (b)). Basado en una Recomendación - respuesta facultativa: Puede también proporcionarse información sobre el eventual nombramiento de un coordinador oficial de la aplicación del KPCS, según lo sugerido en la Recomendación nº 1. B. Marco juríd ico Esta es la sección donde debe confirmarse la legislación de aplicación del KPCS existente, en especial: 1. Las leyes y los reglamentos de aplicación del proceso de Kimberley (Sección IV (d)) en vigor o modificados, en especial las disposiciones legislativas o administrativas sobre - la exportación e importación de diamantes en bruto - la emisión de certificados - los controles internos - las sanciones a particulares y empresas que infrinjan las leyes y reglamentos sobre los diamantes - la recopilación e intercambio de datos oficiales sobre producción, importación y exportación 2. Información sobre los cambios legislativos desde el último informe anual, adjuntando el texto de cualquier nueva legislación adoptada (de haberla). C. Régi men de i mporta ción y exportación En esta sección debe figurar una panorámica de la aplicación de los compromisos del KPCS al comercio internacional de diamantes en bruto (secciones II y III). Puede tratar de las Recomendaciones sobre el proceso de exportación e importación, así 3

4 como de la emisión y recepción de certificados por un participante. En particular puede tocar las siguientes cuestiones: Remesas salientes - El procedimiento de emisión de los certificados del Proceso de Kimberley (Sección II (b)) - El certificado del Proceso de Kimberley reúne las características de seguridad y los requisitos establecidos en el Anexo I del documento KPCS, como se ve en la lista de control adjunto (Sección II (c)) - Las pruebas que tiene que presentar el exportador de que los diamantes en bruto se exportan con las reglas del Proceso de Kimberley y no son diamantes de guerra (Sección IV (a) y Recomendación 18) - Numero de certificados del proceso de Kimberley emitidos. Participantes a los que se han enviado los certificados KP. Basado en Recomendaciones - respuesta facultativa: - Los diamantes en bruto se deben embalar en un contenedor inviolable, junto con el certificado original o una copia autenticada. Recomendación 19 - Envía el organismo responsable de las exportaciones un aviso de llegada de la remesas por correo electrónico al organismo responsable de las importaciones con información sobre el número de quilates, el valor, el país de origen o procedencia, el importador y el número de serie del certificado? (Recomendación 19) - Registra la autoridad exportadora todos los datos de las remesas de diamantes en bruto en una base de datos informatizada? (Recomendación 20) Remesas entrantes - Describa la secuencia de un envío entrante, desde la entrada física de la remesa en su territorio a la validación del certificado, con atención particular a las siguientes cuestiones: - Si la confirmación de la recepción se envía al organismo responsable de las exportaciones (Sección III (b)) - La forma en que garantizan que sólo importan diamantes en bruto provistos de certificado (Sección III (b)) y en contenedores inviolables (Sección IV (c)) 4

5 - Lugar donde se pueden examinar los originales de los certificados. (Sección III (b)) - Número de certificados recibidos. Participantes de los que se recibieron los certificados. - Ha habido casos de remesas que no cumplían lo dispuesto en el KPCS?En caso, afirmativo, qué medidas de seguimiento tomaron? Basado en Recomendaciones - respuesta facultativa: - Los avisos de remesas de diamantes en bruto se reciben por correo electrónico (Recomendación 21)? - Verifican que no se han manipulado los sellos ni el contenedor y que la exportación se ha hecho de conformidad con el sistema? (Recomendación 22) - Comprueban que el contenido de las remesas entrantes corresponde a la información declarada en el certificado (Recomendación 23), por ejemplo mediante el uso de tasadores de diamantes u otros peritos? - Se envía el cupón de retorno o el de confirmación de la importación al organismo responsable de la exportación correspondiente? Recomendación 24) D. Sistema de controles internos y autorregulac ión de la industria (Basado en Recomendaciones - respuesta facultativa) En esta sección puede describirse el sistema de controles internos diseñado para evitar la presencia de diamantes de guerra en las remesas de diamantes en bruto, según lo estipulado en la Sección IV (a).para redactar esta información pueden citarse, entre otras cosas, las opciones y recomendaciones de los controles internos según lo explicado en la Sección IV y en el Anexo II del documento KPCS, principalmente: - La existencia y funcionamiento de un sistema voluntario de autorregulación de la industria (Sección IV) - Se han notificado a los demás participantes, por intermedio de la Presidencia, los nombres de las personas y empresas condenadas por actividades pertinentes a los efectos del Sistema de Certificación? (Recomendación 6) - Concesión de licencias a minas de diamantes, mineros, compradores, vendedores y agentes (Recomendaciones 9, 11, 12, 13 y 14) 5

6 - Existencia de una base de datos informatizada de las minas, mineros, compradores y vendedores de diamantes titulares de licencias (Recomendación 16) - La llevanza de los registros de las transacciones de compra, venta y/o exportación, con los nombres de los clientes, los números de licencia, el volumen y el valor de las transacciones (Recomendación 15) E. Estadísticas En esta sección puede presentarse información que complemente los datos ya presentados al presidente del grupo de trabajo Estadísticas, de conformidad con lo dispuesto en el Anexo III del KPCS. Esta información puede también referirse a cuestiones procedimentales y metodológicas. Los datos estadísticos presentados de conformidad con el Anexo III se consideran parte del informe anual. F. Varios En esta sección pueden considerarse las experiencias, observaciones, problemas (y las soluciones) e información adicional sobre la aplicación del KPCS, con vistas a mejorar el funcionamiento global del Sistema y a establecer una política de mejores prácticas. La información sobre las irregularidades encontradas o el incumplimiento del KPCS por otros participantes puede también figurar en esta sección. También se pueden consignar aquí, o en una correspondencia aparte con la Presidencia, las peticiones de asistencia técnica que puedan mejorar su aplicación del KPCS. 6

7 ANEXO a las Directrices Lista de control de los requisitos mínimos de los certificados en virtud del ANEXO I del documento KPCS Cada certificado lleva el título "Certificado del Proceso de Kimberley" y la siguiente declaración: "Los diamantes en bruto en este envío se han manipulado de conformidad con lo dispuesto en el Sistema de certificación de los diamantes en bruto del proceso de Kimberley" País de origen de las remesas de lotes de origen único. Certificados expedidos en inglés o con su traducción inglesa A prueba de manipulación y falsificación. Fecha de emisión y vencimiento Autoridad que expide el certificado Identificación del exportador y del importador. Peso/masa en quilates. Valor en USD. Número de lotes en la remesa Descripción de la mercancía y código del Sistema Armonizado. 7

8 Anexo II Pliego de condiciones normalizado de las misiones de estudio y las visitas de estudio efectuadas como parte del estudio paritario en el KPCS 1. Mandato de las misiones de estudio y visitas de estudio El objeto de las misiones de estudio y las visitas de estudio es evaluar sobre el terreno y de manera analítica, experta e imparcial cómo aplica el KPCS un participante, en consulta con las autoridades competentes del participante. Específicamente, cada misión de estudio o visita de estudio debe intentar: (a) Determinar si el participante estudiado tiene en vigor las leyes, reglamentos, procedimientos y prácticas pertinentes para aplicar los requisitos mínimos fijados en el documento KPCS, en especial los de las secciones II, III, IV y V. (b) Determinar si el participante ha designado organismos o entes para aplicar estos requisitos. (c) Determinar si en conjunto se están cumpliendo los requisitos del sistema gracias a la aplicación específica y sistemática por los organismos o entes designados de esas leyes, reglamentos y procedimientos. (d) Identificar los ámbitos en que al participante le vendría bien recibir asistencia técnica para aplicar el KPCS. En su caso, y con el acuerdo del participante, las misiones de estudio y las visitas de estudio pueden también intentar establecer si y hasta qué punto la puesta en práctica del KPCS por el participante incluye el uso de alguna de las Recomendaciones del Anexo II del documento KPCS. Este mandato puede complementarse en casos individuales con indicadores más detallados, según las circunstancias específicas del participante estudiado, con su consentimiento y tras consultar a todos los participantes. 2. Cooperación con las autoridades del participante estudiado Se espera que las misiones de estudio y las visitas de estudio cuenten con la cooperación completa de las autoridades del participante estudiado, sujeta naturalmente a las leyes, reglamentos y políticas nacionales aplicables. Y a la vez se espera que los miembros de la misión de estudio paritaria o de la visita de estudio paritaria lleven a cabo su trabajo de manera analítica, experta e imparcial y con el consentimiento del participante estudiado. Las autoridades del participante estudiado deben facilitar a la misión de estudio o a la visita de estudio el acceso a las instituciones y las organizaciones administrativas públicas con competencias sobre la aplicación del KPCS, y deben estar dispuestas a pedir la cooperación de la industria, 8

9 sujeto todo ello a las leyes, reglamentación y políticas nacionales, y de forma coherente con sus normas y las reglamentos organizativos. Las misiones de estudio y las visitas de estudio deben respetar la legislación, reglamentación y políticas locales sobre la confidencialidad de las actividades de las empresas y empresarios, la vida privada de las personas y el carácter reservado de las actuaciones policiales y las investigaciones judiciales, así como cualquier otra información sensible. No se espera de ningún participante que proporcione a la misión de estudio o a una visita de estudio ninguna información infringiendo la legislación, los reglamentos o la política nacionales. En todos los aspectos de las actividades de la misión de estudio o de la visita de estudio debe respetarse la legislación, la reglamentación y la política sobre la confidencialidad comercial. Las misiones y las visitas deben anunciar su proyecto de itinerario con bastante antelación, para que el participante pueda determinar las personas e instalaciones que van a estudiarse. 3. Composición de misiones de estudio y las visitas de estudio En el plazo de un mes desde su toma de posesión y tras consultas con participantes y observadores, la Presidencia, sobre la base de una Recomendación del grupo de trabajo Seguimiento, debe designar un número de personas suficiente a las que se pueda recurrir para que hagan las misiones de estudio y las visitas de estudio durante su mandato.la Presidencia debe elegirlas entre los candidatos que le presenten los participantes o sus representantes. Estas candidaturas presentadas deben incluir un currículum vita. Para seleccionar a estas personas, la Presidencia de verificar que posean la experiencia apropiada. Según lo dispuesto en el documento KPCS, el tamaño, composición y calendario de cada misión o visita deben ser función de las circunstancias y los debe determinar la Presidencia con el consentimiento del participante objeto del estudio y en consulta con todos los participantes. Basándose en la experiencia existente, una orientación útil puede ser que en general las misiones de estudio y las visitas de estudio deben ser de cinco personas. Cada misión o visita puede incluir representantes de tres participantes, así como un representante de un observador de la sociedad civil y otro observador del sector privado. Al frente de cada misión de estudio o visita de estudio deben estar el representante de un participante nombrado por la Presidencia del proceso de Kimberley. En la composición de una misión de estudio o una visita de estudio, la Presidencia debe intentar conseguir el equilibrio geográfico y el equilibrio adecuado entre los participantes que son primordialmente (i) productores, (ii) comerciantes y (iii) transformadores de diamantes en bruto. Entre los miembros de una misión de estudio o una visita de estudio no debe haber ningún nacional del país objeto de estudio. Después de consultar con el participante sobre la composición de la misión de estudio o de la visita de estudio, la Presidencia notificará los nombres y las funciones de los 9

10 miembros de la misión o visita a los demás participantes y observadores, como mínimo dos semanas de inicio de los trabajos. 4. Misiones de estudio y visitas de estudio: cuestiones prácticas Por la experiencia adquirida, normalmente las misiones de estudio y las visitas de estudio duran de 2 a 5 días laborables, en función de las circunstancias específicas del participante objeto de estudio. Las fechas de la misión de estudio o la visita de estudio las deben determinar de mutuo acuerdo el jefe de la misión o visita y el participante objeto de estudio. Se espera que los miembros de la misión de estudio o de la visita de estudio se hagan cargo de sus gastos de viaje y alojamiento, así como de cualquier eventual gasto médico. Las autoridades del participante objeto de estudio deben asegurar la libertad de movimientos de los miembros de la misión o visita de estudio y tomar medidas para asegurar su protección y libertad personales en caso necesario. d) Se espera que el participante de estudio ayude en la medida de lo posible, y cuando sea apropiado, a organizar los viajes en su país necesarios para cumplir el mandato de la misión o visita. e) En los casos en que un miembro de la misión o visita de estudio lo considere necesario, el participante objeto de estudio o el jefe de la misión o visita de estudio deben encargarse de conseguir servicios de interpretación durante la estancia de la misión o visita de estudio. 5. Informes a) El jefe de la misión o visita de estudio, de acuerdo con los otros participantes representados en la misión o visita, debe preparar el proyecto de informe escrito. En este proyecto de informe hay que dar cuenta de las actividades de la misión o visitar y presentar las conclusiones. En particular debe llevar una descripción de la puesta en práctica del KPCS, según lo indicado en el párrafo 1 del presente pliego de condiciones normalizado de las misiones de estudio y las visitas de estudio. b) El proyecto de informe debe presentarse simultáneamente a la Presidencia del proceso de Kimberley y al participante objeto de estudio antes de que haya pasado un mes desde la conclusión de los trabajos de la misión o visita de estudio en el territorio del participante. El participante puede pedir que el informe se le envíe en uno de sus idiomas oficiales, siempre que éste sea uno de los utilizados en la sesión plenaria del proceso de Kimberley. 6. Derecho de réplica y mediación de la Presidencia 10

11 a) El participante objeto de estudio puede presentar por escrito a la Presidencia sus observaciones sobre el proyecto de informe, en el plazo de un mes a partir de haberlo recibido. La Presidencia tiene que enviar a los miembros de la misión o visita de estudio una copia de estas observaciones. b) La Presidencia puede invitar a las autoridades pertinentes del participante y a los miembros de la misión de estudio o de la visita de estudio a debatir y aclarar sus evaluaciones para corregir los errores y malentendidos que pueda haber habido en la preparación del proyecto de informe. c) Si puede llegarse a un acuerdo sobre las correcciones o adiciones al proyecto de informe, esta versión corregida se distribuirá a los participantes y a los observadores. Con el consentimiento del participante estudiado, la Presidencia del proceso de Kimberley puede publicar un resumen de las principales conclusiones de informe. d) De no poderse llegar a un acuerdo, la Presidencia debe hacer circular el informe de la misión de estudio o de la visita de estudio y las observaciones del participante estudiado entre los otros participantes y observadores. 7. Uso de los datos y la información recopilados por las misiones de estudio y las visitas de estudio a) La Presidencia y los miembros de la misión de estudio o de la visita de estudio deben abstenerse de revelar a alguien que no participe en la misión o visita de estudio cualquier material recolectado durante la misión o visita, así como del proyecto o proyectos de informe y las respuestas de los participantes objeto de estudio, hasta que la Presidencia haya distribuido el informe a los otros participantes. b) En virtud del apartado 15 de la Sección VI del documento KPCS, los participantes y observadores deben abstenerse de revelar el contenido del informe de la misión o visita de estudio a ninguna parte interesada que no sea o participante u observador. c) Los miembros de la misión de estudio o de la visita de estudio deben respetar en todo momento la confidencialidad de la información adicional adquirida en las misiones de estudio y visitas de estudio no recogida en el informe, y no deben divulgar ninguna información de este tipo sin el consentimiento del participante afectado. 8. Acción de seguimiento a) En los casos en que una misión de estudio o una visita de estudio considere que sus conclusiones precisan debates más amplios o el seguimiento de la Presidencia y los participantes, el jefe de la misión o visita de estudio debe ponerlo en conocimiento de la Presidencia del proceso de Kimberley y de los miembros del grupo de trabajo SeguimientoLa Presidencia puede recomendar que se tomen nuevas medidas de conformidad con lo dispuesto en el apartado 16 de la sección VI del documento KPCS. 11

12 b) En los casos en que la misión de estudio lo considere necesario y apropiado, la Presidencia puede recomendar a la sesión plenaria que se envíe una misión de seguimiento o una visita de estudio, las cuales están sujetas a las mismas modalidades que la misión de estudio y la visita de estudio inicial. 12