Gestión del tiempo con Excel Diseñe planificaciones, horarios, tabla de ausencias

Transcripción

1 Capítulo 1: Introducción A. A quién se dirige este libro? 10 B. Presentación 10 C. Cómo leer este libro? Información general Proyectos individuales Detalles sobre los proyectos propuestos 11 D. Descarga 12 Capítulo 2: La fase de diseño A. Introducción 14 B. En qué consiste la fase de diseño? 14 C. Proyecto ejemplo Enunciado Cuál es el objetivo principal que queremos conseguir? Cuáles son las condiciones? 15 a. Formulación de los objetivos y condicionantes 15 b. Análisis de las condiciones Qué datos se deben introducir? Cómo organizarlos? Cuál será el tamaño de la tabla? 17 a. Definición de los datos 17 b. Tipo de datos 18 c. Tamaño de la tabla A quién se destina el resultado final? En qué soporte se debe presentar? 19 1/10

2 a. Destinatario de la tabla 19 b. El soporte final El creador es el usuario? Quién deberá introducir o utilizar los datos? Esta tabla se utilizará una o más veces? Es una plantilla? 20 D. Elección de las herramientas de Excel Indicaciones - Comentarios - Listas desplegables 21 a. Introducir una indicación en una celda 21 b. Insertar un comentario 22 c. Mostrar un pop-up 22 d. Listas desplegables 22 e. Prohibir valores Escribir varias líneas en la misma celda 23 a. Salto de línea forzado 23 b. Ajustar texto Fórmula de cálculo El diseño de página 24 a. La orientación del documento 24 b. Los márgenes y/o el ajuste de la escala 24 c. Repetición de las filas o columnas de título Reproducir la misma tabla 25 a. Copiar-pegar 25 b. Copiar y pegado especial 25 c. Copiar la hoja entera 25 d. Grupo de trabajo Proteger la tabla 26 a. Proteger el fichero para lectura 26 b. Proteger el fichero para escritura 26 c. Proteger el libro 26 d. Proteger la hoja 26 E. Conclusión 27 Capítulo 3: Introducción al concepto de tiempo 2/10

3 A. Qué significa gestionar el tiempo en Excel? 30 B. Cómo introducir una fecha? 30 C. Cómo introducir una hora? 35 D. La codificación real de las fechas y horas Las fechas Las horas 36 E. Los formatos La configuración regional Inconvenientes de los formatos fecha y hora 38 a. Reconocimiento de los formatos introducidos 38 b. Reconocimiento de los formatos importados Los formatos personalizados 44 F. Trabajar con horas Convertir una hora en fracción de horas, de minutos o segundos Cálculos con tiempo 45 a. Sumar tiempo 45 b. Restar tiempo 46 G. Los cálculos con fechas 47 H. Un poco de historia Astronomía Los calendarios 51 a. El calendario romano 51 b. El calendario juliano 51 c. El calendario gregoriano 52 d. El resto de calendarios 52 3/10

4 Capítulo 4: Construir rápidamente el esqueleto de una planificación anual A. Enunciado del proyecto 54 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado que se desea obtener 55 C. Fase 2: elección de los comandos Excel La introducción de las fechas Mostrar el día en letras y en cifras Evitar los sábados y domingos 57 a. La función DIASEM 58 b. La función SI Una planificación por sala Un año entero por planificación Reiniciar cada año con una planificación vacía y con las fechas actualizadas Proteger la hoja 63 D. Fase 3: creación de la planificación paso a paso 64 Capítulo 5: Gestión de ausencias A. Enunciado del proyecto 78 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado a obtener 79 C. Fase 2: elección de los comandos Excel Ganar tiempo en la introducción de las ausencias Cómo gestionar una tabla de gran tamaño? 81 4/10

5 3. Agrupamiento de datos 84 a. Ocultar columnas: método básico 84 b. Ocultar/mostrar columnas con un método avanzado: el esquema Identificación rápida de los datos mediante colores 86 a. Los colores de relleno 86 b. El formato condicional 86 c. Visibilidad de los encabezados de filas y columnas Aviso en caso de pocos empleados en un equipo Los cálculos estadísticos 89 a. La función CONTAR.BLANCO 89 b. La función CONTAR.SI 89 c. La función CONTARA 90 D. Fase 3: gestión de ausencias paso a paso Los elementos básicos: empleados y fechas Inmovilizar paneles Listas desplegables Formato condicional El esquema Cálculo del número de empleados presentes por equipo Fórmula de aviso en caso de que falten personas Cálculo del número de ausencias por mes y empleado Rectificar rápidamente las referencias en varias fórmulas Agrupamiento de los datos por mes Número de ausencias por tipo por cada equipo Años bisiestos 107 Capítulo 6: Gestión de vencimientos A. Enunciado del proyecto 110 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado a obtener 112 5/10

6 a. Lista de facturas 112 b. Tesorería 114 c. IVA 114 d. Volumen de negocio por proveedor 115 e. Lista de las facturas a pagar 115 C. Fase 2: elección de los comandos Excel Validación de datos Función SI 116 a. Automatizar el cálculo de las fechas de vencimiento 117 b. Automatizar el cálculo del importe de los vencimientos 117 c. Comprobación de la introducción manual de los vencimientos Fórmulas matriciales 117 a. Qué es una fórmula matricial? 118 b. Fórmula matricial que devuelve varios valores 118 c. Fórmula matricial que devuelve un solo valor 119 d. Fórmula matricial con condición 119 e. Pasar por cálculos intermedios 120 f. Limitaciones de la fórmula matricial 122 g. Ventajas e inconvenientes de una fórmula matricial Los filtros 123 a. Los filtros simples o automáticos 123 b. Los filtros avanzados Tabla dinámica 123 a. Qué otras soluciones tenemos? 123 b. Por qué elegir la tabla dinámica? 125 c. Limitaciones de los filtros y las tablas dinámicas Impedir la modificación de los datos Hay que proteger las fórmulas? 126 D. Fase 3: gestión de los vencimientos paso a paso Limitar la introducción a dos valores para la columna Tipo relación Creación de listas desplegables Porcentaje de IVA y Forma de pago Cálculo de las fechas de vencimiento Cálculo de los importes a pagar en cada plazo 135 6/10

7 5. Control de los plazos introducidos manualmente Cálculo del IVA en cada pago Creación de la tabla de tesorería Cálculo del IVA por meses Cálculo del volumen de negocio por proveedor 145 a. Creación de la tabla dinámica 145 b. Actualización de la tabla dinámica 148 c. Modificación de las referencias del rango de datos Mostrar la lista de facturas a pagar en una fecha en concreto Protección 160 a. Protección del fichero 160 b. Protección parcial de la hoja Conclusión 161 Capítulo 7: Gestión de horas extra A. Enunciado del proyecto Enunciado Información legal 164 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado a obtener 166 a. Seguimiento diario de las horas extra 166 b. Resumen semanal de las horas extra 166 c. Resumen mensual de todos los empleados 167 C. Fase 2: elección de los comandos Excel Hoja de seguimiento de las horas extra 167 a. Determinar el número de semana 167 b. Cálculo del mes 169 c. Cálculo del mes de pago 169 d. Cálculo de las horas de ausencia 170 e. Cálculo de las horas trabajadas 171 7/10

8 f. Cálculo de las horas extra Tabla de resumen mensual 172 a. Vincular los libros 172 b. Qué método utilizar para calcular los resultados del resumen? 174 D. Fase 3: gestión de horas extra paso a paso Creación de la plantilla de seguimiento de las horas 175 a. Cálculo del número de la semana 176 b. Cálculo de las horas trabajadas 176 c. Cálculo de las horas extra 176 d. Cálculo de las horas de ausencia 177 e. Cálculo del mes natural 177 f. Cálculo del mes de pago de las horas extra 177 g. Cálculo de las horas extra por semana convertidas en fracción de horas 178 h. Cálculo de las horas extra por porcentaje de aumento 179 i. Informar el mes de pago en el resumen semanal 179 j. Últimos retoques antes de guardar como plantilla 181 k. Guardar como plantilla Tabla de resumen mensual 182 a. Preparación de los criterios 182 b. Implementación de cálculos con vínculos 183 Capítulo 8: Calculadora de fechas de entrega A. Enunciado del proyecto 188 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado a obtener 189 C. Fase 2: elección de los comandos Excel Cálculo de la fecha de entrega 190 a. DIAS.LAB y DIAS.LAB.INTL 193 b. DIA.LAB y DIA.LAB.INTL 197 8/10

9 c. DIASEM 197 d. SI Administrar los nombres de celda 198 a. Nombrar una celda 198 b. Eliminar un nombre 199 c. Modificar la o las referencias de un nombre Inicializar la tabla La validación de datos y la protección de las fórmulas 205 D. Fase 3: nuestra calculadora paso a paso Creación de los identificadores de cada celda Nuestras fórmulas Creación de la macro y del botón de inicialización Limitar la introducción de datos a datos concretos: validación de datos Protección de su calculadora Guardar un fichero que contiene una macro 220 Capítulo 9: Planificación y seguimiento de las tareas de un proyecto A. Enunciado del proyecto 222 B. Fase 1: análisis del proyecto Las preguntas y respuestas El resultado a obtener 225 C. Fase 2: elección de los comandos Excel Proyecto con fecha de inicio o fecha de fin obligatoria El calendario: formato personalizado, SI, O, DIASEM Calcular la duración total del proyecto: SI y SUMA Incidencia de las tareas dependientes: BUSCARV Incidencia de los fines de semana en el cálculo de la fecha fin: DIA.LAB.INTL Ilustración del proyecto en la parte del calendario: SI, Y, formato condicional Numerosas columnas de información: fijar los paneles Evitar que se modifiquen las fórmulas: protección parcial de la hoja 229 9/10

10 9. Particularidad de la gestión de proyecto a partir de una fecha de fin Seguimiento del proyecto: vínculo, DIAS.LAB.INTL 229 D. Fase 3: gestión de las tareas de un proyecto paso a paso Automatización de la elección del tipo de proyecto: inicio o fin Automatización de la tabla de planificación del proyecto 236 a. Calendario adaptado a la fecha de inicio o de fin de proyecto 236 b. Lista desplegable para elegir el responsable asignado a la tarea 238 c. Automatización del cálculo de inicio y fin de tarea sea cual sea el tipo de proyecto 239 d. Efecto Diagrama de GANTT 240 e. Bloquear las primeras columnas para una mejor lectura Seguimiento del proyecto Comparativa Real-Planificado Protección parcial de las hojas y guardar como plantilla 246 índice /10