Profesional Universitario Oficina de proyectos. Municipio de Pueblo Nuevo.

Transcripción

1 Metodología General de Formulación Proyecto Actualización e implementación del archivo fisico y las tablas de retención documental, bajo estandar iso para la operación de archivo y gestión documental en el municipio de Pueblo Nuevo Córdoba Código BPIN: Impreso el 16 de abril de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: Nombres: Héctor Nicolas Apellidos: Bravo de la Ossa Cargo: Telefonos: Entidad: Profesional Universitario Oficina de proyectos Municipio de Pueblo Nuevo banco.proyecto@pueblonuevo-cordoba.gov.co Página 1 de 18

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Protección, uso y promoción Indicador de seguimiento al PND Interior - Tiempo del proceso de consulta previa Unidad de medida Meses Meta 6 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial Gestión y buen gobierno para laprosperidad de Córdoba Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Programa 3. Transparencia en la Gestión Pública: Fortalecimiento del sistema de divulgación de la gestión Departamental de Gobierno. Plan de Desarrollo Distrital o Municipal Pueblo Nuevo para Rodos Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal 9.2. Programa Desarrollo Institucional. Objetivo sectorial. Consolidar un clima de con-fianza entre la administración municipal y la comunidad en general, haciendo del municipio un instrumento de gestión eficaz para el desarro-llo del municipio. Página 2 de 18

3 Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central Deficiente operatividad de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobierno nacional en el municipio de pueblo nuevo córdoba. Descripción de la situación existente Como la intención del gobierno nacional es monitorear todas las actividades de los entes territoriales y tener conocimiento de su gestión y desarrollo existe la necesidad de estar bien documentado y tener un historial bien definido acerca de cómo se dan los eventos y la forma como se guarda la información atraves de los archivos territoriales siendo el municipio de Pueblo Nuevo uno de ellos con necesidad de un archivo bien organizado y dotado de las herramientas necesarias para suplir la necesidad de la operatividad y ser funcional para prestar un buen servicio a la comunidad y a los entes de control basados en la ley general de archivos 594 del 2000 Magnitud actual La problemática afecta a una población a un 70% del total de la población Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa Falta de organización documental, con espacios adecuados para la atención a los consultores. Tipo: Indirecta Desactualización de las tablas de retención documental. Falta de espacios físicos para la ubicación de la documentación Efectos generados por el problema Tipo: Directo Página 3 de 18

4 Archivo desactualizado para la consulta de información sobre todo en el orden cronológico. Tipo: Indirecto El ente territorial no cuenta con expedientes laborales organizados en sus archivos. Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Número de personas Afectadas Personas Afectadas Fuente de información Sisben Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe Córdoba Pueblo Nuevo Cabecera Municipal Municipio de Pueblo Nuevo, Departamento de Cordoba Personas Objetivo Número de personas Objetivo Fuente de información Sisben Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe Córdoba Pueblo Nuevo Cabecera Municipal Municipio de Pueblo Nuevo, Departamento de Córdoba Página 4 de 18

5 Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre 6000 Sisben Género Mujer 5600 Sisben Edad (años) Edad (años) Edad (años) Sisben Edad (años) Sisben Edad (años) Sisben Edad (años) 60 en adelante 2100 Sisben Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Página 5 de 18

6 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito Agilizar la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobierno nacional en el municipio de pueblo nuevo córdoba. Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Archivo bien organizado y operando eficientemente Número 1 Objetivo Específicos Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Revisar e implementar las Tablas de Retención Documental e Implementación de la Ventanilla Única de Correspondencia. Lograr la adecuación de espacios físicos para la ubicación de la documentación. Página 6 de 18

7 Módulo de Preparación de la alternativa de solución Alternativa 1. Descripción de la alternativa Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern Año inicio: 2015 Año final: 2020 Descripción de la alternativa Esta alternativa consistente en la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso Para ello es necesario implementar un Sistema de Gestión Documental, con el que se sistematizará y digitalizará el proceso de Gestión de Archivos y Documentos Físicos a través de un software de Gestión de Archivos. De igual manera se pretende actualizar e implementar el archivo, Implementar el Plan de Gestión de Archivos Físico, estructurar, revisar e implementar las Tablas de Retención Documental e Implementación de la Ventanilla Única de Correspondencia. Definido el Plan de Gestión de Archivos y la implementación de las Tablas de Retención Documental, se procede a la adecuación del Cuarto de Almacenamiento de Archivo Físico, realizándole el montaje de los elementos de seguridad necesaria, así como las obras requeridas que garanticen la adecuada conservación y reglas de acceso de los documentos. A partir de ahí se inicia el proceso de capacitación y socialización entre las diferentes dependencias. Seguido esto se realizará un seguimiento continuo a la aplicación de cada uno de los compromisos descritos en el Plan de Gestión Documental, a través de la revisión de los formatos de control para tal fin y los indicadores de avance Alternativa: Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern 3.1 Capacidad Generada Archivo actualizado e implementado pa ar atender a la población usuaria del servicio de rachivo del municipio Unidad de medida Número Total Capacidad generada 1 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios Página 7 de 18

8 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Caribe Córdoba Pueblo Nuevo Cabecera Municipal Municipio de Pueblo Nuevo, departamento de Córdoba Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía a la población objetivo Comunicaciones Disponibilidad de servicios públicos domiciliarios (Agua, energía y otros) Estructura impositiva y legal Impacto para la Equidad de Género Orden público Otros Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern Página 8 de 18

9 Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Archivo actualizado e implementado Realizar el acompañamiento y revisión durante el proceso de ejecución del software. Realizar el acompañamiento y revisión durante el proceso de ejecución del software. 30 días Página 9 de 18

10 Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Archivo actualizado e implementado Realizar la definición del Plan de Gestión Documental, el cual debe ser realizado por los funcionarios asignados por parte de la entidad. 30 días Realizar la implementación y puesta en marcha del Software de Gestión Documental. 30 días Realizar los estudios técnicos de los equipos donde se instalará la aplicación, la revisión del estado de la Red Local y verificación de las condiciones varias necesarias para el buen funcionamiento del software. Durante 5 dias Hacer seguimiento y Control a la aplicación de los procesos definidos en el Plan de Gestión de Archivos Físicos (Garantía) Realizar la Capacitación al personal designado, sobre el manejo y ejecución del software. Durante 5 dias Página 10 de 18

11 Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Archivo actualizado e implementado Realizar la implementación y puesta en marcha del Software de Gestión Documental. Realizar la parametrización de la Base de Datos y la definición de procesos en el árbol de procesos en el Software de Gestión Documental, basado en el Plan de Gestión. 30 días Relación Productos Objetivo: Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Archivo actualizado e implementado Número 1 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 Realizar el acompañamiento y revisión durante el proceso de ejecución del software. Si 8,460,000 Inversión 2015 Realizar el acompañamiento y revisión durante el proceso de ejecución del software. 30 días Si 6,400,000 Página 11 de 18

12 Inversión 2015 Realizar la definición del Plan de Gestión Documental, el cual debe ser realizado por los funcionarios asignados por parte de la entidad. 30 días Si 5,390,000 Inversión 2015 Realizar la implementación y puesta en marcha del Software de Gestión Documental. 30 días Si 19,400,000 Inversión 2015 Realizar los estudios técnicos de los equipos donde se instalará la aplicación, la revisión del estado de la Red Local y verificación de las condiciones varias necesarias para el buen funcionamiento del software. Durante 5 dias Inversión 2015 Hacer seguimiento y Control a la aplicación de los procesos definidos en el Plan de Gestión de Archivos Físicos (Garantía) Si 5,000,000 Si 6,350,000 Inversión 2015 Realizar la Capacitación al personal designado, sobre el manejo y ejecución del software. Durante 5 dias Si 9,500,000 Inversión 2015 Realizar la implementación y puesta en marcha del Software de Gestión Documental. Si 11,200,000 Inversión 2015 Realizar la parametrización de la Base de Datos y la definición de procesos en el árbol de procesos en el Software de Gestión Documental, basado en el Plan de Gestión. 30 días Si 8,300,000 Valor Total 80,000,000 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Ahorro de la comunidad por encontrar los archivos a tiempo y en buen estado Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Otros Ahorro de la comunidad por encontrar los archivos a tiempo y en buen estado Pesos Año Cantidad Valor unitario Valor total , , , , , , , , , , , , , , ,00 Página 12 de 18

13 , , , Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos , , , , , ,00 Página 13 de 18

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15 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Realizar actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental, basado en la estrategia del programa gobierno en línea con del gobiern Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0670 apoyo Sector (Subprograma presupuestal) 1000 intersubsectorial gobierno Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Pueblo Nuevo Tipo de recurso Asignaciones Directas Año Valor , , , , , ,00 Página 15 de 18

16 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,000, Indicadores de producto Objetivo Producto Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Archivo actualizado e implementado Código Indicador Unidad Formula 1000P701 ARCHIVO ORGANIZADO Porcentaje NO. DE METROS DE ARCHIVO ORGANIZADO/TOTAL DE METROS PROGRAMADOS PARA SER ORGANIZADOS *100 Página 16 de 18

17 Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador Realizar la actualización e implementación del archivo físico y las tablas de retención documental, bajo estándar iso para la operación de archivo y gestión documental. Archivo actualizado e implementado ARCHIVO ORGANIZ ADO Página 17 de 18

18 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Informes De Supervisión Realizados Número 2,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Página 18 de 18