Registro de Personas Jurídicas Circulares Registrales 2012

Transcripción

1 Registro de Personas Jurídicas Circulares Registrales 2012 D.R.P.J Seguimiento Del Sistema De Control Interno D.R.P.J Remitir Documentos A La Dirección D.R.P.J Evaluación del Desempeño, Plantilla de Acontecimientos Laborales y su Guía de Uso D.R.P.J Circular DIRN Visita Presencial Para Identificar Uso Carpetas Compartidas D.R.P.J OFICIO DGRN D.R.P.J Innecesaria Asignación De Número De Cédula Jurídica A Entidades Jurídicas Extranjeras, Constituyentes De Entidades Jurídicas Nacionales D.R.P.J Aplicación Circular DGRN D.R.P.J Cobro de Timbre Agrario D.R.P.J Denuncia de conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas. 12 D.R.P.J Legalización de libros sociales

2 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES. FECHA: 23 de Enero de 2011 ASUNTO: Seguimiento Del Sistema De Control Interno En virtud de lo establecido en la Auto-evaluación del SCI , se adjunta a la presente la Matriz de evaluación del Riesgo, en la que se detallan las medidas de administración que se han tomado para cada uno de los riesgos detestados.

3 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J SUBDIRECCIÓN, COORDINACIÓN ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, COORDINACIÓN ASOCIACIONES Y REGISTRADORES. FECHA: 05 de Marzo de 2012 ASUNTO: Remitir Documentos A La Dirección En virtud de ser ineludible agregar copia certificada del documento al expediente administrativo; amén de la necesidad de unificar el procedimiento a seguir en los casos que se dirá y con la finalidad de evitar un perjuicio al usuario, se les instruye, para que al ser presentado un documento que enmiende la situación que originó la apertura de un expediente administrativo y al remitir a la Dirección la nota de rigor, sea trasladado dicho documento conjuntamente con ésta. No omito recordarles, que de conformidad con el numeral 34 y siguientes del Reglamento del Registro Público, que es Decreto Ejecutivo No J del 18 de marzo de 1998 y sus reformas, en concordancia con los artículos 19 y siguientes de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, No del 30 de mayo de 1967 y sus reformas y los artículos 11 y 11.1, por su orden, de la Constitución Política y de la Ley General de la Administración Pública, la calificación o control de legalidad al que es sometido todo documento presentado al Registro para su inscripción, salvo casos excepcionales contemplados por la normativa, a saber, la Calificación formal o la Gestión Ocursal, es competencia exclusiva de los registradores, aunado a que la verificación de los expedientes administrativos relacionados con las entidades jurídicas referidas en los documentos, constituye parte del mencionado proceso de calificación; para lo cual cuentan con el apoyo del Departamento de Asesoría Jurídica. Por lo tanto, la nota que se remita deberá indicar expresamente, que el documento presentado soluciona la causa del expediente y asimismo, que dicho instrumento no adolece de defectos que impidan su inscripción.

4 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J COORDINACIÓN ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, COORDINACIÓN ASOCIACIONES. FECHA: 19 de Marzo de 2012 ASUNTO: Evaluación del Desempeño, Plantilla de Acontecimientos Laborales y su Guía de Uso Se anexa copia del Oficio GIRN-CD Evaluación del Desempeño, Plantilla de Acontecimientos Laborales y su Guía de Uso del 09 de marzo del presente año, para su conocimiento.

5 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, ASOCIACIONES Y REGISTRADORES. FECHA: 11 de Junio de 2012 ASUNTO: Circular DIRN Visita Presencial Para Identificar Uso Carpetas Compartidas Se anexa copia de la Circular DIRN donde se comunica que a partir del mes de julio se procederá a llevar a cabo visitas presencial por parte del personal de Soporte Técnico de la Dirección de Informática, para identificar el posible uso de carpetas compartidas.

6 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J SUBDIRECCION, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, ASOCIACIONES. FECHA: 16 de Julio de 2012 ASUNTO: OFICIO DGRN Se anexa copia del oficio DGRN Tema de Enteros del 11 de julio del presente año, para su conocimiento.

7 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, COORDINACIÓN DE ASOCIACIONES Y REGISTRADORES FECHA: 17 de Agosto de 2012 ASUNTO: Innecesaria Asignación De Número De Cédula Jurídica A Entidades Jurídicas Extranjeras, Constituyentes De Entidades Jurídicas Nacionales Debido a que en la constitución de entidades jurídicas civiles o mercantiles nacionales, pueden participar como constituyentes personas físicas o entidades jurídicas nacionales o extranjeras, ha sido práctica usual en estos casos el asignar a las entidades jurídicas extranjeras un número de cédula jurídica que las identifique. No obstante, en virtud de que la participación de dichas entidades extranjeras no conlleva el realizar movimiento alguno a nivel del sistema automatizado de inscripción, se hace innecesaria dicha asignación. En virtud de lo anterior, se les instruye para que en adelante no se asigne número de cédula jurídica a aquellas entidades jurídicas extranjeras, que participen como constituyentes de entidades jurídicas nacionales.

8 CIRCULAR ADMINISTRATIVA D.R.P.J SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINADORES, REGISTRADORES DE MERCANTIL FECHA: 07 de Setiembre de 2012 ASUNTO: Aplicación Circular DGRN Estimados (as) Señores (as) De conformidad con la Circular DGRN , de fecha 26 de julio del presente año, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 6 de setiembre en curso, cuya parte dispositiva establece: Considerando las condiciones especialísimas que imposibilitaron materialmente la recepción de los documentos de disolución otorgados o protocolizados en tiempo, con base en el principio legal IMPOSSIBILIUN NULA OBLIGATIO EST (nadie está obligado a lo imposible) y el aforismo latino MAGNA DIFFICULTAS, IMPOSIBILATAI AEQUIPARATUR (Máxima dificultad, se equipara a lo imposible) y de conformidad con los principios fundamentales del servicio público (artículos 4 y 113 entre otros de la Ley General de la Administración Pública), con fundamento en las facultades legales conferidas a esta Dirección General, sin pretender ampliar el plazo de 3 meses señalado por el Legislador para la disolución de sociedades sin el pago del tributo, por este medio y por un plazo improrrogable de un mes contado a partir de la comunicación de la presente, se autoriza la recepción, trámite e inscripción de todos los documentos de disolución otorgados con anterioridad al 1 de julio del 2012 incluyendo dicho día, que cumplan con todos los requisitos formales y de fondo que la ley establece, incluidos el pago debido de derechos y timbres con anterioridad a dicha fecha, para lo cual no se requerirá la cancelación del impuesto de personas jurídicas, debiendo realizarse por parte de la Dirección de Personas Jurídicas los ajustes pertinentes en los sistemas para tramitar estos documentos., seguidamente se establecen los parámetros y condiciones para la inscripción de dichos documentos: a) En virtud de que la circular DGRN fue publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 6 de setiembre del año en curso, se aplicarán las disposiciones contenidas en la misma a los documentos que se presenten entre dicho día y el día 6 de octubre del presente año.

9 b) Los documentos deben referirse exclusivamente a disoluciones y liquidaciones de sociedades mercantiles, subsidiarias de una sociedad extranjera y las empresas individuales de responsabilidad limitada, y deben estar otorgados o protocolizados a más tardar el día primero de julio del presente año. c) El sistema automatizado de inscripción validará e impedirá la inscripción de documentos, otorgados o protocolizados con posterioridad al 1 de julio del presente año. d) El Registrador deberá adicionalmente verificar el cumplimiento de los demás requisitos que establece la Circular en cuestión, debiendo proceder a la cancelación del asiento de presentación del documento en caso de incumplimiento del pago de la totalidad de los derechos y timbres respectivos, en fecha anterior al 1 de julio del presente año. En cuanto a cualquier otro aspecto de la calificación indicará el o los defectos correspondientes. e) La no observancia de lo dispuesto en el inciso d) anterior por parte del Registrador en su labor de calificación, lo hará incurrir en las responsabilidades legal o reglamentariamente establecidas. f) Se mantiene durante la vigencia de la Circular DGRN , lo dispuesto en la Directriz D.R.P.J , en cuanto a que en los casos en que se produzca la disolución simultánea de sociedades, en las que los socios sean los mismos para todas ellas, no haya distribución de activos ni pasivos ni nombramiento de liquidador, ésta podrá realizarse en un único acto notarial conteniendo la disolución de todas las sociedades, pudiendo presentarse únicamente un testimonio de escritura al Registro para su trámite. Consecutivo cc.

10 CIRCULAR REGISTRAL D.R.P.J SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES MERCANTIL, COORDINACIÓN DE ASOCIACIONES Y REGISTRADORES FECHA: 28 de Noviembre de 2012 ASUNTO: Cobro de Timbre Agrario En virtud de la promulgación de la Ley que Transforma el Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER) y Crea la Secretaría Técnica de Desarrollo Rural, No. 9036, publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 103 de 29 de mayo de 2012 y cuya vigencia es a partir del 30 de noviembre de 2012, se introducen sendas reformas al ordenamiento jurídico, básicamente y en lo que resulta de interés para el Registro de Personas Jurídicas, al numeral 14 de la Ley 5792-Ley de Creación del Timbre Agrario e Impuesto al Consumo de Cigarrillos y Bebidas-, mediante el cual se regulan los actos o contratos afectos al pago del timbre de referencia. En tal sentido, dispone el inciso d) el siguiente detalle: d) Se pagará un colón con cincuenta céntimos ( ) por cada mil o fracción menor, sobre el capital de las sociedades mercantiles, en la constitución, fusión, transformación, disolución y aumentos de capital. Asimismo, sobre las protocolizaciones que impliquen la modificación de estatutos respecto a la integración de Junta Directiva, razón social o domicilio se pagarán diez mil colones ( , 00 ). Este monto se actualizará cada cinco años de acuerdo con el índice de inflación establecido por el BCCR, iniciando a partir del 1 de enero del año siguiente a la publicación de la presente ley. Dicho incremento deberá publicarse mediante disposición de alcance general emitido por el Inder. El impuesto respectivo deberá cancelarse al inscribir el testimonio de la escritura correspondiente.

11 En procura de evitar indebidas interpretaciones y aplicaciones de la mencionada norma, se aclara que en tratándose de fusiones, el monto se debe calcular sobre la base resultante de la sumatoria de los capitales de las entidades jurídicas fusionadas. En los casos de aumento de capital por el monto correspondiente al aumento a realizarse; y en los demás casos (constitución, transformación y disolución) por el monto del capital de la respectiva entidad jurídica. Asimismo, se enfatiza que en caso de protocolizaciones, la pauta establece que estarán afectas aquellas que impliquen modificación a los estatutos en los supuestos supra indicados; por tanto, únicamente cancelará el tributo, la inscripción de integración de Junta Directiva cuando se efectúe la modificación de la cláusula estatutaria referente a la administración y no así, los nombramientos puros y simples bajo la estructura existente e inscrita en el Registro, así como la modificación de la razón social o el domicilio de la sociedad mercantil. Finalmente y dada la naturaleza constitutiva del Registro de Personas Jurídicas, se resalta que el hecho generador a partir del cual corresponde la aplicación de la reforma aludida, lo será la presentación de los documentos a la Sección de Diario del Departamento de Recepción y Entrega, es decir, pagarán aquellos documentos presentados a partir del 30 de noviembre en curso.

12 CIRCULAR ADMINISTRATIVA D.R.P.J LIC. ENRIQUE RODRIGUEZ MORERA Director SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINADORES, REGISTRADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES. FECHA: 19 de diciembre de 2012 ASUNTO: Denuncia de conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas. Con la finalidad de dar cumplimiento a la disposición contenida en la Matriz de Autoevaluación del Sistema de Control Interno correspondiente al período , básicamente al ítem A d2 de Ambiente de Control, y para los efectos respectivos, se establecen los siguientes lineamientos. En caso de requerir advertir conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas de funcionarios que se desempeñen en el Registro de Personas Jurídicas, se deberá remitir a este Despacho el respectivo escrito con la relación de hechos planteada de manera clara y precisa, ofreciendo la prueba necesaria -sea ésta documental o testimonial-, que contribuya a acreditar la conducta denunciada. Una vez recibida la denuncia, ésta será trasladada al Departamento de Asesoría Jurídica de este Registro, que procederá a conformar el expediente de estilo a efecto de realizar la investigación preliminar del caso y así determinar si la conducta presuntamente irregular, califica como falta ; resultando que en caso de verificar su existencia, se deberá determinar si se trata de una falta leve o falta grave. En el primer supuesto, esta Dirección aplicará la sanción que corresponda a tenor de lo preceptuado en el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia, Decreto Ejecutivo No J y el Estatuto del Servicio Civil, y deberá comunicarlo al Departamento de Recursos Humanos del Registro Nacional, para su incorporación al expediente administrativo. En caso que la investigación arroje la existencia de una falta grave, se remitirá el informe respectivo al Director General del Registro Nacional o al Ministro de Justicia, según corresponda, conforme lo dispuesto en la Circular DGRN de 19 de julio de 2011, por la cual se notifica la circular de fecha 26 de mayo de 2011, dictada por el Ministerio de Justicia y Paz.

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14 CIRCULAR ADMINISTRATIVA D.R.P.J LIC. ENRIQUE RODRIGUEZ MORERA Director SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINADORES, REGISTRADORES DE MERCANTIL. FECHA: 19 de diciembre de 2012 ASUNTO: Legalización de libros sociales Estimados (as) señores (as) En virtud de que la Ley No denominada Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria, publicada al Alcance Digital No. 143 del Diario Oficial La Gaceta número 188, del 28 de setiembre del presente año, modifica entre otras normas el artículo 263 del Código de Comercio, estableciendo la obligación del Registro Nacional de la legalización de los libros que dispone el artículo 252 del Código ibíd., artículo que fue reglamentado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles, aprobado mediante Acuerdo Firme J530, de la Sesión Ordinaria No , celebrada el 12 de diciembre del año en curso, se les instruye para el debido tratamiento de esta nueva labor, de conformidad con los siguientes lineamientos: 1.- El monto determinado por la Junta Administrativa para la legalización de los libros sociales es la suma de quince mil colones ( , oo) que se deberán pagar en timbre del Registro Nacional. Adicionalmente debe cancelarse la suma de setenta y cinco colones ( 75, oo ) por concepto de timbre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica. 2.- El pago de dichos rubros se hará dentro del pago de los demás derechos y timbres para la constitución de sociedades mercantiles, en aquellos documentos que se presenten a partir del día 7 de enero del año Se han realizado las gestiones con el Banco de Costa Rica para que dichos rubros se cobren y aparezcan en el respectivo entero bancario.

15 3.- El Registrador al calificar los documentos de constitución de sociedades presentados a partir del 7 de enero del año 2013, deberá revisar que dichos rubros aparezcan cancelados en el respectivo entero, en caso contrario deberá indicar el defecto correspondiente a la falta de la tarifa y timbres relativos a la legalización de libros sociales. 4.- No es necesaria la presentación física al Registro de Personas Jurídicas de los libros a legalizar. La autorización de legalización de los libros se dará al actualizar en el sistema automatizado el movimiento de constitución de sociedad, que generará adicionalmente al número de cédula jurídica correspondiente a la respectiva entidad, un número de legalización que se reflejará en el sello de inscripción que emite el sistema y que rubrica el registrador. 5.- Es necesaria la autorización de legalización de libros sociales adicionalmente al movimiento de constitución, en los casos de transformación o bien de fusión con constitución de una nueva sociedad. En estos casos también se incorporará el pago de la tasa y timbres respectivos a la legalización de libros, y con la actualización del movimiento se generará el respectivo número de legalización. 6.- La legalización de libros por reposición cuando hayan sido concluidos y éstos fueron legalizados a través del procedimiento utilizado por la Dirección del Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda, se podrá realizar a través de la plataforma de Crear Empresa de Gobierno Digital o bien con la presentación del testimonio de c, mediante el que el representante legal, el apoderado general o generalísimo de la respectiva sociedad, soliciten tal reposición. Dicho documento se presentará al Diario del Registro y se asignará a un registrador para su respectivo trámite. Al documento se le agregará el entero bancario que contendrá la tarifa y timbres para la legalización. En estos casos el sistema generará un reporte con el número de legalización que firmará el registrador respectivo. En virtud de la asignación de estos documentos a un único registrador, las solicitudes que se presenten en las oficinas regionales, incluidos los de la regional de Alajuela, deberán trasladarse a la sede central para su respectivo trámite. 7.- Procederá además la legalización de libros sociales conforme a los términos señalados en el punto 6 que antecede, cuando la sociedad se haya inscrito con anterioridad a la entrada en vigencia del reglamento citado y que en su momento no hayan legalizados los libros sociales. Telefono Teléfono: (+506) / Apartado Postal San José - Costa Rica /