Guía de usuario de colaboración de vídeo del cliente ShoreTel Connect 9 de diciembre de 2016

Transcripción

1 de colaboración de vídeo del cliente ShoreTel Connect 9 de diciembre de 2016 Este documento contiene información relativa a la creación, edición, visualización y cancelación de una invitación de videoconferencia desde el cliente ShoreTel Connect. Descripción general... 2 Introducir las credenciales de videoconferencia... 2 Crear una videoconferencia... 2 Crear una videoconferencia con un grupo de contactos... 4 Editar una invitación de videoconferencia... 4 Cancelar una videoconferencia... 5 Visualizar videoconferencias... 5 Unirse a una videoconferencia... 5 Unirse a una videoconferencia desde el área de notificaciones... 6 Unirse a una videoconferencia desde la pestaña Eventos... 6 Unirse a una videoconferencia desde Outlook... 6 Pagina 1 de 6

2 Descripción general La función de colaboración de vídeo del cliente ShoreTel Connect permite crear videoconferencias desde el cliente ShoreTel Connect. Es posible editar, visualizar, cancelar o unirse a una videoconferencia desde el cliente ShoreTel Connect. La función de videoconferencia solo está disponible para usuarios de ShoreTel Connect CLOUD. La función de videoconferencia está incluida en los paquetes de licencia básica, estándar y avanzada. Los usuarios sin estas licencias no pueden crear una videoconferencia, pero sí unirse y participar en la videoconferencia. El administrador del sistema debe habilitar la función de videoconferencia para todos los usuarios de la nube en el portal ShoreTel Connect CLOUD. Para obtener más información, consulte la sección Activación/desactivación de videoconferencia en Edición de la configuración del teléfono (en inglés). Introducir las credenciales de videoconferencia 1. Inicie el cliente ShoreTel Connect. 2. Haga clic en la pestaña <nombre de usuario> y después haga clic en Preferencias para MAC OS o en Configuración para Windows. 3. Haga clic en Cuentas > Credenciales de videoconferencia e introduzca los detalles. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener sus credenciales de videoconferencia. 4. Haga clic en Guardar credenciales. Crear una videoconferencia Para programar una videoconferencia, cree un nuevo evento en el cliente ShoreTel Connect. Para crear una invitación de videoconferencia: Debe disponer de credenciales de videoconferencia. Pagina 2 de 6

3 Debe iniciar sesión en Microsoft Outlook. Si es la primera vez que inicia sesión en el cliente ShoreTel Connect, deberá introducir las credenciales de Microsoft Exchange/Outlook (Active Directory) en la ventana Cuenta > Credenciales de AD del cliente ShoreTel Connect para conectarse a Microsoft Exchange. 2. Haga clic en +Nuevo evento en la parte inferior del segundo panel. 3. Seleccione Vídeo en Tipo de evento. 4. Introduzca las credenciales de videoconferencia. 5. En el campo Nombre, escriba un nombre para la conferencia. 6. En el campo Descripción, indique la finalidad de la conferencia. 7. En el campo Comienzo, introduzca la fecha y la hora de inicio de la videoconferencia. 8. En el campo Duración de la reunión, introduzca la duración de la reunión en horas y minutos. 9. En el campo Participantes, indique los nombres de los participantes. 10. Haga clic en Crear invitación a evento. Si el cliente ShoreTel Connect está correctamente integrado con Microsoft Exchange, verá un mensaje de creación de conferencia. Se abrirá un borrador de invitación en Microsoft Outlook para que pueda revisar el contenido, definir los recordatorios y la periodicidad, y revisar la lista de participantes antes de enviar la invitación. El nuevo evento se crea y se visualiza con los detalles de ShoreTel asignados, tal y como se describe en la Tabla 1. Cada vez que haga clic en Eventos en el panel de información, la conferencia se mostrará en la pestaña Futuras del segundo panel. Detalles de la conferencia Título Descripción <Vínculo de conferencia web para unirse a la videoconferencia> Número de marcación local Números de marcación adicionales Código de acceso a la conferencia Tabla 1: Detalles de videoconferencia de ShoreTel Descripción Nombre de la videoconferencia. Finalidad de la videoconferencia. Vínculo de página web de videoconferencia de ShoreTel para el organizador y los participantes. Número de marcación local para el organizador y los participantes. Este vínculo abre la página Cómo unirse a una videoconferencia de StarLeaf, que proporciona información de marcado adicional para unirse a la videoconferencia. Código de acceso de los participantes para unirse a la videoconferencia. Pagina 3 de 6

4 Crear una videoconferencia con un grupo de contactos Puede crear una videoconferencia con el grupo de contactos seleccionado en el cliente ShoreTel Connect. 1. Haga clic en la pestaña Contactos y seleccione el grupo de contactos. 2. Haga clic en Programar reunión con grupo y siga los pasos 3-10 tal y como se mencionan en la sección Crear una videoconferencia. Si el cliente ShoreTel Connect está correctamente integrado con Microsoft Exchange, se abrirá en Microsoft Outlook un nuevo mensaje con un borrador de invitación y todos los miembros de los grupos incluidos en la invitación a la reunión. Puede revisar la lista de participantes antes de enviar la invitación a la reunión. Editar una invitación de videoconferencia Puede editar una invitación de videoconferencia existente tanto desde el cliente ShoreTel Connect como desde Microsoft Outlook. Editar una invitación de videoconferencia en el cliente ShoreTel Connect 2. Seleccione la invitación de videoconferencia en la pestaña Futuras. 3. Introduzca las credenciales de videoconferencia. 4. Haga clic en Editar reunión en el tercer panel. 5. Realice los cambios necesarios y haga clic en Editar invitación a evento. Al editar la invitación de videoconferencia en el cliente ShoreTel Connect, la invitación del calendario de Outlook se actualiza automáticamente. No es posible cambiar una videoconferencia por una reunión colaborativa. Editar una videoconferencia en Microsoft Outlook 1. Haga clic en la pestaña Calendario en el panel Accesos directos. 2. Abra la invitación de la videoconferencia. Si abre una invitación que forma parte de una serie recurrente, en el cuadro de diálogo Abrir elemento recurrente, seleccione Solo este y, a continuación, haga clic en Aceptar. Pagina 4 de 6

5 3. Realice los cambios necesarios en la ventana Repetición del elemento y haga clic en Enviar actualización. Al editar la invitación de videoconferencia en Microsoft Outlook, la invitación de videoconferencia del cliente ShoreTel Connect se actualiza automáticamente. Para cancelar una videoconferencia, abra la invitación de la videoconferencia, haga clic en la pestaña Reuniones > Cancelar reunión y después haga clic en el botón Enviar cancelación de la ventana Repetición del elemento. Cancelar una videoconferencia Si ya no necesita una reunión, puede cancelarla desde Microsoft Outlook o el cliente ShoreTel Connect. Al cancelar una reunión, la invitación se elimina del calendario de Outlook y se envía una notificación a todos los asistentes a la reunión. Para cancelar desde Microsoft Outlook, abra la invitación de la reunión y haga clic en Cancelar reunión. Para cancelar desde el cliente, en la pestaña Eventos, seleccione la invitación de la reunión y haga clic en Cancelar reunión en el tercer panel. Visualizar videoconferencias 2. Haga clic en las pestañas Futuras y Pasadas para ver una lista de las conferencias programadas. La lista se ordena por fecha, desde los eventos más recientes hasta los más antiguos. Todas las videoconferencias muestran un icono de vídeo de color verde situado junto a la descripción de la reunión. Si ha integrado el cliente ShoreTel Connect con Microsoft Exchange, podrá ver todas sus conferencias en del cliente ShoreTel Connect en la pestaña Eventos. Unirse a una videoconferencia Puede unirse a una conferencia del modo siguiente: Unirse a una videoconferencia desde el área de notificaciones: utilice este procedimiento si ve una notificación de la conferencia futura en el área de notificaciones del panel de información del cliente ShoreTel Connect. Normalmente, la invitación se envía 5 minutos antes del inicio de la conferencia. Pagina 5 de 6

6 Unirse a una videoconferencia desde la pestaña Eventos: utilice este procedimiento para unirse a la conferencia antes de recibir una notificación del cliente ShoreTel Connect. Unirse a una videoconferencia desde Outlook: utilice este procedimiento para unirse a la conferencia desde su calendario de Microsoft Outlook. Si utiliza un navegador distinto de Chrome, Mozilla Firefox u Opera, debe instalar el complemento WebRTC para poder unirse a videoconferencias. Unirse a una videoconferencia desde el área de notificaciones 1. Haga clic en el icono de vídeo de color verde para iniciar la videoconferencia. El cliente ShoreTel Connect abrirá el cliente WebRTC en el navegador predeterminado. 2. Introduzca su nombre y haga clic en Unirme ahora. Puede silenciar el sonido y deshabilitar el vídeo durante la llamada. 3. Haga clic en el icono rojo de finalización de llamada para finalizar la videoconferencia. Unirse a una videoconferencia desde la pestaña Eventos 2. Seleccione la conferencia en la pestaña Futuras y haga clic en el icono de vídeo de color verde. El cliente ShoreTel Connect abrirá el cliente WebRTC en el navegador predeterminado. 3. Introduzca su nombre y haga clic en Unirme ahora. Puede silenciar el sonido y deshabilitar el vídeo durante la llamada. 4. Haga clic en el icono rojo de finalización de llamada para finalizar la videoconferencia. Unirse a una videoconferencia desde Outlook Si ha integrado correctamente el cliente ShoreTel Connect con Microsoft Exchange, puede unirse a una conferencia abriendo la invitación de la reunión en el calendario de Outlook. 1. Acceda a su calendario de Outlook y abra la cita de la conferencia. La cita contiene los detalles de la conferencia, tal y como se describe en la Tabla 1 en la página Haga clic en el vínculo Haga clic aquí para unirse. El cliente ShoreTel Connect abrirá el cliente WebRTC en el navegador predeterminado. 3. Introduzca su nombre y haga clic en Unirme ahora. Puede silenciar el sonido y deshabilitar el vídeo durante la llamada. 4. Haga clic en el icono rojo de finalización de llamada para finalizar la videoconferencia. Pagina 6 de 6