Operaciones con el PNUD Proyectos de Implementación Nacional. Guía NIM Procedimientos de Gestión de Recursos Humanos Contratación de Consultores

Transcripción

1 Al Servicio de las personas y las naciones Operaciones con el PNUD Proyectos de Implementación Nacional Guía NIM Procedimientos de Gestión de Recursos Humanos Contratación de Consultores

2 Quién puede contratar o solicitar un contrato? Las normas y procedimientos presentados en este capítulo serán aplicados por las instituciones nacionales que llevan a cabo el rol de Asociado en la implementación de proyectos nacionales, según se estipula en el documento de proyecto. En el marco de proyectos de implementación nacional, la regla general, salvo en el caso de profesionales internacionales que son reclutados por el PNUD en su calidad de parte responsable, es que cualquier contrato, modificación y recesión de nombramiento sea firmado por el Asociado en la implementación o por el gerente del proyecto, según se estipula en el documento de proyecto. El Asociado en la implementación también debe controlar todos los demás procesos relacionados con los contratos (Preparación de términos de referencia, contratación, firma del contrato, pago, etc.). Solo se firman contratos para cumplir con las actividades esperadas y presupuestadas en el documento de proyecto.

3 Principios para la selección de contratistas Competitividad Esto significa que, a través de prácticas reconocidas universalmente: Se emprende una búsqueda amplia para seleccionar a los candidatos mejor calificados; Se contrata a la persona más adecuada o se acepta la mejor cotización en cuanto a coincidir con la descripción de funciones y mantener un equilibrio entre eficiencia y costos. Transparencia Esto implica un proceso de contratación abierto que entregue información exhaustiva sobre la base de la igualdad de oportunidades a todos los posibles postulantes. Multilateralismo La contratación se lleva a cabo independientemente del país de origen. El Asociado en la implementación es responsable de buscar y evaluar a los postulantes que cumplan con los requisitos definidos para cada tarea y de hacer la preselección.

4 Consideraciones para contrataciones Cuando se trata de consultorías de gran complejidad, se recomienda llevar a cabo una licitación pública, con amplia difusión y un proceso que involucre un concurso y méritos para identificar a los mejores candidatos. En algunos casos se puede hacer una lista de preseleccionados de quienes hayan postulado a otros procesos de contratación. Con el fin de identificar a la mayor cantidad posible de postulantes, con un mínimo de tres, y así velar por que el proceso sea competitivo, transparente y multilateral. En todos los casos, se nombrará a un grupo de seleccionadores que asumirá la responsabilidad de evaluar las postulaciones.

5 Consideraciones para contrataciones El Asociado en la implementación puede solicitar el apoyo de la oficina del PNUD con el fin de identificar a los expertos requeridos. El PNUD tiene derecho a intervenir en el proceso de reclutamiento con el fin de actuar como observador y contralor. No es política del PNUD debilitar al gobierno contratando a funcionarios públicos del Estado. Sin embargo, sí es posible contratar a personas cuya relación con el Estado, se deba exclusivamente a su calidad de profesores en el ámbito de la educación pública o estatal. La persona contratada no podrá estar contratada para prestar servicios permanentes en otro proyecto del PNUD, a menos que ambos contratos sean de tiempo parcial(50%).

6 Consideraciones para contrataciones La persona contratada no podrá tener una relación de parentesco con una persona que haya sido contratada previamente o que se encuentre contratada para el mismo proyecto. La persona contratada no debe ser miembro del personal de ninguna Organización Internacional. No se aceptan contratos retroactivos. Los responsables del proyecto deben abstenerse de autorizar el inicio de las actividades de parte de los consultores hasta que se firme el contrato correspondiente o hasta que se acuerde la extensión de un contrato por medio de una modificación.

7 Documentación requerida Los documentos requeridos son: términos de referencia, acta de selección, currículum vitae, declaración jurada firmada, entre otros. Los contratos se emiten en tres versiones originales: Una para el contratista Una para los archivos del proyecto Una para los archivos del PNUD. Los contratos se pueden modificar por las siguientes causales: Extensión de la duración del contrato Cambios en los términos de referencia Cambios en los términos del porcentaje de tiempo de trabajo Interrupción de un plazo determinado. Observación: Los cambios en materia de remuneraciones debido a modificaciones sustanciales a los términos de referencias deben considerarse un contrato nuevo que exige realizar otro proceso de contratación

8 Recisión de un contrato Puede deberse a una decisión del director nacional del proyecto, del contratista o de mutuo acuerdo. En todos los casos, debe respetarse el período de 15 días previa notificación, según se determina en el contrato. Si el plazo del contrato se reduce debido al proyecto, cuando las circunstancias no permiten el período de notificación requerido, el contratista tendrá derecho a recibir una compensación equivalente a una semana de remuneraciones brutas por cada mes de servicio no terminado. Si la reducción se debe al incumplimiento de las normas de conducta o cualquier otra estipulación importante del contrato, el contratista no tendrá derecho a la notificación anticipada ni a ningún otro tipo de compensación. En tales casos, el contratista no tendrá derecho a participar en contratos de servicio en el futuro.

9 Profesionales Nacionales Se puede contratar a profesionales locales o extranjeros con residencia en el país, sólo si cumplen los requisitos en conformidad con la anterior sub-sección Criterios generales de selección. Modalidades de contratación: Contrato de Servicios, Contrato por Resultados(obras). Tipos de Consultores: a) Profesionales Nacionales y b) Personal Administrativo. De Servicios El contratista trabaja en las oficinas del proyecto o en el lugar donde se llevan a cabo las actividades del proyecto. CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTRATOS Por Resultados(obras) No es necesario que el contratista trabaje en las oficinas del proyecto. Engeneral,elcontratistaespartedeunequipodetrabajo. El pago se realiza todos los meses, con controles regulares. El pago final está sujeto a la verificación y certificación de la prestación satisfactoria de los servicios. Engeneral,noespartedeunequipodetrabajo. El pago se realiza en función de resultados parciales. El pago final está sujeto a la entrega satisfactoria de resultados/ efectos finales. Debe fijarse un plazo límite para la entrega de resultados/efectos esperados y dicho plazo debe respetarse. De lo contrario y siempre y cuando se justifique la demora, el contrato debe modificarseysedebefijarunnuevoplazodeentrega. Tambiénsedebedeterminarunplazolímiteparaelpago finalcon una clausula que indique la fecha en la cual cesa la obligación de pago si no hay una entrega satisfactoria de efectos en el plazo estipulado en el contrato. Apunta a contratar el tiempo del contratista y los resultados según se detallan en los términos de referencia. Apunta a contratar la prestación de resultados específicos, detallados en los términos de referencia. Los contratos pueden tener una duración de hasta 12 meses consecutivos e ininterrumpidos; este período puede ser renovado en respuesta a las necesidades del proyecto. Componente del proyecto relativo al personal: Cuenta del presupuesto

10 Profesionales Nacionales Estatus legal de los suscriptores -El desempeño profesional es independiente y autónomo; el suscriptor será el único responsable ante cualquier obligación que surja a partir de leyes tributarias y de la seguridad social y de salud vigentes en su país. En consecuencia, libera a la parte contratante y al PNUD de cualquier responsabilidad en relación con impuestos, contribuciones a la seguridad social y/o asistencia médica. -La parte contratante proporcionará una póliza de seguro que cubra cualquier contingencia en caso de lesiones o muerte vinculada con el servicio y durante la vigencia del contrato. El proyecto debe velar porque se mantenga una copia de la póliza de seguro en los archivos. -El suscriptor no será considerado bajo ningún punto de vista como miembro del personal del Sistema de las Naciones Unidas. Bajo ninguna circunstancia disfrutará de un vínculo de dependencia y/o subordinación laboral o legal con el Asociado en la implementación, el PNUD o el Gobierno. -Los derechos y obligaciones del suscriptor se limitan estrictamente a los términos del contrato. -Previamente a la firma del contrato por servicios, el suscriptor deberá presentar evidencia de su afiliación en el seguro médico y de pensión.

11 Cómo determinar los honorarios? Complejidad de las actividades a realizar, Calificación y experiencia profesional, Ubicación del contratista según descripción del trabajo en la escala de honorarios mensuales para consultores. Esta escala serádecomúnacuerdoentreelgobiernoyelpnud, Disponibilidad de presupuesto del proyecto.

12 Los documentos básicos requeridos para Consultores Nacionales 1. Solicitud de contrato firmada por el Director del Proyecto 2. Términos de referencia firmados por el Director del proyecto, especificando los resultados esperados, criterios de éxito para medir el logro de tales resultados y un diagrama de control del avance, todos los cuales son parte del contrato. 3. Antecedentes del proceso de selección(acta de selección, matriz, currículum, etc.) 4. Currículum vitae 5. Fotocopia de documento de identificación(dpi o pasaporte) 6. Credenciales Académicas(copia certificada de título) 7. Carné de Inscripción a la SAT(NIT) 8. Certificado médico que pruebe aptitudes físicas(reciente) 9. Copia de certificación de cobertura de servicios de atención médica (para los contratos de servicios) 10. Constancia de Fondo de Pensión(para los contratos de servicios)

13 Pago de honorarios El pago de honorarios en cualquiera de los dos tipos de asignaciones mencionadas, dependerá del logro de los resultados y del cumplimiento del diagrama de control de avance, según se determina en el contrato; El Asociado en la implementación debe realizar y mantener controles de avance según se presentan en los diagramas correspondientes y en caso de no cumplimientos (demoras, productos de mala calidad, etc.), suspenderá el pago de los honorarios hasta que se resuelva la situación; En caso de servicios de largo plazo, se recomiendan controles de avance cada tres meses; En los contratos por resultados (obras) no se hacen pagos por anticipado, a menos que existan motivos debidamente justificados para ello, en cuyo caso se puede cancelar hasta el 20%deltotalalmomentodefirmarelcontrato. Loshonorariospagadossegúnelavancede los resultados no pueden bajo ninguna circunstancia superar el 70% del monto total del contrato. El restante 30%, que corresponde al pago final, también está sujeto a la certificación del cumplimiento de los resultados acordados de parte del Director del proyecto. Las notificaciones y/o certificados de pago deben ser enviados a la oficina a cargo con la suficiente anticipación para garantizar medidas oportunas, ya sea para proceder con los pagos o suspenderlos.

14 Administración de contratos Comprobantes por el pago de honorarios. El Asociado en la implementación es responsable de solicitar a todos los profesionales con nombramientos de servicios o contratos por resultados (obras) que envíen sus facturas y/o recibos, según lo exijan las leyes locales, para recibir el pago a través de cheques o depósitos en cuentas bancarias o cualquier otra modalidad permitida para realizar el pago. El Asociado en la implementación debe proceder a interrumpir el pago si el contratista no cumple con la presentación de facturas y/o recibos. Sistema de archivo. A fin de mejorar la eficiencia de los sistemas de archivo, es necesario que los proyectos creen una carpeta de cada profesional nacional contratado que incluya antecedentes laborales, modificaciones, facturas y/o recibos, informes de avance, informes finales y cualquier otro documento relacionado con el contrato. Es obligatorio incluir una copia del título profesional y de documentos relacionados con los registros tributarios y de seguro médico en estos archivos individuales, firmados por el consultor para garantizar su autenticidad. El proyecto es responsable de mantener y archivar estas carpetas individuales correspondientes a los profesionales nacionales, de manera que estén fácilmente disponibles en caso de ser requeridas por los auditores, cuando corresponda.

15 Viajes y misiones vinculadas con la preparación e implementación de un proyecto AUTORIZACION: Los viajes pueden ser autorizados por el Coordinador del proyecto. Si es el Coordinador del Proyecto el que debe viajar, esos viajes deben ser autorizados por la máxima autoridad del Asociado en la implementación(director del Proyecto). PUEDEN VIAJAR: El profesional técnico y el personal administrativo contratado por el Asociado en la implementación, el personal de la contraparte nacional y el personal del PNUD que trabaja en el proyecto, con la decisión expresa y por escrito del Coordinador del proyecto. MOTIVO DE VIAJE: Los viajes sólo pueden realizarse en cumplimiento con las actividades del proyecto. Se calculan según los costos reales e incluyen: Viajes al extranjero, viajes a otras ciudades o lugares del país. PASAJES AEREOS: Los pasajes aéreos para el personal del proyecto se rige según los siguientes principios: Comparación de pasajes tomando en cuenta la ruta más directa y la tarifa más conveniente y económica. VIATICOS: Los proyectos pueden determinar su propio viático en la medida en que no excedan la escala de viáticos de las Naciones Unidas vigente. La determinación de tales tarifas deben formalizarse debidamente a fin de facilitar la auditoría COMPOSICION DEL VIATICO: Alojamiento: 50%; Alimentación: 30%; Transporte y otros 20%. Viajes y misiones: Cuenta del presupuesto.

16 Flujo operativo de contratación Referencias : A ) Documentación necesaria para inicio de proceso : Documento de Término de Referencia, Nota de conformación de comité evaluador y documento de ponderación de evaluación. B ) El llamado público puede ser realizado a través de publicación en periódicos y /o páginas WEB. C ) Evaluación de curriculums recibidos, ya sea en el presente llamado o recibidos anteriormente en procesos similares, siempre y cuando el perfil del postulante reúna los requisitos definidos para el puesto. D ) Los documentos que deben presentarse en esta instancia son : Término de Referencia firmados, solicitud de contratación firmado, contrato firmado, curriculum vitae, comprobante de ser contribuyente (SAT ), comprobante de seguro médico, comprobante de aporte a fondo de pensión.. E ) Se emitirán 3 copias del contrato, una copia para el archivo del Proyecto, otra copia para el PNUD y otra copia para el beneficiario.

17 Materiales de apoyo para contrataciones 1. Modelo de Términos de Referencia. 2. Matriz para evaluación curricular. 3. Modelo de acta de evaluación del proceso. 4. Modelo de Solicitud de Contratación. 5. Modelo de contratos: 1. Contrato de Servicios. 2. Contrato por Resultados (obras). 6. Tarifa de viáticos vigente del PNUD. 7. Guía para administración electrónica de contrato (archivo electrónico) 8. Modelo de solicitud de pago nomina mensual 9. Modelo de solicitud de pago contratos por resultados (obras). Viajes y misiones: Cuenta del presupuesto.

18 Guía para manejo de documentación de Contratos Para el mejor manejo de la documentación de contratos, se propone administrar los mismos de la siguiente manera: 1. Cree una carpeta en su PC que tenga como nombre el número de su proyecto. 2. En la carpeta del proyecto será creada una carpeta por cada contrato firmado o en proceso. 3. Dentro de la carpeta creada en el paso 2, crear otra carpeta con el nombre Documentos del Contrato. En esta carpeta se deberán almacenar los documentos que se han citado en las diapositivas anteriores: 1. TORs. 2. Solicitud de Contratación. 3. Contrato. 4. Solicitudes de Pago. 5. Otros (Documentos relacionados con el contrato). 4. Dentro de la carpeta creada en el paso 2, se podrá almacenar la planilla electrónica para control y administración de pagos de contrato, que será proveída por el PNUD.

19 Gracias!