Tema 4. Organización del texto en el documento

Transcripción

1 Tema 4: Organización del texto en el documento 1 Tema 4 Organización del texto en el documento Índice de contenido Documentos profesionales...2 Encabezamientos y pies de página...2 Organizando el texto en columnas....4 Insertando saltos manualmente...6 Utilizando notas al pie y campos...7 El uso de secciones...9 Listas, numeraciones y esquemas...11 Viñetas y numeraciones...11 Esquemas numerados...13 Personalizando los esquemas numerados...15 Gestión de Tablas...17 Creando una nueva tabla...17 Manejando la tabla...19 Modificando la tabla...20 Mejorando la tabla...21 El color de fondo y los bordes en una tabla...23 Convirtiendo texto en tabla...25 Uniendo y dividiendo tablas...26 Dando formato automático...29 Ordenando y configurando comportamiento...31 Tablas numéricas...34 Generación de gráficos desde tablas...36

2 Tema 4: Organización del texto en el documento 2 Documentos profesionales Encabezamientos y pies de página Dentro del menú Formato, en la opción Página, encontrarás dos pestañas: una para los Encabezamientos y otra para los Pies de página, ambas idénticas, de modo que para ponerlos sólo tendrás que activar las respectivas opciones de Activar encabezamiento o activar pié. En este momento aparecerá en la parte superior o inferior de la página un recuadro delimitado por marcas indicando la posición. Sólo será necesario escribir el encabezado o pié en la primera página. En caso de no ver dichas marcas puede que no tengas activada una opción en llamada Límites de texto. Accede al menú Ver y haz clic sobre esta opción. La posición en la que aparezca el encabezamiento o el pie dependerá del margen superior e inferior que tengas establecido para la página. Recuerda que en el momento en que los actives se situarán a dicha distancia del borde de la página, desplazando hacia abajo (en el caso del encabezamiento) o hacia arriba (en el caso del pié de página) los límites del cuerpo del documento.

3 Tema 4: Organización del texto en el documento 3 No obstante, los márgenes derecho e izquierdo sí los puedes modificar desde sus respectivas pestañas sin que afecten al resto del cuerpo del documento. Observa que, por mucho que escribas en el área reservada para el encabezamiento o pie, nunca llegarán a juntarse con el cuerpo del documento, quedando siempre espacio entre medio. Éste espacio llamado dinámico también puede ser reducido, ampliado o incluso anulado. Si activas la opción Utilizar espacio dinámico, a medida que vayas escribiendo en el encabezamiento o en el pie y éstos lo necesiten, aprovecharán este espacio dinámico de modo que el texto llegará justo al mismo límite del cuerpo del documento, sin llegar a mezclarse. Esto es a veces conveniente cuando necesitamos aprovechar al máximo el espacio disponible en la página o queremos reducir la extensión del documento. Si esta opción no está activada el espacio dinámico será el que establezcas en el campo Espacio. Otra opción es establecer la altura del encabezamiento o pie a un tamaño fijo, por ejemplo, que éste no tenga más de 2 centímetros de alto, aproximadamente unos cuatro párrafos, de tal forma que al escribir el quinto párrafo éste no se ve debido a que la altura está fijada. Para ello activa la opción Ajuste dinámico de la altura e indica los centímetros en el campo Altura. En caso de no activarla, a medida que vayamos escribiendo y pulsando la teca Intro o saltando de línea, el espacio que lo delimita seguirá creciendo (bajando o subiendo) e irá desplazando hacia abajo o hacia arriba el cuerpo del documento. Finalmente tienes la opción de aplicar ciertos elementos al encabezamiento y pie, como bordes o color de fondo. Sólo tienes que hacer clic sobre el botón Opciones. Una vez que ya los tengas configurado sólo te faltará escribir. El texto que escribas se comportará del mismo modo que el resto del texto del documento, por lo tanto puedes aplicarle estilos, cambiar el formato, sangrarlo, etc. Si accedes al menú Insertar verás que también hay una opción de Encabezamiento y otra de Pie de páginas. Al hacer clic sobre ellas te crea automáticamente un encabezado o pie siguiendo un estilo predeterminado. Ejercicio: Observa cómo crear y configurar un Encabezamiento en nuestro documento. Accede a menú Formato / Página, haz clic sobre la pestaña Encabezamiento. Haz clic sobre Activar encabezamiento y desactiva la opción Mismo contenido a la

4 Tema 4: Organización del texto en el documento 4 izquierda y derecha. Desactiva la opción Ajuste dinámico de la altura para que te permita ajustar ésta manualmente. Indícala ahora en el campo Altura. Pulsa el botón Opciones para configurar otros aspectos relacionados con el borde y el fondo. Acepta en este cuadro de diálogo y Acepta también en el cuadro de la Página. Haz clic sobre el encabezado y a través de menú Insertar / Imagen / De Archivo, inserta la imagen y ajústala a la posición que desees. Desplázate hasta la página dos y en su encabezado, que estará vacío, inserta el texto que quieres que aparezca en las páginas de la derecha. Accede al menú Archivo / Vista preliminar para ver cómo han quedado los encabezados en cada una de las páginas. Organizando el texto en columnas. Por la disposición del texto en tu documento, donde los diferentes apartados están tan claros y tienen una distribución estática, tal vez una buena forma de organizarlos sea a través de columnas. Aprende aquí cómo se hace. En primer lugar, tienes que decidir exactamente qué es lo que quieres que aparezca en columnas, si todo el documento al completo o sólo parte del texto.debes tener en cuenta que si no se especifica nada, el texto de por sí ya viene distribuido en columnas, exactamente en una sola columna que abarca todo el espacio comprendido entre los márgenes laterales. Para distribuir un texto en columnas tienes que acceder a la opción Columna en el menú Formato. Se abrirá entonces un cuadro de diálogo prácticamente igual al que aparece en la pestaña Columna, dentro del menú Formato / Página.

5 Tema 4: Organización del texto en el documento 5 En la parte superior has de indicar cuántas columnas quieres. Sólo has de hacer clic sobre los dibujos o escribirlo manualmente en el campo Columnas. Justo debajo debes indicar si quieres espacio de separación entre las columnas y si el ancho de las mismas es automático, lo cual significa que será el mismo para todas las columnas. Al indicar que el ancho de las columnas es automático no te permitirá escribir manualmente esta medida en los campos Ancho. En el caso de indicar más de tres columnas, en el cuadro de diálogo Columnas se activarán las flechas que aparecen justo en el área donde se indica Ancho y espacio, de modo que puedas desplazarte hacia la izquierda y la derecha para especificar el ancho de cada columna. También ofrece la posibilidad de incluir una línea entre las columnas. Para ello sólo tienes que elegir el tipo de línea, la altura y la posición. En el caso de que las columnas sólo las apliques a una parte del texto determinada, como es en este caso, debes seleccionarlo previamente y después abrir este cuadro de diálogo. Una vez dentro, además de indicar todo lo anterior, debes especificar claramente que sólo se aplicará a dicho texto, es decir, a la selección. Verás entonces que en la lista desplegable de la derecha llamada Aplicar a tienes un elemento más llamado Selección, el cual no aparece si no hay texto seleccionado. Los elementos de esta lista desplegable Aplicar a dependerán del estilo de la página (predeterminado), del texto seleccionado y de las secciones que tenga el documento. En este caso, verás que aparece una casilla justo debajo del número de columnas que puedes activar o no. En caso de que la actives distribuirá el texto uniformemente entre el número de columnas que indicaste. Si no activas esta opción incluirá todo el texto en una sola columna. Puede que cuando se divida el texto en columnas tengamos nuevamente que modificar ciertos aspectos del estilo, como por ejemplo las sangrías o tabulaciones, para ajustarlo al nuevo espacio. Ejercicio: Observa cómo distribuir el texto en columnas. Selecciona el texto que quieres dividir en columnas y después haz clic en el menú Formato / Columna. Haz clic sobre el dibujo que indica dos columnas (o escribe el número en el campo Columnas). Desactiva la opción Igualar espaciado de contenido en todas las columnas. Acepta y observa el resultado. Regresa a Formato / Columna y activa la casilla anterior y Acepta. Abre la ventana de Estilo y formato y despliega el menú contextual para modificar el estilo cuerpo_ingredientes.

6 Tema 4: Organización del texto en el documento 6 Disminuye las sangrías de antes y después del texto. Acepta y cierra la ventana del estilista para ver el resultado final. Insertando saltos manualmente A veces, cuando trabajamos con columnas resulta más complicado de lo que en principio parece ya que tanto si nos distribuye en texto de forma uniforme como si no lo hace, no quedamos satisfecho de la disposición de las columnas y del texto que contiene cada una. incluye la opción de crear saltos de columnas de modo que seamos nosotros mismos quienes tengamos el control de la distribución del texto. Veamos cómo. En realidad, al dividir un texto en dos columnas el resultado puede ser el no deseado. Si lo que queremos es que en la columna de la izquierda aparezca únicamente los Ingredientes y en la derecha el proceso de elaboración habrá que incluir un salto de columna. Para incluir el salto de columna sitúa el cursor justo al principio de la línea o del párrafo que será el principio de la siguiente columna. Luego accede a la opción Salto manual, en el menú Insertar, y activas Salto de columna. Al pulsar Aceptar verás cómo el lugar del texto donde has insertado el salto queda justamente al principio de la columna.

7 Tema 4: Organización del texto en el documento 7 Es aconsejable cuando se trabaja con columnas y con saltos activar la opción Caracteres no imprimibles (haciendo clic en el botón ), para ver exactamente dónde estamos insertando dicho salto. Después de aceptar habrá que realizar ciertos ajustes para que todo quede perfecto, como por ejemplo volver a aplicar a la última línea de la columna anterior un formato adecuado. Has observado al insertar el salto de columna que la opción de Salto manual consta también de otro tipo de salto: se trata del salto de página. Éste tipo de salto manual se utiliza para provocar el final de una página y obligar al texto que le sigue a comenzar en la página siguiente. Para insertar un salto de página debes colocar el cursor en la posición de la página donde quieres insertar el salto, de modo que el texto que sigue al cursor aparecerá al principio de la página siguiente. Ejercicio: Observa cómo crear los saltos de columnas y saltos de página. Haz clic en al principio del párrafo donde quieres insertar un salto de columna. Accede a menú Insertar / Salto manual y activa la opción Salto de columna. Acepta. Para crear el salto de página sitúa el cursor delante del párrafo donde vas a insertarlo. Pulsa a continuación en el menú Insertar / Salto manual y activa la opción Salto de página. Acepta. Observa cómo se ha situado el texto donde situaste el cursor al principio de la siguiente página. Accede a la Vista preliminar pinchando sobre el icono para ver cómo está quedando tu documento. Utilizando notas al pie y campos Aun hay más elementos que no sólo dan más profesionalidad al texto sino que son bastante funcionales. Veamos algunos de ellos. Para insertar una aclaración o anotación sobre un término de nuestro documento puedes usar las notas al pié de página o al final del documento. Su inserción es muy sencilla y su utilidad indiscutible. Sitúas el cursor a la derecha del término al que vas a añadir la nota y accedes al menú Insertar / Notas al pié

8 Tema 4: Organización del texto en el documento 8 El cuadro de diálogo te da la opción de elegir qué símbolo quieres insertar junto al término o si prefieres que lo añada de forma automática, así como indicar si la nota va al final del documento o al final de la página. En el caso de ir al final del documento se situará justo encima del pié de página y debajo del cuerpo del documento, bajo una línea negra. Al lado de la palabra donde situaste el cursor para insertar la nota aparecerá una marca, precisamente el símbolo que indicaste en el cuadro de diálogo o el que insertó automáticamente, que te indicará que ahí tienes una nota. Si sitúas el puntero del ratón sobre la misma verás que éste se transforma en una mano. Si haces clic te llevará directamente a la nota. El mismo proceso, pero a la inversa, sucederá si colocas el puntero del ratón sobre el texto aclaratorio o nota en sí (situada al final de la página o del documento): al hacer clic sobre ella te llevará directamente sobre la palabra a la que le insertaste una nota. Si activas las opciones Ayuda emergente o Ayuda activa del menú Ayuda, al situar el puntero del ratón sobre la marca de la nota verás el contenido de la misma. Otro elemento que puede ser muy útil son los campos que ya vienen predefinidos, tales como la fecha, los datos del autor, la hora, y sobre todo el número de página. Para insertar alguno de estos campos debes ir al menú Insertar y aquí dentro a la opción campos. Verás que se despliega otro submenú con una serie de opciones o campos predefinidos que puedes insertar. Sólo has de situar el puntero del ratón en el lugar del documento donde insertarlo y hacer clic sobre el tipo de campo.

9 Tema 4: Organización del texto en el documento 9 Puedes incluso combinarlos e intercalarlos entre texto normal para que el resultado sea mejor, como por ejemplo el que se muestra en la imagen, donde hemos insertado en el pié de página en primer lugar el campo Número de página y después un campo Contar páginas. Los campos y las notas al pié aparecen siempre sobre un fondo gris. Ejercicio: Observa cómo insertar notas y campos predefinidos en un documento. Sitúa el cursor detrás de la palabra en la que quieras insertar una nota, y haz clic luego en el menú Insertar / Notas al pié. En el cuadro de diálogo que se abre activa nota al fina para que sitúe el contenido de la nota al final del documento. Acepta para introducir la nota. Escribe el contenido de la nota. Después haz clic sobre el símbolo y te llevará directamente sobre la marcar de la nota junto al término donde la insertaste. Si sitúas el ratón en el número de nota, podrás ver su contenido. Accede a menú Formato / Página, selecciona la pestaña Pie de página y marca la casilla Contenido a la derecha/izquierda igual para que todas las páginas tengan el mismo pie. En el pie de página, inserta los campos página y contar página desde el menú Insertar / Campos, y observa el resultado final. El uso de secciones Una forma de organizar el texto es a través de las secciones. Hasta ahora hemos estado viendo cómo crear columnas, saltos de columnas, de páginas, insertando estilos... pero todo aplicado a un mismo documento al completo. Sin embargo, tenemos la posibilidad de definir dentro de nuestro documento diferentes zonas o áreas con unas características especiales que son completamente diferentes al resto o que simplemente queremos mantener aparte del texto normal. Por ejemplo, podemos definir un estilo para todo un documento al completo, sin embargo, una parte de él interesa que no se vea afectado por tal estilo. Para ello habrá que indicarlo de alguna manera: a través de las secciones. Una sección está siempre formada por un párrafo como mínimo. Cuando se selecciona un texto y se define como sección éste finalizará automáticamente con un salto de párrafo. Para insertar un nuevo párrafo justo antes o después de una sección sitúa el cursor donde quieras insertarlo y pulsa la

10 Tema 4: Organización del texto en el documento 10 combinación de teclas Alt + Intro. Al seleccionar un texto y aplicarle un formato de columnas automáticamente, para diferenciarlo del resto del texto al que no se le aplicará dicho formato, lo ha incluido en una sección independiente. Para insertar una sección tienes que situar el cursor en el lugar donde quieres que comience y acceder al menú Insertar / Área... Dentro de este cuadro de diálogo de secciones tenemos otra serie de opciones, tales como las columnas, sangrías, fondo y notas al pié. También podemos acceder a este cuadro de diálogo de una sección existente haciendo doble clic sobre su nombre en la barra de estado del documento. En el cuadro Nueva área te aparecerá aquella sobre la que se encontraba el cursor cuando accediste a esta opción. Para cambiar de sección sólo has de hacer clic sobre el nombre de otra sección de la lista, de modo que el resto de las opciones del cuadro se personalizarán a la sección seleccionada. Para cambiarle el nombre puedes hacerlo directamente en el campo Nueva área y para eliminarla sólo tienes que seleccionarla y pulsar sobre el botón Borrar. Al eliminar una sección no eliminas el contenido sino la organización del texto tal y como la tenías. Si activamos la opción Vínculo podremos insertar en dicha sección un archivo completo que ya tengamos creado o una sección del mismo. En este caso, una vez seleccionado el archivo tendríamos que seleccionar la sección que nos interese en la lista desplegable Sección.

11 Tema 4: Organización del texto en el documento 11 También tienes la posibilidad de proteger una sección para que no se pueda escribir, modificar o borrar nada en ella. En este caso debes activar la opción Protegida. Automáticamente se activará la opción Contraseña por si quieres introducir alguna. Si es así deberás hacer clic en el botón de al lado y escribir una. Si proteges una sección sin contraseña cualquier persona que use el documento podrá desprotegerla, sólo habría que acceder al cuadro de diálogo Secciones, a través del menú Formato. Si tienes contraseña sólo tú podrás desproteger la sección. Así mismo también tenemos la opción de ocultar a la vista una sección determinada. Sólo tendrías que activarla en el cuadro de diálogo. Ejercicio: Observa cómo configurar una sección. Haz clic sobre el texto de una sección y accede al menú Formato / Secciones. Cambia el nombre de esta sección en el cuadro Sección, luego activa la opción Protegida para proteger la sección y haz clic en el botón Opciones para configurar algunas de ellas. Dentro de Opciones activa en la pestaña Notas al pié y notas finales las opciones Reunir al final de la sección y Reiniciar numeración, indicando 1 en dicha numeración. Acepta en este cuadro para regresar al de las Secciones. Haz clic sobre la segunda sección, cámbiale el nombre en el cuadro Secciones y haciendo clic nuevamente en el botón Opciones activa lo mismo que para la sección anterior. Acepta este cuadro para regresar al de las secciones. Pulsa Aceptar para volver al documento. Ya en el documento, intenta escribir o borrar algo en la primera sección: te saltará entonces una ventana de aviso. En la segunda sección, podrás realizar modificaciones. Listas, numeraciones y esquemas Viñetas y numeraciones En muchas ocasiones tenemos que escribir en el documento listas o relaciones de distintos elementos. En estos casos, se pueden utilizar las viñetas para enfatizar cada uno de elementos de la lista y marcar una separación clara entre ellos, o bien, utilizar numeraciones en el caso de que el orden de los elementos sea importante. En este apartado aprenderemos cómo conseguirlo. Para colocar viñetas o numeración a un conjunto de párrafos tenemos que seleccionarlos y hacer

12 Tema 4: Organización del texto en el documento 12 clic respectivamente sobre el botón Activar/desactivar viñetas o Activar/desactivar numeración. Si estamos en un párrafo con numeración o viñeta y pulsamos la tecla Intro para crear un nuevo párrafo, este aparecerá también con la numeración o con la viñeta. Si no queremos que el nuevo párrafo tenga la numeración o viñeta, tendremos que volver a pulsar la tecla Intro o hacer clic sobre el botón Activar/desactivar viñetas o Activar/desactivar numeración. Podemos cambiar el tipo de numeración o la forma de las viñetas para mejorar la presentación. Para ello tenemos que poner el cursor en uno de los párrafos de la numeración o de la lista de viñetas y ejecutar Formato / Numeración y viñetas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En la pestaña Viñetas podemos seleccionar uno de los tipos de viñetas para nuestra lista. Tenemos más tipos diferentes en la pestaña Imágenes. En la pestaña Tipos de numeración podemos ver los distintos tipos de numeración que nos ofrece OpenOffice. Recuerda que por defecto aparece la Barra de objetos de texto. La Barra de objetos de numeración aparecerá automáticamente al pulsar el icono de activar/ desactivas viñeta cuando tengas seleccionado algún párrafo con viñeta, numeración o esquema numerado. Si los párrafos seleccionados no tienen ningún tipo de numeración o viñetas y seleccionamos alguna en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas y pulsamos Aceptar, se insertaría la numeración o viñetas seleccionadas a los párrafos.

13 Tema 4: Organización del texto en el documento 13 Ejercicio: Introduce viñetas a la lista de productos en oferta del panfleto para ordenarlos y resaltarlos. Selecciona con el ratón los párrafos a los que vas a añadir viñetas. Accede a Formato / Numeración y viñetas y pincha en la pestaña Imágenes. Muévete con la barra de desplazamiento hasta encontrar la imagen que te gusta. Selecciónala con un clic y pulsa Aceptar. Esquemas numerados En ocasiones, los elementos de una lista están organizados en varios niveles jerárquicos. Para mejorar la legibilidad y la presentación de dichas listas podemos utilizar los esquemas numerados. Veamos cómo hacerlo. Un ejemplo de esquema numerado en OpenOffice podría ser el siguiente: Podemos crear un esquema numerado a partir de una lista ya escrita. Para eso les pondremos a los párrafos de la lista una numeración o viñeta y, después, bajaremos el nivel jerárquico de algunos elementos de la lista utilizando la tecla Tabulador si el cursor está al principio del párrafo, o bien el botón Bajar un nivel de la Barra de objetos de numeración. Para aumentarlo utilizaremos el botón Subir un nivel o la combinación de teclas Mayúscula - Tabulador. Si queremos subir o bajar el nivel de un elemento y el de sus subelementos, podemos utilizar respectivamente los botones Subir un nivel con subniveles o Bajar un nivel con subniveles.

14 Tema 4: Organización del texto en el documento 14 Si estamos en un párrafo perteneciente a un nivel determinado de un esquema numerado y pulsamos la tecla Intro para crear un nuevo párrafo, este aparecerá con el mismo nivel y formato que el anterior. Podemos seleccionar alguno de los formatos predeterminados para el esquema ejecutando Formato / Numeración y viñetas y seleccionando la pestaña Esquema. También podemos reordenar los elementos del esquema numerado utilizando los siguientes botones de la Barra de objetos de numeración: Ejercicio: Vamos a organizar aún más los tipos de productos que aparecen en el panfleto mediante un esquema numerado. Separa los distintos tipos de libros en párrafos con viñeta. Pulsa sobre el icono aumentar un subnivel para convertir los tipos de libros en subniveles.

15 Tema 4: Organización del texto en el documento 15 Pulsa sobre el icono viñeta para cambiar la imagen de los subniveles. Organiza el orden de los elementos utilizando los botones Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo con subniveles. Personalizando los esquemas numerados A continuación veremos cómo mejorar la presentación de los esquemas numerados cambiando tanto el formato de la viñeta o numeración, como las distancias entre el texto, los bordes y la viñeta o numeración. Para personalizar un esquema numerado tenemos que situar el cursor sobre él y abrir el cuadro de diálogo Numeración y viñetas ejecutando Formato / Numeración y viñetas, o bien haciendo clic sobre el icono Editar numeración de la Barra de objetos de numeración. En dicho cuadro de diálogo utilizaremos las opciones de las pestañas Posición y Opciones. La pestaña Posición permite establecer para cada nivel las distintas distancias que caracterizan a la viñeta o numeración: Sangría: espacio que hay que dejar entre el margen izquierdo de la página y el borde izquierdo del símbolo de numeración o viñeta. Si el párrafo actual tiene una sangría delante del texto, la cantidad que se indique aquí se suma a esa sangría. Distancia al texto: espacio que hay que dejar entre el borde derecho del símbolo de

16 Tema 4: Organización del texto en el documento 16 numeración o viñeta y el borde izquierdo del texto. Distancia mínima número <-> texto: espacio mínimo que se debe dejar entre el símbolo de numeración y la primera línea del párrafo. Mediante la pestaña Opciones podemos establecer para cada nivel el formato de la viñeta o numeración. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el nivel que queremos cambiar. Después seleccionamos en el menú desplegable Numeración el tipo de símbolo que queremos como viñeta o numeración. Dependiendo de la elección nos aparecerán unas opciones u otras: Si seleccionamos Viñeta podremos elegir el carácter que queremos como viñeta y el estilo que le queremos aplicar. Las opciones Imagen e Imagen vinculada permite poner como viñeta una imagen de un archivo o de la galería de OpenOffice. El tamaño y la alineación vertical de la imagen también son configurables. Para ello el cursor deberá estar posicionado dentro de la viñeta imagen. El resto de opciones permiten poner una numeración con diversos formatos de números o letras. Además, permiten poner un texto delante de la numeración y otro detrás, cambiar el estilo, poner la numeración de los niveles anteriores y cambiar el carácter de comienzo de la lista. Ejercicio: Personaliza el esquema de numeración. Sitúa el cursor sobre el esquema numerado.

17 Tema 4: Organización del texto en el documento 17 Ejecuta Formato / Numeración y viñetas y pulsa sobre la pestaña Posición. Selecciona en la lista Nivel el 2. Aumenta la sangría. Ve a la pestaña Opciones y selecciona el nivel 1. Del menú desplegable Numeración selecciona Imagen. Mediante el desplegable Imagen, busca y selecciona una imagen de la galería. Pulsa sobre el nivel 2 y cambia del mismo modo su imagen. Pulsamos Aceptar. Gestión de Tablas Creando una nueva tabla Conocerás las distintas formas de insertar tablas, configurando a priori su dimensión. Decides crear una tabla donde cada producto aparezca organizado en una fila, como este mes tienes 3 productos en ofertas decides crear una tabla con una columna y 3 filas. Para insertar una tabla podemos hacerlo de diferentes maneras, una forma es pulsando sobre la flecha del icono Insertar Tabla, aparecerá una matriz en la que podremos elegir las dimensiones de la tabla. Recuerda que aquellos botones con una flechita verde en la esquina significa que tienen un menú disponible. En nuestro caso, seleccionaremos una tabla de dimensión 1 X 3, ya que queremos una columna y 3 filas, para ello arrastraremos el puntero del ratón hasta que obtengamos la dimensión deseada.

18 Tema 4: Organización del texto en el documento 18 Otra forma de introducir una tabla es mediante el cuadro de diálogo Tabla, para acceder a él podemos hacerlo de diferentes formas, una de ellas es haciendo un clic sobre el botón Insertar tabla. Aunque también podrías hacerlo pulsando simultáneamente las teclas Ctrl. + F12, o bien desde el menú Insertar, seleccionando posteriormente la opción Tabla. De una forma u otra, una vez que estemos en el cuadro de diálogo Insertar Tabla, en el bloque Tamaño de la tabla introduciremos el número de columnas y filas que queramos: en este caso 1 columna y 3 filas. Además de definir el número de filas y columnas podemos configurar otras opciones de la tabla. Activaremos la casilla Encabezado en el caso que queramos que la primera fila de la tabla se comporte como un encabezado presentando un estilo diferente que el resto de filas, que por defecto será negrita y cursiva. Además en caso de activar esta casilla podremos habilitar la casilla Repetir en cada página, que activaremos o no según queramos que el encabezado aparezca en todas las páginas o únicamente en la primera. Activaremos la casilla Borde, para que la tabla tenga un borde alrededor, y no tendremos en cuenta la casilla No dividir tabla, debido a que nuestro panfleto tiene una sola página, y dicha casilla sirve para los casos en que la tabla no quepa en una sola página configurando si queremos dividirla en dos partes o que pase íntegramente la tabla a la página siguiente. En caso de insertar una tabla en el primer párrafo del documento y posteriormente querer introducir texto antes de la tabla, la solución es situarse en la primera celda de la tabla y pulsar la tecla Enter,

19 Tema 4: Organización del texto en el documento 19 al realizar dicha acción introducimos una línea vacía al comienzo. Ejercicio: Inserta una tabla cuya dimensión sea 1 columna y 3 filas. Sitúate en la parte del documento donde quieras insertar la tabla. Pulsa el botón Insertar de la barra de herramientas. Inserta en el campo columna el valor 1, o pulsa la flecha disminuir. Inserta en el campo fila el valor 3, o pulsa la flecha aumentar Desactiva la casilla Encabezado y pulsa el botón Aceptar. Pulsa Deshacer para ver otra forma de introducir una tabla. Pulsa el icono Insertar tabla. Selecciona la dimensión 1 X 3. Manejando la tabla Aprenderás tanto a situarte en cualquier celda, como a seleccionar y desplazarte por la tabla. Una vez introducida la tabla empiezas a editar sus celdas para insertar diferentes datos en celdas específicas. Para ello sólo tienes que situarte en la celda que quieres editar y proceder a introducir el texto, para posteriormente darle el formato adecuado como a cualquier párrafo. Además de situarte con el ratón en la celda que desees, puedes desplazarte por las mismas utilizando la tecla tabulador. De este modo, estando situado en cualquier celda para avanzar a la siguiente pulsaré la tecla tabulador, por el contrario, para retroceder a la celda anterior debes primero pulsar la tecla mayúscula y sin soltarla pulsar la tecla tabulador. Cada celda de la tabla se comporta como cualquier párrafo del texto, es decir, podemos realizar todas las operaciones que vimos en el apartado Dando formato al párrafo. Pero además de situarnos y desplazarnos por las celdas de una tabla también podemos seleccionar el contenido completo de las mismas: Para eliminar una tabla tienes dos formas de hacerlo, una primera forma consiste en seleccionar desde la primera línea antes de la tabla hasta la siguiente línea después de la tabla, y posteriormente pulsar la tecla Supr. Una segunda forma es seleccionar la tabla y a continuación pulsar el botón derecho para abrir el menú contextual, seleccionando a continuación la opción Fila o Columna, y posteriormente Borrar. Ejercicio: Observa cómo seleccionar distintos elementos de la tabla, moverse por los mismos, así como eliminar la tabla.

20 Tema 4: Organización del texto en el documento 20 Sitúate en una celda y pulsa las tecla Tabulador (Tab) para desplazarte a la celda siguiente. Pulsa la combinación Mayúscula (Shift) + Tabulador (Tab) para ir a la celda anterior. Selecciona el contenido de la celda accediendo a menú Tabla / Seleccionar / Celda. Desde Tabla / Seleccionar / Columna selecciona todo el contenido de la columna. Pulsa Suprimir (Supr) para eliminarla. Deshaz la acción para recuperar la tabla pulsando sobre el icono Deshacer. Modificando la tabla Aprenderás a añadir y borrar tanto filas como columnas. Para insertar una fila te sitúas en la fila contigua a la que vas a insertar, y pulsas el botón insertar fila de la barra de objetos Tablas, e inmediatamente aparece una nueva fila. Para insertar una columna puedes pulsar en el botón insertar columna También se puede abrir el menú contextual y seleccionar la opción Columna y a continuación Insertar, apareciéndonos el cuadro de diálogo Insertar Columnas. Ejercicio: Borra filas, y como añade columnas delanteras. Sitúate en una fila. De la barra objetos Tabla, selecciona el botón Borrar Fila. Selecciona las otras dos filas de artículos, y pulsa la tecla Suprimir (Supr) para borrar el contenido. Sitúate en la primera fila. Pulsa el botón Insertar Columna. Accede al menú Tabla / Insertar / Columna. Añade una columna delante de la seleccionada. Pulsa Aceptar.

21 Tema 4: Organización del texto en el documento 21 Mejorando la tabla Vamos a adquirir conocimientos para la mejora del aspecto de la tabla mediante la configuración de la anchura y altura de las celdas, el espaciado respecto al texto que rodea la tabla. Decides ampliar el ancho de la columna Descripción, para ello tienes que situar el puntero del ratón en la línea de separación de las columnas trasformándose el puntero. Ahora sólo tenemos que pulsar en la línea de separación y arrastrar la misma hasta conseguir la anchura que deseemos. A continuación deseas expandir la altura de la fila correspondiente al encabezado, para ello te sitúas en la fila que quieres cambiar y abres el menú contextual. Una vez en el mismo selecciona la opción Fila, y posteriormente la opción Altura, apareciéndonos el cuadro de diálogo Altura de fila. Fíjate en que la casilla Ajuste dinámico está activada por defecto. Así, la altura de la fila vendrá determinada por la altura del mayor contenido que alberga la fila. Como no queremos que haga este ajuste desactivamos dicha casilla, e insertamos una altura de la fila de 1,50 cm. También podemos configurar la anchura y altura de una celda usando el botón Optimizar situado en la barra de objetos Tabla. Al pulsar dicho botón nos aparece un submenú con 4 opciones a elegir, dependiendo si hemos seleccionado una o varias celdas. Si hemos seleccionado una celda podemos ajustar la anchura y la altura de la misma al tamaño del contenido que alberga. Por el contrario, si hemos seleccionado varias celdas, podemos ajustar la altura y anchura de las celdas seleccionadas a la mayor anchura o altura de todas ellas. Además de cambiar la anchura de la columna y la altura de la fila, podemos configurar el espacio de separación que existe entre la tabla y el texto que rodea la misma, al igual que vimos cuando ajustamos la imagen. De este modo, si te sitúas en cualquier celda de la tabla y seleccionas la

22 Tema 4: Organización del texto en el documento 22 opción Tabla del menú contextual, accederás al cuadro de diálogo Tabla, donde en la pestaña Tabla, y en el bloque Espacios podemos insertar en cada uno de los cuatro lados de la tabla, el número de cm de espacio respecto al texto que la rodea, como aparece en la imagen. Además, en el bloque alineación puedes seleccionar el tipo de alineación que desees para la tabla, que por defecto, hace referencia a los márgenes horizontales de la misma. De este modo, la tabla presenta por defecto una alineación Automática, en la cual la tabla se alinea a ambos márgenes, derecho e izquierdo. En caso de que querer alinearla a un solo margen señalaremos Izquierda o Derecha, o si queremos centrarla señalaremos Centrada. Situándonos en una celda y seleccionando la opción Celda del menú contextual podemos alinear la disposición del texto inclusive en la misma, tanto arriba, centrada como abajo. Pero hay otras dos alineaciones que no responden a los márgenes de la página sino a los valores que hayas introducido en el bloque Espacios. De este modo, la alineación De izquierda atiende al valor que inserte en el campo Izquierdo del bloque Espacios. Por otro lado, la alineación Manual además de atender al campo de espaciado izquierdo, obedece al espaciado derecho, al superior e inferior. Ejercicio: Vea cómo modificar manualmente la anchura de una columna, y cómo modificar la altura de una fila usando un cuadro de diálogo. Sitúate el puntero del ratón encima del borde de la columna que quieres expandir. Una vez que aparezca el puntero de expandir púlsalo, para visualizar el resultado de la expansión del borde de la columna. Para aumentar la altura de la fila sitúate en la fila que quieres aumentar. Pulsa el botón derecho (en la demo haz clic con el izquierdo) para abrir el menú contextual.

23 Tema 4: Organización del texto en el documento 23 Selecciona la opción Fila, y a continuación Altura Desactiva la casilla Ajuste Dinámico. Inserta el valor en la casilla Altura, y pulsa Aceptar. El color de fondo y los bordes en una tabla Aprenderemos a mejorar el aspecto de la tabla asignándole un fondo y bordes a la celdas de la tabla. Las tablas, como cualquier otro objeto de, permite asignar tanto el borde como el fondo que queramos, pero con una diferencia sustancial, que las tablas al estar compuestas por celdas, filas y columnas, admiten para cada elemento específico las propiedades que queramos. De este modo, decides asignarle un borde mas grueso a la tabla, y darle un fondo salmón al encabezado. Para ello te sitúas en cualquier celda del encabezado pulsas el botón derecho y seleccionas la opción Tabla, accediendo al cuadro de diálogo Formato de Tabla. Para configurar el fondo de la tabla debes dirigirte a la pestaña Fondo. Una vez allí, seleccionas de la lista Como el valor Color, ya que podemos seleccionar también cualquier imagen como fondo en vez de un color, y de la lista Para seleccionas el valor Fila, a continuación seleccionas el color salmón, identificado como Naranja 4, y por último pulsas Aceptar Insertado el fondo, el siguiente paso es configurar los bordes. Para ello accedes de nuevo al cuadro de diálogo Formato de tablas, dirigiéndote posteriormente a la pestaña Bordes.

24 Tema 4: Organización del texto en el documento 24 Una vez allí, dependiendo de lo que vayamos a hacer seleccionaremos una disposición de líneas u otras, en tu caso como quieres cambiar tanto el borde exterior como las líneas interiores pinchas en el cuadro Bordes exterior y todas las líneas interiores. Para modificar el borde exterior seleccionas el grosor del borde, en tu caso 2,50 pt, dejando el color Automático. Una vez seleccionadas las opciones pinchas en algún punto del borde exterior de la tabla, comprobando cómo ha cambiado el grosor de la misma. A continuación pasas a cambiar el color de las líneas interiores, para ello vuelves al grosor por defecto, que corresponde a 0,05 pt., y seleccionas de la lista Color el valor Verde, a continuación pulsas en la parte del dibujo correspondiente a las líneas interiores de la tabla cambiando a dicho color las mismas, y por último pulsas Aceptar. Ejercicio: Observa cómo asignar un borde y modificar sus propiedades, además de asignar el color salmón al encabezado. Pulsa sobre una celda. Selecciona el icono color de fondo y escoge el color. Observa cómo se le aplica al fondo de la celda. Sitúate en el encabezado y abre el menú contextual. Selecciona la opción Tabla, y vete a la pestaña Fondo. Selecciona de la lista Para el valor Fila. Selecciona el color que desees y vete a la pestaña Bordes. Quita todos los bordes, y selecciona el color verde y el estilo de 0,05 pt. Pulsa en el borde interior vertical y horizontal, y por último el borde exterior superior. Cambia el color a Negro y el estilo a 1,50 pt., y fíjate como cambia el borde exterior. Asigna esta configuración a los demás bordes exteriores de la tabla. Acepta para aplicar los cambios

25 Tema 4: Organización del texto en el documento 25 Convirtiendo texto en tabla Aprenderás a economizar esfuerzos a la hora de crear cualquier tabla mediante las opciones de conversión de texto en tabla, y viceversa. Cuando tenemos una tabla sobre la cual queremos mejorar el aspecto, podemos convertir primero la tabla original en texto, y después este texto convertirlo en tabla con la estructura que desees. Para transformar la tabla en texto lo primero es seleccionar toda la tabla e irte al menú Tabla y elegir Convertir -> Tabla en texto. De este modo, nos aparecerá el cuadro de diálogo Convertir tabla en texto, el cual trasforma cada fila de la tabla en un párrafo, y cada columna de la tabla en un separador de texto a elegir, en este caso como hay una sola columna es indiferente lo que elijas. Después de pulsar Aceptar desaparece la tabla encontrándonos sólo texto en el documento, ahora es el momento de convertir el texto en tabla, teniendo en cuenta que cada párrafo de texto va a ser convertido en una fila, y que para especificar las columnas tenemos que utilizar algún separador en el texto que indique al conversor automático que después del separador es otra columna Para visualizar verificando la correcta inserción de los tabuladores o otros caracteres no imprimibles pulsaremos el icono Caracteres no imprimibles. Una vez insertados los tabuladores, seleccionas el texto que quieres convertir en tabla y te diriges al menú Tabla, seleccionando esta vez Convertir -> Texto en tabla, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:

26 Tema 4: Organización del texto en el documento 26 Recordemos que cada fila es un párrafo, y cada columna la identificamos por el tabulador, por tanto seleccionaré la opción Tabulador del bloque Separador en el texto, observando que podemos usar cualquier otro tipo de separador, dependiendo del contenido del texto de la futura tabla Si se deja activada la casilla Encabezado, se aplicará el estilo predefinido Encabezado a la primera fila de la futura tabla, y si se activa la casilla Borde la tabla tendrá líneas para marcar el borde de la misma. Por último, si no quieres que la tabla se divida en el caso que la misma no quepa en una página, activarás la casilla No dividir tabla, y en el caso que la tabla aparezca en varias páginas activarás la casilla Repetir en cada página, en el caso que quieras que el encabezado de la tabla aparezca en cada página. Ejercicio: Vea cómo convertir la tabla de un menú en texto, para posteriormente construir una nueva tabla diferente. Selecciona la tabla desde la opción de menú Tabla / Seleccionar / Tabla. De nuevo el menú Tabla, escoge Convertir / Tabla en texto. Acepta el cuadro de diálogo que aparece. Introduce tabuladores en el texto antes de cada plato. Al final, selecciona el texto. Vuelve al menú Tabla y selecciona esta vez Convertir / Texto en tabla. Con la separación de celdas en Tabuladores, desactiva la casilla de encabezado y pulsa Aceptar. Observa el resultado final. Uniendo y dividiendo tablas Has convertido el texto en tabla pero además, quieres mejorar el aspecto de la misma, mediante la unión y división de celdas, y tablas. Para unir varias celdas de una tabla sólo tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar y pulsar el botón Unir de la barra de objetos Tabla, o abrir el menú contextual y de la opción Celda, pulsaremos la opción Unir. Del mismo modo, cuando queramos dividir una celda en varias, tendré que seleccionar la celda en cuestión y pulsar el botón Dividir de la barra de objetos tabla, o abrir el menú contextual y de la opción Celda, seleccionaré Dividir, apareciéndote el cuadro de diálogo Dividir celda.

27 Tema 4: Organización del texto en el documento 27 Podemos realizar dos tipos de división vertical u horizontal dependiendo, si quieres dividir la celda en dos columnas (División Vertical), o dividirla en dos filas (División Horizontal). De este modo, si quisiéramos dividir una celda en tres nuevas filas, seleccionaré la opción Verticalmente, e introduciré o incrementaré a 3 el valor del campo Dividir celda en. Si seleccionas Dividir Horizontalmente puedes activar la casilla En proporciones iguales, para el caso que quieras que la altura de la celda a dividir se distribuya en nuevas filas de igual altura. Pero además de unir y dividir celdas puedes también unir y dividir tablas. Para unir dos tablas tienes que situarlas consecutivamente una junto a la otra, cerciorándote de que no hay ningún párrafo vacío entre las dos tablas. A continuación te sitúas en cualquiera de las dos tablas a unir, y después del menú Formato, seleccionas la opción Unir Tablas. Por el contrario, si quieres dividir una tabla, debes situarte en la celda a partir de la cual quieres crear la nueva tabla, y a continuación irte al menú Tabla, y seleccionar la opción Dividir Tabla. Al realizar esta operación se abrirá el cuadro de diálogo Dividir Tabla, donde puedes seleccionar entre 4 tipos de división:

28 Tema 4: Organización del texto en el documento 28 Si queremos copiar el encabezado a la nueva tabla creada, seleccionarás la casilla Copiar encabezado, si por el contrario, no quieres copiar el encabezado a la nueva tabla seleccionarás Sin encabezado. Además, de estas dos opciones puedes seleccionar la casilla Encabezado propio, con estilos, en el caso que quieras insertar una fila de encabezado en la segunda tabla que se formateará con el estilo de encabezado que tenga la tabla original, o seleccionar la casilla Encabezado propio, si solo quieres insertar una fila adicional en blanco en la segunda tabla, sin copiar el estilo del encabezado de la tabla original. Ejercicio: Observa cómo unir y dividir celdas. Sitúate en la fila 3 de la Tabla 2 y selecciona las dos filas. Accede a menú Ver / Barra de herramientas / Tabla para visualizar las operaciones con tablas. Pulsa sobre el icono Unir celdas y observa el resultado. Ahora pulsa el icono Dividir celdas. En el cuadro de diálogo, selecciona la división vertical en 3 celdas. Pulsa Aceptar y observa el resultado.

29 Tema 4: Organización del texto en el documento 29 Dando formato automático Aprenderás a asignar estilos predefinidos a la tabla, así como a añadir y modificar los mismos. Al insertar una tabla, si no quieres perder tiempo en darle estilo y formato a la misma puedes usar formatos predefinidos para las tablas. Para acceder a los mismos puedes hacerlo de dos formas dependiendo si ya has insertado la tabla o no. En el caso que no hayas insertado la tabla desde el cuadro de diálogo Insertar Tabla, una vez que hayas configurado las opciones de la tabla que deseas insertar, si pulsas en el botón Formateado Automático, accederás al cuadro de diálogo Formateado automático. Ahora bien, en el caso que ya hayas insertado la tabla, o simplemente porque quieres asignar un estilo a una tabla ya existente, tienes que situarte en la tabla a modificar y seleccionar la opción Formateado automático del menú Tabla. De una forma u otra, una vez que accedas al cuadro de diálogo Formateado automático, aparecerán los distintos formatos predefinidos que puedes aplicar a la tabla. Al seleccionar cada autoformato nos aparece una representación del resultado de la aplicación del mismo a una tabla ficticia. De este modo, si queremos asignar el formato seleccionado a la tabla del documento solo tendrías que pulsar el botón Aceptar. Para borrar un autoformato solo tendríamos que seleccionarlo y pulsar el botón Borrar.

30 Tema 4: Organización del texto en el documento 30 Pero además de asignar autoformatos predefinidos a la tabla, podemos modificar los ya existentes, para ello desde el cuadro de diálogo Formateado automático seleccionas el autoformato que quieras modificar, y pulsas el botón Opciones. Al realizar esta operación aparecerá un nuevo bloque inferior denominado Formato, el cual incluye distintas casillas referentes a distintos elementos que configuran el autoformato seleccionado, entre los cuales encontramos: Formato numérico, Fuente, Alineación, Bordes, y Modelo o Fondo. La casilla Formato numérico sirve para que configures si quieres aplicar un formato específico para los caracteres numéricos de la tabla o dejarlos como texto. De este modo un conjunto de caracteres como " " podemos asignarle un formato numérico por ejemplo, de tipo fecha (01/02/2003), decimal (1,022003), de moneda (1.022,003 ), etc.., más adelante veremos en profundidad cómo asignar y configurar los formatos numéricos. Ya que hemos aprendido la utilidad del Formato numérico, sigamos viendo la utilidad de las otras casillas del cuadro de diálogo Formateado automático. Podemos configurar la Fuente del contenido de la celdas, la Alineación tanto vertical como horizontal de las mismas, la existencia o no de Bordes, así como el fondo de las mismas expresada por la casilla Modelo.

31 Tema 4: Organización del texto en el documento 31 Si habitualmente utilizas para las tablas un estilo de fuente, alineación, bordes con un grosor y color determinado, así como fondos específicos y diferenciados para el encabezado y cuerpo de la tabla, sería muy útil, que en vez de asignar todas estas propiedades de formato cada vez que crees una tabla, poder englobarlas y añadirlas en un estilo de formato automático. Efectivamente permite añadir un autoformato. Lo primero, una que vez hayas dotado a la tabla de los estilos que deseas, es acceder al cuadro de diálogo Formateado automático, para pulsar posteriormente la tecla Añadir, con lo que te pedirá un nombre para identificar el nuevo autoformato. Introducido el nombre, que no puede coincidir con ninguno existente, y pulsar Aceptar, ya está creado tu nuevo autoformato de tabla. Si modificas un estilo y posteriormente quieres volver a su versión original, sólo tienes que seleccionar el estilo y activar todas las casillas disponibles en el bloque Formato, para pulsar posteriormente el botón Aceptar, restableciendo el estilo. Ejercicio: Observa cómo añadir un autoformato nuevo para su posterior aplicación a otra tabla. Sitúate en la Tabla 1 y accede al menú Tabla / Formateado Automático. Una vez en el cuadro de diálogo Formateado Automático, pulsa el botón Añadir. Introduce el nombre "Andalucía" para el autoformato que quieres crear y pulsa Aceptar. Una vez creado el autoformato pulsa el botón Aceptar, para volver al documento. Sitúate en la Tabla 2, y vuelve a entrar en el cuadro de diálogo Formateado Automático. Selecciona el autoformato Andalucía, y pulsa Aceptar para aplicarlo. Ordenando y configurando comportamiento Aprenderás tanto a configurar el comportamiento que tendrán las celdas de la tabla al ser modificadas, como a ordenar la tabla o párrafos por filas o columnas. Para ordenar una tabla debes seleccionar todo el contenido de la misma y del menú Tabla, eliges la opción Ordenar, accediendo al cuadro de diálogo Ordenar.

32 Tema 4: Organización del texto en el documento 32 En primer lugar en el bloque Dirección tienes que elegir qué elemento vas a ordenar, si las filas o las columnas. En tu caso tienes que seleccionar Filas, ya que tu intención es ordenar los trabajadores los cuáles están ubicados en filas independientes en la tabla. Una vez seleccionado el objeto a ordenar tienes que indicar en el bloque Criterio, la condición que vas a utilizar para ordenar dicho objeto. A continuación seleccionaremos el Tipo de clave que vamos a utilizar, que podrá ser Alfanumérica, si vas a ordenar caracteres. En caso de querer ordenar números, tendrías que seleccionar el valor Numérica. Por último, seleccionas el tipo de ordenación que deseas, y podemos elegir Ascendente, si quieres ordenar de la A-Z, si quisieras una ordenación inversa seleccionarías descendente. Para introducir otro criterio de ordenación debes activar la casilla Clave, en este caso la Clave 2, indicando la columna a la que atiende, además de seleccionar tanto el Tipo de clave, como el Orden, al igual que hicimos con la Clave1. Esta propiedad de ordenación de filas no sólo es exclusiva para las tablas sino también para los párrafos, de este modo cada párrafo se comporta como una fila, identificado por un salto de línea. Sin embargo, para identificar las distintas columnas que conforman el objeto a ordenar, tenemos que indicarlas mediante un separador de texto, por ejemplo los tabuladores. De este modo, la imagen superior esta compuesta por 3 filas, como indica los 3 saltos de línea, y 4 columnas indicadas por las inserción del tabulador como separador. Por ello, en el bloque Separador

33 Tema 4: Organización del texto en el documento 33 del cuadro de diálogo Ordenar, activaremos la casilla Tabulador como elemento separador de columnas. Los párrafos sólo se pueden ordenar por Filas, como podemos comprobar en el cuadro de diálogo Ordenar, apareciendo desactivada la casilla Columnas. Esto es debido, a que si ordenaras por Columnas, modificarías el contenido del párrafo, rompiendo la filosofía del mismo. Aparte de la ordenación es importante conocer los distintos comportamientos que pueden tener las celdas que componen la tabla, en relación a los posibles modificaciones que puedan soportar. Así, las celdas pueden presentar tres tipos de comportamientos: Fijo: Las modificaciones que realicemos a una columna o fila, sólo afectan a las columnas o filas contiguas. Fijo, proporcional: Las modificaciones que realicemos afectan a toda la tabla distribuyéndose el efecto proporcionalmente, a todas las celdas o columnas de la tabla. Variable: Las modificaciones afectan no sólo a las columnas o filas contiguas, y tampoco se distribuye el efecto del cambio proporcionalmente entre todas las columnas o filas, sino que afecta al tamaño global de la tabla. Estas opciones se escogen accediendo al menú Herramientas / Opciones, desplegando OpenOffice.org y señalando Tabla: Ejercicio: Vea cómo ordenar una tabla a partir de la segunda columna, y en igualdad por la tercera. Sitúate en la celda del primer nombre y selecciona el resto de la tabla. Accede a Herramientas / Ordenar. En el apartado Criterios, selecciona la columna 2, del primer apellido como primera clave de orden, de forma ascendente. Activa una segunda clave de orden y especifica la columna 3, del segundo apellido, también de forma ascendente.

34 Tema 4: Organización del texto en el documento 34 Por último, pulsa Aceptar, para ordenar los nombres. Tablas numéricas Hasta ahora hemos visto tablas de caracteres, pero también podemos trabajar con tablas numéricas, pudiendo incluso realizar cálculos con dichas celdas. En este apartado, aprenderás a asignar distintos formatos numérico a las celdas, y a insertar fórmulas. Para asignar un formato numérico a una o varias celdas seleccionadas, tienes que dirigirte al menú Tabla, y elegir la opción Formato Numérico, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Formato Numérico. El cuadro de diálogo Formato Numérico, muestra en la lista Categoría, las distintas clases de formato a los que puede hacer referencia el número, de este modo, al seleccionar cada categoría puedes ver en la lista Formato, los distintos tipos de formato disponibles. Si la celda seleccionada a la cual quieres asignar un formato numérico contiene datos, al ir seleccionado los distintos formatos de la lista Formato, podrás visualizar una representación de cómo quedaría el número si le aplicásemos dicho Formato. Pero además, dependiendo de la categoría que elijas podrás configurar y añadir nuevos formatos. Por ejemplo, en la categoría Moneda podemos configurar el número de Decimales, los ceros a la izquierda, si queremos que aparezcan los Números negativos en rojo, así como si queremos que el número muestre el Separador de miles. También puedes acceder al cuadro de diálogo Formato Numérico, si ubicado en la celda a configurar, pulsas el botón derecho del ratón, abres el menú contextual, y seleccionas posteriormente la opción Formato Numérico.

35 Tema 4: Organización del texto en el documento 35 Además de dar un formato numérico a las celdas, podemos insertar fórmulas en las mismas, como por ejemplo la sumatoria de los números incluidos en las celdas superiores a una dada. La ventaja de hacer los cálculos con fórmulas frente a hacerlos directamente, es que al añadir un nuevo valor, automáticamente se actualiza el resultado. Para activar la barra de fórmulas, nos situamos en la celda donde vaya la fórmula, y o bien vamos al menú Tabla / Fórmula, o bien introduciendo el valor =, o en el menú Ver seleccionamos la opción Barra de símbolos, y posteriormente la opción Barra de Fórmulas. Cada celda viene identificada por una letra y un número, de este modo las columnas se identifican por letras, y las filas por números. En la parte derecha de la barra de estado nos muestra la identificación de la celda y la tabla a la que pertenece. Para indicar la operación que quieres sólo tienes que pulsar el Submenú de operaciones, y seleccionar la función deseada. Pulsando la tecla F2 también conseguirás acceder a al Barra de Fórmulas A continuación hay que indicar el intervalo de celdas que quieres sumar, situándote en la primera celda, y arrastrando el puntero del ratón hasta la última celda, con lo que en la barra de fórmula aparecerá la operación completa. Ahora sólo nos queda pulsar el botón conforme que aparece a la izquierda, y obtendremos la suma. Ejercicio: Observa cómo asignar formato numérico de moneda a una celda, como la asignación de una fórmula. De la tabla de Factura, sitúate en la celda C5. Ve al menú Formato, y selecciona la opción Formato de número. De la lista Categoría selecciona Moneda, y de la lista Formato selecciona Euro, a continuación pulsa Aceptar. Ahora pulsa la tecla F2, o bien escribe el signo = para insertar la fórmula. Del submenú de operaciones ubicado en la Barra de Fórmulas, selecciona la opción Suma. Selecciona con el ratón o introduce el intervalo de celdas que va desde la celda D2 a la D4. Pulsa el icono de correcto, o pulsa la tecla Enter.

36 Tema 4: Organización del texto en el documento 36 Generación de gráficos desde tablas Aprenderás a insertar un gráfico en el documento mediante un asistente tomando como fuente de datos una tabla previamente construida. Para construir un gráfico a partir de una tabla, lo primero que tienes que hacer es seleccionar la tabla al completo, a continuación tienes que pulsar el botón Insertar Objeto de la barra de herramientas y sin soltar este botón seleccionar la opción Diagrama, con lo que aparecerá el asistente de Formateado automático de diagrama que consta de 4 pasos que veremos a continuación: 1. El primer paso consiste en seleccionar el Tipo de gráfico que se quiere usar: 2. Seguidamente hay que elegir el Rango de datos que se quieren incluir en el gráfico

37 Tema 4: Organización del texto en el documento 37 El campo Rango de datos muestra el intervalo de celdas que componen la tabla en su integridad. En el caso que no estemos de acuerdo con dicho intervalo, podemos editarlo introduciendo el intervalo correspondiente. También se puede seleccionar la distribución de los datos en el gráfico: por filas o por columnas, dependiendo de lo que te interese comparar en cada grupo. 3. A continuación se configuran las series de datos 4. Por último se deben escoger los títulos, leyendas, así como configurar la visión o no de cuadrículas