COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO TRABAJADORES DEL IRHE, R.L. (COOTIRHE) REGLAMENTO DEL COMITÉ DE MOROSIDAD

Transcripción

1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO TRABAJADORES DEL IRHE, R.L. (COOTIRHE) REGLAMENTO DEL COMITÉ DE MOROSIDAD Septiembre de 2001

2 INDICE Página N Capítulo I. Disposiciones Generales Capítulo II. Términos para calificar la morosidad Capítulo III. Cargos por morosidad Capítulo IV. Gestiones de Cobro Capítulo V. Sanciones por morosidad persistente Capítulo VI. Disposiciones Finales

3 Reglamento del Comité de Morosidad Capítulo I Disposiciones Generales: Artículo 1. El presente Reglamento de Morosidad, (en adelante el Reglamento), se adopta en aplicación del Artículo 41, literal j, y el artículo 113 del Estatuto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Trabajadores del Instituto de Recursos Hidráulicos y Electrificación, R.L. (COOTIRHE) y queda subordinado a las disposiciones de ese Estatuto. En caso de conflicto entre una de sus disposiciones y alguna disposición del Estatuto de COOTIRHE, será este último el que prevalezca. Artículo 2. El propósito de este Reglamento, es contar con una norma general para el normal funcionamiento y recuperación de los recursos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTIRHE, R.L. Artículo 3. siguientes: Con el Reglamento, COOTIRHE persigue los objetivos 1. Lograr una cartera saludable para la cooperativa. 2. Realizar las gestiones necesarias para habilitar cuentas morosas. 3. Elaborar procedimientos de cobro, a seguir de acuerdo al tipo de préstamos. 4. Estimular y desarrollar en el asociado el sentido de puntualidad en sus compromisos con la Cooperativa. 5. Establecer términos de calificación de morosidad, dependiendo de los programas o servicios que brinda la Cooperativa a sus asociados. 6. Asegurar el pago y la recuperación del dinero adeudado a la Cooperativa en forma puntual y efectiva, para continuar prestando los servicios a los asociados de manera expedita. 7. Mantener un banco de datos actualizado que permita a la Cooperativa conocer con exactitud aquellos asociados que han mantenido una conducta irregular en el cumplimiento de sus obligaciones. Artículo 4. El presente reglamento, desarrolla la calificación, posibilidades de reversión, persistencia y sanciones que, por concepto de morosidad establecen el Artículo 16, literal h, Artículo 21, literales c y d, Artículo 28, literal a, del Estatuto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTIRHEH, R.L.

4 Artículo 5: Gerencia. El Reglamento de Morosidad será aplicado por la Artículo 6 : Facultades del (la) Gerente (a) de la Cooperativa: 1. Recomendar los casos que deben pasar a trámite judicial y darle seguimiento. 2. Enviar cartas de cobros. 3. Indicar a la Junta de Directores los préstamos considerados como incobrables. 4. Control y alta eficiencia al realizar cualquier tipo de cobro. Artículo 7: La Gerencia elaborará un informe de morosidad mensual y enviará a la Junta de Directores. Artículo 8: La Gerencia en común acuerdo con la Junta de Directores estudiará y resolverá cualquier aspecto no contemplado en el presente reglamento, para el mejoramiento del mismo. Artículo 10: Se define como morosidad la dilación o tardanza en cumplir una obligación por lo común, la de pagar cantidad líquida y vencida. Tratándose de nuestra Cooperativa, la dilación citada se refiere a: 1. Compromisos Obligatorios Voluntarios 2. Préstamos 3. Otros Servicios CAPITULO II Términos para calificar la Morosidad Artículo 11: Se reconoce o determina la ocurrencia en Morosidad en los siguientes compromisos y servicios, cuando la dilación o tardanza sobrepase más allá de los 5 días hábiles de no recibir 2 pagos mensuales en los siguientes compromisos. 1. Compromisos Obligatorios (Certificados de Aportación) 2. Compromisos voluntarios (Seguros contratados) 3. Préstamos 4. Pólizas de Auto CAPITULO III

5 Cargos por Morosidad Artículo 12: Se establece un cargo genérico por morosidad calificada de % sobre el saldo mensual vencido en compromisos y servicios. Este cargo será aplicado y deberá ser notificado por escrito al asociado por el Departamento de Cobros. Artículo 13: Se determina que el cargo anterior tendrá una aplicación limitada y dependerá del tipo de compromiso o servicio. Artículo 14: Límites de aplicación de los cargos: 1. Compromisos Obligatorios (Certificados de Aportación) a partir del 7º mes hasta por 6 meses. 2. Compromisos Voluntarios (Seguros Contratados) a partir del segundo Mes (2do). 3. Préstamos, a partir del segundo mes (2do). CAPITULO IV Gestiones de Cobros Artículo 15: Se autoriza o faculta al funcionario de la unidad de Cobros para realizar las gestiones pertinentes a las recuperaciones según se detalla a continuación: 1. Compromisos Obligatorios 1.1 Certificados de Aportaciones, a partir del tercer aviso (los avisos se enviarán cada 15 días) escrito que contiene los cargos acumulados respectivos, se incorporará un sello que dirá: AVISO IMPORTANTE Está en peligro la continuidad de su condición de asociado, de persistir su morosidad. 2. Compromisos Voluntarios 2.1 Seguros Contratados: cuando los seguros no respaldan un préstamo hipotecario de bien mueble o inmueble, con el segundo aviso escrito que contiene los cargos acumulados registrados se incorporará sello que dirá: ULTIMO AVISO

6 (máximo 15 días) Fecha límite para arreglo de pago a su caso pasará al departamento legal. CAPITULO V Sanciones por morosidad persistente Artículo 16: Una vez transcurridos los 6 meses del inicio del cargo de morosidad en concepto de aportaciones la Gerencia recomendará a la Junta de Directores la expulsión del asociado en esta condición. Artículo 17:. Una vez transcurrida la fecha límite de pago consignada en el último aviso en los casos de seguros contratados que no respaldan préstamo hipotecario, la Gerencia notificará la suspensión del programa mediante acta dirigida al Departamento de Contabilidad y a la Oficina de Seguros. Artículo 18: Una vez transcurrida la fecha límite para arreglo de pago consignada en el último aviso enviado en caso de Préstamos la Gerencia recomendará a la Junta de Directores la expulsión del asociado en esta condición y el cobro de la deuda a sus codeudores. Artículo 19: Una vez transcurrida la fecha límite para arreglo de pago consignado en el último aviso enviado en los casos de préstamos de urgencia así como de préstamos automáticos de Asociados la Gerencia recomendará a la Junta de Directores la transferencia automática de aportaciones. Artículo 20: Una vez transcurrida la fecha límite para arreglo de pago consignada en el último aviso enviado en los casos de préstamos hipotecarios de vivienda, automóvil y computadora se declarará la obligación pendiente a esa fecha como de plazo vencido y recomendará la tramitación del cobro o recuperación por vía judicial. A partir de ese momento la Gerencia General se encargará del seguimiento de las gestiones legales para la recuperación efectiva de la deuda. CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES

7 Artículo 21: En caso de que un asociado incurra en morosidad en varios programas a la vez se establece el siguiente orden de prioridad para la asignación de los dineros recibidos: 1. Compromisos Obligatorios (Certificados de Aportación) 2. Préstamos 3. Otros Servicios Artículo 22: Todo arreglo de pago deberá constar en un documento escrito realizado en el Departamento de Tesorería y Cobros u oficina capitular de la Cooperativa y que deberá especificar los siguientes datos: a. Fecha del arreglo b. Nombre y cédula del asociado c. Número del asociado d. Monto de la morosidad especificando el tipo de servicio e. Fecha del cálculo de la morosidad f. Plazo en que será cancelada la morosidad g. Monto del pago mensual h. Fecha de inicio de los pagos i. Firma del asociado aceptando dicho arreglo j. Firma del Jefe de Departamento de Cobro y en los Capítulos, Firma del Oficinista de Trámite y el Directivo Artículo 23. Este reglamento estará en vigencia a partir del del 2001 y deja sin efecto cualquier otra disposición contenida en acuerdos u otros reglamentos. EN FE DE LO CUAL, los que suscriben, debidamente autorizados a tal efecto por la Asamblea y el Estatuto, han firmado el presente Reglamento. APROBADO Y REFRENDADO en Panamá, el de Faustina Díaz Presidenta Fernando Vargas Secretario

8 1. POLÍTICAS DE COBRO Objetivo: Aumento de la liquidez de la Cooperativa, mediante recuperaciones, el mejoramiento de la calidad de la cartera a través de arreglos de pago que conduzcan a ese resultado y a la coordinación de las labores de cobro para evitar que se incremente la morosidad, 1.1. Control de la Cartera de Créditos Definición y tipo de cartera (activa, vigente, morosa, incobrable. Se define cartera de créditos al número de créditos con saldo pendiente de pagos, sea cual fuere su tipo. La posición de cartera de crédito es el nivel de cumplimiento de pagos de dicha cartera, para lo cual se puede dividir en cartera sin riesgo, cartera morosa y cartera Incobrable. Se define cartera sin riesgo, a los préstamos que teniendo saldo pendiente, están siendo pagados sus cuotas en la fecha de vencimiento o antes de ella. Tenemos los siguientes conceptos. Cartera Activa Cartera Vigente Cartera Morosa Cartera Incobrable. Cartera de créditos activa Es el saldo de cartera, incluyendo los que pagan al día, y los que están retrasados en sus pagos. No incluye la cartera incobrable que se debe haber contabilizado como una pérdida. Cartera de Créditos Vigente Se define como cartera de créditos vigente al saldo de los créditos, que sus amortizaciones aún no alcanzan la fecha de vencimiento. Cartera de créditos morosa Para efectos del presente procedimiento se entiende por Morosidad a la situación de que un compromiso contraído no ha sido cumplido en la fecha pactada.. Por lo tanto, morosidad es el retraso de pagos de las cuotas que debe efectuar el socio prestatario.

9 La morosidad se calcula sobre las amortizaciones, es decir, sobre el capital no pagado vencido. Reflejando lo dicho en una fórmula, tenemos: MONTO DEL CAPITAL VENCIDO Y NO PAGADO X 100 = TASA DE MOROSIDAD MONTO DEL CAPITAL PENDIENTE DE PAGO (incluido el capital vencido o no pagado) Cartera de créditos incobrable Es el monto del capital del crédito otorgado, que se ha vencido y que no se puede recuperar por la vía administrativa y/o legal, y que debe efectuarse las reservas por pérdidas contables. También se considera incobrable, por convencionalismo, a un crédito que ha pasado seis meses sin haber pagado alguna parte del adeudo, y que no pudo ser reestructurado la deuda ó refinanciado. Esquematizando el concepto es una fórmula, tenemos: Monto incobrable X 100 = tasa de Incob. Total de montos otorgados En la incobrabilidad, no existe niveles de clasificación debido a que se ha efectuado las provisiones por pérdidas (en el aspecto contable. Clasificación de la morosidad cartera morosa entre 1 y 30 días cartera morosa entre 31 y 60 días cartera morosa entre 61 y 90 días cartera morosa entre 91 y 120 días cartera morosa entre 121 a 180 días cartera morosa con más de 180 días A su vez, esta tipología de morosidad se puede clasificar en: 1 a 15 días: Atraso 15 a 30 días: Morosidad normal 31 a 60 días: Morosidad riesgosa. 61 a + días: Morosidad de Alto Riesgo Indicadores de control de la gestión Coeficiente de recuperaciones Coeficiente de morosidad Coeficiente de recuperaciones (Recuperación Real/Recuperación programada.

10 Cuando se desembolsa un Préstamo (previo análisis, aprobación del comité de crédito, y otorgamiento), el socio como la administración de la Cooperativa, saben las fechas y montos a pagar, y principalmente el segundo sabe el monto de las amortizaciones de cada cuota. Las cuales se contemplan en el plan de pagos. En conocimiento de ello, se puede programar las recuperaciones del capital colocado, en determinada fecha. El Coeficiente de Recuperaciones no es más que el producto de comparar el monto del capital recuperado con respecto al capital esperado en recuperar en una determinada fecha. En otras palabras, la amortización realizada por los socios en una fecha indicada con respecto a las amortizaciones programadas en recuperar en dicha fecha, expresado en porcentaje. Esquematizando, tenemos: Monto del Capital Recuperado Monto de Capital Programado en = Coeficiente de Recuperación Recuperación Por ejemplo: Se han otorgado diversos préstamos, habiéndose programado una recuperación de capital para el 30 de Setiembre, de US $ Sin embargo, al cierre de operaciones del día indicado, solamente se recuperó amortizaciones por el monto de US $2,150. Se pide el Coeficiente de Recuperación para el 30 de Setiembre. Solución: Reemplazando en la fórmula de Coeficiente de recuperación, se tiene: Monto de capital recuperado = Coeficiente de Recuperación Monto de recuperación programada 2.150/2.500= 0.86 es el Coeficiente de Recuperación ó el 86% es la tasa de repago ó recuperación. Coeficiente de Morosidad Otro de los mecanismos de control de la cartera de créditos es del comportamiento de los retrasos de repagos. La fórmula para calcular la tasa de morosidad es: Monto del capital vencido y no pagado X 100 = Tasa de morosidad Monto de capital pendiente de pago

11 (incluido el capital vencido o no pagado). Para los fines de cálculo, se considera solamente el monto de lo adeudado vencido y no pagado. Mecanismos de Recuperación En todo Programa de Crédito, se tiene problemas de recuperación de cuotas y/o créditos, por lo cual se debe planificar ex-ante los mecanismos de recuperación de los créditos en situación de riesgo. Existen dos principales mecanismos de recuperación: Administrativamente Extrajudicial y/o judicial Administrativamente, una forma de efectuar las recuperaciones es contactar al socio, determinar su situación real financiera y llegar a una negociación que permita la recuperación o refinanciación de la deuda. La Gerencia queda facultada para realizar acuerdo de pagos o refinanciamiento tomando en cuenta los parámetros, monto de la deuda, historial del socio; garantías y aportaciones. El caso extremo son las acciones Extrajudiciales o Judiciales para esto se asignaran al asesor legal de la Cooperativa o se contrataran Estos mecanismos de recuperación deben estar registrados por clase de préstamo y socio para su respectivo seguimiento y control Formatos y reportes para el Control de Cartera de Crédito Se requiere de formatos para un adecuado Sistema de Control de Crédito, siendo los mínimos los siguientes: Registro de Desembolsos. Cuadro de Servicio de la Deuda. Registro de las Cuotas pagadas. Estos formatos estarán diseñados de acuerdo a las características del Programa de Crédito y a la información que se desea obtener. Estos formatos serán alimentados en forma manual o mecánica inmediatamente que se tenga la información, para efectuar los reportes del control de la cartera de crédito. Los reportes mínimos para un control de cartera de crédito, serían: Registro de los desembolsos acumulados Registro de los desembolsos cancelados Registros de arreglos o refinanciamiento negociados Registro de la cartera activa

12 Registro de posición de crédito Tasa de Morosidad total, y desagregada por tiempo transcurrido. Coeficiente de recuperación. Estos reportes deberán ser confeccionados o emitidos en forma periódica, para tener una visión del desarrollo del Programa de Crédito, y efectuar los correctivos que hubiere a lugar. Adicionalmente, es importante tener un reporte de los créditos en situación de morosidad, con los nombres de los usuarios, fecha de otorgamiento, monto otorgado, fecha de vencimiento no cancelado, monto del capital no cancelado y, saldo de la deuda; dándonos una idea de la eficacia de nuestros mecanismos de recuperación y de los ajustes que se deben tener presente Normas sobre la mora La mora tiene efectos negativos sobre la liquidez, las reservas y los excedentes que se esperan generar. Debido a ello, si la Cooperativa desea lograr sus objetivos económicos y sociales tiene que ser capaz de poder afrontar ciertos niveles de mora en sus operaciones. Metas Relativas a la administración de la Morosidad. La mora aplicable a mediano plazo debe ser: Mantener los saldos de prestamos en mora de 1 a 30 días a un nivel que no exceda el 10% de la cartera total. Mantener los saldos de prestamos en mora de 90 a 120 días a un nivel que no exceda el 3% de la cartera total 1.4. Mecanismos de cobros: El Oficial de Cobros, deberá llevar el control con colaboración de Contabilidad la administración del listado de las personas que no cancelaron su cuota oportunamente, en este sentido el Oficial establecerá prioridades para contactar a los socios que tiene problemas. Se establece programas se establece un sistema de cobro así: 30 días cuota en mora = Llamada por el oficial de cobros 60 días en mora = Nota al socio y a al fiador solidario. 90 días en mora = Nota al socio, 2da. Nota al fiador e introducción del expediente a Asesoría Legal. 120 días en mora = 3era. Copia a los fiadores y tratamiento directo con Asesoría Legal. La mora para efectos de recuperación la clasificamos en tres niveles: Mora de cuotas Mora total de crédito

13 Créditos refinanciados Para ambos apartados se estarán empleando las mismas relaciones que a continuación se especifican. Morosidad en relación con cartera vigente (capital en mora/cartera vigente) Morosidad con relación a cartera activa (capital en mora/cartera activa) Morosidad con relación al monto otorgado (capital en mora/monto otorgado) Capital pagado con relación al monto otorgado (Capital pagado/monto otorgado) Estas relaciones tratan de mostrar en que condiciones se encuentra la cartera. tomar decisiones que puedan llevar al éxito de la organización. Para Es importante señalar que el verdadero índice que mide la situación de la cartera de cualquier organización, es la relación de morosidad entre cartera vigente, la cual preferiblemente no debe ser superior al 3%. En los esfuerzos de recuperación es importante tomar en cuenta el costo de la misma Procedimientos para el cobro adecuado. 1. Determinar las razones por las cuales el cliente no paga 2. Recordarle al prestatario la importancia de mantener un buen historial de cumplimiento con sus obligaciones para evitar inconveniencias y poder conseguir prestamos futuros. 3. Recordarle los costos adicionales por concepto de intereses moratorias, los gastos legales en que podría incurrir proporcionándole el monto diario que acumula. 4. Determinar las intenciones del cliente, si tiene problemas y como piensa cancelar la deuda. 5. Determinar si el problema debe resolverse por medio de una reestructuración del plan de pago y cual seria la mejor forma de hacerlo. El Oficial de Cobros, como responsable de la salud general de la cartera, debe revisar periódicamente con la Gerencia todos los préstamos os con mas de una cuota en mora para medir el impacto de las acciones que se han tomado y determinar las acciones que han de tomarse para recuperar el crédito. Aspectos especiales Junto con cada contacto el Oficial de cobros, presentará un informe sobre los

14 motivos por los cuales la cuota no ha sido cancelada. En tal suerte, si los motivos son de fuerza mayor, caso fortuito, se pueda caceras a recursos que permitan solventar la situación en forma inmediata, tal como readecuación de deuda, o refinanciamiento ( por situación financieramente justificable.) A efecto de contar con una cartera sana que represente el potencial de generación de recursos como fuente interna, es importante que aquella se depure mensualmente, eliminando transitoriamente de la cartera vigente los créditos que tienen altas probabilidades de no ser recuperados, que son aquellos que tienen mas de 180 días de mora. Aunque dicha origen debe provenir de la Junta Directiva. La eliminación de los préstamos incobrables, debe hacerse contra una reserva de cuentas incobrables considerado en base a un porcentaje de los intereses normales recibidos en cada mes. ( Y previamente establecido por el programa de crédito como parte de la conformación del interés mismo. Este método nos permite limpiar anualmente nuestra cartera, y esta propuesta elevada por la Gerencia a la Junta de Directores, la cuál analizará el caso y da su autorización. Para medir la eficiencia de recuperación de la cartea en mora para cada organización, se empleará la relación de cuotas morosas recuperadas entre el total de la cartera en mora. Suma de cuotas en mora recuperada Eficiencia = Suma total de la cartera en mora. Esta relación nos indica que porcentaje de las cuotas que se encuentran en mora han sido recuperadas por las gestiones llevadas a cabo por la administración de la Cooperativa en recuperación, midiendo así el esfuerzo que se está realizando. Cada cuenta clasificada como morosa será asignada para su administración al oficial de cobros, todas las solicitudes de información, preguntas y quejas de los socios morosos deben ser dirigidas a el (la) oficial de cobros, quien personalmente se encargará de darle el manejo adecuado POLÍTICAS PROVISIONALES DE RECUPERACIÓN DE PRESTAMOS FRENTE A LA SITUACIÓN ACTUAL DEL ENTORNO

15 Realizar una clasificación de las cuentas por cobrar de acuerdo a las políticas de crédito para cada caso. Expulsión de asociados para reducir el % de morosidad de la cartera general, haciendo liquidación definitiva (aportaciones vs-préstamos) Suspender los intereses de la cartera de mayor morosidad. Contratar una persona exclusiva para la gestión de cobro y asignarle % de acuerdo a la recuperación adicional al salario fijo. Realizar nuevos arreglos de pago con aquellos asociados que sus ingresos son inferiores al momento de adquirir el compromiso financiero. Contratar ONG. Para entregarle portafolios de cuentas por cobrar y pagarle % por el monto recuperado. Mantener un banco de datos actualizados que permita a la Cooperativa conocer con exactitud aquellos asociados que han mantenido una conducta irregular en el cumplimiento de sus obligaciones.

16 FLUJOGRAMA PARA LA GESTION DE COBRO DE CUENTAS POR COBRAR MOROSIDAD: LA SITUACIÓN DE UN COMPROMISO CONTRAIDO QUE NO HA SIDO CUMPLIDO EN LA FECHA PACTADA. CAUSAS DE LA MOROSIDAD: DESEMPLEO DE ASOCIADOS DISMINUCIÓN DE LOS INGRESOS DE LOS ASOCIADOS CREDITOS OTORGADOS DEFICITARIOS POLÍTICAS DE CREDITOS INADECUADAS