Cliente Microsoft Outlook Versión 5.2 de Avaya Modular Messaging

Transcripción

1 Cliente Microsoft Outlook Versión 5.2 de Avaya Modular Messaging Importante: Sólo utilice las instrucciones de esta guía si su almacén de mensajes es Avaya Message Storage Server (MSS) o Microsoft Exchange 1 Antes de empezar, asegúrese de que: Instalación Haya desinstalado cualquier versión existente del cliente Outlook de Modular Messaging. De lo contrario, esta instalación sólo actualizará el cliente existente y no dispondrá de ninguna opción de selección de nombre MAS/dirección IP y visualización de idioma. Ha desinstalado cualquier versión existente del cliente Notes de Avaya Modular Messaging. El Cliente Outlook de Modular Messaging no se podrá ejecutar en la misma computadora en la que esté instalado el cliente Notes de Modular Messaging. Haya cerrado y salido de Microsoft Outlook. Tenga derechos de Administrador local o privilegios superiores en el equipo para cuentas de usuario restringido. Haya configurado Microsoft Outlook como la aplicación predeterminada de correo electrónico (Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control Opciones de Internet ficha Programas seleccione Microsoft Outlook en el menú desplegable Correo electrónico). Haya obtenido los nombres MAS y MSS/Microsoft Exchange o las direcciones IP del administrador del sistema. Uno de los siguientes Sistemas operativos y clientes de correo electrónico esté en ejecución: o Sistemas operativos: Windows Vista (versión de 32 bits) o 2000 (SP4) o XP (SP2) o XP (N). o Clientes de correo electrónico: Outlook 2000 (SP3) u Outlook 2002 (SP3) u Outlook 2003(SP1) u Outlook Busque el programa de instalación del Cliente Outlook de Modular Messaging (Setup.exe) en: Busque las notas sobre la versión en: Busque los paquetes de idioma en: Introduzca la información correspondiente en los siguientes espacios en blanco: Contacto del administrador del sistema: Nombre de Messaging Application Server (MAS)/Dirección IP: Microsoft Exchange o nombre de Avaya Message Storage Server (MSS) o Dirección IP: 2 Instalación del Cliente Outlook de Modular Messaging: Para obtener versiones localizadas del Cliente Outlook de Modular Messaging, debe copiar el paquete de idioma deseado (archivo.msi) en la misma carpeta que la del programa de instalación (Setup.exe). 1. Ejecute Setup.exe. 2. Para el paquete de idioma de visualización, seleccione Español (Universal). Recibirá esta indicación sólo si realiza la instalación por primera vez. (Consulte el punto 1 de la Sección 1 anterior). 3. Para el Message Application Server, escriba el nombre MAS o la dirección IP proporcionada por el administrador del sistema. 4. Siga las instrucciones del asistente de instalación para completarla Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 1 de 7

2 3 Configuración del servicio Voice Account en Outlook: Siga una de las siguientes instrucciones según el tipo de almacén de mensajes: Almacén de mensajes Microsoft Exchange: Sólo utilice las instrucciones a continuación si su tipo de almacén de mensajes es Microsoft Exchange. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Cierre Microsoft Outlook. 2. Abra el Panel de control y seleccione la opción Correo. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración de correo: Outlook. 3. Haga clic en Cuentas de correo electrónico. 4. Seleccione Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. Haga clic en 5. Seleccione Microsoft Exchange Server. Haga clic en 6. Escriba el nombre o la dirección IP de Microsoft Exchange Server y el nombre de usuario. 7. Haga clic en 8. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Terminar. 1. Inicie Microsoft Outlook En el menú Herramientas, seleccione Servicios. 3. Haga clic en Agregar. 4. Seleccione Microsoft Exchange Server. Haga clic en 5. Escriba el nombre o la dirección IP de Microsoft Exchange Server y el nombre de usuario. 6. Haga clic en 7. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Terminar. 1. Cierre Microsoft Outlook. 2. Abra el Panel de control y seleccione la opción Correo. 3. Haga clic en Cuentas de correo electrónico. 4. Seleccione la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. 5. Haga clic en 6. Escriba su Nombre, Dirección de correo electrónico y Contraseña. 7. Seleccione Configurar manualmente el servidor o el tipo de servidor adicional. 8. Haga clic en 9. Seleccione Microsoft Exchange. 10. Haga clic en 11. Escriba el nombre o la dirección IP de Microsoft Exchange Server y el número de buzón. 12. Haga clic en 13. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. 14. Haga clic en Terminar. IMPORTANTE: Si tiene almacenes de mensajes por separado para correos de voz y correos electrónicos, debe crear perfiles por separado en Outlook. Almacén de mensajes Avaya MSS: Sólo utilice las instrucciones a continuación si su tipo de almacén de mensajes es MSS. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Inicie Microsoft Outlook En el menú Herramientas, seleccione Servicios. 3. Haga clic en Agregar. 4. Seleccione MM Message Service. 5. Vea el Paso 4 para completar el cuadro de diálogo de configuración de MSP. 1. Inicie Microsoft Outlook 2002 u Outlook En el menú Herramientas, seleccione Cuentas de correo electrónico. 3. Seleccione Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. Haga clic en 4. Seleccione Tipo de servidor adicional. Haga clic en 5. Seleccione MM Message Service. Haga clic en 6. Vea el Paso 4 para completar el cuadro de diálogo de configuración de MSP. 1. Inicie Microsoft Outlook En el menú Herramientas, seleccione Configuraciones de cuenta. 3. Seleccione la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. 4. Haga clic en 5. Escriba los detalles acerca de su Nombre, Dirección de correo electrónico y Contraseña. 6. Seleccione Configurar manualmente el servidor o el tipo de servidor adicional. 7. Haga clic en 8. Seleccione Otro y elija MM Message Service. 9. Haga clic en 2009 Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 2 de 7

3 10. Vea el Paso 4 para completar el cuadro de diálogo de Configuración de MSP. IMPORTANTE: Si crea un nuevo perfil de Outlook, debe volver a configurar el servicio Voice Account en el nuevo perfil para ver correos de Modular Messaging en la bandeja de entrada. 4 Cuadro de diálogo de configuración de MSP Sólo utilice las instrucciones a continuación si su tipo de almacén de mensajes es MSS. Escriba los detalles siguiendo las especificaciones provistas a continuación: Ficha Conexión 1. En el cuadro con la etiqueta Message storage server: escriba el nombre completo (Nombre de dominio completo, FQDN) o la dirección IP de su Message Storage Server (MSS). 2. En el cuadro con la etiqueta Número de buzón: escriba su número de buzón de Modular Messaging. ( SIN guiones ni espacios, sólo números) 3. En el cuadro con la etiqueta Contraseña: escriba su contraseña. NOTA: La contraseña DEBE SER NUMÉRICA. Use las teclas numéricas del teclado para escribir la contraseña. Seleccione la casilla de verificación Recordar contraseña si no desea que el sistema le solicite la contraseña cada vez que acceda al buzón de Modular Messaging. Cuando haya finalizado la configuración, verá una carpeta Cuenta Avaya que se ha agregado. En ella encontrará los correos de voz. Ficha Configuraciones de directorio Ficha General Ficha Avanzada Especifique el nombre del servicio de directorio de Modular Messaging, el tiempo límite de búsqueda, el límite de búsqueda y la base de búsqueda. (La base de búsqueda predeterminada es ou=people, dc=avaya). Acepte los valores predeterminados o póngase en contacto con el administrador del sistema. Acepte los valores predeterminados. Para Outlook 2000 únicamente: Seleccione Programar envío/recepción automáticos cada: seleccione esta casilla de verificación si desea que Outlook realice el envío y la recepción automáticos. Especifique el intervalo de tiempo entre cada envío/recepción en la casilla correspondiente. Acepte los valores predeterminados. Seleccione la casilla de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir si desea que Modular Messaging elimine todos los mensajes de la carpeta Elementos eliminados cada vez que salga de Outlook. Haga clic en Aceptar para aplicar todas las configuraciones. IMPORTANTE: Debe reiniciar Outlook para que los cambios tengan efecto Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 3 de 7

4 * Consejos, trucos y recomendaciones: Si el almacén de mensajes es Avaya MSS: Después de la instalación y configuración, al reiniciar la máquina Y Microsoft Outlook, verá una nueva carpeta Cuenta Avaya en el perfil de Outlook. Si no puede ver la carpeta, en la barra de menú de Outlook, haga clic en Ver > Lista de carpetas para ver todas las carpetas en la parte izquierda de la pantalla. Si el almacén de mensajes es Avaya MSS: Para ver el nuevo buzón de correo de voz, haga clic en el signo + junto al nombre de la carpeta Cuenta Avaya y luego, haga clic en la Bandeja de entrada. Si el almacén de mensajes es Avaya MSS: En el menú de Outlook, haga clic en Ver > Vista preliminar del panel e igualmente haga clic en Ver > Vista preliminar automática para DESACTIVAR las funciones de Vista preliminar del panel y Vista preliminar automática de la bandeja de entrada de Cuenta Avaya. Si se ACTIVAN, las funciones de Vista preliminar del panel y Vista preliminar automática descargarán los mensajes de voz en el equipo, lo que demora la operación de Outlook. Esto ocasiona retrasos a los usuarios de escritorio e importantes retrasos a los usuarios remotos. Use los tres nuevos iconos que aparecen en el extremo derecho de la barra de herramientas de Outlook para grabar, enviar y responder a los mensajes de voz. Haga clic en el icono del teléfono para abrir nuevo formulario Voice Form. Haga clic en el botón Grabar (de color rojo) para grabar un mensaje. De forma predeterminada, la grabadora de voz esperará a que utilice el equipo (Multimedia) para reproducir y grabar mensajes. Si desea usar el teléfono, haga clic en Opciones en la barra de herramientas de Voice Form y seleccione Teléfono en la ficha Configuración de medios. RECUERDE que debe hacer clic en el botón Aplicar para completar esta modificación en la configuración. Cuando vaya a dirigir un mensaje de voz, después de escribir un nombre o parte de un nombre en el campo Para, presione Ctrl K para resolver la dirección instantáneamente. Una vez resuelta la dirección, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre y elija Propiedades para ver los detalles del destino de envío de su mensaje. Fara Outlook 2002 (XP)/2003/2007: Configure Outlook para realizar un envío/recepción automáticos. En el menú de Outlook, haga clic en Herramientas > Configuraciones de envío/recepción > Definir grupos de envío/recepción (Para Outlook 2003/Outlook 2007: Haga clic en Herramientas > Envío/Recepción > Configuraciones de envío/recepción > Definir grupos de envío/recepción ). En Cuando Outlook está en línea (Para Outlook 2003: En Configuraciones para el grupo Todas las cuentas ), seleccione la casilla de verificación Programar envío/recepción automáticos cada, y en la casilla adyacente, especifique el intervalo de tiempo entre cada envío/recepción. Configure este intervalo de tiempo como 2 ó 3 minutos Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 4 de 7

5 Configuración del fax nativo de Avaya Modular Messaging 1. Requisitos previos: 1. Asegúrese de que la configuración de la máquina de fax sea compatible con Avaya Modular Messaging. Para obtener más información sobre las configuraciones compatibles, visite 2. Conéctese a la impresora de fax de Modular Messaging desde una máquina cliente Siga una de las siguientes instrucciones según el tipo de versión de Windows: Windows XP 1. En el menú Inicio, seleccione Configuración y haga clic en Impresoras y faxes. 2. Haga clic en Agregar impresora. 3. Haga clic en 4. Seleccione una Impresora de red y haga clic en 5. Seleccione Conectarse a esta impresora e introduzca el nombre de la impresora de fax en el formato\\máquina-nombre\nombreimpresora-fax. Haga clic en 6. Modular Messaging sólo para MSS: cuando se le solicite que se conecte a una cuenta, ingrese el Nombre de la cuenta de Windows de la máquina cliente (la cuenta a la que actualmente está conectado) y su Contraseña asociada. 7. Seleccione No para la indicación Desea establecer esta impresora como predeterminada? 8. Haga clic en 9. Haga clic en Terminar. Windows Vista 1. En el menú Inicio, seleccione Panel de control y haga clic en Hardware y sonido. 2. Haga clic en Agregar impresora. 3. Haga clic en 4. Seleccione una Impresora de red y haga clic en 5. Introduzca el nombre de la impresora de fax en el formato \\nombre de máquina\nombre de impresora de fax. Haga clic en 6. Seleccione No para la indicación Desea establecer esta impresora como predeterminada? 7. Haga clic en 8. Haga clic en Terminar. 3. Vea el Código de autorización de fax (FAC) de la máquina cliente 1. El FAC no es necesario para los suscriptores de Modular Messaging - versión para Microsoft Exchange. Las credenciales de Windows se utilizan para autenticar al suscriptor de modo que pueda enviar faxes. 2. Puede usar Subscriber Options o Web Subscribers Options para descargar el FAC en la máquina. 1. Para ver el FAC con a. Web Subscriber Option (WSO): en la página principal de WSO, haga clic en el campo Mi experiencia -> Impresión de fax -> Código de autorización de fax. b. Subscriber Option (SO): haga clic en la ficha Acceso a fax -> campo Código de autorización de fax. Ésta es una actividad única y el FAC se completa automáticamente la primera vez que se selecciona esta página/ficha Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 5 de 7

6 4. Enviar/Recibir fax de la máquina cliente Siga una de las siguientes instrucciones según el tipo de versión de Windows: Windows XP 1. Seleccione el documento que se enviará por fax. 2. En el menú Archivo, seleccione Imprimir. 3. Seleccione la impresora Fax. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para envío de faxes. Haga clic en Imprimir. 4. Seleccione Aparecerá el cuadro de diálogo Información del destinatario. 5. En el cuadro de diálogo Información del destinatario, introduzca el Nombre y el Número de fax del destinatario, o haga clic en Libreta de direcciones para seleccionar un destinatario. 6. Haga clic en Aparecerá el cuadro de diálogo Portada de fax. 7. Para agregar una portada de fax al mensaje de fax, complete la información requerida en el cuadro de diálogo Portada de fax. 8. Haga clic en Aparecerá el cuadro de diálogo Información del remitente. 9. Introduzca la información del remitente y el Código de autorización de fax (FAC) en el campo Código de facturación. la primera vez que desee enviar un mensaje de fax, se le indicará que ingrese la Información del remitente y el Código de autorización de fax. Esta información se utilizará automáticamente en cada pedido de impresión de fax siguiente. 10. Haga clic en Aparecerá el cuadro de diálogo Programa de fax. Especifique cuándo desea que se envíe el fax y establezca la prioridad. 11. Haga clic en Siguiente para completar la creación del fax. 12. Haga clic en Terminar para enviar el fax. puede monitorear el progreso de envío del mensaje de fax en la Consola de fax. Una vez que haya enviado un mensaje de fax, el Servicio de remitente de fax de Modular Messaging le envía un mensaje de notificación de estado de envío de fax (envío de fax exitoso o fallido) a su buzón de Modular Messaging. Windows Vista 1. Seleccione el documento que se enviará por fax. 2. En el menú Archivo, seleccione Imprimir. 3. Seleccione la impresora Fax. Aparecerá el asistente Configuración de fax. 4. Elija Conectarse a un servidor de fax en mi red. 5. Ingrese el nombre del servidor MAS que comparte el uso de la impresora de fax. 6. Elija un nombre para identificar este servidor MAS. 7. Haga clic en Listo. 8. Vaya a Herramienta -> cuadro de diálogo Fax de información del remitente. 9. Ingrese la información del remitente y el Fax. Ingrese el Código de autorización de fax (FAC) en el campo Código de facturación. la primera vez que desee enviar un mensaje de fax, se le indicará que ingrese la Información del remitente y el Código de autorización de fax. Esta información se utilizará automáticamente en cada pedido de impresión de fax siguiente. 10. Haga clic en Aceptar. Aparecerá el mensaje Nuevo fax con el documento seleccionado como adjunto. Especifique el remitente del fax, el momento en que desea que se envíe el fax, así como la prioridad. 11. Haga clic en Siguiente para completar la creación del fax. 12. Haga clic en Enviar para enviar el fax. puede monitorear el progreso de envío del mensaje de fax en la Consola de fax. Una vez que haya enviado un mensaje de fax, el Servicio de remitente de fax de Modular Messaging le envía un mensaje de notificación de estado de envío de fax (envío de fax exitoso o fallido) a su buzón de Modular Messaging Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 6 de 7

7 5. Solución de problemas. Solicite al administrador del sistema que: 1. Se asegure de que el servicio de remitente del fax de Modular Messaging esté disponible. 2. Verifique que la ficha General del nodo de configuración de fax esté disponible en VMSC. 3. Se asegure de que el Servicio de remitente del fax de Modular Messaging esté disponible para enviar/recibir fax. 4. Se asegure de que la organización de TI local haya creado una confianza unidireccional entre el dominio privado de Windows en el que MM está instalado y el dominio corporativo de ventanas en el que los usuarios de su organización se conectan y usan. 5. Para MSS, la Clase de servicio (COS) del suscriptor permita el envío/la recepción de fax. 6. Se asegure de que la configuración de la máquina de fax sea compatible con Avaya Modular Messaging. Para obtener más información sobre las configuraciones compatibles, visite 7. Para permitir el envío de fax desde la máquina cliente, se asegure de que se sigan los procedimientos a continuación: a. Configuración del Servicio de fax de Modular Messaging. b. Uso compartido de la impresora de fax de Modular Messaging Para obtener más instrucciones, consulte la guía de instalación y actualización para el almacén de mensajes Avaya Inc. Noviembre de 2009 Página 7 de 7