Gestión de proyectos en tiempos de crisis

Transcripción

1 Gestión de proyectos en tiempos de crisis

2 Algunos Datos Cancelados Con dificultades Exitosos 14% 51% 35% Fuente: Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc. Con dificultades 54% 79% 67% Arriba de Presupuesto: 54% en el 2008 Fuera de Tiempo: 79% en el 2008 Promedio de Funcionalidad entregada: 67% en el 2008 Standish Group 2008 Preparado por: IT Era

3 Le gustaría habilitar a su Organización con los mecanismos necesarios para identificar y seleccionar las inversiones que realmente maximicen el valor de su negocio? Está cansado de ser reactivo a la operación y desea que su Organización gestione y controle exitosamente sus proyectos, midiendo correctamente su desempeño y haciendo sus procesos más útiles y efectivos? Cuenta actualmente con un sistema de soporte que agilice la gestión de sus proyectos de manera que visualice el comportamiento y tendencias de su trabajo fomentando la transparencia de su Organización, facilitando la toma de decisión informada? Actualmente tiene una arquitectura de procesos que le garantice una integración desde su nivel estratégico hasta su operación diaria?

4 Qué es el gobierno de TI? Parte integral del gobierno organizacional. Consiste en liderazgo, estructuras organizacionales y procesos. Permite que TI sostenga y extienda las estrategias y objetivos de la organización. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

5 Rendimiento (Objetivos de Negocio) Normativo (SOX, COSO, etc.) Cuadro de Mando Integral Controles Internos COBIT BSC PMI CMMI ISO ISO 9001 Val IT MSF/RUP ITIL ISO Oficina de Procesos Oficina de Proyecto Metodología de Desarrollo de Software Oficina de Servicios Service Desk Oficina de Seguridad Procesos Proyectos Desarrollo de Software Servicios Seguridad

6 Rendimiento (Objetivos de Negocio) Normativo (SOX, COSO, etc.) Cuadro de Mando Integral Controles Internos COBIT BSC PMI CMMI ISO ISO 9001 Val IT MSF/RUP ITIL ISO Oficina de Procesos Oficina de Proyecto Metodología de Desarrollo de Software Oficina de Servicios Service Desk Oficina de Seguridad Procesos Proyectos Desarrollo de Software Servicios Seguridad

7 Preguntas fundamentales Estamos haciendo el trabajo correcto? Estamos generando valor? Estamos realizando bien el trabajo?

8 Categorías de procesos Estamos haciendo el trabajo correcto? Alineación Estratégica Estamos generando valor? Gestión de Portafolios Gestión de Proyectos Estamos realizando bien el trabajo?

9 Objetivos De la Alineación Estratégica Asegura que se identifiquen las iniciativas a partir de la estrategia. Define un marco de evaluación para la generación de valor de las inversiones en proyecto. Establece el cuerpo de gobierno para la gestión de portafolios. Estamos haciendo el trabajo correcto? Define los tipos de proyectos y el balance deseado del portafolio. Asegura que se cuenta con una asignación clara de responsabilidad para la obtención de resultados y beneficios esperados.

10 Objetivos De la Gestión de Portafolios Asegura que se cuenta con un análisis de valor (costo/beneficio) y evaluación del riesgo de las inversiones. Asegura que se obtengan los beneficios esperados de la inversión realizada. Estamos generando valor? Incrementa la probabilidad de seleccionar proyectos que entregarán el máximo valor a la organización. Permite reducir costos evitando hacer trabajo que no se debería hacer y tomando acciones correctivas oportunas cuando se detectan desviaciones. Asegura la comunicación oportuna y consistente.

11 Objetivos De la Gestión de Proyectos Incrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la planificación efectiva de proyectos. Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de lo comprometido asegurando la satisfacción del cliente. Estamos realizando bien el trabajo? Establece indicadores de rendimiento que proporciona información oportuna para la toma de decisiones ejecutivas. Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluación del impacto en los proyectos antes de su autorización.

12 Objetivos De las Competencias y Procesos Asegura que se dispone de herramientas, medio ambiente y recursos humanos habilitados para la gestión de proyectos. Identifica, define, mejora y/o establece parámetros para los procesos de la Oficina de Proyectos acorde a los marcos de referencia. Personas Asegura que el rendimiento de los proyectos se evalúa y se analiza con el propósito de identificar mejoras. Procesos Herramientas Define las herramientas necesarias para la ejecución de los procesos con el propósito de hacerlos más efectivos y eficientes.

13 Objetivos Del Aprendizaje Organizacional Asegura que la experiencia de los proyectos se capitaliza, conformando una base de conocimiento en beneficio de la organización. Fomenta el profesionalismo de la gestión de proyectos mediante el desarrollo de una comunidad de gerentes de proyectos. Facilita el cambio organizacional mediante la planificación de acciones de comunicación y de transformación que faciliten el cambio en la organización.

14 Relación entre procesos Alineación Estratégica Análisis de Estrategia Marco de Evaluación Seguimiento a Cambios de Estrategia Concepción de Iniciativas Valuación / Selección de Iniciativas Cierre de Valor Gestión de Portafolios Balance de Portafolios Seguimiento y Control de Portafolios Realización de Valor Iniciación Gestión de Proyectos Planificación Seguimiento y Control Cierre Ejecución Necesidad Iniciativa Proyecto Transición Producto Visión Autorización Término Aceptación Entendimiento Realización Identificar la oportunidad Entendimiento de necesidades Propuesta de Solución Planificación Desarrollo Implementación

15 Esquema de gobierno Alineación Estratégica Alineación Estratégica Creación de Valor Gestión de Portafolios Gestión de Proyectos Administración de Riesgos Administración de Recursos Medición del Rendimiento

16 Capacidad para identificar el Potencial de Valor del Negocio. Incrementar el valor de la inversión 100% La Gestión de Portafolios habilita a la organización para identificar y seleccionar las inversiones que maximizarán el valor del negocio. Gestión de Portafolios 25 % Valor Perdido 75% Valor Realizado (promedio actual de una organización) Gestión de Proyectos La Gestión de Proyectos habilita a la organización para entregar exitosamente las oportunidades de negocio seleccionadas. 0% Capacidad para realizar el Potencial de Valor del Negocio 100%

17 Cómo lograrlo? Los portafolios/programas/proyectos se seleccionan con base no sólo a su atractivo sino también en la capacidad de la organización de realizarlos. La habilidad y decisión de los directores y especialistas para utilizar los procesos es más importante que la definición en sí misma. Se desarrollan casos de negocio robustos. Los beneficios se administran sobre todo el ciclo de vida de la inversión mediante procesos y procedimientos establecidos. Se tiene una clara asignación de responsabilidad y autoridad sobre el logro de los beneficios. Se monitorean y revisan periódicamente las inversiones y sus resultados en términos de la obtención de los beneficios. Se recopilan e integran las lecciones aprendidas y se usan para planificar y gestionar las nuevas inversiones.

18 Crear: Integración de Iniciativas. Captura de iniciativas y definición de plantillas de casos de negocio para normalizar la integración de información. Procesos sin herramientas 1 Flujos de trabajo pre-definidos aseguran que los proyectos se sujetan a un control de gobierno durante todo su ciclo de vida. 2 Captura de Iniciativas Flujo de Trabajo de Gobierno

19 Crear: Desarrollo del Caso del Negocio Construcción de un caso de negocio de acuerdo al flujo de trabajo del gobierno. 3a 3b 3c Información General Estimados de Costos Estimados de Recursos 3d 3e 3f Estimados de Beneficios Evaluación del Impacto Estratégico Evaluación de Riesgos

20 Projects Seleccionar: Priorizar el portafolio Uso de técnicas probadas para establecer las prioridades de los impulsores de negocio. Evaluación del impacto de cada iniciativa. Business Drivers 4 5 Priorizar Business Drivers Derivar la prioridad al evaluar cada iniciativa (esto es, valor estratégico, valor financiero, riesgos). Evaluación del Impacto Analizar el portafolios de proyectos antes de asignar recursos. 6 7 Priorizar Proyectos Mapas de Inversión

21 Seleccionar: Optimización del portafolio Compare el portafolios seleccionado vs. la frontera de eficiencia. Uso de algoritmos de optimización para maximizar el valor estratégico del portafolios dentro de restricciones (costo, recursos, etc). 9 8 Modelado de la Frontera de Eficiencia 10 Análisis What If Calcule y comunique la alineación del portafolios seleccionado con las prioridades estratégicas de la organización. Análisis de la Alineación al Negocio

22 Gestionar: Medición del rendimiento 11 Crear scorecards para asegurar que el cuerpo de gobierno tenga visibilidad y control sobre todos los portafolios de proyectos de la organización. 12 Reporte del Estado del Proyecto Portfolios Scorecard Uso de reportes basados en plantillas para estandarizar y facilitar la generación de reportes en toda la organizacoón.. 13 Reporte del Portafolios

23 A qué nos dedicamos? Factores para Elevar la Calidad Todos reconocemos la importancia de tener un equipo de trabajo de calidad, motivado pero. Personas BPM Tecnología Procesos Mejora Iterativa de Procesos

24 Muchas organizaciones concentran sus esfuerzos en arreglar los errores en vez de prevenirlos

25 Por haber venido 20% de descuento!!! Si nos dejas tus datos terminando esta charla

26 Gracias!!!