NORMAS CONDICIONANTES Y TECNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 La Intendencia de Maldonado, en adelante LA INTENDENCIA, a través de la Dirección General de Deportes y en coordinación con el Municipio de Piriapolis, llama a licitación a las empresas interesadas en organizar la tradicional Corrida Doble San Antonio, evento considerado como la corrida más antigua, difícil y placentera del país. NORMAS CONDICIONANTES Y TECNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN 71 a CORRIDA DOBLE SAN ANTONIO 2016 Fecha: (sábado) Hora: 19:00 PROGRAMA DEL EVENTO CATEGORIAS DISTANCIAS LARGADA Niños (hasta 5 años) 750 m 19:00 h (Con padres, tutores o adultos responsables) Niños (6 8 años) 750 m Niños (9 11 años) 1000 m Adolescentes (12 14 años) 2000 m Libre (15 años en adelante) 8 kms 20:30 h DETALLES DE SERVICIOS E INSUMOS QUE DEBE OFRECER LA EMPRESA. 1. Control del evento. Control de tiempo y pasaje en tres puntos: largada, parcial en km 4 en el punto más alto del cerro San Antonio y llegada, así como orden de llegada de todos los participantes; publicando los resultados generales y por categorías 12 horas posteriores a la llegada del último corredor. Control del tiempo y orden de llegada de los tres primeros generales y especiales en ambos sexos para su publicación inmediata (30 min después de la llegada del primer corredor) en las distancia 8 kms libre. Armado del sistema de control de largada y llegada. Informe de corredores descalificados por no pasar los 3 controles de tiempo. Armado del podio de premiación y graderías en la llegada. Realizar las inscripciones.

2 La Empresa se encargara de realizar las inscripciones y el pago de las mismas será coordinado con la red de cobranza que considere adecuada. La Empresa será responsable de la entrega de los kits durante los días 2, 3, 4, 5 y 6 de febrero en horarios y lugares a definir previa coordinación con la Intendencia (Se coordinarán lugares en Maldonado y Piriapolis) Cada corredor realizará su inscripción ingresando sus datos en la página creada por la Empresa. Las categorías estarán previamente configuradas en el sistema, evitando errores en la asignación de las mismas de forma automática. Cada competidor deberá recibir en su casilla de una confirmación de su registro con información sobre la forma y procedimiento de pagos. El sistema debe asignar números a cada competidor, generando una planilla de check in. La empresa deberá coordinar la forma de pago del evento, realizando la recepción del total de dicho monto para su utilización en función del desarrollo del evento. Para retirar los kits los corredores deberán presentar obligatoriamente su comprobante de pago y el deslinde de responsabilidad debidamente firmado. En caso de ser menores el deslinde deberá firmarlo un mayor responsable. El deslinde de responsabilidad podrá ser descargado por los corredores desde el sitio web del evento. Los participantes que conformen la elite e invitados especiales serán definidos por la Intendencia, quedando exonerados del pago de inscripción y no deberán superar la cifra de 200. La Empresa será responsable de la confección y armado de los kits, que deberán contener los siguientes elementos: Sudaderas o remeras, para los corredores que deseen pagarla como algo opcional, con la calidad necesaria para ser utilizada en el evento. Chips descartables impresos con logo de la Intendencia. Números de corredor con un tamaño que asegure su visibilidad. Medallas finishers para todos los participantes que terminen la carrera. Alfileres para números. La empresa proporcionara también 20 Trofeos para la premiación Para el logro de la logística óptima, la empresa debe proporcionar y armar en el evento: Arco Inflable largada llegada (7 a 8 m de espacio interno) Estructura metálica llegada. Arco inflable intermedio en el km 4. Mojones de kilómetros.

3 Sistema electrónico de cronometraje para largada - llegada y punto intermedio (km 4) 3 Relojes electrónicos para largada, llegada, punto intermedio y coche guía. Fondo de escenario 4 x 3 mts. Escenario 15 x 5mts. 6 Carpas 4 x 4mts (2 Medicas, 1 ropería largada llegada y 3 para masaje) 1 carpa VIP 9 X 6mts. 1 carpa 3 x 3mts. (cronometraje) 500 conos para señalización en puntos necesarios 1200mts de vallado para su colocación en zonas que requieran un control importante de seguridad para los corredores. Audio en la llegada para música y locución. 1 Generador eléctrico back up. Cartelería indicadora de servicios. 2 Lonas impresas para arco de largada - llegada, back de escenario (los contenidos de las impresiones serán coordinados previamente con la Intendencia) La empresa estará a cargo de toda la logística y armado de largada - llegada, colaborando con la ceremonia de premiación y le dará las instrucciones correspondientes al locutor/animador que la Intendencia disponga. La Intendencia nombrará a un interlocutor que coordinará con la empresa las medidas de los materiales publicitarios a colocarse en las zonas de largada, llegada y en el circuito, en función de las medidas del equipamiento disponible (arco de llegada, mástiles para banderas, vallas, respaldo de escenario, etc.). Asimismo se compromete a entregar a la empresa dichos materiales con la anticipación que ésta defina en su cronograma de actividades. El cronograma de actividades relacionadas con el evento será previsto por la Intendencia, en coordinación con la Empresa, la cual participará en las reuniones preparatorias del mismo, definiendo un representante permanente, para lo cual será citado con tiempo de antelación suficiente. 2. Alimentación e Hidratación. La Intendencia se encargará de organizar los Puntos de hidratación en largada - llegada, km 1 7 y Km 4 con botellas de capacidad entre 50 y 250 ml. cada una, asegurándose de la calidad óptima del contenido, con la cantidad suficiente para abastecer a todos los corredores, las cuales trasladará hasta los puntos señalados, realizando la entrega en las mesas y asegurando el mínimo impacto ambiental.

4 3. Recorrido de la carrera. El control del cierre de tránsito vehicular por las calles del recorrido estará a cargo de la Dirección de Tránsito de la Intendencia, la cual colocará las señales de seguridad necesarias, contando además con la colaboración de Policía Caminera, todo lo cual será coordinado por la Empresa. La Empresa se encargará de la colocación de señales de ruta y puntos kilométricos con carteles verticales y horizontales para la orientación de los participantes. La Intendencia entregará a la Empresa el informe técnico de medición del recorrido con al menos 15 días de antelación al evento, definiendo los detalles de Puntos de largada llegada y puntos kilométricos. 4. Publicidad del evento. La Intendencia se encargará de la publicidad del evento en los medios de difusión masiva, no obstante la empresa se debe encargar de la creación de un sitio web con los servicios que considere necesarios, colaborando con la difusión del evento y haciéndose responsable de sus contenidos, administración y actualización. Este sitio deberá contener toda la información relevante sobre la carrera como: recorrido, costos, horarios, detalles de la entrega de kits, etc., así como las clasificaciones una vez finalizado el evento. Asimismo, deberá contener un formulario para la inscripción online de los participantes. La base de datos de inscriptos deberá estar disponible todo el tiempo por la Intendencia. El sitio debe permitir comunicación con los participantes para casos de informaciones específicas y reclamos. La empresa se encargará, en coordinación con la Intendencia de: Diseño y envío de invitaciones a prensa y autoridades. Coordinación y organización de lanzamiento de prensa. Envío personalizado de resultados a corredores vía 5. Premiación. La Intendencia se encargará de la realización del acto de premiación y de otorgar los premios en efectivo, para lo cual la Empresa deberá proporcionar los datos necesarios. Los premios en efectivo serán (pesos uruguayos): PUESTO FEMENINO MASCULINO Primero Segundo Tercero

5 PREMIOS ESPECIALES Primero de Maldonado PREMIOS A PERSONAS CON DISCAPACIDAD CIEGOS Primero Segundo Tercero SILLA DE RUEDAS Primero Segundo Tercero Servicios médicos La Intendencia proveerá los servicios médicos en los puntos de largada y llegada, así como en el final de evento con tres ambulancias equipadas para brindar los servicios de emergencia típicos de estas actividades. La empresa coordinara con la Intendencia la organización de dichos servicios. 7. Cronometraje y publicación de los resultados. La Empresa dispondrá de un sistema propio de toma de tiempos mediante chips electrónicos descartables y detallará en su propuesta la forma de funcionamiento del mismo. Se realizarán tres clasificaciones: General. General por sexos Por categorías de edad y sexo cada 10 años: Juvenil (15 19) y mas Las clasificaciones se publicarán en el sitio web oficial del evento en un máximo de 8 horas luego de la llegada del último competidor. Se publicarán los tiempos oficiales, punto intermedio (4km) y tiempos netos de todos los participantes que sean reportados en los tres puntos de control de tiempo. 8. Seguridad La Empresa estará a cargo de:

6 Coordinación de seguridad en la zona. (Policía y servicios médicos) Coordinación y control de accesos autorizados. (Prensa y autoridades) Evaluación de recorrido en sectores de riesgo. Logística en caso de emergencia. Personal especializado para sectores críticos, llegada, parque de hidratación, etc. 9. Servicio de ropería La Empresa dispondrá un espacio controlado por personas encargadas de la recepción y posterior entrega de ropa de participantes, registrado por su número de corredor. 10. Imágenes. La empresa podrá tomar imágenes en todas las instancias del evento, publicándolas en el sitio, no obstante las mismas serán propiedad de la Intendencia, la cual definirá otros usos en función de comercialización o publicidad. 11. Auspicios. La Empresa y la Intendencia definirán las entidades auspiciantes, así como las condiciones para su participación en el evento. Se evaluará la posibilidad de aportes en insumos por parte de los auspiciantes a partir de propuestas de la Empresa, a la vez que esta tendrá potestad para: Determinar espacios publicitarios para diferentes tipos de apoyos. Ofrecer y negociar a diferentes marcas afines de plaza la propuesta. Manejar diversos auspicios en conjunto con la Intendencia. 12. Plan de contingencias. La Empresa detallará en su propuesta un plan de contingencia para todos los ítems de su propuesta en los que pudieran surgir imprevistos que pongan en riesgo el normal desarrollo del evento. Este plan de contingencia resulta de particular relevancia para todos los ítems en los que se prevé la contratación de un tercero. 13. Coordinación con entidades implicadas.

7 La Intendencia se encargara de realizar coordinaciones previas con entidades afectadas o implicadas en el evento tales como Municipio, Prefectura, Policía Caminera, Comité Olímpico Uruguayo, Confederación Atlética del Uruguay, Líneas de Ómnibus afectadas por el recorrido, etc. 14. Masaje de recuperación por voluntarios. Se Convocará la participación en el evento de masajistas voluntarios, los cuales deberán presentar fotocopia de su certificado, mostrando el original y firmando un documento de compromiso de participación en el que exoneran de responsabilidad a la Intendencia y la Empresa. 15. Comisiones de trabajo. La Intendencia formará Comisiones de Trabajo encargadas analizar el desarrollo del proceso de preparación del evento, estableciendo vínculos de trabajo directo con la Empresa seleccionada. 16. Recursos humanos. La Empresa proporcionara los RRHH siguientes: Coordinador general operativo. Encargado de personal. Encargado de jueces y puntos de controles. Encargado de cierre de recorrido. Encargado de transporte de estructuras. Staff ropería. Staff armado y desarme. Staff entrega de medallas. Seguridad en llegada y largada. Staff entrega de kit de corredor. La Intendencia propondrá un staff de funcionarios y docentes para su desempeño en: Coordinación técnica del evento Inscripciones y entrega de kit Control de ruta y puntos de largada llegada Personal obrero y materiales para la división en el trayecto del Cerro San Antonio desde km 2 al 4

8 RESUMEN DE SERVICIOS E INSUMOS QUE OFRECERA LA INTENDENCIA: Inspectores en moto para el recorrido Inspectores para corte de tránsito. Auto líder. Servicios médicos en carrera. (Ambulancias y hospital de campaña) Baños químicos (25 en punto de largada - llegada) Audio de largada. Lugar para entrega de kit en Maldonado y Piriapolis. Lugar para conferencia de prensa. Difusión en los medios a su alcance. Limpieza de zonas afectadas. Premios en efectivo. 2 camiones durante el día previo, el día de la carrera y un día posterior para traslado de elementos. Animador. Bajadas de corriente eléctrica en largada - llegada y punto intermedio km 4. UTILIZACION DE LA RECAUDACION POR CONCEPTO DE INSCRIPCIONES La Empresa podrá utilizar en el evento el total de lo recaudado por concepto de inscripciones hasta la inscripción paga 2000, a partir de la cual podrá hacer uso del 83% de lo recaudado, aportando el resto a la Intendencia. Las inscripciones se cerraran con 2500 participantes. Los aportes de los sponsors propuestos por la Empresa, serán divididos a un 50% con la Intendencia. La Intendencia se reserva el derecho de aportar hasta dos sponsors al evento. ELEMENTOS DE PONDERACION % Equipo de trabajo con experiencia en organización de carreras de calle con más de 2000 participantes 50 Otros insumos o servicios con actividades colaterales 30 (frutas, atenciones a carpa VIP, Pantalla Gigante para transmisión del evento u otras imágenes, etc) Canon económico El costo máximo de la inscripción será de 350 pesos uruguayos.

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