CONVERSOR CON HERRAMIENTAS PARA EXCEL.

Transcripción

1 CONVERSOR CON HERRAMIENTAS PARA EXCEL. Para qué sirve? Seguro que muchas veces ha recibido datos contables en formato de Excel que luego debe de volcarlos a ContaNet. Estos datos pueden ser listados detallados de facturación de ventas o compras, o incluso el mismo plan contable. Tal vez algunos de estos ejemplos le sean familiares: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Gracias a este Conversor con Herramientas para Excel podrá traspasar cualquiera de estos datos a la contabilidad, ahorrando tiempo y trabajo. Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

2 Cómo instalarlo? En primer lugar, deberá hacer clic en el fichero que ha descargado o recibido y seguir los pasos del instalador hasta completarlo. Una vez finalizada la instalación, puede agregar esta herramienta en la barra de iconos de ContaNet Oro. Para ello deberá hacer clic con el botón derecho sobre la misma barra y hacer clic en el botón Luego, debe ir a la ubicación: C:\Archivos de Programa\ContaNet\Conversores Entre los archivos que podrá ver, deberá seleccionar el que tenga por nombre Conversor con Herramientas para Excel. De esta manera, podrá ver el icono en la barra. Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

3 Cómo funciona? Al abrirlo se encontrará con varias opciones posibles en forma de pestañas: Conversión, Conciliación y Configuración. Antes de usar alguna de estas opciones deberá localizar el fichero Excel que desea importar. Para eso: 1. Debe elegir el directorio dónde se encuentra el o los ficheros usando el apartado Ruta. Una vez hecho esto, se mostraran todos los archivos que se encuentren en el recuadro Archivos en la Ruta. 2. Ahora debe seleccionar el archivo que desea traspasar. A partir de este momento, con el icono Visualizar fichero Excel, podrá visualizar el contenido del archivo que desea importar. 3. Deberá elegir qué tabla de ContaNet es con la que va a trabajar, es decir, si los datos que va a importar corresponden con un diario, un plan, datos supletorios, etc... Además deberá relacionar las columnas de Excel con campos disponibles en la tabla elegida, como Fecha, Cuenta, Titulo, etc.. (ver ejemplo en la próxima página) 4. Luego, podrá guardar esta operación como una plantilla con el icono La plantilla será muy útil, ya que cuando vuelva a recibir un fichero Excel que tenga las mismas columnas que el fichero que ya ha utilizado con el conversor no tendrá que volver a marcar los Campos Tabla ContaNet sino elegir la plantilla en el icono Abrir Al guardarse la plantilla, por defecto se llamará según la tabla que ha seleccionado convertir a ContaNet, si es el diario, se llamará Extra seguido de más el nombre del fichero Excel, por ejemplo: Extrapruebas.txt Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

4 Conversión Esta opción será la usada para importar los datos de un archivo Excel directamente a ContaNet. Lo primero que debe hacer es indicarle al programa como debe interpretar los datos. Para eso, en el apartado Relación de campos deberá ir asignando cada columna del fichero Excel al campo correspondiente en ContaNet. Por ejemplo, si en la columna A hay una fecha deberá seleccionar A en Campos Tabla Excel y Fecha en el apartado Campos Tabla ContaNet. Cada vez que relacione un campo, debe pulsar el icono de la derecha para ir añadiéndolo a la lista de datos a convertir. Una vez establecidas estas relaciones, para iniciar el proceso deberá hacer clic en el botón Convertir. Antes de empezar a efectuar el proceso, el conversor solicitará una doble confirmación; recomendamos que previamente haya efectuado una copia de seguridad de la empresa en donde volcará los datos. En el apartado Otras Opciones ContaNet es donde deberá elegir el tipo de operación y el tipo de impuesto (Iva/Igic). Además, podrá configurar la conversión a una línea por asiento marcando la opción: Gracias a esta opción del conversor, en caso de disponer de un fichero Excel como en el "Ejemplo 1 de este documento, en el que sólo haya movimientos de clientes que no tengan contrapartida creada (cuenta de ventas) ni cuenta de tipo impositivo (impuesto IVA/IGIC), una vez iniciada la conversión el programa le pedirá asignarlas: Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

5 Conciliación Este apartado funciona de forma similar al módulo de conciliación bancaria de ContaNet. Habrá 4 campos de tabla disponibles y la posibilidad de conciliar con una cuenta contable. Deberá relacionar cada campo de la misma manera que se ha mostrado en el apartado Conversión. Una vez establecidas estas relaciones, para iniciar el proceso deberá hacer clic en el botón Conciliar Cuentas. A continuación, deberá configurar los detalles de la conciliación, ya sea la cuenta a conciliar, la fecha y el punteo si lo requiere oportuno. Al aceptar, le mostrará por pantalla si hay apuntes que no casan y si hay apuntes dudosos, que son aquellos donde coinciden los datos. Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

6 Configuración En este lugar, podrá escoger la empresa de ContaNet a la que quiere pasar los datos. Haciendo clic en el desplegable verá todas las empresas de la carpeta activa. (Por defecto convertirá en la empresa activa) En el apartado de Opciones, podrá afinar aún más cómo son los datos que va a convertir. En caso de que el fichero Excel no empiece en la primera línea, podrá seleccionar en qué línea desea comenzar la conversión. También podrá elegir el diario de ContaNet en donde prefiera volcar dichos datos convertidos. Si el fichero tuviera algún carácter especial, tipo comillas o guiones que dificulten la conversión, podrá quitar hasta cuatro de estos automáticamente. Sólo deberá indicarlo en la casilla Quitar Caracteres Especiales. Así mismo, podrá elegir cómo será la ortografía, si desea todas las palabras en mayúsculas, en minúsculas o si desea sólo la primera letra en mayúsculas. Por último, si marca la opción Numerar Códigos de Cliente, se le creará una cuenta de cliente por cada línea del archivo Excel. El conversor está preparado para volcar hasta 4 bases imponibles con tipos distintos de IVA/IGIC, sólo tendrá que indicarle al conversor qué base corresponde con qué tipo de IVA/IGIC y si desea que se vuelquen a contrapartidas de gastos o ingresos distintas, lo mismo con las cuentas de IVA/IGIC. Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio

7 Otras opciones: La barra superior de iconos tienen las siguientes funciones: Este icono tiene la función de pedir asistencia técnica desde el conversor. Este icono mostrará esta ayuda en pdf. Este icono es el que deberá usar para actualizar el conversor. Ayuda ContaNet Nelson SoftNet S.L Junio