Ing. Edisson Coba AUDITORIA

Transcripción

1 AUDITORIA La auditoría es el eamen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y administrativas, realizado con posterioridad a su ejecución, con el objeto de verificar, evaluar y elaborar el respectivo informe sustentado en las evidencias obtenidas por el auditor, que contiene sus comentarios, conclusiones y recomendaciones para las mejoras y en caso de eamen de los estados financieros el correspondiente dictamen profesional. La auditoría, en general es un campo especializado del saber humano, basado principalmente en la lógica y en otras áreas del conocimiento y, como tal, mantiene una estructura racional y sistemática de postulados y normas, conceptos, técnicas, procedimientos, métodos y prácticas. Por tanto, es una disciplina especializada y no una mera división de la contabilidad. La auditoría es una de las profesiones de mayor desarrollo en el presente siglo, especialmente en los último cuarenta años, originada por la creciente epansión y complejidad del comercio, la industria y las nuevas áreas de actividad económica del sector privado, así como del Estado Moderno, que responde a la necesidad de dotar de información confiable y de mecanismos de seguridad para inversionistas, financistas, administradores gobiernos y ciudadanía en general, sobre situación financiera y operativa de grandes entidades o de una empresa en particular, de los resultados obtenidos y del grado de consecución de los objetivos previstos. Auditoría Financiera Eamen que realizan los auditores en forma objetiva, sistemática y profesional obre los estados financieros de una entidad o empresa e incluye la evaluación del sistema de control interno contable, a base de los registros, comprobantes y otras evidencias que sustentan las operaciones financieras, mediante la aplicación de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, con el propósito de emitir una opinión profesional con respecto a la razonabilidad de los estados financieros eaminado, en u ausencia, informar respecto a los sistemas financieros y de control interno. El dictamen del auditor se relaciona con la presentación de los estados financieros eaminados los mimos que constituyen la declaración oficial de un organismo. Por lo tanto, incluye los resultados de sus operaciones, la situación financiera y los cambios en la misma. Sin embargo también puede referirse a la conformidad con las disposiciones legales y estatutarias, a los requisitos que en algunas ocasiones son eigidos por entidades financieras nacionales o etrajeras y que rigen a una entidad o empresa. La ausencia de estados financieros no eime al auditor de la facultad de efectuar eámenes específicos sobre determinados aspectos de orden financiero, pero la comunicación sobre sus resultados deberá elaborarse con la epresión clara y eplícita del alcance y contenido de su eamen. 1

2 Auditoría Gubernamental Funciones ejercidas por empleados públicos que reúnen los requisitos que les capacite para la ejecución de las labores que las disposiciones legales pertinentes establecen, consistentes en la realización del eamen objetivo, sistemático y profesional de las actividades y operaciones financieras y administrativas, practicado con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y presentar el correspondiente informe que debe contener comentarios y recomendaciones, y en el caso de la realización de eamen de estados financieros el respectivo dictamen. Auditoría Eterna Una auditoría eterna es aquella que es llevada a cabo por una persona independiente o firma de contadores públicos. El auditor independiente no es un empleado del cliente. Su relación con la administración no e otra distinta a una relación profesional. Auditoría Interna Una auditoría interna es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma negociación y dependiendo de la administración de dicha empresa. La auditoría interna es una función consultiva. El auditor interno crea, evalúa procedimiento financieros y de operación, revisa los registros financieros y contables y los procedimientos de operación, evalúa el sistema de control interno eistente sumariza periódicamente los resultados de una instigación continua, hace recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos. Auditoría Operacional Eamen y evaluación que realiza el auditor en un organismo público o privado, con el propósito de establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía logrados por la administración, relativos a su planificación, organización, dirección, control interno y el empleo apropiado de sus recursos a través de la determinación de áreas críticas o aspecto concretos en los cuales se pueden introducir mejoras mediante la formulación de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidas en el respectivo informe. LAS NAGA Podemos decir que las NAGA no sólo se refieren eclusivamente al trabajo del auditor y a las técnicas y procedimientos por el empleado. Dicha epresión tiene un amplio significado, pudiendo ser definidas como el conjunto de pautas y requerimientos relativo a la persona del Contador Público, a su trabajo y a su dictamen. También se trata de un conjunto de reglas que regulan el ejercicio de la Auditoría Eterna. Contenido de las NAGA Las NAGA básicamente se refieren a tres aspectos: 1. Características personales del Auditor 2. Realización del trabajo 3. Dictámenes 2

3 Las NAGA también son aplicables a las personas que sin ser CP se encuentre habilitado por la legislación en vigencia a emitir dictámenes sobre estados contables. NORMAS PERSONALES Capacidad Técnica.- Se refiere a las personas autorizadas por la legislación vigente, la formación técnica adecuada y la eperiencia profesional para ejercer la auditoría. Cuidado Profesional.- El auditor debe realizar su trabajo con cuidado y diligencia profesional ya que sus resultados servirán para tomar decisiones obre los estados contables. Independencia de Criterio.- Consiste en lograr la máima imparcialidad y objetividad en sus juicios Entre otras no se le permite al auditor: Actuar de auditor eterno en una sociedad anónima, en la que él sea accionistas. Certificar estados contables de una empresa de la cual sea empleado. Evitar trabajar con familiares y amigos. NORMAS RELATIVAS A LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO Estas normas se refieren a: Adecuada planificación y control de su ejecución incluyendo la supervisión de los eventuales colaboradores. Un estudio y evaluación del sistema de control interno; y, A la obtención de evidencia comprobatoria suficientes y competentes. NORMAS RELATIVAS AL DICTAMEN El dictamen es el medio por el cual el auditor comunica al empresario y a terceros su opinión sobre los estados financieros que le fueron presentados para su consideración. El dictaren debe contener: La indicación que los estados contables han sido preparados de acuerdo con los PCGA La mención que si tales Principios fueron uniformemente aplicados con los del ejercicio anterior La presunción de que la información de los estados contables es razonablemente adecuada, a menos que el dictamen consigne lo contrario La opinión sobre los estados financieros o una aseveración en el sentido de no poder epresar una opinión con las respectivas razones. El lugar y fecha de emisión La firma autógrafa del auditor. 3

4 Principios de Auditoría Revelación Suficiente.- Una revelación adecuada es la base para una información financiera adecuada. Esto implica que todos los datos y toda la información pertinente deberán presentarse en los estados financieros y en las notas aclaratorias y relaciones que acompañen a dichos estados. Consistencia.- La consistencia en cuanto a la elaboración de los estados financieros, significa que los principios contables han sido aplicados de la misma manera en el período actual en relación con el anterior. Importancia Relativa.- Se dice que eiste importancia relativa cuando el saldo de una partida constituye un porcentaje elevado del total del grupo de partidas a la cual pertenece así como aquella que de acuerdo al tipo de análisis puede llegar a tener un efecto acumulativo de importancia sobre los estados financieros. Conservatismo.- Significa moderación y adhesión a principios correctos. El conservatismo implica que los activos y los ingresos no se subestimen a un valor inferior al valor neto realizable y que los pasivos y gastos no deban ser sobreestimados. CONTROL INTERNO Es un proceso efectuado por la Junta Directiva, gerencia u otro personal de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos en las siguientes categorías: Confiabilidad de la presentación d la Información Financiera Eficiencia y eficacia de las operaciones Cumplimiento de las leyes y regulaciones. La evaluación de un sistema de control interno constituye la base para determinar la etensión de la pruebas al revisar las transacciones financieras. El efecto que tiene sobre la auditoría la instalación y la operación de un sistema adecuado de control interno es que en la actualidad la auditoria gira en torno de las técnicas de auditoría de la revisión, del análisis del muestreo estadístico y prueba selectivas, culminando en una evaluación y en un juicio final profesional respecto a la adecuada presentación de la información financiera. Principios de Control Interno 1. Separación de funciones de carácter incompatible.- Consiste en evitar que una misma persona realice dos o mas funciones que son parte de un mismo proceso (autorización, registro, control y custodia). 2. Responsabilidad delimitada.- Toda función y atribución del personal independientemente del cargo que sustente debe ser delimitada por escrito. 4

5 3. Pruebas continuas de eactitud.- Las operaciones financieras u operativas que realiza una persona deben ser revisadas aritmética, contable y administrativamente por otra. a. Aritmética = correcta valuación b. Contable = Cuentas correctas c. Administrativa = respaldo de documentos, cumplimiento de procesos 4. Rotación de deberes.- Es necesario que todo el personal salga de vacaciones anualmente, y que periódicamente se realce la rotación de puestos a fin de que otros empleados conozcan y reemplacen las funciones de otros, eso es importante para evitar que las personas se envicien y cometan errores o irregularidades. 5. Fianzas.- Todas las personas encargadas del registro, custodia o inversión de bienes o recursos públicos deben prestar una garantía o caución, a fin de proteger a la institución desalentar al empleado que se vea tentado cometer un fraude. 6. Instrucciones por escrito.- Será necesario que las órdenes o instrucciones se den por escrito, bajo la forma de manuales de operación y así evitar confusiones o malos entendidos. 7. Control y Uso de formularios prenumerados.- Los formularios que respaldan las transacciones financieras deben ser prenumerados, esto permite controlar el uso de documentos, tanto originales como sus respectivas copias. 8. Evitar el uso de dinero en efectivo.- A ecepción de gastos menores por caja chica, se debe manejarse cheques a nombre del beneficiario y que conste siempre dos firmas de funcionarios de la empresa. 9. Contabilidad por partida doble.- Este principio e concordante con la práctica de la profesión del contador público. 10. Uso de cuentas de control.- Consiste en tener a más de los libros mayores generales, contar con auiliares y subcuentas que permitan registrar contablemente las operaciones financieras de la institución. 11. Depósito intactos e inmediatos.- Todo dinero recaudado debe ser depositado al siguiente día en forma íntegra, esto facilita el cruce de información y control de operaciones. 12. Uso de equipos y sistemas con dispositivos de control y prueba.- En los sistemas computarizados y la automatización de ciertas operaciones, es necesario establecer claves de seguridad, llaves registradoras, alarmas, etc. Estudio y Evaluación del Control Interno Como paso preliminar al llevar a cabo una auditoría, o bien durante el curso de ella, se debe evaluar el sistema de control interno, tanto financiero como administrativo, con el fin de: Poder concluir respecto a la etensión en que se habrán de aplicar las pruebas y procedimientos de auditoría. Cerciorarse de la bondad o de las deficiencias del sistema 5

6 Juzgar si es o no adecuado el sistema de control interno Para ello se puede aplicar: Cuestionarios de Control Interno Descriptivas Flujogramas Mita Ejemplo de Cuestionario: AUDIT-STAR ASOCIADOS Edificio Sindicato de Choferes Of. 5 Telefa: SALCEDO - ECUADOR EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CAJA CHICA No. PREGUNTAS RESPUESTA OBSERVACIÓN SI NO 1.- Los fondos de caja chica se manejan a través de fondos fijos 2.- El empleado de caja chica es independeinte del que maneja las cobranzas 3.- Se hacen cortes de los fondos en Solo anualmente y cuando hacen efectivo por las personas encargada de auditoría la custodia 4.- Los fondos fijos de la em,presa no son razonables para sus necesidades Los pagos individuales de los fondos 5.- en efectivo no est n limitados en una cantidad máima 6.- Los desembolsos de caja chica están respaldados por documentos 7.- Los cheques de rembolso se epiden a favor del encargado 8.- Los rembolsos son aprobados por el gerente TOTAL 5 3 Se concidera que debe incrementarse Porque no se ha indicado el aumento de pago No revisa comprovantes 6

7 Ejemplo de Descriptiva: PROCESO DE COMPRAS El Sr. Jefe de compras recibe la requisición para ordenar mercancías (las requisiciones se reciben normalmente por teléfono), el jefe de compras prepara la orden de compra prenumerada con tres ejemplares. La primera copia se envía al proveedor. La segunda copia se envía al departamento de contabilidad para que sea procesada. La tercera copia se conserva en un archivo temporal (por número de orden de compra) hasta que se reciben las mercancías. Al recibir estas, el departamento de recepción envía al jefe de compras una copia del vale de entrada. Si el embarque esta incompleto, la copia del vale de entrada se archiva con la tercera copia de la orden de compra que se encuentra en el archivo temporal. Si el embarque está completo, la orden de compra se saca del archivo temporal, se anea al vale de entrada y se archiva en un archivo permanente (por numero de orden de compra) Una vez recibidos los artículos, el departamento de contabilidad regresa su copia de la orden de compra (copia 2) al departamento de compras a fin de que se archive en el archivo permanente. Ejemplo de flujograma: DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recepción Compras Contabilidad Proveedor INICIO Recibe requisición Prepara orden de compra Recepción de mercancías Orden de compra Orden de compra 2 Orden de compra 1 2 Vale de entrada 1 2 Vale de entrada 2 no T Completo? si 2 P FIN 7

8 RIESGO EN AUDITORIA Ecepto en contadas ocasiones el auditor puede estar en condiciones de emitir un juicio técnico con absoluta certeza sobre la validez de las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Esta falta de certeza genera el concepto de riesgo en la auditoria. La labor del auditor se concentrará entonces en ejecutar tareas y procedimiento tendientes a reducir ese riesgo a un nivel aceptable. El riesgo de auditoría puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe. Categorías de riesgo de auditoria Eisten tres categorías de riesgo: 1. Riesgo inherente 2. Riesgo de control 3. Riesgo de detección Riesgo inherente Es la susceptibilidad de los estados financieros a la eistencia de errores o irregularidades significativos, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Factores que determinan el riesgo inherente La naturaleza del negocio del ente, el tipo de operaciones que se realiza y el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y el volumen de transacciones La situación económica y financiera del ente La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee. Riesgo de control E el riesgo que los sistemas de control estén incapacitados para detectar errores o irregularidades significativas en forma oportuna. Factores que determinan el riego de control Factores que están presentes en el sistema de información, contabilidad y control La puntos débiles de control o controles ineficientes Ausencia de controles efectivos 8

9 Riesgo de Detección Es el riego de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades eistentes en los estados contables. Factores que determinan el riego de detección: La ineficacia de un procedimiento de auditoría aplicado La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte éste eficaz o no. Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento de auditoría, haya sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la eistencia de muestras no representativas. PROCESO DE LA AUDITORIA La secuencia de pasos que implica que implica llevar a cabo una auditoría puede variar según diferentes circunstancias. No obstante ello, usualmente se verifican tres etapas esenciales: 1. Contacto previo y estudio preliminar 2. Planificación 3. Ejecución 4. Conclusión ETAPA OBJETIVO RESULTADO Contacto previo y estudio preliminar Conocimiento de la institución Conformación de Archivo Permanente Evaluaciones preliminares y Evaluación de Riesgos Planificación predeterminar procedimientos Memorando de Planificación Programas de Auditora Informe de Control Interno Ejecución Obtener elementos de juicio, a Evidencias documentadas en través de la aplicación de papeles de trabajo procedimientos planificados Conclusión Emitir un juicio basado en la evidencia de auditoría obtenida en la etapa de ejecución Dictamen ETAPA DE PLANIFICACIÓN El objetivo de la etapa de planificación consiste en determinar que procedimientos de auditoría corresponderá realizar, como y cuando se ejecutarán 9

10 La planificación comienza con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de tareas a realizar en la etapa de ejecución, cuyo resultado será evaluado en la etapa de conclusión. La planificación es importante en todo tipo de trabajo cualquiera sea el tamaño del ente auditar. Es prácticamente imposible obtener efectividad y eficiencia sin una adecuada planificación. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe tener en cuenta alternativas para realizar las tareas y debe seleccionar los métodos más apropiados. Etapas de la planificación Planificación Estratégica Como primera etapa reúne el conocimiento acumulado del ente, la información adicional obtenida como consecuencia de un primer acercamiento a las actividades ocurridas en el periodo auditar y resume este conocimiento en la definición de decisiones para cada componente. Obtención de información adicional Definir los términos de referencia Analizar el negocio del ente y sus riesgos inherentes Analizar el ambiente del sistema de información Analizar el ambiente de control Analizar los cambios en las políticas contables 10