Plan de trabajo estratégico de la auditoría externa para el ejercicio financiero

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD COMITÉ DE AUDITORÍA DEL CONSEJO EJECUTIVO Séptima reunión Punto 2.2 del orden del día provisional EBAC7/3 30 de diciembre de 2002 Plan de trabajo estratégico de la auditoría externa para el ejercicio financiero Informe del Comisario de Cuentas 1. El Comisario de Cuentas se complace en presentar al Comité de Auditoría del Consejo Ejecutivo los aspectos más destacados del plan de trabajo estratégico de la auditoría externa para el ejercicio financiero El Interventor General de la República de Sudáfrica fue nombrado Comisario de Cuentas de la OMS para los ejercicios financieros y La auditoría se realiza de conformidad con el artículo XIV del Reglamento Financiero de la OMS y las atribuciones adicionales respecto de la auditoría externa que figuran en el apéndice del Reglamento. 3. En la sexta reunión del Comité de Auditoría se presentó el Informe del Comisario de Cuentas sobre las operaciones financieras de la OMS durante el ejercicio En las deliberaciones subsiguientes se pusieron de relieve varias cuestiones que el Comité de Auditoría estimaba oportuno examinar en el plan de trabajo estratégico del Comisario de Cuentas para el presente bienio. Este documento tiene por finalidad informar al Comité de Auditoría de los planes generales y la orientación estratégica de la auditoría externa para el ejercicio , incluidas las áreas específicas de valor añadido que deben abarcarse. Constituye, además, la base para que el Comité de Auditoría haga las aportaciones que estime oportunas respecto de los planes de auditoría externa para el presente ejercicio. ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORÍA PARA EL EJERCICIO FINANCIERO En la auditoría externa del ejercicio se aplicará un enfoque integral que combina los aspectos financieros, la vigilancia del cumplimiento de las normas y el valor añadido. Además, como parte integrante del proceso se incluirá la auditoría informatizada, que prestará apoyo, entre otras cosas, a las auditorías financiera y del cumplimiento mediante exámenes de los controles generales y de aplicación, según proceda, y del funcionamiento de las técnicas de auditoría asistidas por ordenador. 5. Para abordar los aspectos financieros y del cumplimiento de la auditoría, se ha adoptado un criterio basado en el riesgo. A ese respecto, durante la fase de planificación estratégica se evaluaron los posibles riesgos, que se seguirán examinando a lo largo de la auditoría. El alcance de las verificacio-

2 nes que se efectúen dependerá del grado de riesgo establecido y del grado de fiabilidad atribuido a los mecanismos de control interno. 6. En vista de que la Organización tiene la intención de sustituir el sistema de Apoyo Informativo en Administración y Finanzas, en este momento se considera innecesario seguir efectuando muchas más comprobaciones de los controles generales y los controles de aplicación asociados a ese sistema, y por consiguiente se volverá a adoptar un enfoque sustantivo o centrado en las transacciones. Mediante el proceso independiente de exámenes de auditoría del desarrollo de sistemas, se proporcionará información constructiva, según corresponda, respecto de los requisitos de auditoría y control del nuevo sistema. 7. La adición de valor mediante el proceso de auditoría externa constituye una prioridad importante. A este respecto, se han determinado áreas concretas en que sería conveniente y costoeficaz que, como parte de la auditoría externa, se hicieran exámenes de valor añadido. No obstante, las áreas en que la auditoría externa podría ser de ayuda para la Organización se irán determinando a lo largo del ejercicio financiero, a la luz de lo que ocurra en la propia Organización, de las prioridades de las partes interesadas, de las tendencias internacionales y de las prácticas óptimas. 8. La auditoría se realiza de conformidad con las normas comunes de auditoría del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA PARA EL EJERCICIO FINANCIERO Fase de planificación estratégica 9. La fase de planificación estratégica de la auditoría prácticamente ha finalizado, y el presente informe dirigido al Comité de Auditoría constituye su última etapa. Se han tomado varias decisiones estratégicas respecto de la dirección general y las esferas de interés de la auditoría. Tales decisiones se han basado en gran medida en la experiencia adquirida en auditorías precedentes y en el conocimiento de la Organización. Además, se han tenido en cuenta las observaciones formuladas por los miembros del Comité de Auditoría en su sexta reunión y por los Estados Miembros en sus deliberaciones sobre el Informe del Comisario de Cuentas para el ejercicio El Comisario de Cuentas es quien decide en última instancia cuál será la naturaleza, ámbito y alcance de su labor de auditoría, pero es importante que también se tenga en cuenta la aportación de la Secretaría durante la fase de planificación estratégica. A este respecto, el Interventor General y la Directora General se reunieron en julio para estudiar, entre otras cosas, la dirección general de la auditoría y, en particular, las áreas que podrían beneficiarse de un examen de valor añadido. Por otra parte, el Comité Directivo de Auditoría, en su reunión de julio de 2002, analizó en detalle algunos elementos del plan estratégico de auditoría y de su programación. Ejecución de la estrategia de auditoría 11. La estrategia se ejecutará en las siguientes fases de la auditoría. Las decisiones adoptadas durante el proceso de planificación estratégica serán reevaluadas y ajustadas constantemente para garantizar que la auditoría siga centrada en sus objetivos. Las primeras intervenciones afectarán a la documentación de los sistemas y/o la actualización de la documentación existente, la identificación y evaluación de controles clave, y los procedimientos analíticos de examen destinados a obtener informa- 2

3 ción sobre cuentas y saldos. La ejecución de esos procedimientos brindará la oportunidad tanto de formular observaciones sobre los procesos del sistema y los controles internos establecidos como de comprobar si la Organización gestiona sus recursos con eficiencia y eficacia. 12. Tras esos pasos preliminares, se harán comprobaciones detalladas de las transacciones desde el punto de vista financiero y del cumplimiento de la normativa. A la hora de seleccionar muestras para realizar dichas comprobaciones se tienen en cuenta varios factores, como el riesgo inherente estimado, la autenticidad de las transacciones que van a comprobarse y el grado de fiabilidad atribuido a los controles. Con objeto de asegurar la eficiencia del proceso de auditoría, se recurrirá ampliamente a técnicas de auditoría asistida por ordenador y muestreos estadísticos. 13. El plazo requerido para la finalización del informe financiero y de su auditoría externa es posiblemente el más apretado del sistema de las Naciones Unidas. Con objeto de finalizar la auditoría dentro de los plazos fijados y de reducir las actividades que conlleva durante los periodos en que la Secretaría está más ocupada, se han programado tres visitas de auditoría a la Sede durante el ejercicio financiero. 14. En la fase final de la auditoría, que se efectúa una vez cerrado el libro mayor general al término del ejercicio financiero, se verificarán detenidamente los saldos de cierre y la información que aparezca en los estados de cuentas. Una vez concluida esta fase, se evaluarán los resultados consolidados de la auditoría y se emitirá un dictamen sobre los estados de cuentas. Oficinas regionales y de país 15. Durante la auditoría del ejercicio financiero en examen, se visitarán al menos una vez todas las oficinas regionales, a excepción de la Oficina Regional para las Américas. Estas visitas de auditoría se han programado para Además, a lo largo del ejercicio se visitarán algunas oficinas de país con el fin de ampliar la perspectiva del proceso de auditoría. 16. Debido a que las operaciones de la Oficina Regional para las Américas están integradas con las de la OPS, y con el fin de evitar la duplicación de tareas, se seguirá dependiendo de la labor del Auditor Externo de esta organización. 17. En las visitas a las oficinas regionales y de país, se examinarán la idoneidad y eficacia de los sistemas de control interno y se comprobarán a fondo las transacciones relacionadas con áreas clave de la actividad financiera. La finalidad de esta tarea es asegurar que los sistemas presupuestario y financiero, junto con las transacciones conexas, se ajusten al Reglamento Financiero y las Normas de Gestión Financiera de la OMS, estén en consonancia con sus políticas y directrices, y proporcionen información fiable que garantice la exhaustividad y exactitud de los registros financieros. Actividades de valor añadido y esferas de especial atención 18. Es importante hacer un seguimiento de la aplicación de las recomendaciones derivadas de los exámenes de valor añadido efectuados en ejercicios financieros precedentes, con el fin de garantizar la exhaustividad del proceso de auditoría. Así, se ha previsto efectuar exámenes de seguimiento en las áreas siguientes: mecanismos generales de control del sistema de Apoyo Informativo en Administración y Finanzas en la Sede; 3

4 entorno de control general de la tecnología de la información en la Oficina Regional para Europa; gestión de tesorería y de caja en la Sede; servicio de auditoría interna. Ya se han programado los exámenes de seguimiento, y se ha previsto poner los resultados a disposición para el periodo interino de presentación de informes. 19. Asimismo, se han determinado nuevas áreas en que podrían efectuarse exámenes de valor añadido, tras tener en cuenta, entre otras cosas, las prioridades de los Estados Miembros y de la Directora General y la evaluación de los riesgos a los que se enfrenta la Organización. Concretamente, algunas de esas áreas son: una auditoría informatizada de la seguridad de la red efectuada en el último trimestre de 2002; una evaluación del programa de becas a nivel de toda la Organización, prevista para las primeras fases de la auditoría; un examen de los progresos realizados en la aplicación de la Iniciativa de Atención Centrada en los Países, que se efectuará más avanzado el bienio, coincidiendo con las visitas a las oficinas regionales y de país; un examen de los fondos extrapresupuestarios, que incluya, entre otros, aspectos relativos a la movilización de recursos, el proceso de presupuestación, la programación de fondos extrapresupuestarios y la contabilidad conexa. A la hora de determinar el alcance y el momento de este examen, se tendrá en cuenta la labor que la Auditoría Interna tenga previsto realizar en esta área. 20. En la auditoría precedente se pusieron de relieve algunas cuestiones relativas al control interno y gestión de los subsidios para gastos locales, y la Secretaría está examinando esta área con miras a introducir mejoras. La aplicación de estos procedimientos revisados se estudiará detenidamente en la auditoría de la regularidad, para determinar si procede emprender más actividades de valor añadido en esta esfera. 21. La gestión de los recursos humanos se considera desde hace ya algún tiempo una posible área para actividades de valor añadido. Teniendo en cuenta la importante reforma efectuada en este ámbito, no se considera oportuno realizar tales actividades mientras no haya finalizado el proceso de aplicación de los procedimientos revisados. En las intervenciones de auditoría que se lleven a cabo durante el ejercicio financiero se prestará especial atención a varias cuestiones relativas a los recursos humanos, aunque probablemente la realización de un examen de valor añadido en esta área sólo podrá tener lugar a más largo plazo. Aplicación de las conclusiones de la auditoría del ejercicio anterior 22. Se hará un seguimiento de la aplicación de las recomendaciones formuladas en auditorías externas realizadas en ejercicios anteriores, y se notificará al respecto al Comité de Auditoría. Durante la auditoría se comprobarán las medidas adoptadas cuando se considere oportuno. 4

5 Fase de presentación de informes 23. Al término de cada visita de auditoría, los resultados y recomendaciones derivados de la misma se consignarán en cartas sobre asuntos de gestión que se remitirán al Director Ejecutivo o al Director Regional pertinente. 24. Para asegurar que la información obtenida se comunique oportunamente en su integridad, se presentará a la 56ª Asamblea Mundial de la Salud un informe de auditoría externa interino sobre las actividades de auditoría realizadas durante el primer año del bienio, si bien no se emitirá un dictamen de auditoría sobre los estados de cuentas interinos. 25. Al finalizar el ejercicio se emitirá un dictamen de auditoría sobre los estados de cuentas consolidados de la OMS correspondientes al bienio, conforme al formato aprobado por el Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas. Asimismo, se presentará a la 57ª Asamblea Mundial de la Salud un informe consolidado extenso sobre las cuestiones importantes que se deriven de la auditoría. Realización de auditorías complementarias y presentación de informes adicionales 26. Al igual que en ejercicios financieros anteriores, se prepararán cartas sobre asuntos de gestión y se emitirán dictámenes de auditoría separados con relación al CIIC, el ONUSIDA, el Fondo Fiduciario para el Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales y el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos, así como sobre las cuentas anuales del Programa de Lucha contra la Oncocercosis en África Occidental y el Programa Africano de Lucha contra la Oncocercosis. 27. A petición de la Secretaría, se llevarán a cabo actividades de auditoría complementarias durante el ejercicio financiero, con el fin de emitir un dictamen separado sobre el Fondo Fiduciario del Programa Iraq. El costo de este trabajo adicional se recuperará del Fondo Fiduciario. 28. Como en ejercicios anteriores, está previsto que el Auditor Externo del PNUD y el FNUAP solicite cartas de seguridades de los saldos de esos fondos que la OMS mantiene en sus cuentas. COMUNICACIÓN Y ENLACE 29. Con el fin de garantizar una comunicación constante y efectiva con la OMS, el Director de Auditoría Externa ha instalado su oficina en la sede de la Organización. Las comunicaciones de carácter más oficial con la Secretaría se realizan a través del Comité Directivo de Auditoría, que se reúne varias veces al año. 30. Ya se ha establecido contacto con la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión a fin de evitar la duplicación de actividades y reducir al mínimo los conflictos de programación. Además, el plan de trabajo del auditor interno será escrutado en todo momento para determinar las áreas de trabajo relacionadas con el objetivo y esferas de atención de las atribuciones de la auditoría externa, de manera que se genere el tipo de resultados esperados. Como se ha señalado antes, también se ha previsto efectuar durante este bienio un examen de seguimiento de los servicios de auditoría interna. 5

6 RECURSOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA 31. Se ha previsto que serán necesarias unas horas de trabajo para efectuar la auditoría del bienio (sin incluir el CIIC, el ONUSIDA y el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos). El 80% de esas horas se dedicarán a la auditoría global, el 15% a las actividades de valor añadido y los exámenes de expertos, y el 5% a los órganos deliberantes y los servicios de enlace. Se ha asignado alrededor del 25% del número total de horas a las visitas in situ a las oficinas regionales y de país. Al determinar el número de horas para esas visitas, se ha procurado lograr un equilibrio entre el alcance de las actividades y la relación costo-eficacia global de la auditoría. 32. El Interventor General y su adjunto supervisan personalmente la auditoría. El equipo principal de auditoría está compuesto por directores superiores y personal auditor de un servicio especializado en auditorías internacionales. Este equipo principal se ve complementado por personal procedente de un grupo de auditores elegidos de la Oficina del Interventor General de Sudáfrica. Además, cuando es necesario se contrata a profesionales con conocimientos técnicos especializados. De este modo se puede garantizar que los equipos de auditores cuenten con la combinación idónea de habilidades, competencias y experiencia. OBSERVACIONES FINALES 33. Se invita a los miembros del Comité de Auditoría a que tomen nota del plan de auditoría externa para el ejercicio financiero y a que formulen observaciones al respecto. = = = 6