RESOLUCIÓN 1100 DE (Diciembre 23) Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P.

Transcripción

1 RESOLUCIÓN 1100 DE 2004 (Diciembre 23) Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P. EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ E.S.P., en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, RESUELVE: CAPÍTULO I ORIENTACIONES Y DISPOSICIONES BÁSICAS ARTÍCULO PRIMERO.- OBJETO. El presente Estatuto contiene las normas generales que regulan la contratación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - Empresa de Servicios Públicos, en adelante Acueducto de Bogotá. ARTÍCULO SEGUNDO.- MARCO LEGAL. Los contratos que celebre el Acueducto de Bogotá, se regirán por las disposiciones de este Manual, los Códigos de Comercio y Civil, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad del Acueducto de Bogotá. Los contratos financiados con fondos de organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación, selección y cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes. Este Manual no se aplica a los contratos que deban someterse a disposiciones legales especiales, tales como los contratos de trabajo, de empréstito, de servicios públicos domiciliarios y los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor. ARTÍCULO TERCERO.- PRINCIPIOS RECTORES. La contratación del Acueducto de Bogotá estará orientada por los principios de responsabilidad y economía, que le imponen a los administradores la obligación de actuar con autonomía y eficacia en la búsqueda del mejor desarrollo de su objeto social. PARÁGRAFO.- La contratación del Acueducto de Bogotá se regirá por las políticas de calidad y transparencia. ARTÍCULO CUARTO.- COMPETENCIA. De conformidad con la ley y los estatutos, la competencia para contratar radica en el Gerente General y en aquellos empleados a quienes expresamente se les haya delegado tal facultad. ARTÍCULO QUINTO.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. En materia de inhabilidades e incompatibilidades para contratar se estará a lo dispuesto en el artículo 44.4 de la Ley 142 de

2 ARTÍCULO SEXTO.- PROGRAMACIÓN ANUAL DE CONTRATACIÓN. En la elaboración de su correspondiente proyecto de presupuesto anual, cada una de las áreas con competencia para contratar deberá establecer las necesidades de contratación para la respectiva vigencia; para tal efecto, actuará de manera coordinada con las demás a fin de lograr la correspondencia con los planes y programas del Acueducto de Bogotá y la mayor eficiencia en la destinación de los recursos y el modo de ejecutarlos. La programación de la que trata el presente artículo y sus modificaciones serán aprobadas por el Comité de Gerencia, el cual deberá reunirse una vez cada semestre para tales efectos. Con base en el presupuesto aprobado, el Acueducto de Bogotá elaborará y mantendrá actualizada la programación anual de contratación, la cual se publicará en la página web del Acueducto de Bogotá. ARTÍCULO SÉPTIMO.- FUENTES DE INFORMACIÓN DE OFERENTES. El Acueducto de Bogotá para invitar a presentar oferta, además de su propio registro, podrá acudir a los registros de las Cámaras de Comercio, de otras entidades públicas o de instituciones gremiales reconocidas en el mercado. ARTÍCULO OCTAVO.- ACEPTACIÓN DE LA OFERTA. La oferta con opción de ser aceptada será aquella que objetivamente se ajuste más al interés del Acueducto de Bogotá. En las condiciones y términos de la invitación se señalará claramente el interés que persigue el Acueducto de Bogotá con la contratación. Tal interés deberá reflejarse en elementos, circunstancias o factores concretos, de manera tal que pueda ser valorado y permita la evaluación comparativa de las ofertas. PARÁGRAFO.- Las solicitudes de oferta que realice el Acueducto de Bogotá no lo obligan a celebrar el contrato correspondiente, quedando en libertad de declarar fallido o desistir unilateralmente del proceso de contratación. CAPÍTULO II FORMA Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO NOVENO.- FORMA DEL CONTRATO. Los contratos del Acueducto de Bogotá deberán constar por escrito, salvo las excepciones que se consagren en este manual. Los contratos cuyo valor sea inferior a seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales vigentes se formalizarán mediante carta de aceptación. Los contratos podrán igualmente realizarse acudiendo al comercio electrónico regulado por el ordenamiento jurídico colombiano. Para tal efecto, se tendrán como aplicables las normas vigentes nacionales que regulen las transacciones por vía electrónica. ARTÍCULO DÉCIMO.- CLÁUSULAS EXCEPCIONALES. En materia de cláusulas excepcionales o exorbitantes se atenderá a lo previsto en el artículo 3 de la Ley 689 de ARTÍCULO UNDÉCIMO.- GARANTÍAS. Las coberturas, amparos, condiciones, vigencias y montos de las garantías que se deban constituir se consignarán en las condiciones y términos de la invitación para presentar oferta y se estipularán en el respectivo contrato, de acuerdo con su naturaleza. Se podrá prescindir de las garantías, cuando en el contrato se pacte el pago total del mismo contra el recibo del bien o servicio a satisfacción del Acueducto de Bogotá siempre que su valor no supere el equivalente a trescientos cincuenta (350) salarios mínimos legales vigentes y cuando se trate de la adquisición de software por medio electrónico, salvo que el fabricante tenga un distribuidor o representante autorizado en Colombia. No obstante, el Acueducto de Bogotá deberá exigir las garantías de calidad y/o correcto funcionamiento del bien suministrado por el fabricante o proveedor. ARTÍCULO DUODÉCIMO.- DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTALES. Para iniciar un procedimiento de invitación a presentar oferta y celebrar el respectivo contrato, el Acueducto de Bogotá deberá contar previamente con la disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir las obligaciones que contrae. Una vez suscrito el contrato se efectuará el respectivo registro presupuestal. 2

3 ARTÍCULO DECIMOTERCERO.- PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y PUBLICIDAD DE LOS CONTRATOS. Los contratos se perfeccionarán con la firma de las partes o, si fuese el caso, el cumplimiento de la solemnidad exigida por la ley. Para su ejecución se requerirá del correspondiente registro presupuestal y de la aprobación de las garantías respectivas por parte del Acueducto de Bogotá. Los contratos de cuantía igual o superior a seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales vigentes, así como sus modificaciones, deberán publicarse a costa del contratista en el Registro Distrital, requisito que se entenderá cumplido con la presentación de la constancia de pago. PARÁGRAFO.- Las cartas de aceptación se perfeccionarán con la firma del ordenador del gasto. ARTÍCULO DECIMOCUARTO.- MODIFICACIONES CONTRACTUALES. Las modificaciones a los contratos constarán por escrito. Las adiciones en valor corresponderán al porcentaje que en cada caso autorice el Comité de Contratación, previa justificación del ordenador del gasto responsable del respectivo contrato. En todo caso, el monto total del contrato inicial más las adiciones en valor no podrán exceder el límite fijado para el procedimiento de selección con el cual se surtió el trámite de contratación respectivo. ARTÍCULO DECIMOQUINTO.- ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS. El porcentaje de los anticipos y pagos anticipados se establecerá en las condiciones y términos de la invitación, en todo caso el mismo se fijará en consideración a la modalidad del contrato y demás previsiones administrativas y financieras del Acueducto de Bogotá. CAPÍTULO III PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO DECIMOSEXTO.- SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. La selección de los contratistas se efectuará a través de cualquiera de los siguientes procedimientos: contratación directa, precalificación o invitación pública. Estos procedimientos los adelantará el Acueducto de Bogotá, previa solicitud del ordenador del gasto. ARTÍCULO DECIMOSÉPTIMO.- INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA. En la contratación directa con pluralidad de ofertas la invitación podrá formularse por escrito o medio electrónico. La oferta deberá presentarse por escrito o medio electrónico, en cuyo caso la firma digital deberá estar fijada en el mensaje de datos que contenga la oferta, de acuerdo con lo dispuesto en las normas vigentes que regulen la materia. ARTÍCULO DECIMOCTAVO.- CONTRATACIÓN DIRECTA. Cuando la cuantía del contrato que se pretende celebrar sea igual o inferior a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se efectuará un número plural de invitaciones a presentar oferta, excepto en los siguientes casos, en los cuales se podrá cursar una sola invitación: a) Cuando la cuantía sea inferior a seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales vigentes. b) Prestación de servicios profesionales. c) Trabajos o servicios que sólo puedan encomendarse a determinada persona o la adquisición de bienes que solamente un proveedor pueda suministrar. d) Para conjurar situaciones de emergencia, es decir, cuando la necesidad del bien o servicio sea inmediata y no permita adelantar el trámite ordinario, previa aprobación del Comité de Contratación. e) Para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas. f) Para la ampliación, actualización o modificación de software ya instalado en el Acueducto de Bogotá, respecto del cual el autor tenga registrado con exclusividad el derecho de propiedad. 3

4 g) Adquisición o permuta de inmuebles, previo avalúo comercial. h) Permuta o dación en pago de bienes muebles. i) Comodato. j) Publicidad. k) Arrendamiento de inmuebles. l) Contratos o convenios con entidades públicas. m) Contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración empresarial. n) Operaciones de crédito público o asimiladas, para el manejo de la deuda y conexas. o) Prestación de servicios de salud. p) Compra y venta de energía eléctrica. q) Cuando no se presente oferta alguna o se declare fallido el respectivo proceso. En la invitación se señalará el lugar y la fecha en que se deberá presentar la oferta y se adjuntarán las condiciones y términos de la misma. A través de un grupo interdisciplinario, la Dirección de Contratación y Compras hará la evaluación de las ofertas y presentará el informe que señalará la propuesta que más se ajusta al interés del Acueducto de Bogotá, para lo cual tendrá como marco de referencia los precios del mercado, los estudios que sobre el tema se hayan efectuado o, con base en las condiciones y términos de la invitación, el estudio comparativo específico de las ofertas recibidas. Los oferentes podrán consultar el informe de evaluación en la Dirección de Contratación y Compras o en la página web; dentro del término señalado en las condiciones y términos de la invitación, podrán presentar observaciones al mismo a fin de que el Acueducto de Bogotá, si es el caso, efectúe los correctivos que a su juicio correspondan. La Dirección de Contratación y Compras enviará el informe de evaluación al ordenador del gasto para que éste, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitación, decida sobre la aceptación de la oferta y suscriba el contrato, si es el caso. Decisión que se comunicará a los oferentes. PARÁGRAFO PRIMERO.- Cuando el valor del contrato que se pretende celebrar no supere los cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, la invitación podrá efectuarse de manera verbal o vía telefónica por parte del ordenador del gasto, quien una vez evalúe la idoneidad y conveniencia de la oferta presentada por escrito, procederá a remitir al área de contratación los documentos soportes para la elaboración del respectivo contrato. Para los efectos anteriores, el ordenador del gasto deberá dar cumplimiento a los requisitos y trámites previstos por la normatividad vigente sobre la materia, según el caso. PARÁGRAFO SEGUNDO.- Teniendo en cuenta la reglamentación interna del Acueducto de Bogotá en relación con los bienes muebles, la venta de los mismos se realizará mediante permuta o subasta pública, sin consideración a su cuantía y previo avalúo. PARÁGRAFO TERCERO.- Cuando se declare fallido un proceso de selección, no se podrá variar el objeto del contrato, ni modificar sustancialmente las condiciones y términos de la invitación. Cuando por razones no imputables a los oferentes se declare fallido un proceso de invitación pública, el Acueducto de Bogotá no podrá acudir al procedimiento de contratación directa, en consecuencia, deberá efectuar una nueva invitación pública. 4

5 ARTÍCULO DECIMONOVENO.- PRECALIFICACIÓN. Cuando en un procedimiento de invitación por escrito o por medio electrónico para presentar oferta, se requiera previamente identificar las personas que estarían en capacidad de presentar oferta y suscribir un determinado contrato, se solicitará información por escrito, por medio electrónico o por aviso en un diario de amplia circulación nacional; según el caso, con el objeto de que los interesados envíen al Acueducto de Bogotá toda la información requerida. En la solicitud se señalará, entre otros, la naturaleza y elementos esenciales del contrato que se pretende celebrar, el lugar donde se puede consultar el documento, el lugar y la fecha donde habrá de entregarse la información. El resultado de esta evaluación se dará a conocer por escrito a los participantes que resultaren como potenciales oferentes. El Acueducto de Bogotá invitará a presentar oferta a todos aquellos que hubiesen resultado como potenciales oferentes. ARTÍCULO VIGÉSIMO.- INVITACIÓN PÚBLICA. Cuando la cuantía del contrato que se pretende celebrar sea superior a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el Acueducto de Bogotá formulará invitación pública a presentar oferta a través de aviso publicado en su página web o en un periódico de amplia circulación nacional. El aviso señalará, entre otros, los aspectos básicos de la contratación, el lugar en el cual se pueden consultar las condiciones y términos de la invitación y la fecha y hora hasta la cual los interesados deberán presentar sus ofertas. Las modificaciones a las condiciones y términos de la invitación se publicarán en la página web del Acueducto de Bogotá o en un periódico de amplia circulación nacional, según el caso. Recibidas las ofertas, la Dirección de Contratación y Compras con base en las condiciones y términos de la invitación efectuará una evaluación comparativa de las mismas y en el informe respectivo se señalará la que más se ajusta al interés del Acueducto de Bogotá. Los oferentes podrán consultar el informe de evaluación en la Dirección de Contratación y Compras o en la página web y, dentro del término señalado en las condiciones y términos de la invitación, podrán presentar observaciones al mismo a fin de que el Acueducto de Bogotá, si es el caso, efectúe los correctivos que a su juicio correspondan. La Dirección de Contratación y Compras enviará el informe de evaluación al ordenador del gasto para que éste, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitación, decida sobre la aceptación de la oferta y suscriba el contrato, si es el caso. Decisión que se comunicará a los oferentes. El Acueducto de Bogotá podrá, dentro del término señalado para la aceptación de la oferta, celebrar una reunión de libre asistencia previa citación por escrito a los oferentes para darles a conocer su decisión. CAPÍTULO IV NEGOCIACIÓN ECONÓMICA ARTÍCULO VIGESIMOPRIMERO.- NEGOCIACIÓN ECONÓMICA. En los eventos que a continuación se señalan, el ordenador del gasto podrá disponer que se proceda a una etapa de ajuste económico de la oferta más favorable al interés del Acueducto de Bogotá y que cumpla con las condiciones y términos de la invitación: a) Cuando la oferta supere el presupuesto oficial establecido, y b) Cuando se considere que de dicho procedimiento se pueden obtener ventajas económicas para el Acueducto de Bogotá. Para efecto del ajuste económico, el oferente deberá presentar un nuevo valor de la oferta dentro del término que se señale para tal fin; si no se llegare a un acuerdo, el Acueducto de Bogotá podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en la evaluación de las ofertas y así sucesivamente. Si ninguno de los oferentes varía el valor de sus ofertas, el Acueducto de Bogotá podrá declarar fallido el proceso de contratación. 5

6 Durante la etapa de ajuste económico ningún oferente podrá retirar ni modificar su oferta en aspectos distintos al señalado. CAPÍTULO V COMITÉ DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO VIGESIMOSEGUNDO. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Con el propósito de analizar y aprobar todos los criterios de evaluación y recomendar la adjudicación de los procesos de contratación, créase el Comité de Contratación, el cual tendrá su propio reglamento y funciones. CAPITULO VI LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO VIGESIMOTERCERO.- LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. Todos los contratos que celebre el Acueducto de Bogotá se liquidarán de común acuerdo por las partes. En el acta de liquidación se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Si no hubiere acuerdo para liquidar, así lo informará el interventor del respectivo contrato al ordenador del gasto dejando constancia de algunos antecedentes del contrato, entre otros, datos de las garantías constituidas, balance financiero, penas pecuniarias, multas y obligaciones pendientes. CAPÍTULO VII DE LOS PROCESOS Y CONTRATOS EN CURSO ARTÍCULO VIGESIMOCUARTO.- DE LOS PROCESOS Y CONTRATOS EN CURSO. Los procesos de contratación que se encuentren en trámite y los contratos que se estén ejecutando, a la fecha de publicación de la presente resolución, se regirán por las normas vigentes al momento de su iniciación o de su celebración, respectivamente; no obstante, las modificaciones de estos contratos se regirán por lo dispuesto en el presente manual. ARTICULO VIGESIMOQUINTO.- DEROGATORIAS Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del primer día hábil del año 2005 previa publicación en el Registro Distrital y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones números 0315 y 1129 del 21 de febrero y 08 de octubre de 2003, respectivamente. Dada en Bogotá, D.C., a los veintitrés (23) días del mes de diciembre de dos mil cuatro (2004). PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. ALBERTO MERLANO ALCOCER Gerente General 6