CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS HOTELO plus

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1 CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS HOTELO plus 1

2 ÍNDICE 1.-Introducción. 2.-Objetivo. 3.- Características Herramienta E-Business Características Generales Características Funcionales Características Específicas. 2

3 1.-INTRODUCCIÓN Desde la Confederación de Empresarios de Andalucía y con la colaboración de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa se está desarrollando el proyecto Plataforma de asesoramiento e-business sobre negocio electrónico, con objeto de acercar y fomentar el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas andaluzas. La adaptación del e-business en las empresas andaluzas aportará a éstas una mayor competitividad, mejorando el rendimiento, automatizando los procesos internos y optimizando los recursos mediante avanzados sistemas de gestión. 2.-Objetivo Con el presente informe se pretende mostrar una visión general objetiva de la herramienta HOTELO plus, profundizando en las características generales, funcionales y específicas que contiene esta herramienta, según los datos facilitados por el proveedor. 3.-CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS HOTELO plus Esta herramienta integra las funcionalidades de una ERP y CRM, alcanzando un nivel bastante alto en cada una de estas modelos. Por su capacidad de movilidad y de comercio en la Web también es una herramienta m-business y e-commerce. 3

4 3.1.-Características Generales: HOTELO plus es una aplicación informática que le proporciona todos los recursos necesarios para la Gestión Integral de Hoteles. Esta desarrollada para funcionar en entornos Windows, con sistemas operativos 2000 Server o Profesional y XP, bajo arquitectura cliente / servidor y utiliza bases de datos SQL Server. Horizontabilidad/Verticalidad Orientada a la gestión integral de hoteles, ofreciendo funcionalidades para servicios de hostelería en general, considerando por tanto un alto grado de verticalidad. Escalabilidad Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la solución a medida que crece la empresa, ya que se pueden instalar nuevos módulos tras la instalación de la solución. Estos nuevos módulos podrán ser de tanto de estándares ya existentes de HOTELO plus, como nuevos módulos estándares que aparezcan, o inclusive si fuese necesario, y tras un estudio de viabilidad, desarrollar funcionalidades específicas. Modularidad Aplicación modular que permite instalar los módulos que se necesiten, con la posibilidad de completar posteriormente la herramienta con la instalación de nuevos módulos. Interconexión entre Módulos Todos los módulos, independientemente del momento de su instalación, se interconectan formando una herramienta de gestión única. Mantenimiento HOTELO plus viene acompañado de un servicio de formación, instalación y mantenimiento del software. El servicio de mantenimiento puede ser contratado en dos modalidades: sólo para los días laborables o todo el año. El módulo HOTELO plus Administrator contiene una serie de funcionalidades que facilitan la administración y el mantenimiento de la aplicación. 4

5 Parametrización Presenta entornos de trabajo con escritorios definibles para cada usuario en función de la labor que tenga asignado en el hotel. El módulo HOTELO plus Administrador está orientado para la configuración general de la aplicación. Permite personalizar la herramienta a cada hotel. Accesibilidad HOTELO plus ofrece posibilidades m-business orientadas a terminales punto de venta. Así mismo dispone de un módulo de acceso Web a través del cual los usuarios pueden acceder vía Internet a la información de la base de datos de la empresa mediante la herramienta de gestión. Todo ello bajo entornos Windows NT y Windows 2000, arquitectura cliente / servidor y bases de datos SQL Server. Seguridad El módulo HOTELO plus Administrator, configurado habitualmente para acceso de un único administrador, permite entre otras opciones el borrar, inicializar o recuperar datos de la aplicación. Cambiar claves de acceso y aplicar niveles de seguridad. Permite, por otra parte, realizar copias de seguridad de todas las aplicaciones, que puede realizar cualquier usuario sin conocimientos informáticos en un corto periodo de tiempo. Facilidad de uso Aplicación intuitiva, diseñada en entornos gráficos, con rápida implementación y manejo. Presenta entornos de trabajo con escritorios definibles para cada usuario en función de la labor que tenga asignado en el hotel. Rango precios El rango de precios a fecha de 2004 es el siguiente: GESTIÓN HOTELERA 25 Habitaciones 3 usuarios 150 Habitaciones 5 usuarios Más de 150 habitaciones 10 usuarios HOTELOplus Administrador HOTELOplus Front Office/Back Office HOTELOplus Gestión Centralita HOTELOplus Almacén Compras HOTELOplus House Keeping HOTELOplus Divisas HOTELOplus Todo Incluido HOTELOplus Comunicaciones Consultar Consultar Consultar HOTELOplus TV interactive HOTELOplus Enlace sistema cerraduras HOTELOplus Driver diálogo con Centralitas HOTELOplus Enlace Gestiones Contables Consultar Consultar Consultar 5

6 HOTELOplus Servicio Técnico Consultar Consultar Consultar HOTELOplus Salones Consultar Consultar Consultar HOTELOplus Servicios Balneario Consultar Consultar Consultar HOTELOplus Usuario adicional GESTIÓN TPV/RESTAURANTE 1 usuario Usuarios adicionales HOTELOplus TPV/Restaurante GESTION FINANCIERA 3 usuarios 5 usuarios Usuario adicional HOTELOplus Contabilidad/Iva HOTELOplus Cartera HOTELOplus Presupuestos HOTELOplus Inmovilizados Consultar Consultar 61 HOTELOplus Analitica Consultar Consultar 61 6

7 3.2.-Características Funcionales: En este apartado se describe la situación actual de la herramienta evaluada desde el punto de vista de las características funcionales y de la profundidad con que se tratan, orientadas a gestionar las actividades más comunes de las empresas, como son ventas, contabilidad, clientes y proveedores. Financiera (Contabilidad) En este módulo se trata con mucha profundidad la parte financiera y de contabilidad de la empresa, cubriendo áreas como: -Contabilidad General/ Iva -Cartera -Presupuestos -Inmovilizados -Analítica -Bancos Ventas/Reservas. La gestión de las ventas o reservas es tratada ampliamente realizando las siguientes funciones: -Reservas -Alta -Baja -Proforma -Check in -No Show (Reserva no presentada) -Check out -Gestión de cupos -Ofertas -Facturas -Recibos -Clasificación de contactos -Trazabilidad Marketing Esta herramienta no dispone de un módulo específico para la gestión de Marketing. Aún así, ciertos aspectos de esta funcionalidad, como los orientados a la gestión de Clientes, los podemos encontrar en el módulo de CRM. 7

8 Clientes La gestión de clientes, llamada Cardex se incluye en el módulo de Front Office. Ésta establece dependencias a tres niveles: agencias, empresas y particulares. La información se presenta en función del tipo de cliente y queda almacenada en la base de datos para su uso desde cualquier parte de la aplicación. Además de los datos básicos del cliente, empresa o agencia se pueden indicar otros parámetros que se pueden consultar desde otras partes de la herramienta de gestión como clientes morosos, clientes con prepago, Vips, clientes para mailing o cliente al cual se le puede hacer un contrato, etc.). También desde esta misma ficha podemos marcar los clientes con crédito y establecer su forma de pago y cuenta contable de forma automática. Un campo de observaciones permite incluir cualquier información no prevista de entrada. También quedan registradas las estancias de cada cliente con todas sus particularidades así como la facturación que ha generado cada uno. Compras Las funciones de compras están orientadas en esta solución a la gestión de los proveedores. Así encontramos funcionalidades como: -Permitir la creación de pedidos de compras a los proveedores -Pedidos manuales y automáticos -Pedidos automáticos se pueden generar si el artículo se encuentra bajo mínimos -Gestión de pedidos emitidos, entradas parciales y pedidos por entregar La gestión de compras está enlazada con la entrada de albaranes y la contabilidad del Hotel. Almacenes Esta funcionalidad está dedicada en un módulo específico: HOTELOplus Almacén/Proveedores. Este módulo ofrece muchas posibilidades en lo relativo a la gestión de almacenes, componiéndose de las siguientes funcionalidades: -Configuración total de la herramienta para adaptar al almacén -Gestión de artículos -Gestión de proveedores -Entrada de albaranes -Inventarios -Informes y estadísticas -Compras. Recursos Humanos Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Recursos Humanos. Calidad Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de Calidad. 8

9 Business Intelligence Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Business Intelligence. Conectividad En la solución se observa un alto grado de conectividad en los siguientes aspectos: -Con aplicaciones ofimáticas. -Crear enlaces con clientes, productos, empleados y otros documentos 9

10 3.3.-Características Específicas: En este apartado se describe la situación actual de los módulos o funcionalidades orientadas a satisfacer necesidades particulares de las distintas empresas, como son gestionar proyectos, planificación de producción, terminales punto de venta, etc. Servicio Modo Usuario (ASP, Hosting) Servicio no disponible. Gestión de Proyectos Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de Proyectos, debido a que es una herramienta muy vertical, orientada a la Gestión de Hoteles. Gestión de Fabricación Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de Fabricación, debido a que es una herramienta muy vertical, orientada a la Gestión de Hoteles. Gestión de Planificación de Producción Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de la planificación y producción, debido a que es una herramienta muy vertical, orientada a la Gestión de Hoteles. Gestión de Distribución y Transporte Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de Distribución y Transporte, debido a que es una herramienta muy vertical, orientada a la Gestión de Hoteles. Gestión de Servicio de Asistencia Técnica (SAT) Esta herramienta no dispone de un módulo específico de Gestión de Servicio de Asistencia Técnica, debido a que es una herramienta muy vertical, orientada a la Gestión de Hoteles. Terminales Punto de Venta (TPV) Los TPV de HOTELO plus están dedicados a la gestión de restaurantes, cafeterías, pubs, discotecas, o puntos de ventas en general. Dispone de funcionalidades como: -Control de camareros -Gestión de presencia de estos -Definición de salas y gestión de mesas -Gestión de artículos -Formas de pago 10

11 -Procesos de cierre -Listados y estadísticas. Interactividad con Espacio WEB Esta herramienta dispone de un módulo de acceso Web, con el cual los usuarios podrán acceder vía Internet a la información de la base de datos a través de la herramienta. También dispone de un módulo de reservas a través del cual los clientes pueden hacer reservas vía Internet, y los usuarios consultar, con acceso privado, el estado de las reservas, de las habitaciones, etc. Otros Servicios HOTELO plus dispone además de una serie de funcionalidades o servicios específicos del sector, como se muestra a continuación: -Control de vuelos -Interfaz T.V. Interactiva -Interfaz Sistemas de acceso -Gestión de Centralita telefónica -Gestión de restaurantes 11