Bases de datos: Access

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1 DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES A.D.E.M. Segundo Curso A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Bases de datos: Access Tema 1. Introducción

2 TABLA DE CONTENIDOS. 1. Introducción Conceptos de bases de datos. El modelo relacional ACCESS como SGBDR Tablas Consultas Formularios Informes Macros Módulos Iniciar Microsoft Access Componentes de la pantalla inicial La barra de menús La barra de herramientas La barra de estado La ventana de base de datos Utilización de la ayuda Salir de Access...13 Práctica 1. Introducción Página 2

3 1. INTRODUCCIÓN. Esta práctica presenta una introducción a la terminología y a los conceptos básicos que nos vamos a encontrar a lo largo del curso. Los principales conceptos que se desarrollan en este guión son: Base de datos Tabla Consultas Formulario Informe Macro Módulo Para entender con mayor claridad estos conceptos se puede seguir el ejemplo de la base de datos Neptuno que se instala con el Access y se encuentra situada en la carpeta ejemplos dentro de la carpeta Access. Con objeto de que no se dañe la base de datos y todos los compañeros puedan hacer pruebas con ella es recomendable que creéis una carpeta con vuestro nombre en el disco duro (no en el disquete) y copiéis (no mováis) el archivo neptuno.mdb que está en c:\access\ejemplos o c:\archivos de programas\microsoft Office\Office\Samples a vuestra carpeta Conceptos de bases de datos. Una base de datos se define como un conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar consultas, ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc. El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la información del sistema para evitar redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen los usuarios, Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no está diseñado para una aplicación concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades de información de toda la organización. Las herramientas software desarrolladas para soportar el concepto de base de datos se conocen como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD). Un SGBD se caracteriza por: Descripción centralizada de todos los datos. Posibilidad de definir vistas parciales de dichos datos para los distintos usuarios ACCESS como SGBDR. Access es un programa que permite definir, desarrollar, mantener y utilizar bases de datos relacionales. Este tipo de herramientas se llama habitualmente generadores de aplicaciones. Práctica 1. Introducción Página 3

4 Access permite integrar información gráfica en forma de imágenes y dibujos con texto e información numérica. En definitiva, es una herramienta de base de datos que permite crear aplicaciones de una forma rápida y sencilla. Las bases de datos relacionales facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de los datos almacenados, pues los datos se almacenan en un solo lugar. Ejemplo: Vamos a abrir la base de datos de ejemplo Neptuno. En primer lugar, abriremos el Access siguiendo los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón Inicio. 2. Hacer clic en Programas 3. Hacer clic en Microsoft Access. (sino aparece directamente puede estar en Aplicaciones o en Microsoft Office). Aparecerá una ventana en la pantalla cuando se abra el programa como la que se ve en la figura. A continuación abriremos la base de datos Neptuno. Desde el menú Archivo seleccionar Abrir Base de Datos... o con el icono de la barra de herramientas que simula una carpeta abierta. Una vez se ha abierto el cuadro de diálogo buscaremos la carpeta que hemos creado y seleccionaremos neptuno.mdb. Finalmente pulsaremos Ver ventana Base de Datos. Ya tenemos la ventana de la base de datos. La imagen que aparece, y en la que podemos ver todos los componentes citados, es: Práctica 1. Introducción Página 4

5 En la ventana de la base de datos, hay seis botones que corresponden a los diferentes elementos de que puede constar nuestra base de datos Tablas Una tabla es una unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene una determinada categoría de datos, como por ejemplo, empleados, clientes, etc. Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Cada campo contiene una parte de la información correspondiente a un cliente, como por ejemplo, el DNI del cliente. Cada registro contiene toda la información correspondiente a un cliente, incluyendo su DNI, el nombre de la compañía, su dirección, etc. Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la tabla clientes y pulsar diseño. De esta manera observamos toda la información que contiene esa tabla. Los campos aparecen en la parte superior ID del cliente, Nombre de compañía, Nombre del contacto, etc. Los registros son cada una de las filas de la tabla. Vamos a ver el diseño de la tabla. Para ello cerrar la ventana de la tabla y pulsar el botón situado debajo del botón abrir. La información que aparece en pantalla es la definición de cada uno de los campos de la tabla. También se puede pasar de una forma a otra mediante el icono situado más a la izquierda en la barra de tareas. Práctica 1. Introducción Página 5

6 Salir del diseño mediante la opción Cerrar del menú Archivo Consultas Esta utilidad permite seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan las condiciones de las preguntas que se formulen. Microsoft Access recopila de una o varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada. Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendrá en la hoja de respuestas la información actualizada, o bien realizará alguna acción en ella, como eliminar o actualizar datos. Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la opción Consulta. De las consultas que aparecen elegid la que se llama Los 10 productos más caros y pulsar Abrir. Esta consulta saca de la tabla productos los diez que tienen un precio mayor y muestra el nombre del producto y el precio unitario de cada uno de ellos ordenados de mayor a menor. Práctica 1. Introducción Página 6

7 Si pulsamos el botón de Diseño (el de la escuadra, en la barra de herramientas) pasamos a ver el diseño de la consulta donde se seleccionan los campos que se van a mostrar y se indican las condiciones de búsqueda. Cerrar la consulta con Archivo Cerrar Formularios Los formularios son muy útiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro determinado. Un formulario se puede usar para ver y editar información en la base de datos, registro a registro pudiéndose crear un formulario colorido y distinto, pues se tiene control sobre el tamaño y la presentación de todo el formulario. Ejemplo: Pulsar la solapa Formulario. Elegid empleados y pulsar Abrir. Con las flechas que aparecen en la parte de abajo del formulario podemos avanzar uno a uno viendo a cada uno de los empleados. Podríamos modificar sus datos, borrarlos o insertar nuevos desde el formulario. Práctica 1. Introducción Página 7

8 1.2.4 Informes Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamaño y el aspecto de todos sus elementos, puede presentar la información en la forma que se desee verla. Ejemplo: Pulsad en la solapa de informe. Seleccionad Catálogo y pulsad Vista Previa. Este es un catálogo de los productos de la empresa. Con los botones de desplazamiento podéis ver cada una de las hojas que componen el informe. Con el icono de la impresora se podrían imprimir todas o algunas de las hojas que lo forman. Este informe está diseñado para imprimirse en un folio pero podríamos diseñar sobre, etiquetas, etc. Entremos en el diseño del informe. Este informe se ha diseñado de forma que no se pueda acceder al diseño una vez se ha presentado el informe. Para entrar deberemos cerrar el informe, seleccionarlo y pulsar Diseño. Desde aquí podemos modificar la apariencia del informe igual que hacíamos desde el diseño del formulario. Con Archivo Cerrar saldremos del informe Macros Una macro supone la posibilidad de automatizar de una forma rápida y sencilla una serie de acciones que, realizadas de modo normal, comportarían varios pasos Módulos En ellos se utiliza el lenguaje de programación de Access, el Visual Basic. Se utiliza cuando se quieren realizar aplicaciones complejas. Práctica 1. Introducción Página 8

9 2. INICIAR MICROSOFT ACCESS Para empezar a trabajar con Access debemos situarnos en la barra de tareas y pulsar el botón "Inicio", seleccionar el menú Programas y a continuación la opción Microsoft Access. También podemos iniciar Access desde la barra de herramientas de Microsoft Office situada en el escritorio de Windows, pulsando el botón "Access". Inicialmente, siempre que se arranca Access aparece la siguiente pantalla: Podemos utilizar o cerrar el Panel de tareas de inicio que aparece en la parte derecha de la pantalla Componentes de la pantalla inicial. Si se crea una base de datos nueva, en blanco o con asistente, Access pide el nombre para dicha base de datos. Una vez hemos dado el nombre aparece la pantalla inicial de Access. Práctica 1. Introducción Página 9

10 Línea de Menús Barra de Herramientas Ventana de Base de Datos Objetos de Base de Datos Barra de Estado La barra de menús La mayoría de comandos en Access pueden activarse de diferentes formas. Una de ellas es utilizar la barra de menús. Esta aparece cuando se abre una base de datos. Las barras de menús en Access son sensibles al contexto, esto es, se adaptan las opciones a la pantalla donde nos encontremos. Por ejemplo, los menús de la pantalla inicial son distintos a los que aparecen cuando se está creando una base de datos. Cada nombre de la barra de menús contiende su propio menú con distintos comandos. Este menú desplegable se muestra cuando se pulsa clic sobre cualquier item del menú. Algunos comandos terminan con tres puntos (...). Esto indica que esta opción muestra un cuadro de diálogo, donde hay que establecer ciertas opciones. Otras veces, aparece un triángulo junto al comando. Con este símbolo se significa que este comando tiene a su vez subopciones. Práctica 1. Introducción Página 10

11 También se aprecia que existen opciones con una combinación de teclas a su lado; esta combinación de teclas equivale al comando. El punto junto a una opción indica una opción exclusiva, sólo puede estar una de ellas activa a la vez en el grupo donde se encuentra dicha opción. Las opciones en gris indican que no están activas La barra de herramientas Una barra de herramientas es un conjunto de botones que se activan haciendo clic sobre ellos y se utilizan para ejecutar comandos en lugar de utilizar los menús. A veces, algunos botones aparecen con un color más claro, lo que significa que no están accesibles. Las barras de herramientas, al igual que los menús, son sensibles al contexto; cambian según el entorno donde nos encontremos trabajando. Práctica 1. Introducción Página 11

12 Algunos botones tienen un triángulo orientado hacia abajo. Pulsando sobre este triángulo aparece un cuadro desplegado con más opciones. Asimismo, cuando acercamos el puntero del ratón sobre cualquier botón aparece en la parte inferior una etiqueta con el nombre de ese botón La barra de estado Situada en la parte inferior de la ventana. Muestra información sobre el objeto que se tiene en pantalla o sobre el comando seleccionado de un menú La ventana de base de datos. Esta ventana es el eje central de trabajo con Access. A través de ella podemos ir a cualquier tipo de objeto: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Para trabajar con un tipo de objetos hay que pulsar sobre la pestaña con nombre de la ventana; en la ventana aparecerán todos los objetos de la clase elegida. En esta ventana aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo. Abrir permite visualizar el objeto elegido. Diseño nos dispone para cambiar la definición del objeto. Nuevo crea un objeto nuevo de la clase activa. Práctica 1. Introducción Página 12

13 2.2. Utilización de la ayuda. La ayuda en Access se muestra en una ventana donde se puede encontrar información sobre cualquier aspecto del programa. Es una opción interesante cuando se quiere puntualizar sobre el uso de una opción o conocer los parámetros de una función, entre otras cosas. Se puede acceder a la ayuda de diversas maneras: Utilizando el comando Ayuda del menú o la tecla F1. Pulsando el botón "Ayuda" posteriormente hacer clic sobre el objeto de la pantalla del cual se quiere la ayuda. Si utilizamos el comando Ayuda del menú aparece la siguiente ventana: Las cuatro pestañas que aparecen en la ventana nos muestran cuatro maneras de pedir ayuda en Access. Práctica 1. Introducción Página 13

14 2.3. Salir de Access Para salir de Access se debe pulsar el comando Salir de la opción Archivo del menú. Práctica 1. Introducción Página 14