ELABORACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO 20/12/27 Nº DE Responsable de elaboración Responsable de revisión Responsable de aprobación Nombre EFRÉN MORENO BENAVIDES JOSÉ LUIS MONTAÑÉS GARCÍA Puesto ADJUNTO RESPONSABLE DE CALIDAD DIRECTOR JUNTA DE ESCUELA Firma Aprobado 19/02/28

2 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 1. OBJETO El propósito de este procedimiento es orientar y facilitar la elaboración de los procesos/procedimientos que conforman el Sistema de Calidad de la Escuela. 2. ALCANCE Aplicable a todos los procesos/procedimientos del Sistema de Garantía de Calidad que se vayan a incluir en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela. Los responsables de elaborar procesos/procedimientos y aprobarlos previa revisión son los principales destinatarios de este procedimiento (), son ellos los que tienen que someterse a su cumplimiento. 3. PROPIETARIO Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela. 4. ENTRADAS Petición, por parte de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela, de incorporar un nuevo proceso/procedimiento al catálogo de procedimientos de la Escuela. Esta petición deberá incluir: motivación, nombre del proceso/procedimiento, breve descripción del mismo y nombres de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del proceso/procedimiento. 5. SALIDAS Un nuevo proceso/procedimiento registrado en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela. 6. CLIENTE La Escuela 7. PROVEEDOR No procede. 8. INICIO El inicio del procedimiento de elaboración de nuevos procesos/procedimientos se producirá a petición de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 1 de 10

3 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 9. FIN La finalización del procedimiento se producirá cuando el nuevo proceso/procedimiento se haya registrado en el catálogo de procedimientos de la Escuela o bien se haya retirado la petición de elaboración del nuevo proceso/procedimiento mediante una petición de cese realizada por el Órgano de Gobierno y Representación que realizó la petición que inició el procedimiento. 10. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Responsable de elaboración: Definido en la petición que inició el procedimiento. La unidad o unidades de Trabajo implicadas son los responsables de suministrar la información necesaria para la elaboración. Responsable de revisión: Definido en la petición que inició el procedimiento. Responsable de aprobación: Definido en la petición que inició el procedimiento. Para la elaboración de un proceso/procedimiento se debe tener en cuenta las siguientes fases: a. Identificar el objeto del proceso/procedimiento. b. Determinar a qué y a quienes (personas involucradas en él) afecta el proceso/procedimiento. c. Comunicar a los responsables de elaboración, revisión y aprobación, la información recogida en los puntos anteriores. d. El responsable de elaboración desarrollará el documento (hasta su aprobación será un borrador) que tendrá en cuenta los siguientes elementos: - Portada (Anexo 1). - Cuerpo del documento. Contiene las distintas secciones que constituyen el proceso/procedimiento (ANEXO. FORMATO. Sección 2). - Anexos. - Durante esta fase la documentación reflejará el estatus de borrador mediante una marca de agua diagonal en la que se lea claramente la palabra BORRADOR. e. Presentar el documento a los involucrados para que puedan hacer comentarios (no más de 15 días hábiles para ello). Al finalizar esta fase se eliminará la marca de agua con la palabra BORRADOR f. Revisión del documento por el Responsable de Revisión. En el caso de no estar conforme con el documento lo devolverá al responsable de elaboración que reelaborará el borrador. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 2 de 10

4 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE g. Aprobación del documento por el responsable de aprobación y devolución al responsable de elaboración. En el caso de no estar conforme con el documento lo devolverá al responsable de elaboración que reelaborará el borrador. h. El responsable de la elaboración del proceso/procedimiento lo enviará al Comité de Calidad una vez aprobado para su inclusión en el Catálogo de Procedimientos de Calidad y actualización del Índice de procesos/procedimientos.. i. El Comité de Calidad se encargará de difundir el proceso/procedimiento a los involucrados y en página Web. 11. FLUJOGRAMA Debido a su extensión se incluye en el ANEXO. FLUJOGRAMA 12. INDICADOR DE SEGUIMIENTO No procede. 13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Guía para el desarrollo del manual de calidad de los centros de la UPM, Vicerrectorado de Ordenación Académica y Planificación Estratégica, Octubre de EVIDENCIAS Catálogo de Procedimientos de Calidad de la Escuela. 15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO No procede. 16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Órgano de Gobierno y Representación: Es cualquiera de aquellos recogidos en los Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o varias entradas de información, dan lugar a una o varias salidas también de información con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido. Procedimiento: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se trata de un soporte documental de los procesos que describe el conjunto de actividades/tareas que se realizan en el DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 3 de 10

5 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE mismo. Los procedimientos implican actividades y tareas del personal, tiempo de realización. Catálogo de procedimientos del Centro: está formado por todos los procesos/procedimientos que se van elaborando, revisando y modificando. En él se incluye un índice de procesos/procedimientos y un calendario de revisión de los mismos. Información: es aquella documentación que permite reducir la incertidumbre existente sobre personas, materiales y servicios. 17. ANEXOS Este documento incluye 2 anexos: 1. ANEXO. FLUJOGRAMA en el que se representa gráficamente este procedimiento. 2. ANEXO. FORMATO en el que se especifican los formatos para redactar los procesos/procedimientos. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 4 de 10

6 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE ANEXO. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA LA DE PROCESOS/PROCEDIMIENTOS COMITÉ DE CALIDAD UNIDAD IMPLIC ADA Identificar el objeto del Proceso/Procedimiento Determinar involucrados Responsable de Elaboración Responsable de Revisión Responsable de Aprobación Elaboración de Borrador BORRADOR Resto de Implicados Inclusión de Comentarios Sí BORRADOR Comentarios Revisión No No Sí ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS Inclusión en el catálogo de procedimientos de calidad No Envío al CC Aprobación Sí PROCEDIMIENTO ELABORADO Difusión en web Difusión a Implicados Responsable de Elaboración Reciben el Documento Definitivo DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 5 de 10

7 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE ANEXO. FORMATO 1: Portada del proceso/procedimiento. 2: Secciones. 3: Formato del cuerpo del documento. 4: Código de proceso/procedimiento. 1: PORTADA DE PROCEDIMIENTOS Portada: compuesto por encabezado, cuadro de identificación del proceso/procedimiento, y pie de página. 1. Encabezado: - Incluirá los dos escudos y nombres de la Universidad Politécnica de Madrid y la Escuela (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos) 2. Cuadro de identificación del proceso/procedimiento - Incluirá el nombre del proceso/procedimiento (Mayúsculas, negrita, verdana 14 ptos). - Código del documento: Área-Nº de orden-unidad de trabajo-nº de orden (Anexo 4) - Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (//) - Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (//) - Número de modificación: () NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO (MAYUSCULAS, NEGRITA, VERDANA 14 PTOS) CÓDIGO Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº día/mes/año // día/mes/año // NÚMERO DE 3. Pié de Página de la primera hoja: - Indicará las personas y puestos que ocupan los responsables de la elaboración del proceso/procedimiento, revisión y aprobación. Se firmará. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 6 de 10

8 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE Nombre Puesto Responsable de elaboración Responsable de revisión Responsable de aprobación Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos Nombre del puesto Nombre del puesto Nombre del puesto Firma Rúbrica Rúbrica Rúbrica 2: SECCIONES El cuerpo del documento de un proceso/procedimiento contará con las secciones que se enumeran en este apartado. En aquellos casos donde no se considere necesario cumplimentar alguna sección se indicará que no procede. Si en algún proceso/procedimiento se considera necesario añadir alguna información que no encaja en ninguna de las secciones propuestas, deberá hacerse una llamada a un anexo que contenga dicha información. 1. Objeto: se indicará de forma breve el propósito del proceso/procedimiento. 2. Alcance: se describirá a qué es aplicable el proceso/procedimiento y quiénes son los que se tienen que someter al proceso/procedimiento (los implicados en las fases y sus destinatarios que pueden ser profesores, alumnos, PAS, empresas, instituciones..). 3. Propietario: Responsable del proceso/procedimiento. 4. Entradas: Qué requerimos para iniciar el proceso/procedimiento. 5. Salidas: Producto o servicio creado por el proceso/procedimiento. 6. Cliente: Para quién hacemos el proceso/procedimiento. 7. Proveedor: Quién abastece al proceso/procedimiento. 8. Inicio: Primera actividad del proceso/procedimiento. 9. Fin: Qué es lo último que se hace. 10. Etapas del Proceso/Procedimiento: Descripción detallada de cada fase y responsables: primero se indicarán los responsables, luego se determinarán las acciones precisas y ordenadas (fases) para el desarrollo del proceso/procedimiento, señalando responsables de cada fase y la temporalización de las acciones. Cuando el proceso/procedimiento requiera acciones de difusión se indicará el responsable de la misma. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 7 de 10

9 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO 20/12/27 Nº DE 11. Flujograma: Representación gráfica del proceso/procedimiento. 12. Indicador de Seguimiento: En aquellos procesos/procedimientos que lo permitan se podrá definir, si se considera necesario, un indicador que refleje el estado actual del proceso/procedimiento y proporcione una medida de cuánto queda hasta su finalización. 13. Documentos de referencia: son los documentos que regulan la actividad descrita en el proceso/procedimiento. Puede ser normativa de la UPM, o legislación reglada, procesos/procedimientos de referencia, guías, manuales, etc. 14. Evidencias: son los documentos que registran resultados y demuestran que el proceso/procedimiento se ha cumplido según lo establecido. 15. Revisión procedimiento: se indicará la previsión de cuando se realizará la próxima revisión del proceso/procedimiento y quién es el responsable de la misma. Próxima revisión: se fijará la periodicidad con la que el documento será revisado. Responsable de la revisión: será el establecido por el Órgano de Gobierno y Representación que inició el procedimiento de elaboración. 16. Definición de conceptos: Se definirán aquellos conceptos claves, que puedan ser poco conocidos para los destinatarios de los procesos/procedimientos. 17. Anexo: documentación en detalle del proceso/procedimiento. Pueden ser tablas, calendarios, diagramas de flujo. En esta sección se relacionarán los anexos que acompañen al proceso/procedimiento. Cada anexo se comenzará en página nueva con un epígrafe con la palabra ANEXO seguido de un punto y del nombre del anexo. ANEXO. Nombre del Anexo: En este epígrafe y comenzando en página nueva se añadirá aquella información que se considere oportuna para la descripción del proceso/procedimiento. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 8 de 10

10 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 3: FORMATO DEL CUERPO DEL DOCUMENTO FORMATO DEL CUERPO DEL DOCUMENTO DIN A 4 Márgenes: izquierdo, derecho, inferior 2 cm; superior 1,5 cm Fuente de letra: verdana 11 ptos. Capítulos de las secciones: verdana, mayúsculas, negrita, 11 ptos. Todas las páginas llevarán encabezado y pie de página 1. ENCABEZADO - Incluirá el nombre y escudo de la Universidad Politécnica de Madrid, y de la Escuela. - Nombre Del Proceso/Procedimiento - Código del documento: Unidad de trabajo-área-nº de orden (Anexo 2). - Página: se indicará la página que corresponde con respecto al total de páginas del documento (sin contar con la portada). - Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (//) - Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (//). - Número de modificación: (). (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos) NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos) CÓDIGO Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº día/mes/año // día/mes/año // NÚMERO DE 2. PIE DE PÁGINA - Incluirá: (verdana, mayúsculas, 7 ptos) nombre de la Escuela-Sistema de Garantía de Calidad y Nombre del proceso/procedimiento-nº de página del total de páginas separado por una línea horizontal. ETSI AERONÁUTICOS-SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - Nº página del total de páginas DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 9 de 10

11 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 3. FLUJOGRAMAS Todos los flujogramas tendrán un recuadro (sombreado, espesor de línea 1 pto.) en la posición superior derecha con el nombre del procedimiento y el código del proceso/procedimiento (mayúsculas, negrita, verdana 6 ptos.) Todos los flujogramas tendrán un cuadro (sin sombreado, espesor de línea 1 pto.) identificando la unidad o unidades implicadas (mayúsculas, verdana 6 ptos.) Los objetos que representen acciones serán sombreados. Los objetos que representen información estarán sin sombrear. El texto de los objetos en los FLUJOGRAMAS será: verdana 6 ptos. Los conectores serán de línea discontinua (espesor 1 pto.) terminando en flecha sólida. 4: CÓDIGOS DE PROCEDIMIENTO Los procesos/procedimientos se codificarán siguiendo este esquema: AREA (verdana, 9 ptos) Nº DE ORDEN UNIDAD DE TRABAJO Nº DE ORDEN C Área de Calidad CC Comité de Calidad El resto de áreas y unidades de trabajo serán las especificadas en el organigrama del Centro que se recoge en el Manual de Calidad del Centro. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 10 de 10