KX-TVP50 y KX-TVP200. Sistemas de Proceso Vocal

Transcripción

1 Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Sistemas de Telecomunicaciones

2 KX-TVP50 y KX-TVP200 Sistemas de Proceso Vocal Incrementar la productividad de su empresa es fácil con los Sistemas de Proceso Vocal de Panasonic. Si se encuentra fuera de la oficina, está ocupado o simplemente no puede contestar sus llamadas, los Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 se encargan de contestar sus llamadas y almacenarlas, de forma que pueda revisarlas posteriormente. Además de permitirle grabar, enviar y recuperar sus mensajes las 24 horas del día, es capaz de gestionar eficientemente las llamadas entrantes de su empresa y dirigir a los interlocutores externos a su destino, dependiendo del número de identificación de la llamada, o de los datos proporcionados por el llamante, sin tener que dedicar una persona a esta tarea. Un sistema a la medida de sus necesidades La programación personalizada del Sistema de Proceso Vocal le permite asignar funciones especializadas dependiendo de sus propias necesidades. Por ejemplo, después de escuchar el mensaje de bienvenida, un menú en uno o varios idiomas guía al llamante al departamento más adecuado. También puede ser dirigido a un buzón de voz tanto para dejar sus mensajes como para escuchar información actualizada. Si la llamada entrante se trata de un fax, será dirigido directamente al fax. Calidad Panasonic Los controles de calidad a los que son sometidos los productos de Panasonic, le confieren un alto grado de calidad y fiabilidad, ya que se realizan pruebas exhaustivas como control de calidad. Nuestra elevada calidad, junto con la innovación tecnológica, y una correcta instalación y mantenimiento a través de cualquiera de nuestros distribuidores más profesionales en todo el país, proporcionan al usuario más exigente equipos que revolucionarán la forma de comunicarse en su empresa y que afectarán profundamente a la productividad de su empresa. Integración digital Cuando se conecta un Sistema de Proceso Vocal Panasonic a las extensiones digitales de una centralita Panasonic se activa la Integración Digital, que proporciona prestaciones adicionales a la Mensajería Vocal como la grabación directa de conversaciones, la monitorización de mensajes mientras se están grabando, etc. La integración digital proporciona ventajas superiores a los usuarios de soluciones integradas Panasonic, respecto a otras soluciones no integradas, como aplicaciones para PC (no preparados para trabajar de forma continua) o sistemas de otras marcas. Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Versión 2. Pag. 2

3 Servicios Básicos Servicio de Operadora Automática El servicio de Operadora Automática contesta y dirige una llamada entrante al destino más adecuado, sin la necesidad de dedicar una persona a esta tarea. Si no se consigue localizar a la persona correcta la llamada se puede transferir automáticamente a la operadora humana, de forma que nuncan se pierden llamadas. También se puede alcanzar un destino mediante el nombre del usuario o bien por departamentos. Sistema de Proceso Vocal Bienvenido a Panasonic. Para Ventas pulse 1, Para Servicio Técnico pulse 2, o espere para hablar con la operadora. Ventas Servicio Técnico Ext.201 Servicio de Buzón de Voz Sistema de Proceso Vocal Mensaje En estos momentos no Juan estoy disponible. Deje su mensaje después de oir la señal. Biip! Los mensajes grabados por el Sistema de Proceso Vocal pueden ser grabados y reproducidos desde la extensión, enviados automáticamente a otros buzones, etc... Se pueden enviar mensajes con la categoria de privado, y a la hora de escuchar sus mensajes, puede hacer un barrido para una posterior selección de los mensajes importantes. Los usuarios podrán personalizar su buzón de voz con su propio saludo, que puede ser diferente para el día y para la noche. Además los buzones pueden recibir mensajes cuando el usuario esté ocupado hablando por la otra línea o esté fuera de la oficina. El buzón de voz es capaz de notificarle cuando tiene mensajes de voz en su buzón. Servicio de Entrevista Se pueden crear buzones de preguntas y respuestas en los sistemas de proceso. En cada buzón se pueden grabar hasta 10 Sistema de Proceso Vocal preguntas, y obtener la información específica dejada por cada cliente que realice una llamada. Entre cada pregunta, el Servicio de Proceso Vocal graba la respuesta dejada por el usuario y la almacena en un buzón de voz. Este servicio es ideal para tener un servicio de pedidos las 24 horas del día, recoger informes, hacer un seguimiento de mercado, encuestas, etc... Servicio de Atención al El Sistema de Proceso Vocal puede ser configurado para cubrir las necesidades específicas de sus llamadas. Después de escuchar el menú principal, la persona puede seleccionar una de hasta 14 funciones disponibles (transferencia Gracias por llamar al servicio de pedidos de Panasonic. Por favor conteste a las preguntas: Cuál es su Nombre? JUAN GUTIERREZ El nombre de su compañía? PANACOM... Sistema de Proceso Vocal Para Ventas pulse 1 Bienvenido a Panasonic. Para Español, presione 1, Para Inglés, presione 2 Para Soporte Técnico pulse 2 Para Administración pulse 3... a extensión, transferencia a buzón, servicio de correo vocal, etc...), y estos menús le pueden dirigir a otros menús, que pueden estar grabados en diversos idiomas. Dispone de 100 menús diferentes y hasta ocho niveles de profundidad. Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Versión 2. Pag. 3

4 Exclusivo para Panasonic Solamente Panasonic ofrece la combinación única de funciones cuando se integra una Centralita Panasonic junto con un Sistema de Proceso Vocal TVP50 o TVP200. Para poder realizar estas funciones es necesario el uso de un teléfono específico Panasonic Monitor en tiempo real. Cuando un usuario configura esta función, en su teléfono digital podrá escuchar por el altavoz la voz de la persona llamante y decidir si desea responder la llamada o dejar que la operadora automática la atienda y la procese (grabar un mensaje en un buzón, etc.). Los llamantes también pueden ser dirigidos a la megafonía externa o al buscapersonas. El usuario del teléfono específico de Panasonic tiene la libertad de elegir entre hablar con una persona o bien hacer que deje un mensaje para escucharlo posteriormente. Grabación de Conversaciones Llamante Usuario Grabación de Grabación para Conversaciones referencia Proceso Vocal Cualquier usuario de un teléfono digital puede grabar una conversación telefónica en su buzón de voz simplemente presionando la tecla asociada. Esta prestación es muy útil para la persona que necesita un registro de las llamadas telefónicas para su posterior consulta, como el personal que recibe los pedidos, cargos en tarjeta de crédito, etc... Grabación de Conversaciones en Buzón Ajeno Un usuario puede grabar una conversación completa en el buzón de voz de otro usuario. Además de eliminar los errores al dejar mensajes, no es necesario dejar notas en las mesas con las llamadas recibidas.esta función puede combinarse con el sistema jefe-secretaria. Llamante Se graba la conversación en el buzón del jefe Secretaria No se necesita dejar notas Una administración eficiente de mensajes Mediante la Entrega simultanea a Varios Buzones, un usuario podrá enviar un mismo mensaje a un grupo de compañeros. Existen dos tipos de listas de distribución dependiendo de quién administre estas listas (personal o del sistema) y en cada lista pueden ser almacenados hasta 20 usuarios. Los mensajes recibidos pueden ser notificados y entregados tanto en su extensión como en un destino externo (móvil, buscapersonas, hotel. etc.) Además y gracias a la Identificación de Delegado Zona Norte Delegado Zona Sur Llamadas sabrá quién le dejo el mensaje. La llamada identificada podrá ser enviada directamente a cualquier buzón, a un destinatario interno o externo, o personalizar el saludo para determinadas personas según sea el origen de la llamada o línea de entrada. Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Versión 2. Pag. 4

5 Aplicaciones Los Sistemas de Proceso Vocal de Panasonic le permiten mejorar la eficiencia de su empresa, sin importar si está orientada a ventas, al servicio al cliente, u a otro tipo de negocio. Por ejemplo, - Los pedidos telefónicos o informes del personal de ventas, pueden ser recibidos y revisados las 24 horas del día - La programación de vuelos aéreos puede ser actualizada diariamente - Puede informar a las personas que le llamen de las novedades de su línea de productos. - Si todas las recepcionistas se encuentran ocupadas los llamantes pueden dejar un mensaje en un buzón general, para su posterior revisión. Ejemplo : Empresa de Distribución Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa de Distribución de Electrodomésticos con ambito de trabajo en la Peninsula Ibérica que reciben llamadas de España, y que deben ser atendidos en español, pero también las reciben de Portugal, y deberán ser atendidos en Portugués. Una vez se accede al menú principal, el Sistema de Proceso Vocal da la opción de acceder a Ventas, a Servicio Técnico o bien a Administración. Durante el horario de trabajo se accederá a cada uno de estos departamentos, aunque siempre existe la posibilidad de llamar directamente a una extensión. Si las extensiones no están disponibles o durante el horario nocturno y la comida la llamada irá directamente a los buzones de cada una de las secciones. Para determinados clientes, con un contrato de mantenimiento especial, su llamada accede directamente a un buzón donde se les recoge los datos para la posterior intervención del personal de servicio, y durante los días festivos se debe dar un mensaje al llamante de que la empresa se encuentra cerrada. La empresa posee un buzón de recepción de averías, donde se recogen los detalles de la avería, el modelo, el nombre del propietario del aparato y su número de teléfono. Los comerciales de la empresa pueden acceder desde su teléfono móvil a cualquiera de las extensiones de la centralita, o bien escuchar los mensajes que hayan recibido en su buzón, ya que este previamente les ha avisado de que tenían mensajes en espera. Especificaciones TVP50 TVP200 Líneas de Acceso al sistema hasta 2 Puertos 12 Puertos Tiempo Total de Grabación Estándar 2 horas Máximo con Tarjetas Opcionales 6 horas 32 horas Número de Buzones Máximo Mensajes por Buzón Máximo Duración máxima del Mensaje Entrante 1-6 min. 1-6 min. ilimitado ilimitado Tiempo de Retención de Mensajes Escuchados 1-30 días 1-30 días o ilimitado o ilimitado Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Versión 2. Pag. 5

6 Lista de Funciones Servicio Llamada Entrante Configurar extensión de cobertura Servicio Entrevista Servicio de Buzón de Voz Servicio Fax Servicio Entrevista Servicio de Operadora Automática Transferencia de fax a la extensión Servicio Atención al Servicio Entrevista Servicio Buzón de Voz Múltiples menús Servicio Atención al Grabación de mensajes Múltiples niveles Servicio Festivos Grabación de número de rellamada Transferencia de Llamadas Servicio Línea Exterior Revisión de mensajes Función teclado Servicio Horario Regrabación de mensajes Transferencia a Buzón de Voz Modo Día Añadir mensaje Transferencia a Extensión Modo Noche Establecer un mensaje como privado Operadora Modo Almuerzo Llamada a operadora personal Salir Modo Descanso Búsqueda por nombre Menú Anterior Integración PBX Personalización de Buzones Servicio Atención al Integración DTMF Contraseña Servicio Buzón de Voz Integración Específica Digital Extensión de Operadora Servicio Transferencia Configuración Automática Configuración remota de desvíos Servicio de Usuario Monitor de Llamadas (LCS) Configuración de Buzones Marcación por Departamentos Grabación de conversaciones Asignar y Editar Marcación por Nombre Acceso directo a buzones Borrar Repetir Menú Megafonía interna Reinicializar Contraseña Menú Principal Enrutamiento de la llamada entrante Clase de Servicio (CDS) Transferencia a fax Anuncio de la identidad del llamante Parámetros de la Clase de Servicio Grabar Mensajes de Compañía Mensaje de bienvenida personal Asignación de Clase de Servicio a Buzón Saludo de Compañía Activación remota de desvíos Recepción de Mensajes Nombre de Compañía Lenguaje Cambiar el orden de recuperación Menú de Marcación por Departamentos Mensajes Bilingües Repetir Menú de Atención al Mensajes Trilingües Anterior Lista de Buzones Servicio No Usuario Siguiente Mensajes de Usuario-1 Servicio Usuario Borrar Mensajes de Usuario-2 Servicio Administrador Borrar Mensaje de Confirmación Selección de Menús Operadora Automática Contestar Nombre de la Persona Llamante Marcación por nombre Retroceso / Avance Rápido Activación remota de Desvíos Extensión lógica Transferencia Activación Desvío a extensión Marcación por departamentos Exploración Acticación Desvíos a números externos Estado de las llamadas transferidas Desvío Automático de Mensajes Activación de Desvíos desde extensión Monitor de Llamadas Notificación de Mensajes en Espera Activación de Desvíos desde exterior Bloqueo de Llamadas Conf. Led Indicativo de Mensajes Configurar Reloj del Sistema Megafonía interna Conf. Aviso de Mensajes por Llamada Configurar Hora y Fecha Llamada a buscapersonas Por horario/ continuamente/ No utilizado Informes del Sistema Tratamiento de llamadas incompletas Asignar número de teléfono Obtener informe Grabación de Mensajes Programar Reintentos de Llamadas Borrar Informe Llamada a Operadora Entrega de Mensajes Asignación de Buzones Llamada a buscapersonas A Buzón específico / lista de distribución Asignación de Clase de Servicio (CDS) Llamada a extensión de cobertura Añadir Buzón de Voz Informes del Servicio del Sistema Buscapersonas interno Conf. tiempo de entrega / estado Privado Informe de Tráfico de Llamadas Llamada a otra extensión Comprobar estado de Buzón de Voz Informe de la Ocupación de Puertos Estado de la Operadora Automática Entrega Externa de Mensajes Informe de Ocupación de Disco Configurar el estado de la transferencia Envío de Entrega Externa Informe de Utilización de los Buzones Bloqueo de Llamadas Configurar Contraseña / Hora y Fecha Informe de Llamadas al Fax Monitor de Llamadas Grabación del Nombre del Receptor Sistemas de Proceso Vocal TVP50 y TVP200 Versión 2. Pag. 6