PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CODIGO DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO EN SEDAPAL. Lima, Noviembre de 2009

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1 PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CODIGO DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO EN SEDAPAL Lima, Noviembre de 2009

2 Principio 1: Objetivos de SEDAPAL Son objetivos de SEDAPAL la prestación de los servicios de saneamiento, constituidos por Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Acciones de Protección del Medio Ambiente alineados a las políticas de saneamiento del Sector. Están explícitos y ordenadamente enunciados en sus planes estratégicos y difundidos en la Memoria Anual y Página Web. En su accionar la empresa desarrolla objetivos sociales orientados a la ampliación de la cobertura del servicio, el mismo que es desplegado en las Gerencias involucradas. SEDAPAL realiza actividades en el marco de una cultura de mejora continua, donde la atención al usuario es el eje fundamental de la organización. Mecanismos para la Replantear los objetivos estratégicos de modo claro, explícito y ordenado. Aprobar los nuevos objetivos estratégicos. Consignar los objetivos en un convenio entre MVSC y SEDAPAL. Establecer las metas medibles en el plan estratégico y plan operativo. Enunciar los objetivos estratégicos en la Memoria Anual. Enunciar los objetivos y metas en la Página Web. Los objetivos de la empresa se logran gradualmente a través de la ejecución de sus planes, estratégico y operativo, dados a conocer por escrito a los órganos supervisores como FONAFE, SUNASS, MVCS 1, en los cuales se consignan las metas, medibles como no medibles, que se propone la empresa. Asimismo, suscribe convenios de gestión con el MVCS. de los mecanismos Vigente Vigente Mecanismos a implementarse el 2009 Mes estimado de implementación Instancia responsable Agosto Directorio Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante responsable implementación EPOF Directorio Junta General de Accionistas Pendiente Directorio Pendiente Agosto EPOF EPOF Pendiente 2010 Equipo Relaciones Públicas Pendiente Gerencia General 1 Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 2

3 Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes/ año) No aplica Principio 2: Junta general y otras formas de participación de los accionistas La convocatoria a la Junta de Accionistas es realizada por el Presidente del Directorio a través de comunicación escrita, la que es remitida por la vía más apropiada al total de accionistas. Es efectuada con una anticipación no menor de diez (10) días calendario de programada la Junta, la misma que se realiza en fechas y horas adecuadas. La convocatoria a la Junta de Accionistas contiene reglas de votación y los derechos de voto vigentes, además de los mecanismos de designación de representantes en juntas. Mecanismos para la Los accionistas están informados sobre las decisiones fundamentales de la Empresa, como es el caso de aprobación de presupuestos o de estados financieros, transacciones extraordinarias con los activos de la Empresa, modificaciones en la estructura de propiedad de la empresa, reorganizaciones funcionales u operativas, ingreso de nuevos accionistas, entre otros. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Vigente Gerencia de Recursos Actualizar el MORG considerando a la Junta General de Accionistas. Humanos Proponer al Directorio el procedimiento Pendiente 2010 Equipo Secretaria para la convocatoria a Junta General de General Accionistas. Aprobar el procedimiento de Pendiente 2010 Junta General de convocatoria a Junta General de Accionistas Accionistas. Difundir el procedimiento en pagina web. Pendiente 2010 Gerencia General Lograr la viabilidad financiera Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes/ año) PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 3

4 Principio 3: Registro de titularidad de las acciones Mecanismos para la Proponer al Directorio el procedimiento para el registro de la titularidad de accionistas así como los actos que afecten a los mismos, estableciendo criterios para el registro y control de las acciones con terceros. SEDAPAL, cuenta con procedimientos establecidos para el registro de la titularidad acciones correspondientes a su capital y sobre los actos que afecten a las acciones, los que permiten la identificación de sus accionistas; asimismo, se difunde formalmente a todos los trabajadores. Asimismo, la Gerencia General informa periódicamente al Directorio sobre el contenido de la matricula de las acciones. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Vigente Mayo 2009 ECGe Aprobar el procedimiento. Vigente Junio 2009 Directorio Difundir el procedimiento en Pagina web. Vigente Junio 2009 ECGe Informar periódicamente al Directorio sobre el contenido de la matricula de acciones. Vigente Agosto 2009 ECGe Lograr la viabilidad financiera Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes / año) Principio 4: Políticas sobre aplicación de utilidades La Junta General de Accionistas a propuesta del Directorio aprueba la política sobre aplicación de utilidades de la empresa y la Gerencia General publica la política sobre aplicación de utilidades de la empresa en la Página Web de SEDAPAL, definiendo los porcentajes a ser distribuidos y los plazos. Asimismo, la Junta General de Accionistas define los criterios para la reinversión o capitalización de utilidades, los cuales se determinan en función a las necesidades de reinversión de la empresa que se PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 4

5 establecen en su Plan Maestro Optimizado y presupuestos anuales. Mecanismos para la Proponer al Directorio la política de aplicación de utilidades definiendo los criterios para la reinversión o capitalización de utilidades. Cada año se incorpora en la agenda de la Junta General de Accionistas, la aplicación de las utilidades con la finalidad de definir y difundir las condiciones para la distribución de utilidades. En las memorias anuales se revela el cumplimiento de la política de dividendos de la empresa Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Vigente Junio 2009 Equipo Presupuesto Aprobar la política. Vigente Junio 2009 Junta General de Accionistas Difundir la política en Página Web Vigente Junio 2009 Gerencia de Finanzas 2010 Gerencia de Finanzas Revelar el cumplimiento de las políticas de utilidades en la memoria anual Lograr la viabilidad financiera Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: Principio 5: Tipos de acciones y derechos de voto Mecanismos para la Pendiente 2010 Equipo Relaciones Públicas Todas las acciones tienen los mismos beneficios con derecho a voz y voto. Los derechos se encuentran claramente establecidos en los Estatutos de la Empresa, y son difundidos oportunamente al mercado de valores. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Vigente Identificar los tipos de acciones y derechos Difundir en la Página Web. Pendiente 2010 Equipo Relaciones Públicas PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 5

6 Lograr la viabilidad financiera Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes / año) Principio 6: Tratamiento equitativo de accionistas minoritarios El Directorio garantiza el ejercicio de los derechos de sus accionistas y en caso de que SEDAPAL cuente con accionistas minoritarios, la Junta General de Accionistas aprueba las políticas propuestas por el Directorio para el tratamiento equitativo de sus accionistas minoritarios considerando: Mecanismos para la Suscribir un compromiso por parte de los miembros del Directorio que garantice el ejercicio de los derechos de los accionistas Proponer al Directorio la política para el tratamiento equitativo de sus accionistas minoritarios Ejercicio de los derechos a voto, Información regular y Reparación en caso de violación de sus derechos de propiedad. Aprobar la política Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Informar a la Junta General de Accionistas sobre posible distanciamiento a la política El Directorio supervisa las políticas que se establecen en resguardo de los derechos de los accionistas minoritarios e informa a la Junta General de Accionistas sobre posibles infracciones a estos derechos. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Pendiente Fecha por Secretaria General determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por Secretaria General determinarse según las circunstancias lo permitan Junta General de Accionistas Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Directorio PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 6

7 Lograr la viabilidad financiera Principio 7: Solución de conflictos La Gerencia General propone al Directorio la política referida a solucionar conflictos de accionistas, la misma que es aprobada por la Junta General de Accionistas y consignada en el Estatuto de SEDAPAL. Con este propósito, fomenta la aplicación de criterios de menor costo y mayor efectividad, cautelando siempre los intereses del Estado y propicia la utilización de mecanismos de conciliación y arbitraje. Mecanismos para la Proponer al Directorio la política referida a la solución de conflictos, considerando la aplicación de criterios de menor costo y mayor efectividad, cautelando los intereses del Estado y propiciar la utilización de mecanismos de conciliación y arbitraje. En el caso de conflictos entre accionistas, la empresa (Directorio y Administración) mantiene neutralidad respecto a las partes involucradas. Las políticas que se definen alcanzan no sólo a este último caso, sino también a las situaciones de discrepancias entre la sociedad y sus accionistas, así como entre distintas Empresas de Propiedad del Estado. Asimismo, se incorporan cláusulas de solución de conflictos en los contratos que se celebran con terceros. La política de solución de conflictos, cuya supervisión de cumplimiento recae en las Gerencias correspondientes de acuerdo a la normatividad vigente y se difunde a través de la Página Web permitiendo su más amplio conocimiento. Mecanismos a implementarse el 2009 de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable Vigente Abril 2009 Equipo Asuntos Legales Aprobar la política. Vigente Abril 2009 Junta General de Accionistas Actualizar el Estatuto considerando la Pendiente 2009 Equipo Asuntos política referida a la solución de Legales conflictos Difundir la política en pagina web Pendiente 2009 Equipo Asuntos Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante responsable implementación PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 7

8 Legales Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes/ año) Principio 8: Endeudamiento de SEDAPAL SEDAPAL debe alcanzar una madurez financiera, obteniendo endeudamiento con su propia garantía y una optima calificación del riesgo, formulando un programa de tratamiento de deuda, aprobado por la Junta General de Accionistas a propuesta del Directorio. Los préstamos con garantía del Estado, subsidios y/o donaciones, estarán en función del carácter social de las inversiones y a la maduración de los proyectos de inversión. Todo endeudamiento es planificado y está considerado en el Plan Maestro Optimizado y en el Presupuesto Anual de la Empresa. Periódicamente se emiten informes al Directorio que permiten la toma de conocimiento del estado de la deuda.. Mecanismos para la Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia responsable implementación responsable implementación Proponer al Directorio el programa de Pendiente 2010 EOF tratamiento de deuda Aprobar el programa Pendiente 2010 Junta General de Accionistas Difundir el programa en ISOSYSTEM Pendiente 2010 EOF Document. Informar en la memoria anual y en la Vigente Página Web de SEDAPAL el nivel de endeudamiento Evaluar regularmente por parte de Pendiente 2010 EOF externos las condiciones y características financieras de las deudas PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 8

9 Informar trimestralmente al Directorio sobre el estado de la deuda y Difundir el informe en la Página Web e ISOSYSTEM Document Pendiente 2009 EOF Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Lograr la viabilidad financiera. Fecha estimada de aprobación de Plan estratégico que incluya modificación: (mes/ año) Principio 9: Cumplimiento de obligaciones y SEDAPAL en el desarrollo de sus actividades observa diligentemente el cumplimiento de sus compromisos obligaciones y compromisos, siendo un buen pagador de impuestos y respetando los derechos de todos los grupos de interés que interactúan en la Empresa, para lo cual las Gerencias cuentan con procedimientos cuyos alcances afectan a las partes interesadas de SEDAPAL (trabajadores, proveedores, clientes, accionistas, Directorio, medio ambiente, supervisores, fiscalizadores, superintendentes, comunidad). Asimismo, las Gerencias velan porque cada una de las distintas obligaciones contractuales se atienda; y, mantienen una actitud de responsabilidad social y medio ambiental, especialmente cuando sus operaciones generen daños a terceros. La Gerencia General efectúa el seguimiento al cumplimiento de sus obligaciones y compromisos relevantes frente a terceros y del logro de objetivos y metas frente a aquellos cuyo incumplimiento sensible para la Empresa se hubiere identificado previamente. El Directorio es informado regularmente de la situación vigente de las obligaciones relevantes y compromisos de la Empresa. La Junta General de Accionistas aprueba las políticas propuestas por el Directorio para la reparación a favor de las partes interesadas cuando sus derechos de propiedad se ven afectados. Mecanismos para la Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 9

10 Elaborar los procedimientos faltantes para asegurar la generación del producto/servicio esperado. Proponer al Directorio la política para la reparación a favor de las partes interesadas cuando sus derechos de propiedad se ven afectados. implementación responsable implementación responsable Pendiente 2010 Gerencias Pendiente 2010 Equipo Secretaría General Aprobar la política. Pendiente 2010 Directorio Informar a Directorio periódicamente sobre el cumplimiento de las obligaciones y Pendiente Gerencias compromisos o cuando varíen las condiciones, En ambos casos, indicando los planes de acción para superar las brechas existentes, de ser el caso. Incrementar la sostenibilidad de los servicios No aplica Principio 10: Sistema efectivo de análisis de riesgo Mecanismos para la Aprobar el Modelo de Gestión PCCI que incluye en uno de sus criterios la política sobre la evaluación de riesgos. SEDAPAL a través de su Modelo de Gestión aprobado por el Directorio, define las políticas sobre la evaluación de los riesgos, identificando los riesgos que afectan las actividades del área que perjudiquen alcanzar los objetivos empresariales, determinando una respuesta apropiada a cada uno de ellos. El reporte de la autoevaluación de los Equipos es analizado por el Equipo Productividad con Calidad, quien elabora reportes consolidados considerando en sus criterios la identificación, análisis y valoración, alertas tempranas y respuesta a los riesgos y sus administradores, que son informados periódicamente al Directorio, para los fines pertinentes. de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Vigente Junio 2009 Equipo Productividad con Calidad PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 10

11 Elaborar periódicamente las autoevaluaciones por parte de los equipos y reportarlo al EPC. Reportar al Directorio el resultado de las autoevaluaciones del Modelo de Gestión PCCI y las áreas de oportunidad detectadas en la misma. Vigente Junio 2009 Pendiente Diciembre 2009 Equipo Productividad con Calidad Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. Principio 11: Código de ética El Directorio de la Empresa aprueba el Código de Ética que abarca los aspectos que afecten la gestión o propiedad de la Empresa tales como: conflictos de interés, deber de confidencialidad, información privilegiada, pagos impropios, donaciones, nepotismo, actividades políticas, medio ambiente, seguridad del trabajo, recibo de regalos, entre otros. Mecanismos para la Aprobación de Código de Ética por Directorio Vigente Difundir Código de Ética entre El personal. Vigente Evaluar cumplimiento del Código de Ética e Vigente Específicamente, el Código de Ética establece principios y deberes para enfrentar la corrupción en todas las actividades de la Empresa y define incentivos y sanciones que promuevan su observancia. La Empresa cumple el Código de Ética que ha definido aplicar, promoviendo su difusión a través de la Página Web y de otros medios de comunicación a todos sus empleados. La Gerencia General reporta al Directorio, periódicamente, los resultados de su aplicación, de acuerdo al procedimiento aprobado por el Directorio. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 11

12 informar resultados a la Gerencia General Informar a Directorio el resultado de la aplicación. Pendiente Diciembre 2009 Gerencia de Recursos Humanos Mejorar la calidad de servicio. Principio 12: Transferencia de la propiedad La Junta General de Accionistas podrá establecer políticas para promover la transparencia y defensa de los derechos de propiedad de los accionistas en los procesos de transferencia de acciones, siendo responsabilidad del Directorio aprobar las reglas que regulen los mecanismos y procedimientos que implementa la Gerencia General. Mecanismos para la Proponer al Directorio la política para promover la transparencia y defensa de los derechos de propiedad de los accionistas en los procesos de transferencia de acciones En los procesos de transferencia de propiedad el Directorio y la Gerencia General propician que el desempeño de la Empresa no sea perturbado por dicha situación. El Comité Especial del Directorio prepara un informe para ser sometido a consideración de la Junta General de Accionistas. de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Directorio Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Aprobar la política Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Proponer al Directorio las reglas (considerando las políticas) que regulen los mecanismos y procedimientos Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Junta General de Accionistas Gerencia General Aprobar las reglas Pendiente Fecha por Directorio PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 12

13 Elaborar reportes regulares a la Junta de Accionistas. determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Lograr la viabilidad financiera Directorio Principio 13: Cesación de la presencia del Estado y cambios de control Con la finalidad de que las transacciones realizadas sean con transparencia, la Junta General de Accionistas define la política que SEDAPAL debe observar a través de su Directorio y de la Gerencia General. En el caso de cesación de la presencia del Estado, cambios de control o en el caso de fusión, escisión, reorganización societaria o liquidación, la Gerencia de Finanzas da a conocer el informe de costo beneficio que permita tomar la mejor decisión al Directorio. Asimismo, la Gerencia General informa de manera objetiva y transparente al Directorio sobre las transacciones que se realizan con las partes interesadas, con la finalidad de que el Directorio actúe con debida diligencia; asimismo, dicha información se difunde en INTRANET y en la Página Web. El Directorio vela que las transacciones se realicen a precios y reglas de valorizaciones transparentes, protegiendo los derechos de los grupos de interés y que se realicen en condiciones justas y equitativas para los intervinientes; asimismo, propone a la Junta General de Accionistas el procedimiento para canalizar los comentarios y cuestionamientos a la transparencia y valorización. Con la finalidad de asegurar la participación de todos los accionistas en la prima de control, la Empresa, aplica la regulación existente sobre las ofertas públicas de adquisición o similares. La Junta General de Accionistas aprueba la justificación propuesta por el Directorio para la liquidación de SEDAPAL así como para todo evento de reorganización societaria. PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 13

14 El Plan de Sucesión de la administración o Gerencia es aprobado por el Directorio, quien dispone Mecanismos para la Proponer los criterios y lineamientos que SEDAPAL debe observar en caso de cesación de la presencia del Estado y cambios de control, incluyendo el análisis costo beneficio, en caso corresponda. Aprobar los criterios y lineamientos en cuestión Informar objetivamente y de una manera transparente al Directorio sobre las transacciones que se realizan con las partes interesadas; asimismo, difundir en INTRANET y en la Página Web dicha información su implementación, asegurando de esta manera el know how de la Empresa. Mecanismos a implementarse el 2008 Mecanismos a implementarse del 2009 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente Fecha por Directorio determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Junta General de Accionistas. Gerencia General Velar que las transacciones se realicen a precios y reglas de valorizaciones transparentes Proponer a la Junta General de Accionistas el procedimiento para canalizar los comentarios y cuestionamientos a la transparencia y valorización, así como la justificación propuesta por el Directorio para la liquidación de SEDAPAL y para todo evento de reorganización societaria. Aprobar el procedimiento para canalizar los comentarios y cuestionamientos a la transparencia y valorización, así como la justificación propuesta por el Directorio para la liquidación de SEDAPAL y para todo Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Directorio Directorio Junta General de Accionistas PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 14

15 evento de reorganización societaria. Informar al Directorio sobre las transacciones que se realizan en SEDAPAL periódicamente Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Mejorar la calidad de los servicios Gerencia General Principio 14: Mecanismos de designación de directores La empresa cuenta con perfiles específicos para los cargos de Director, los cuales contemplan tanto el aspecto profesional como la experiencia adquirida y el balance de habilidades. Los perfiles establecidos y el procedimiento de designación de Directores, a cargo de FONAFE se encuentran publicados en la Página Web. La Junta de Accionistas aprueba, a propuesta del Directorio, la modificación de los perfiles de acuerdo a las exigencias del mercado y de los Objetivos Empresariales. La Empresa brinda al Director incorporado, a través de la Gerencia de Recursos Humanos, un proceso de inducción que le permite conocer a cabalidad la organización y operatividad de la Empresa, así como, sus derechos y obligaciones para con la Empresa, otorgándole durante todo el tiempo que dure el encargo facilidades para capacitarse en materias que les permitan mejorar la eficiencia de su gestión. Mecanismos para la Proponer a la Junta General de Accionistas los perfiles específicos para los miembros del directorio Aprobar los perfiles de miembros del directorio de modo que se propicie la El Estatuto de la Empresa establece el plazo de duración del mandato del Director, el mismo que respeta su periodo de designación sin sujetarlo a cambios políticos del sector. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente 2010 Directorio Pendiente 2010 Junta General de Accionistas PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 15

16 pluralidad de criterios y a la vez facilita la adopción fluida de decisiones Comunicar a FONAFE periódicamente sobre los perfiles aprobados por la Junta General de Accionistas de los miembros del directorio y publicarlo en la Página Web. Proponer a la Gerencia General, el proceso de inducción y de capacitación para los miembros del directorio Aprobar el proceso de inducción y de capacitación para los miembros del directorio. Actualizar el estatuto considerando el plazo de duración del mandato del director Pendiente 2010 Equipo Secretaria General Pendiente Diciembre 2009 EC Pendiente 2010 Gerencia General Pendiente 2010 Equipo Asuntos Legales Mejorar la calidad de los servicios / Incrementar la sostenibilidad de los servicios Principio 15: Políticas relativas a la independencia de los directores. El Directorio define políticas claras de independencia en su actuación, las mismas que señalan que los Directores son personalmente responsables de adoptar decisiones de forma autónoma y objetiva. Asimismo, establece que los acuerdos adoptados (sean estos tomados por unanimidad o por mayoría) consten en Actas, los cuales registran el voto discrepante, de ser el caso, porque cada Director tiene voto. El Presidente del Directorio tiene además el voto dirimente en el caso de empate. Los Directores pueden solicitar se incluya en el Acta los votos singulares y las opiniones en las sesiones. Cada miembro del Directorio presenta una Declaración Jurada sobre la adherencia al Código de Ética de SEDAPAL. Mecanismos para la Proponer a la Junta General de Accionistas que los miembros del directorio tienen la Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente Diciembre 2009 ESG PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 16

17 potestad de incluir en las actas su voto y/o opinión particular. Divulgar en la Página Web la identidad de los Directores que tienen o han tenido vinculación política con el gobierno, el ser o haber sido empleado de SEDAPAL o del ministerio del sector, así como haber tenido alguna vinculación contractual con SEDAPAL. Suscribir una Declaración Jurada, por cada miembro del directorio, sobre la adherencia al Código de Ética de SEDAPAL. Pendiente 2009 ESGe Mejorar la calidad de los servicios Pendiente 2010 Gerencia General Principio 16: Funciones y responsabilidades del directorio y de los directores Las funciones y responsabilidades del Directorio están claramente definidas en el Estatuto de SEDAPAL y en el Manual de Organización y Responsabilidades General, que es aprobado por la Junta General de Accionistas a propuesta del Directorio y son de público conocimiento. Dichas funciones y responsabilidades precisan su condición de máxima instancia para establecer y hacer cumplir las estrategias, planes y políticas sustantivas de la Empresa y son distintas a las que corresponden a la Gerencia General, evitando situaciones que alberguen duplicidad o conflictos de funciones entre estas dos instancias. El Directorio sesiona con una periodicidad regular quincenal, plazo oportuno para atender los aspectos centrales de la Empresa. La agenda programada para cada sesión de Directorio es establecida por la Gerencia General en coordinación con la Presidencia del Directorio. La información relativa a los asuntos a tratar en las sesiones de Directorio es alcanzada por la Gerencia General en coordinación con el Equipo Secretaría General a los Directores con una antelación no menor de tres (03) días útiles de programada la sesión, salvo razones de urgencia o fuerza mayor. Por su parte la Gerencia brinda al Directorio las herramientas suficientes para que cumpla sus funciones a cabalidad. PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 17

18 El Directorio está conformado por cinco (05) miembros, de modo que se propicia la pluralidad de criterios y a la vez facilita la adopción fluida de decisiones. Ninguno de los Directores designados puede ejercer el cargo de Gerente General. Mecanismos para la Formalizar el procedimiento para la convocatoria de sesiones de Directorio, considerando entre otros, el número de sesiones apropiado y la forma de entrega de información a los Directores. Suscribir una Declaración Jurada, por cada miembro del Directorio, sobre el cumplimiento del CBGC de SEDAPAL Los Directores desempeñan el cargo con la debida diligencia, cuidado y reserva, considerando que SEDAPAL pertenece al Estado y, responden personalmente ante la Empresa por los daños causados por dolo, abuso de facultades o negligencia grave; encontrándose obligados a guardar reserva respecto a los negocios de la sociedad y de la información social a que tengan acceso, aún después de cesar en sus funciones. Cada miembro del Directorio presenta una Declaración Jurada sobre el cumplimiento del CBGC de SEDAPAL. vigencia o pendiente de los Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente 2010 Equipo Secretaria General Pendiente 2009 Equipo Productividad con Calidad / Equipo Secretaria General Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 18

19 Principio 17: Conformación de Comités Especiales El Estatuto de la Empresa contempla la conformación de Comités Especiales de Directorio, con la finalidad de atender asuntos importantes y/o emergentes relacionados con la marcha de la empresa, que por su complejidad ameriten un tratamiento especializado y de mayor detenimiento, tales como auditorias, nombramientos, retribuciones, evaluación de cumplimiento de funciones, temas técnicos de la especialidad de los miembros del comité, coordinaciones con entidades, entre otros. Mecanismos para la Proponer al Directorio para su aprobación el procedimiento para la gestión de Comités Especiales de Directorio, detallando el objeto, funciones de los Comités, perfiles y mecanismos de rendición de cuentas de los Comités Especiales al Directorio, entre otros. Conformar Comité de Personal Vigente Conformar Comité de Obras Vigente Los comités especiales están integrados por tres (03) miembros. El Director designado debe mantener independencia e imparcialidad de criterio respecto al tema tratado. Los comités tienen las funciones que el Directorio le asigne, pudiendo delegar las atribuciones reconocidas a éste, excepto las facultades reservadas por ley. Las decisiones adoptadas por el Comité de Directorio son efectuadas con cargo a rendir cuenta a dicha instancia. de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente 2010 Equipo Secretaria General Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Lograr la viabilidad financiera. PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 19

20 Principio 18: Mecanismos de designación de gerentes SEDAPAL cuenta con perfiles detallados para cada cargo gerencial los que son aprobados por el Directorio y debidamente difundidos. Los perfiles corresponden a profesionales de alto nivel y experiencia, y estarán en función a la estructura orgánica de la Empresa, sus objetivos y metas. De conformidad con los Estatutos, el Directorio designa a los Gerentes de la Empresa a propuesta de una terna que es seleccionada por una empresa especializada externa que es contratada por FONAFE y son publicados en la Pagina Web. Mecanismos para la Formalizar, el procedimiento para la designación de Gerentes que es aprobado por el Directorio. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Vigente Junio 2009 ERC Contar con los perfiles para cada gerencia. Vigente Difundir los perfiles a través de la Página Web Vigente Mejorar la calidad de los servicios Principio 19: Funciones y responsabilidades de la gerencia Las funciones y responsabilidades de la Gerencia General y de las Gerencias, se encuentran claramente establecidas en el Manual de Organización y Responsabilidades General de la Empresa aprobado por el Directorio, siguiendo las políticas y lineamientos establecidos por el Directorio, y en el estatuto de la Empresa en el caso del Gerente General. El Gerente General cuenta con la autonomía necesaria para llevar a cabo su labor. El Gerente PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 20

21 General da cuenta periódicamente al Directorio sobre su gestión y los Gerentes al Gerente General, considerando en cada uno de los informes la debida diligencia, cuidado y reserva para con los intereses de la empresa. Mecanismos para la Establecer las funciones y responsabilidades de todas las Gerencias en el MORG. Informar mensualmente al Directorio sobre el resultado de la gestión Elaborar la memoria anual considerando el resultado de la gestión empresarial alineado a los objetivos empresariales Suscribir una Declaración Jurada, por cada miembro del Directorio, sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno Corporativo de SEDAPAL. Cada Gerente y el Gerente General presentan una Declaración Jurada sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno Corporativo de SEDAPAL. Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Vigente Vigente Vigente Pendiente 2009 Equipo Productividad con Calidad Mejorar la calidad de los servicios Principio 20: Canales de comunicación e interacción entre el directorio y la gerencia El Directorio mantiene una permanente comunicación e interacción con la administración, a través de la propia Gerencia General y de la Secretaría General, con el fin de preservar el debido orden entre las distintas instancias y respetando las jerarquías existentes en la Empresa. La transmisión de los acuerdos adoptados, así como la canalización de los pedidos y encargos del Directorio se realiza a través de la Secretaría General por encargo de la Gerencia General, quienes coordinan con las áreas responsables acerca de la atención de los pedidos, la elaboración y ejecución del plan de acción diseñado. El Gerente General mantiene informado al Directorio, con periodicidad quincenal, sobre el estado de los pedidos y encargos efectuados, consignando datos PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 21

22 referidos al área responsable de la atención de los mismos, el grado de avance o porcentaje de implementación, así como la fecha estimada de su culminación Mecanismos para la Migración de la Guía para la formulación y uso de comunicaciones escritas, aprobado con RGG N /GG, al esquema ISO aprobado por el Directorio. Formalizar el procedimiento para la atención de pedidos y encargos del Directorio, advirtiendo el seguimiento y control de los mismos en función a la fecha de culminación de los mecanismos Vigente Vigente Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable del encargo. Difundir el procedimiento a todo el personal. Pendiente 2010 Equipo Secretaría General. Mejorar la calidad de los servicios / Lograr la viabilidad financiera Principio 21: Mecanismos de evaluación del directorio y de la gerencia La Junta General de Accionistas establece los mecanismos para la evaluación del desempeño de los miembros del Directorio y el Directorio para la Gerencia General. La evaluación se efectúa sobre indicadores empresariales incidiendo sobre aquellos que reflejen el valor agregado de los evaluados al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Corresponde al Directorio evaluar a la Gerencia General, celebrándose sesión de Directorio sin su presencia, así como informando los resultados a los evaluados para implementar mejoras orientadas a un mejor desempeño. Mecanismos para la Mecanismos a implementarse el 2008 Mecanismos a implementarse del 2009 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 22

23 Proponer mecanismos para la evaluación del desempeño a los miembros del Directorio, y estos a la Gerencia General, informando a los evaluados las oportunidades de mejora detectadas. implementación responsable implementación responsable Pendiente Fecha por Directorio / Equipo determinarse según Evaluación y las circunstancias lo Proyección / Equipo permitan Planeamiento Operativo Financiero / Equipo Control de Gestión y Procesos de Aprobar los mecanismos en cuestión. Pendiente Fecha por determinarse según las circunstancias lo permitan Lograr la viabilidad financiera Selección Junta General de Accionistas Principio 22: Plan de sucesión Corresponde al Directorio aprobar y disponer la implementación de un Plan de Sucesión de la administración o Gerencia, el que comprende la preparación de nuevos cuadros gerenciales, de acuerdo a los perfiles de los cargos, incorporación de personal de alto nivel profesional y con experiencia en el negocio, que aseguren la continuidad del negocio. El Plan de Sucesión es difundido ampliamente; asimismo, la Gerencia General por encargo del Directorio revisa el cumplimiento del plan de sucesión en forma anual Mecanismos para la Proponer al Directorio el Plan de Sucesión de SEDAPAL (para todos los niveles). Mecanismos a implementarse el 2008 Mecanismos a implementarse del 2009 en adelante de los mecanismos Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente 2010 Junta General de Accionistas Aprobar el plan de sucesión. Pendiente 2010 Directorio Informar al Directorio sobre el cumplimiento Pendiente 2010 EEP PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 23

24 anual del Plan de Sucesión. Difundir a todo el personal. Pendiente 2010 EEP Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. Principio 23: Reportes del directorio sobre Gobierno Corporativo Anualmente, la Gerencia General eleva a consideración del Directorio la evaluación de los resultados de la aplicación de los principios de Gobierno Corporativo que correspondan a la empresa, en todos los aspectos relevantes a éstos. La evaluación comprende los principios consignados en el Código Buen Gobierno Corporativo de la Empresa, destacando las limitaciones existentes, las políticas y mecanismos a adoptarse para superarlas, la que es publicada en la Página Web. Mecanismos para la Proponer mecanismos para la evaluación de los resultados de la aplicación del CBGC, dando a conocer las oportunidades de mejora detectadas. Difundir los mecanismos para la evaluación en la Página Web. Realizar las evaluaciones sobre el cumplimiento del CBGC implementadas. Realizar el informe anual para el Directorio, destacando las limitaciones existentes y las políticas y mecanismos a adoptarse para superarlas. La Gerencia General y las Gerencias participan activamente tanto en la elaboración del informe anual, así como en la implementación de las medidas correctivas que se determinen a partir de dicha evaluación. de los mecanismos Vigente Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Pendiente Noviembre 2009 Equipo Productividad con Calidad Pendiente Diciembre 2009 Equipo Productividad con Calidad Pendiente Diciembre 2009 Equipo Productividad con Calidad PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 24

25 Lograr la viabilidad financiera Principio 24: Políticas de remuneración y compensación al directorio y a la gerencia. La Junta General de Accionistas aprueba la Política Remunerativa del Directorio, a propuesta del Comité Especial de Personal. El Directorio define la Política Remunerativa de las gerencias acorde con sus respectivas responsabilidades, la misma que es ampliamente difundida. Las retribuciones a los Directores y los Gerentes se establecen en el marco de las regulaciones que se imparten sobre la materia, las cuales deben permitir contar con altos estándares profesionales, así como a través de la aplicación de criterios para incentivar la productividad o contribución al desempeño. Mecanismos para la Definir la retribución del Directorio. Vigente de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2008 Mecanismos a implementarse del 2009 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Definir la política remunerativa de las Vigente gerencias. Difundir la política remunerativa en la Página Pendiente 2009 ERCB Web (respecto a la retribución del Directorio que no está publicado en el link de transparencia). Formación del Comité de Personal. Vigente Lograr la viabilidad financiera PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 25

26 Principio 25: La Empresa cuenta con una política definida sobre la administración de los conflictos de interés de Administración de conflictos de los Directores, Gerentes y trabajadores frente a ésta, privilegiando siempre los intereses de la interés Empresa, la cual es divulgada a todas las instancias de la misma, a través de distintos medios de comunicación. Dicha política privilegia los intereses de la empresa sobre los que tengan los funcionarios o trabajadores, correspondiendo al Directorio hacerle seguimiento y velar por su cumplimiento. Es responsabilidad de aquel que tenga el respectivo conflicto de interés, sean estos Directores, Gerentes, Jefes, personal y todo aquel que conforme comités para contrataciones y adquisiciones, informarlo oportunamente a la Empresa, elevando un informe a la Gerencia correspondiente. El Directorio aprueba la política sobre conflictos de interés estableciendo sanciones por el aprovechamiento indebido en razón de dichos conflictos. Asimismo, aquellos con capacidad decisorias se abstienen de participar en procesos de contratación de personas o entidades vinculadas. Mecanismos para la Proponer al Directorio la política sobre la administración de los conflictos de interés de los Directores, Gerentes, y trabajadores frente a SEDAPAL., estableciendo los canales de información y sanciones o penalidades, entre otros. de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2009 Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante Mes estimado de Instancia implementación responsable implementación responsable Vigente Equipo Asuntos Legales Aprobar la política en referencia. Vigente Difundir la política a todo el personal. Pendiente Diciembre 2010 Equipo Asuntos Legales / Gerencia Recursos Humanos Realizar el seguimiento al cumplimiento de Pendiente 2010 Equipo Asuntos los conflictos de interés. Informar al Equipo Asuntos Legales sobre la existencia de algún conflicto de interés. Legales/Gerencias Pendiente 2010 Gerencias PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 26

27 Informar al Directorio sobre la existencia de algún conflicto y las acciones tomadas Pendiente 2010 Equipo Asuntos Legales Mejorar la calidad del servicio. / Lograr la viabilidad financiera Principio 26: Política de información El Directorio establece la política de información de la Empresa, la misma que contempla i) la divulgación periódica de información de naturaleza ordinaria a la ciudadanía, a través de la Página Web, ii) la difusión de información de asuntos que por su naturaleza pueden influir en las decisiones comerciales o financieras de los distintos grupos de interés en su interacción con la empresa (hechos de importancia), a través del representante bursátil, a través de la Página Web y, iii) la atención de requerimientos puntuales de información, a través de los funcionarios responsables de la atención de pedidos de información designados. La oportunidad de publicación de la información establecida contempla la utilidad de la misma en función de su naturaleza, siendo en algunos casos ex ante (presupuesto, inversiones, etc.) y en otros ex post (memoria, estados financieros auditados, etc.), coadyuvando a las partes interesadas a que tomen decisiones o realicen investigaciones al respecto. La divulgación de los hechos de importancia debe realizarse de manera inmediata porque la Empresa, como emisor de valores inscrito en el Registro Público de Mercado de Valores de CONASEV, se ciñe al estándar de transparencia exigible por dicha institución. La atención de requerimientos puntuales de información está sujeta a la verificación previa de que ésta no se encuentre dentro de las excepciones establecidas para la información de naturaleza confidencial, reservada o restringida, según lo indica el procedimiento establecido en SEDAPAL, cuya administración corresponde al Equipo Control de Gestión y Procesos de Selección, cuyo objetivo es atender este tipo de información en el menor tiempo posible y con toda la objetividad y veracidad, con la finalidad de lograr la satisfacción de los solicitantes. Asimismo, dada la naturaleza de empresa de servicios, SEDAPAL cuenta con un procedimiento de atención de consultas y reclamos, el cual se encuentra publicado en la Página Web, el mismo que procura atender los reclamos/solicitudes antes de los plazos máximos de atención PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 27

28 establecidos expresamente en la norma vigente. Mecanismos para la aplicación del principio Divulgar periódicamente la información de naturaleza ordinaria a la ciudadanía, a través de la Página Web. Difundir la información de asuntos que por su naturaleza pueden influir en las decisiones comerciales o financieras de los distintos grupos de interés en su interacción con la Empresa (hechos de importancia), a través del representante bursátil. Atender los requerimientos puntuales de información, a través de los funcionarios responsables de la atención de pedidos de información designados. Migración de las Guías Actualización de la Página Web de la Empresa, aprobado con RGG N /GG y Atención de pedidos de solicitud aprobado con RGG N /GG, al esquema ISO y aprobadas por Directorio. Asimismo, difundirlo a todo el personal. Aprobar procedimientos para la atención de consultas y reclamos y publicarlos en la Página Web. de los mecanismos Vigente Vigente Vigente Mecanismos a implementarse el 2008 Mes estimado de implementación Instancia responsable Vigente Abril 2009 Equipo Registro y Control Mecanismos a implementarse del 2009 en adelante implementación responsable Pendiente 2010 Equipo Control de Gestión Incrementar los accesos a los servicios de agua y alcantarillado. / Mejorar la calidad de los servicios. / Lograr la viabilidad financiera. / Incrementar la sostenibilidad de los servicios. Principio 27: Mecanismos de información La administración de la Empresa cuenta con mecanismos regulares para atender la política de información establecida, y así poder divulgar y permitir el acceso a la información de carácter ordinario de la Empresa, a través de su Página Web. PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 28

29 Entre la información de carácter ordinario, pública y gratuita se encuentra la referida a: 1. De carácter general (misión, visión, organización, etc.) 2. Atención de consultas, reclamos y solicitudes de información 3. Plan estratégico y plan operativo. 4. Memoria y estados financieros auditados anuales. 5. Presupuesto. 6. Nivel de endeudamiento. 7. Inversiones. 8. Recursos Humanos. 9. Contrataciones y Adquisiciones. 10. Principales Proveedores. 11. Adquisición de Bienes y Servicios. 12. Información Adicional, que se considere conveniente (obras que se ejecuten, etc.) Los pedidos de información específicos son atendidos a través de medios físicos, magnéticos y electrónicos. La Empresa cuenta con un procedimiento de atención de solicitudes de información, el cual está publicado en la Página Web. El acceso público a la información es gratuito, únicamente se cobran los costos de reproducción de la información al solicitante. Los pedidos de información específicos son atendidos a través de los funcionarios responsables de la atención de pedidos de información pública, los mismos que son determinados por la Gerencia General. Asimismo los reclamos/solicitudes son atendidos por los Equipos de la Gerencia Comercial y/o Gerencia de Servicios, según corresponda su aplicación. La respuesta es mediante escrito. Los funcionarios responsables de la atención, elaboran reportes periódicos sobre el funcionamiento de los mecanismos, los que son dados a conocer al Directorio Mecanismos para la aplicación del principio Aprobación del procedimiento para la atención de Vigente de los mecanismos Mecanismos a implementarse el 2009 Mes estimado de implementación Instancia responsable Mecanismos a implementarse del 2010 en adelante implementación responsable PLAN DE ESTRATEGIAS Y METAS PARA IMPLEMENTAR CBGC EN SEDAPAL 29