Uso de EXCEL para manejo de datos en laboratorios

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1 Uso de EXCEL para manejo de datos en laboratorios Este COOK-BOOK no pretende proporcionar una guía exhaustiva sobre cualquier uso imaginable de Excel en laboratorios pero mostrará algunos obstáculos importantes y algunos buenos consejos para evitarlos cualquiera de los cuales requerirá estudios más extensos y detallados para conseguir un total conocimiento. Áreas de aplicación múltiples posibilidades excitantes y desafiantes, pero con cuidado Cálculos El Excel se usa en la mayoría de laboratorios como una herramienta primaria de cálculo especialmente para aquellos cálculos llevados a cabo rutinariamente y construidos bajo plantillas de aplicación fijas (desafortunadamente con el usuario a menudo sin tener idea de lo que realmente pasa). Es importante usar las muchas funciones y facilidades de Excel (incluidos cálculos más avanzados con ayuda de macros) de un modo controlado, sistemático y consciente. Estadística El Excel puede realizar fácilmente un grupo especial de cálculos como son las estimaciones y pruebas estadísticas, etc. El riesgo está sin embargo en que la gente sólo escoja una herramienta de las funciones sin saber si es la correcta para el fin y sin el conocimiento para evaluar los resultados correctamente (desafortunadamente la función de AYUDA no está muy bien elaborada o es realmente útil). El uso de Excel para estadística requiere no obstante un conocimiento básico de la teoría estadística y condiciones previas. Análisis de datos El Excel se crea para manejar y organizar de otro modo grandes cantidades de datos, no sólo para cálculos básicos y estadísticos sino también para organizar y categorizar los datos resaltando cualquier congruencia entre datos, tendencias o efectos de factores de influencia. La herramienta más reciente para este fin son las Tablas Pivot y gráficos relacionados pero como siempre un buen análisis conlleva una planificación buena y cuidadosa de la configuración completa antes de introducir los datos. Ilustración El Excel tiene al menos 100 tipos diferentes de gráficos para ayudarle a ilustrar datos y acentúar posibles congruencias entre los conjuntos de datos y que pueden ser fácilmente establecidas al usar el Wizard que está integrado. La mayoría de las opciones son, aunque generalmente no, relevantes para ilustrar los datos del laboratorio, por lo tanto, asegúrese de escoger y configurar el 1 Febrero 2013

2 gráfico correcto (p.ej.: curva de calibración) para el fin que verdaderamente representa los datos reales y que no lleve a malos entendidos en lugar de a la mejor compresión de losmismos. Almacenaje El Excel es una base de datos espléndida para recoger y almacenar incluso cantidades de datos relativamente grandes, es más el programa tiene un número de funciones/funcionalidades para la introducción, clasificación, filtrado, extracción, recuperación y búsqueda de datos en la base de datos. En el laboratorio, esto es lo más relevante para los datos que se generan/acumulan repetidamente en el tiempo, junto con toda la información necesaria para posterior tratamiento y evaluación. Pero lo que podría, en un primer vistazo, parecer una tabla bonita y nítida para recoger datos e información no es necesariamente el modo óptimo de organizar datos en Excel! Automatización Muchos empleados en los laboratorios perciben elexcel como si fuera una caja negra, dónde ellos escriben datos y con sólo presionar Calcular el programa automáticamente lleva los datos a otras partes del libro de trabajo, hace algunos cálculos, presenta los resultados, evalúa y comenta éstos en relación con las condiciones preestablecidas, etc., etc. Alguien (quizás incluso hace años) ha configurado una aplicación que hace el trabajo al usar todas las sofisticadas funcionalidades dentro de Excel pero el usuario diario puede no entender lo que está sucediendo en realidad, cómo puede cambiarse el procedimiento y qué pasa si las condiciones de los cálculos reales y la evaluación fallan? Presentación El Excel no es un gran editor de textos pero tiene una caja de herramientas casi interminable para configurar formatos de texto, orientación, fondos y colores, etc. de los datos en tablas y gráficos antes que el resultado pueda finalmente imprimirse como un bonito informe. Los laboratorios que tienen que dar mensajes e información claros que se usarán como base para tomar decisiones importantes, deben usar con cuidado estas muchas opciones para adornar la presentación para apoyar y resaltar el contenido de un informe y no para robar la visión global enturbiando la comprensión del mensaje real. 2 Febrero 2013

3 EXCEL es una herramienta fantástica para el manejo de datos también en el laboratorio de ensayos (aunque no desarrollada especialmente para tal finalidad) sino toma alguna política intencionada en el laboratorio para sacar el máximo de un modo eficiente, fiable y seguro Por ejemplo: al implantar los siguientes consejos/principios Planificación un esfuerzo bien gastado antes de comenzar Alguna afirmación de que la regla 80/20 es también válidapara establecer una aplicación de hoja de cálculo nueva p.ej.: uso del 80% del tiempo para planificar el uso de papel y pluma y entonces el 20% para más tarde, escribir en realidad la aplicación en el ordenador! Como Qué datos tiene que ser manejados y cómo se introducen en Excel (transferencia, importación, tecleando) Qué cálculo necesita ser hecho, cuáles son las fórmulas y qué entradas son necesarias (incluidas constantes) Cómo debe presentarse el resultado y hay algunos requisitos especiales en relación con aseguramiento de la calidad y documentación? Va la aplicación ser usada rutinariamente o sólo en un caso especial y quién va a manejarla? Si el propósito es almacenar y organizar datos una tabla adecuada ( lista ) debe establecerse antes de introducir los datos entre otros. Configurar aplicaciones para ser usadas por más de un necio en el laboratorio Piensa en la utilidad de una aplicación Excel al, por ejemplo: Hacer claro donde la entrada de datos debe hacerse y cómo Hacer uso de una aplicación autoexplicativa de Excel (al nivel dónde el usuario diario necesita entender la funcionalidad real de la hoja de cálculo) Usar celdas nombradas y rangos de celdas que hacen fórmulas más fácil para leer y entender más tarde. Ocultar (si es posible) algunos cálculos de respaldo en áreas de celdas ocultas de hojas de cálculo específicas Construir automatismos (al usar funciones lógicas, formato condicional, validación de datos y si son relevantes incluso funciones de matriz y macros) dónde no discrepan los juicios lógicos de los usuarios y necesitan actúar individualmente 3 Febrero 2013

4 Guardar un resumen de grandes cantidades de datos al dividirlos en archivos y hojas diferentes y al vincularlos de modo conveniente ( que al mismo tiempo posiblemente reducirán consumo de tiempo para cálculos) Asegurar (proteger) celdas/rangos/hojas antes de almacenar la aplicación cómo un plantilla de uso futuro entre otros Documentación el irritante, consumidor de tiempo pero valioso trabajo de papeleo Además de ser una parte requerida por cualquier sistema de aseguramiento de la calidad bajo el que las aplicaciones de Excel se usan, se puede probar el ser de importancia crucial para el empleo diario que la funcionalidad de una aplicación dada esté bien documentada. No menos cuando el colega quien desarrolló fórmulas y otras funcionalidades no está disponible nunca más. Excel tiene un número de características más o menos elegantes para esto Escribir texto explicativo en las celdas adyacentes a las formulas (uso por ejemplo del editor de ecuaciones para mostrar las fórmulas actuales) Usar la herramienta de comentarios para escribir texto explicativo al contenido de las celdas Hacer una copia impresa del hoja de trabajo en modo mostrar fórmulas entre otros. Aseguramiento de la Calidad también las hojas de cálculo deben obligar a seguir las reglas Como parte de un completo proceso de ensayo del laboratorio, integrado y muy importante, la herramienta de cálculo en el formato Excel debe, por supuesto, ser un recurso de las actividades de aseguramiento de la calidad, como validación, documentación, etc. Probar la funcionalidad de una aplicación con cálculos comprobados manualmente Usar (si es necesario) los servicios integrados de cálculos paso a paso y seguimiento de errores Rastros de auditoría de correcciones en hojas de cálculo no están desafortunadamente incluidas en servicios de Excel, pero deben establecerse al crear macros especiales. (Una parte del aseguramiento de calidad alrededor del uso de Excel será por supuesto formular y seguir la política y los procedimientos escritos; ver lo siguiente) 4 Febrero 2013

5 Política/procedimientos el laboratorio debe tener control total del uso esta herramienta poderosa Muchos empleados se encuentran trabajando con Excel y desarrollan nuevas y mejores aplicaciones un interesante e incluso divertido desafío, que por supuesto puede ser visto como positivo pero al mismo tiempo puede crear muchos problemas en relación a controlar el uso real y congruente de Excel en el laboratorio. Para todos los usos de Excel para manejo de datos en un laboratorio de ensayos es crucial que el laboratorio haya establecido su propia política y procedimientos relevantes para seguir (limitar) la tentación a desarrollar aplicaciones en toda clase de direcciones caprichosas. Esto debe/puede cubrir asuntos como Quién es responsable para desarrollar (y revisar) las aplicaciones para manejo de datos en el laboratorio? Para qué propósitos se usa Excel en el laboratorio? Cómo (y a qué nivel) son los libros de Excel seguros? Cómo se tratan las estadísticas en el laboratorio? entre otros. Formación tú puedes siempre aprender alguna cosa más sobre Excel Excel es visto a menudo como una herramienta que la gente puede adoptar fácilmente por ellos mismos. Aunque a menudo es ventajoso para la organización en el laboratorio si el personal consigue formación específica en el uso de Excel para aplicaciones de laboratorio (muchas de las funcionalidades específicas, funciones y modos de desarrollar una aplicación en hoja de cálculo relevante para los laboratorios no se enseña en cursos normales de Excel. 5 Febrero 2013