Descripción de Cargos y Funciones. Presidente Pasado Fernando H. Bouche SM Cel

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1 Descripción de Cargos y Funciones Presidente Pasado Fernando H. Bouche SM f.bouche@ieee.org Cel

2 Agenda Presidente de Sección Presidente Electo Secretario Tesorero Vocal Grupo de Afinidad Presidente de Capitulo Comite de Actividades Educativas Comite de Desarrollo de Membresía Comite de Actividades Profesionales Comite de Actividades Estudiantiles Consejero de Ramas 2

3 PANAMA SECTION - R Executive Officers Chair Yinnis Solis de Amaya Vice Chair Jose E Correa Secretary Amy Reyes Treasurer Jorge J Him C. Committee Chairs Awards & Recognition Committee Chair Jorge Lam Arrocha Educational Activities Position Vacant Membership Development Jose E Correa Newsletter Editor Roman Altamiranda Professional Activities Gustavo A Bernal G SAMIEEE RECIPIENT Gustavo A Bayard Student Activities Enrique A Tejera M Webmaster Tania L Quiel Chapter Officers C16 Alessandro Francolini COM19 CLAUDIA AZENETHED DE GRACIA EMB18 Juan Pablo Yau IA34 Jose Eduardo Diaz PE31 Ivan J Castillo Affinity Groups GOLD Julio Alexander Garcia LM GUILLERMO E LASSO WIE Karla C Arosemena

4 El Presidente (Art.XXIII) Debe ser miembro de IEEE. Tener altos estándares éticos. Ser elegido por los miembros de la Sección. Ostentar la representación legal del Instituto. Presidir todas las reuniones, ya sean ordinarias o extraordinarias. Tanto de la Asamblea General, como de la Junta Directiva. Convocar a las reuniones, ya sean ordinarias o extraordinarias tanto de la Asamblea General o de la Junta Directiva. Preparar el informe anual del Instituto. Verificar que las finanzas de la Sección de lleven de forma adecuada. Firmar con el Tesorero y/o el Presidente Electo todos los documentos negociables, valores y cualquier otro documento de carácter económico del Instituto. Firmar con el Tesorero y/o el Presidente Electo una cuenta corriente a nombre del Instituto en un banco de la localidad y firmar los cheques que se giren contra dicha cuenta en la misma forma. 4

5 Cont Firmar con el Secretario todas las actas de las reuniones, ya sean ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General y de la Junta Directiva, y verificar que estén en Vtools (L-31) Reportar al MGA de las actividades de la Sección. Proponer con el Secretario el orden del día para las reuniones, ya sean ordinarias o extraordinarias para la Asamblea General y de la Junta Directiva. Proponer a la Junta Directiva, los miembros que él considere que deban integrar los comités o subcomités que se organicen. Actuar como árbitro en cualquier diferencia que surja en el Instituto y decidir en caso de empate. Presidir todos los actos en que esté el Instituto. Velar y responder por el buen funcionamiento de la administración y conducción del Instituto y supervisar que todas las actividades de este se efectúen con la mejor eficiencia posible. Representar a la Sección en eventos y reuniones de IEEE. 5

6 Presidente Electo (Art.XXIV) Reemplazar al Presidente en sus ausencias temporales o totales. En estos casos, ejercerá todos los derechos y funciones que el Presidente tenga según lo establecido en el artículo anterior y en los estatutos. Asistir al Presidente en todas sus funciones. Otras funciones que le asigne el presidente. 6

7 El Secretario (Art.XXV) Redactar las actas de las Reuniones, ya sean ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General o de la Junta Directiva. Proponer con el Presidente el orden del día de las reuniones ya sean ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General o de la Junta Directiva. Informar a la Asamblea General a la Junta Directiva los asuntos que se están tramitando o pendientes del Instituto. Llevar al día los libros de actas. Subir los reportes de reunión L-31 Llevar el libro de registro de los miembros con toda su documentación pormenorizada, y los archivos generales del Instituto en forma actualizada. Tener a su cargo las citaciones cuando la Junta Directiva o el Presidente convoque a reuniones ordinarias o extraordinarias para la Asamblea General o la Junta Directiva. En caso de las ausencias temporales del Presidente o del Presidente Electo, asumir todos los derechos y funciones que éstos ostenten. 7

8 Tesorero (Art. XXVI) Abrir con el Presidente y/o el Presidente Electo cuentas bancarias a nombre del Instituto y firmar documentos bancarios que se giren contra esas cuentas en la forma señalada. Firmar con el Presidente y/o el Presidente electo todos los documentos negociables, valores y cualquier otro documento de carácter económico del Instituto. Llevar los libros de contabilidad del Instituto en debida forma, ya sea por él mismo o por empleados a su cargo. Llevar un inventario perpetuo de todos los bienes que posee el Instituto. Presentar el informe anual del balance de situación y el presupuesto anual de rentas y gastos del Instituto. Encargarse de los pagos que debe efectuar el Instituto, siempre y cuando estén debidamente autorizados por la Asamblea General, la Junta Directiva o el Presidente; en todo caso se atenderá el límite de la cuantía que la Asamblea General señale, para que cada organismo pueda hacer sus erogaciones. Realizar mensualmente un arqueo de la caja e informar de estos a la Junta Directiva. Responder de todos los recursos económicos y de la administración del Instituto. Registrar todos los movimientos contables del Instituto en NetSuite. 8

9 El Vocal (Art. XXVII) Colaborar con todos los miembros de la Junta Directiva en la organización de las actividades propias de esta. Actuar en ausencia de alguno de los miembros de la Junta Directiva, excepto por el Presidente o el Presidente Electro. 9

10 Grupos de Afinidad Comités: Los graduados de la última década (GOLD) Miembros Vitalicios (LM) Mujeres en la Ingeniería (WIE) El Presidente del grupo de afinidad proporciona el liderazgo, orientación a otros voluntarios del grupo de afinidad (si los hay) y asegura que su actividades se centran en la participación de sus miembros y aumentar su satisfacción. Asiste a las reuniones del Comité Ejecutivo de la Sección y participa en los eventos organizados por IEEE. Estar a cargo de Dirección del Grupo Afinidad, es su principal responsabilidad. Organizar y realizar por lo menos dos actividades del grupo de afinidad al año donde se involucra a los miembros locales y asegurarse de reportar dichas actividades al MGA (Vtools). 10

11 Cont Asegúrese de que los avisos de reuniones y actividades del Grupo de Afinidad se distribuyen a todos los miembros del IEEE en la Sección y al público, según el caso. Asegúrese de que las actividades de los grupos de afinidad están siendo reportadas a IEEE MGA Vtools. Preparar la agenda y servir como presidente de todas las reuniones del Comité del Grupo de Afinidad. Llevar los informes financieros del Grupo y los remitirá a la Tesorería de la Sección al final del ejercicio. Identificar individuos potenciales para servir en esta posición en la finalización de su mandato. Actuar de mentor de su sucesor. 11

12 Presidente del Capítulo Técnico Presidente del Capítulo Técnico es el Director de Operaciones del Capítulo y responsable de asegurarse que los miembros participen y aumente su conocimiento mediante la realización de reuniones técnicas informativas y eventos en el ámbito local. Su función principal como Presidente del Capítulo es asegurar el desarrollo, el crecimiento, la gestión, la sostenibilidad y el éxito final del Capítulo de la Sociedad de la técnica que lo representa. Capítulo también es un subconjunto de la Sociedad de la técnica que representa (por ejemplo, el Capítulo de comunicaciones hace referencia a IEEE Communications Society). El Presidente del Capítulo representa las necesidades de los miembros de la Sociedad. La duración del mandato (procedimiento de MGA) de todos los funcionarios normalmente será de un año, pero puede continuar hasta que su sucesor sea debidamente elegido y tome posesión. La duración del mandato será del 1 de enero al 31 de diciembre. El período consecutivo de servicio no deberá exceder de dos años. Nota: IEEE Sección Panamá el periodo es de dos años. 12

13 Cont Asistir a las reuniones del Comité Ejecutivo de la Sección, según será requerido. Representar al capítulo técnico en las reuniones IEEE. Participar en los eventos organizados por la Sociedad conforme a lo solicitado Organizar y realizar por lo menos dos actividades técnicas al año donde se involucra a los miembros locales. Preparar la agenda y servir como presidente de todas las reuniones del Comité Ejecutivo Capítulo de su capitulo. Llevar los informes financieros y los remitirá a la Tesorería de la Sección al final del ejercicio. Establecer las actividades anuales del Capítulo. Asegúrese de que las actividades del capítulo están siendo reportadas a IEEE MGA Vtools. Familiarizarse con las políticas de IEEE sobre las fuentes de financiamiento para las unidades geográficas correspondientes 13

14 Section Awards and Recognition Chair Basado en experiencia previa como oficial y líder en su sección, el Presidente de la Sección asignara el voluntario para dirigir el comité de Awards and Recognition (A&R). En este papel como encargado, será responsable de la identificación de las personas que merecen reconocimiento por sus actividades de voluntariado en IEEE, sus contribuciones a la profesión, y su apoyo a IEEE. Otra de sus funciones es promover la elevación de los miembros elegibles de IEEE a un mayor grado (SM, LM, LS) Usted es miembro en muchos casos, del Comité Ejecutivo (ExCom). Se reporta directamente al Presidente de la Sección. Su trabajo es proporcionar reconocimiento a quienes han hecho cosas buenas por IEEE y la profesión y que inspirará a otros a seguir los pasos de aquellos que han sido reconocidos. 14

15 Key Dates Mid-January- March Description Establish plan for your Awards and Recognition Committee, create a set of Section awards if necessary, and be aware of the deadlines for the higher level IEEE awards, which vary. For example, the deadline for the IEEE-EAB Awards is April 30, while the deadline for the IEEE-USA Awards is July 31, and the deadline for the IEEE-MGA Individual Award is October 15. February-August Identify candidates for recognition, Determine potential nominators for these candidates, and assist the nominators in obtaining the necessary letters of recommendations. Throughout year Nominate members who are eligible for elevation to Senior Member grade. September- Identify Section award recipients; plan and conduct Section Awards Ceremony. December 15

16 Comité de Actividades Educativas Responsable de coordinar las actividades de educación continua de IEEE, desarrollando programas educativos que garanticen: Fomentar el estudio de las carreras de tecnología a nivel preuniversitario. Mantenimiento y la mejora continua de los programas educativos de ingeniería, a través de la participación activa en las actividades de acreditación. Desarrollo de productos de educación continua y servicios que sirven al desarrollo profesional y necesidades de aprendizaje la electro-tecnología a profesionales locales. Familiarizarse con el programa The Teacher In-Service Program (TISP) de IEEE. 16

17 Comité de Desarrollo de Membresía Es una de las posiciones más importantes de las Sección y es responsable de trabajar en equipo con el resto del Comité Ejecutivo en la planificación, organización y coordinación de actividades para el crecimiento, el compromiso y la retención de los miembros existentes, la adquisición de nuevos miembros, así como promover la elevación de grado de sus miembros dentro de su Sección. Una guía completa interactiva se encuentra disponible en el sitio: IEEE Center for Leadership Excellence, Volunteer Training Section Membership Development Chair 17

18 Section Professional Activities Committee Chair Como Presidente Actividades profesional en la Sección, usted es responsable de la promoción, organización y realización de actividades profesionales a través de su Sección. Esta posición se refiere típicamente como PACE Chair, un acrónimo de Professional Activities Committee for Engineers Sus actividades se centran en la construcción de los conocimientos y habilidades de los miembros de la sección y sus Capítulos, ramas estudiantiles y grupos de afinidad en el área no técnica o profesional. Es miembro del Comité Ejecutivo de la Sección (ExCom) y trabajará en estrecha colaboración con los miembros del Comité Ejecutivo para promover los objetivos de la Sección. La labor como Presidente de Actividades Profesionales le ofrece una gran oportunidad para trabajar con otros voluntarios, miembros y miembros potenciales en el avance de la profesión. 18

19 Section Student Activities Chair Como presidente del Comité de Actividades Estudiantiles de la Seccion, actuara como enlace entre todas Ramas Estudiantiles de y la Sección. Es miembro del Comité Ejecutivo de la Sección (ExCom). Student Activities Chair (SAC) Su principal responsabilidad es asegurarse que todas las Ramas Estudiantiles de la Sección se dedican a actividades de interés para sus miembros y que las ramas estén trabajando para alcanzar los objetivos de la organización (Sección, Región, y MGA). Trabajará en estrecha colaboración con las Ramas Estudiantiles. Su labor como SAC ofrece una gran oportunidad para trabajar con los estudiantes, quienes serán los líderes del IEEE del mañana. Es importante que usted proporcione a su sección y sus Ramas Estudiantiles con el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo sus funciones como SAC. 19

20 Key Dates Mid-January Varies Description Establish budget for Branch operations. 1-May Deadline to submit Student Branch Activities Report (Reporting Form). Receive IEEE Headquarters rebate based upon the number of Student members as of 31-Dec December the previous year. Attend Branch and Section meetings. Annual, Flexible Elections every year to turn over responsibilities to new committee. Annual, Flexible Attend Student Branch Executive Committee meetings. Annual, Flexible Organize and conduct student events such as Section Student Congresses. Annual, Flexible Encourage Branches to participate in Region meetings and student contests. 20

21 Student Branch Counselor El Consejero de Rama Estudiantil es un miembro de la facultad o de la Universidad y miembro activo en el IEEE, quien se desempeña como asesor de la Rama Estudiantil y de sus directivos. El Consejero Rama Estudiantil juega un papel fundamental facilitando la interacción de la Rama Estudiantil de la Universidad, Sección, Región y IEEE. Hay dos fechas importantes que un Consejero Rama Estudiantil debe tener en su calendario. La primera es la fecha para solicitar los Kits de Membresía. La segunda fecha clave es asegurarse que se envíe el Informe Anual de la Rama Estudiantil. Otras tareas incluyen: Asistir a reuniones del Comité Ejecutivo de la Rama Estudiantil Ayudar a la Rama Estudiantil en el desarrollo de su planificación anual y el establecimiento de metas Estar en contacto con el SAC de la Sección sobre las actividades de la Rama o problemas 21

22 Cont Promover la renovación en línea de los estudiante. Fomentar las buenas relaciones con la sección local y animar a los estudiantes a establecer contactos periódicos con el SAC de la Sección. Establecer una relación con el Grupo de Afinidad Graduado de la última década (GOLD) si hay uno, como el paso natural al graduarse. Promover el conocimiento de los estudiantes de premios, concursos y beneficios de la membresía. Promover la asistencia de los estudiantes congresos que tienen lugar en su Sección y la Región. Establecer contactos con la industria. Supervisar las elecciones anuales de oficiales. Familiarizarse con los activos físicos de las ramas. 22

23 Mas información IEEE Center for Leadership Excellence Volunteer Training 23