MANUAL DEL EXPOSITOR. XVIII IALA-AISM Conference IALA International Association of Marine Aids to Navigation and Lighthouse Authorities

Transcripción

1 MANUAL DEL EXPOSITOR XVIII IALA-AISM Conference IALA International Association of Marine Aids to Navigation and Lighthouse Authorities A Coruña, Spain May 25 th 31 th,

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3 CARTA DE INVITACIÓN Como Presidente del Comité de Miembros Industrial (IMC) de la IALA, me complace anunciar que el día 22 de julio, se abre oficialmente el periodo de inscripción para exponer en la XVIII Conferencia y Exposición IALA, que tendrá lugar en la ciudad de A Coruña, España, del 25 al 31 de mayo de Las reservas se podrán realizar a través de la página web de la Conferencia: Quiero recordar a todas las compañías interesadas en participar que solo aquellas que hayan pagado el equivalente de las suscripciones de los dos años inmediatamente anteriores al año de la Conferencia, más la del año de la conferencia tendrán derecho a participar en la Exposición. La Conferencia de la IALA de 2014 cuyo tema es "Ayudas a la Navegación conocimiento e innovación De la Torre de Hércules a la navegación electrónica y más allá" proporciona una plataforma ideal para que los principales y más prestigiosos profesionales de la industria puedan reunirse, establecer contactos e intercambiar conocimientos y experiencias. Estoy seguro que los ponentes, conferencias y exposiciones serán del más alto nivel y en la línea del tema de la Conferencia. Además el hecho de que este importante evento vuelva a Europa después de 16 años, supone un valor añadido que redundará en una mayor participación. Ser expositor le proporcionará una oportunidad única para establecer contactos y mostrar sus productos, servicios y logros a los principales responsables de ayudas a la navegación marítima de todo el mundo. Esto sin duda, aumentará el potencial de negocio y el perfil de su empresa. Para reservar un stand, acceda a la página web de la conferencia y vaya a la página de exposición. Las instrucciones le guiarán a través del proceso de reserva. La Exposición IMC se celebrará junto a la Conferencia en el palacio de congresos PALEXCO magníficamente ubicado en la fachada marítima de la ciudad. Las áreas de la exposición serán los dos halls de la planta principal y un anexo instalado en la entrada principal del edificio. Además contaremos con un área exterior frente al anexo para poder exponer los productos de mayor tamaño. No me cabe duda que esta Exposición y Conferencia serán un gran acontecimiento que convertiremos entre todos en una experiencia inolvidable. Enrique Bernabeu Dolz Presidente IMC 3

4 EXPOSICIÓN Este manual le proporcionará los formularios necesarios, las directrices y la información precisa para que disfrute de una exitosa Exposición. Por favor, recuerde realizar su solicitud en el plazo fijado. La Secretaría Técnica de la Exposición tendrá una oficina en la zona de exposición durante los periodos de montaje - desmontaje y durante los días de la exposición. Su personal estará a su disposición para servir de ayuda a todos los participantes. SEDE CONFERENCIA Y EXPOSICIÓN Palacio de Exposiciones y Congresos A Coruña (PALEXCO) Muelle de Transatlánticos, s/n A Coruña (Spain) TEL.: FAX: exhibition@iala2014spain.com FECHAS, HORARIO Y ZONAS DE EXPOSICIÓN Montaje: Sábado 24 y domingo 25 de mayo, de a h. Apertura de la exposición: Lunes 26 de mayo a las 16:00 h. Cierre de la exposición: Viernes 30 de mayo a las 16:00 h. Desmontaje: Viernes 30 de mayo hasta las h. y sábado 31, de a h. Para no interferir en el desarrollo de los actos científicos de la Conferencia, el desmontaje de la exposición será: - stands instalados por la organización viernes, 30 de mayo, a partir de las 16:00 h., una vez finalice la pausa-café. - stands no instalados por la organización sábado, 31 de mayo, a partir de las 12:30 h. 4

5 EXPOSICIÓN La exposición estará instalada en los halls de la planta principal del Palacio de Congresos (PALEXCO) y en un anexo al Palacio de Congresos. La resistencia máxima de la tarima en el anexo es de 200 kg/m 2. Las pausas-café se realizarán en las zonas de exposición. Los expositores tendrán acceso a la zona de exposición media hora antes de la apertura de puertas y dispondrán de media hora desde el cierre al finalizar la tarde para atender sus stands. ACREDITACIÓN IN SITU La recogida de documentación de expositores se realizará el domingo 25 de mayo, de 09:00 a 17:30 h. El acceso a la conferencia y a la zona de exposición estará restringido exclusivamente a los participantes inscritos, por lo que es muy importante que todos los representantes de empresas expositoras retiren su acreditación el domingo para poder acceder al recinto. ALMACENAJE Es necesario comunicar a la Secretaría Técnica de la Exposición, encargada de la gestión de la exposición, las dimensiones de cualquier componente de su material. Hay posibilidad de almacenaje en la sede de la exposición, para bultos de hasta 2,5 m de ancho y 2 m. de alto. Para la organización del almacenaje de material de mayores dimensiones, deberán contactar con la empresa encargada de los servicios de transporte (información pag.11) 5

6 EXPOSICIÓN RESERVA DE ESPACIOS Los espacios se asignarán por riguroso orden de llegada de las solicitudes. Para reservar un espacio, acceda a la página web de la conferencia: Módulo de 9 m 2 -> 4.500,00 Si se contratan 3 o más módulos, el precio es de 3.900,00 por módulo a partir del tercero* Espacio exterior de 10 m 2 > 1.500,00 Cuota de expositor adicional -> 350,00 Estas tarifas no incluyen el 21% de IVA, impuesto aplicado a empresas con CIF español Cada espacio para exposición es de 9 m 2 (3 x 3 metros). Los espacios exteriores situados en la explanada exterior de Palexco, son de 10 m 2, son para piezas especiales y como complemento al módulo-stand interior. * Las empresas que reservan más de dos módulos, tendrán una tarifa reducida en el tercero, cuarto, etc. Estos módulos incluyen la cuota de expositor, pero no incluyen la cuota completa de asistente a la Conferencia. 6

7 EXPOSICIÓN El precio por cada 9 m 2 contratados incluye: (los módulos contratados con tarifa reducida, a partir del segundo, no incluyen la cuota completa de asistente a la Conferencia). Una inscripción completa de asistente a la conferencia. Esta inscripción permite acceso libre a las sesiones, pausas-café y almuerzos durante toda la confe - rencia, así como a los actos sociales programados. Una inscripción de expositor. Esta inscripción incluye el cóctel de bienvenida del domingo 25, cafés y almuerzos de trabajo en PALEXCO de lunes a viernes. Stand modular instalado por la organización: - Tamaño: 3 x 3 m. - Altura: 2,57 m. - Moqueta ferial: 9 m 2 - Grid de aluminio en color plata mate - Paneles de melamina blanca - Cuadro magnetotérmico con enchufe - Iluminación mediante guía y focos orientables (50w/m2) - Acceso Wifi gratuito - Seguridad - Nombre de la empresa impreso en el frontal superior (máximo 25 caracteres). 7

8 EXPOSICIÓN CONFIRMACIÓN Si el espacio solicitado está disponible, la Secretaría Técnica confirmará la reserva a vuelta de correo electrónico con la factura de la cuota de reserva (50% del total), depósito no reembolsable. La reserva confirmada tendrá una validez de diez días hábiles durante los cuales la empresa debe realizar y enviar el justificante del pago a la secretaría técnica de la exposición. El depósito de reserva no es reembolsable. Si no se realiza el pago en el plazo estipulado (diez días hábiles), el espacio pasará a estar disponible de nuevo. PAGO Y FACTURACIÓN Una vez recibida la solicitud on line del expositor, la Secretaría enviará una factura por el importe de la cuota de reserva por correo electrónico en formato PDF. (50% del total). El pago se realizará en el plazo de diez días hábiles siguientes a la recepción de la factura y se puede hacer por transferencia bancaria a: ORZÁN CONGRES, S.L. NOVAGALICIABANCO Avda. de Monelos, Nº A Coruña C.C.C.: IBAN: ES SWIFT CODE: CAGLESMMXXX BRANCH CODE: CAGLESMMXXX La fecha límite para el pago final de 50% será de cuatro meses antes del comienzo de la Conferencia (24 de enero de 2014) y también se puede hacer por transferencia bancaria. 8

9 EXPOSICIÓN CONDICIONES DE CANCELACIÓN Este acuerdo podrá ser cancelado sin penalización, dentro de los diez días hábiles, siguientes a la recepción de la confirmación de recepción por parte de la Secretaría Técnica de la Exposición. No se aceptarán cancelaciones después del plazo de pago (cuatro meses antes del inicio de la conferencia - 24 de enero de 2014). NORMAS DE MONTAJE Estas normas son para regular y garantizar el buen funcionamiento de la Conferencia IALA2014, los expositores participantes deben comprometerse a cumplir con las siguientes normas: A. PUBLICIDAD Las áreas comunes en la sala de exposiciones, pasillos, restaurante y salones, no podrán ser utilizadas para la exposición de productos o distribución de publicidad. El Comité Organizador se reserva el derecho de admisión, así como el derecho a prohibir la distribución de documentos y folletos que, a su juicio, no se relacionen con el objetivo principal de la exposición. Uso de equipos electrónicos - Equipos de música, radio, instrumentos musicales o espectáculos en vivo o animales no serán permitidos en la sala de exposiciones. Efectos de sonido o de audiovisual se permite para apoyar la presentación de exposiciones / producto, siempre que la intensidad del sonido no interfiera con los expositores vecinos. B. MATERIALES Decoración, carteles, pancartas, banderas u otros artículos no podrán ser grabados, clavados, grapados o sujetos de otro modo a las paredes, suelos, escaleras, techos, columnas, tabiques o en las paredes interiores de la sala de exposiciones. El expositor no aplicará pintura, laca, adhesivo o cualquier otro revestimiento en las paredes del stand estándar. 9

10 EXPOSICIÓN C. ALIMENTOS Y BEBIDAS Los servicios de restauración deben ser proporcionados por la empresa de catering oficial de la sede (PALEXCO). Para solicitar cualquier servicio de comida o bebidas, por favor póngase en contacto directamente con la Secretaría Técnica de la Exposición: Orzán Congres Avda. Primo de Rivera 11 2º izq A Coruña Teléfono: Correo electrónico: exhibition@iala2014spain.com D. RESPONSABILIDAD El expositor es responsable de cualquier daño en la sala de exposiciones. Ni la organización de la Conferencia, ni la sede (Palexco), ni ninguno de los contratistas de servicios serán responsables por la pérdida o daño de cualquier propiedad o en el almacenamiento, el traslado hacia o desde el edificio de exposiciones o en el mismo edificio. Durante los días de exposición, se controlará la entrada y salida de público a la zona de exposición. E. AREAS AGRUPADAS EN 4 Las áreas agrupadas en 4 módulos (de color verde en el plano de la página 12) deberán ser reservadas juntas: Las ocho áreas de 4 módulos son (por el número de los espacios): ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 10

11 SERVICIOS DE TRANSPORTE Se ha contratado una compañía de flete y transporte con el fin de facilitar la tarea a los expositores. Kuehne Nagel es una empresa dedicada a transporte internacional, con una división especial para ferias y exposiciones. Esta empresa se hará cargo de sus necesidades de transporte y le podrá ofrecer los siguientes servicios: Transporte internacional Despacho de aduanas Almacenamiento Depósito y traslado Servicios de manipulado de mercancía Traslado de retorno Pueden contactar con la Srta. Carmen Alonso o el Sr. Guzmán Rueda. Kuehne & Nagel S.A. Teléfono: Fax: Móvil: carmen.alonso@kuehne-nagel.com guzman.rueda@kuehne-nagel.com Visítenos: 11

12 Las áreas agrupadas en 4 serán reservadas en grupo. 12

13 SERVICIOS ADICIONALES Una vez que haya contratado el espacio de exposición en la XVIII Conferencia IALA, usted podrá contratar una serie de servicios y extras. Para asegurar todas las necesidades de los expositores y ofrecer una solución completa de servicios: muebles, vitrinas, equipos audiovisuales, pantallas de plasma, plantas, equipos de audio y video, azafatas, etc., estos deben ser solicitados directamente a la Secretaría Técnica de la Exposición, mediante el Formulario de Servicios Opcionales en la web. Secretaría Técnica de la Exposición: Orzán Congres Avda. Primo de Rivera 11 2º izq A Coruña Teléfono: Correo electrónico: exhibition@iala2014spain.com Este servicio se ofrecerá a través de un régimen de alquiler para los días de la exposición. Los gastos ocasionados por cualquier daño, pérdida o anomalía en los elementos, siempre serán a cargo de la empresa expositora. Stocks limitados Se atenderán las solicitudes por orden de llegada. 13

14 SERVICIOS ADICIONALES SILLAS LIBRERÍAS ESTANTERIAS - VITRINAS 14

15 SERVICIOS ADICIONALES MOSTRADORES MESAS COMPLEMENTOS 15

16 SERVICIOS ADICIONALES ELECTRICIDAD BASE LÁMPARA DE PIE CON REGULACIÓN 30,00 F0101 FOCO ORIENTABLE DE 150W. CON BRAZO 40,00 REGLETA REGLETA DE LUZ DE 3 FOCOS DE 100W. 30,00 CE25 CUADRO ELÉCTRICO DE 25KVA. 150,00 CE40 CUADRO ELÉCTRICO DE 40KVA. 180,00 LCD (19") PLASMA (42") PLASMA (50") PLASMA (61") PANTALLAS 50,00 /día 180,00 /día 225,00 /día 325,00 /día AZAFATAS (IDIOMAS-INGLES & CASTELLANO) JORNADA COMPLETA (8 HORAS) 120,00 MEDIA JORNADA 84,00 HORA EXTRA 22,50 LIMPIEZA HORA 18,00 OTROS DISPLAY PARA FOLLETOS 165,00 VINILO (para el panel de madera) 95,00 PLANTA NATURAL 90,00 LAPTOP 81,00 /día 21% I.V.A NO INCLUIDO (impuesto para empresas con CIF español) 16

17 FORMULARIO CONTRATACIÓN - SERVICIOS ADICIONALES EXPOSICIÓN - IALA CONFERENCE 2014 A CORUÑA Empresa _ Stand Nº Persona de contacto _ Dirección Ciudad _ CP Pais _ Nº CIF Telef. Correo electrónico _ Fax _ Deseo contratar los servicios opcionales detallados a continuación durante la celebración de la CONFERENCIA IALA 2014 A CORUÑA REF CONCEPTO CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE IMPORTE TOTAL IVA 21% TOTAL (IVA INCLUIDO) (impuesto para empresas con CIF español) RÓTULO STAND MODULAR Rogamos nos indiquen a continuación el nombre que debe figurar en el rótulo del stand; (Máximo 25 caracteres): Autorizado Firma Fecha Sello de la compañía No se tramitará ningún pedido que no venga acompañado del correspondiente justificante de pago FECHA LÍMITE DE SOLICITUD Y PAGO: 30 DÍAS ANTES DEL COMIENZO DEL MONTAJE FORMA DE PAGO - TRANSFERENCIA BANCARIA A: TITULAR DE CUENTA - ORZÁN CONGRES, S.L. ENTIDAD BANCARIA NOVAGALICIABANCO Avda. de Monelos, Nº A Coruña NÚMERO DE CUENTA.: EBAN: ES SWIFT CODE: CAGLESMMXXX BRANCH CODE: CAGLESMMXXX POR FAVOR, envíelo por fax o por correo electrónico exibition@iala2014spain.com 17

18 INFORMACIÓN GENERAL SECRETARÍA TÉCNICA DE LA EXPOSICIÓN Orzán Congres Avda. Primo de Rivera 11 2º izq A Coruña Teléfono: Página web: Correo electrónico: exhibition@iala2014spain.com 18