Menores (hasta 7 años) Menores (8 11 años) Menores (15 16 años) Juveniles (17 19 años) Promocional (libre)

Transcripción

1 La Intendencia de Maldonado, en adelante LA INTENDENCIA, a través de la Dirección General de Deportes llama a licitación a las empresas interesadas en organizar, dentro del programa MALDONADO ENTRENA 2016, el circuito callejero de carreras y caminatas denominado Recorre Maldonado, que se desarrollará en diferentes localidades del departamento, persiguiendo el siguiente objetivo: Promover la práctica de actividades físicas en una amplia diversidad y con fines de salud a escala departamental, abarcando todas las franjas etarias en ambos sexos. NORMAS CONDICIONANTES Y TECNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROGRAMA DE EVENTOS Se organizaran 10 carreras durante el año, una y hasta dos por mes a partir de abril hasta diciembre en distintas localidades del departamento, siendo LA INTENDENCIA la encargada de definir las fechas y lugares de las mismas. CATEGORIAS Menores (hasta 7 años) Menores (8 11 años) Menores (12 14 años) Menores (15 16 años) Juveniles (17 19 años) Promocional (libre) Libre DISTANCIAS 750 mts (Con padres, tutores o adultos responsables) 750 mts 2 km 5 km 5 km 5 km 10 km DETALLES DE SERVICIOS E INSUMOS QUE DEBE OFRECER LA EMPRESA. 1. Control del evento. Control de tiempo, largada, llegada, así como orden de llegada de todos los participantes; publicando los resultados generales y por categorías 24 horas posteriores a la llegada del último corredor. Control del tiempo, orden de llegada y Premiación de los tres primeros generales en ambos sexos para su publicación inmediata (30 min después de la llegada del primer corredor) en las distancias de 5 km y 10 km libre. Armado del sistema de control de largada y llegada.

2 Informe de corredores descalificados por no pasar los controles de tiempo. Armado del podio de premiación en la llegada. Realizar las inscripciones. La Empresa se encargara de realizar las inscripciones y el pago de las mismas será coordinado con la red de cobranza que considere adecuada. La Empresa será responsable de la entrega de los kits durante los horarios y lugares a definir previa coordinación con la Intendencia (Se coordinarán lugares en Maldonado y Municipios donde se realice cada etapa) Oficina de eventos en la semana y el día de carrera hasta 30minutos antes de la largada en la sede de la etapa. Cada corredor realizará su inscripción ingresando sus datos en la página creada por la Empresa. Las categorías estarán previamente configuradas en el sistema, evitando errores en la asignación de las mismas de forma automática. Cada competidor deberá recibir en su casilla de una confirmación de su registro con información sobre la forma y procedimiento de pagos. El sistema debe asignar números a cada competidor, generando una planilla de check in. La empresa deberá coordinar la forma de pago del evento, realizando la recepción del total de dicho monto para su utilización en función del desarrollo del mismo. Para retirar los kits los corredores deberán presentar obligatoriamente su comprobante de pago y el deslinde de responsabilidad debidamente firmado. En caso de ser menores el deslinde deberá firmarlo un mayor responsable. El deslinde de responsabilidad podrá ser descargado por los corredores desde el sitio web del evento. La Intendencia reservará la inscripción gratuita de hasta 100 participantes de la cual saldrán beneficiarios quienes justifiquen debidamente no poder solventar dicha inscripción. La Empresa será responsable de la confección y armado de los kits, que deberán contener los siguientes elementos: Sudaderas o remeras, para los participantes, con la calidad necesaria para ser utilizada en el evento. Chips impresos con logo de la Intendencia. Números de corredor con un tamaño que asegure su visibilidad. Alfileres para números. La empresa proporcionara también Medallas para la premiación Para el logro de la logística óptima, la empresa debe proporcionar y armar en el evento: Estructura, largada y llegada. Mojones de kilómetros.

3 Sistema electrónico de cronometraje para largada llegada. Fondo de escenario. Escenario. 1 Carpas 4 x 4mts (ropería largada llegada) 1 carpa 3 x 3mts. (Cronometraje) Conos para señalización en puntos necesarios Vallado para su colocación en zonas que requieran un control importante de seguridad para los corredores. Cartelería indicadora de servicios. 2 Lonas impresas para arco de largada - llegada, back de escenario (los contenidos de las impresiones serán coordinados previamente con la Intendencia) La empresa estará a cargo de toda la logística y armado de largada - llegada, colaborando con la ceremonia de premiación. La Intendencia nombrará a un interlocutor que coordinará con la empresa las medidas de los materiales publicitarios a colocarse en las zonas de largada, llegada y en el circuito, en función de las medidas del equipamiento disponible (arco de llegada, mástiles para banderas, vallas, respaldo de escenario, etc.). Asimismo se compromete a entregar a la empresa dichos materiales con la anticipación que ésta defina en su cronograma de actividades. El cronograma de actividades relacionadas con el evento será previsto por la Intendencia, en coordinación con la Empresa, la cual participará en las reuniones preparatorias del mismo, definiendo un representante permanente, para lo cual será citado con tiempo de antelación suficiente. 2. Alimentación e Hidratación. La Empresa se encargará de organizar los Puntos de hidratación en largada - llegada, km 3 y km 6, asegurándose de la calidad óptima del contenido, con la cantidad suficiente para abastecer a todos los corredores, la cual trasladará hasta los puntos señalados, realizando la entrega en las mesas y asegurando el mínimo impacto ambiental. 3. Recorrido de la carrera. El control del cierre de tránsito vehicular por las calles del recorrido estará a cargo de la Dirección de Tránsito de la Intendencia, la cual colocará las señales de seguridad necesarias, todo lo cual será coordinado por la Empresa. La Empresa se encargará de la colocación de señales de ruta y puntos kilométricos con carteles verticales y horizontales para la orientación de los participantes. La Intendencia entregará a la Empresa el informe técnico de medición del recorrido con al menos 15 días de antelación al evento, definiendo los detalles de Puntos de largada llegada y puntos

4 kilométricos. 4. Publicidad del evento. La Intendencia se encargará de la publicidad del evento en los medios de difusión masiva, no obstante la empresa se debe encargar de la creación de un sitio web con los servicios que considere necesarios, colaborando con la difusión del evento y haciéndose responsable de sus contenidos, administración y actualización. Este sitio deberá contener toda la información relevante sobre las carreras como: recorrido, costos, horarios, detalles de la entrega de kits, etc., así como las clasificaciones una vez finalizados los eventos. Asimismo, deberá contener un formulario para la inscripción online de los participantes. La base de datos de inscriptos deberá estar disponible todo el tiempo por la Intendencia. El sitio debe permitir comunicación con los participantes para casos de informaciones específicas y reclamos. La empresa se encargará, en coordinación con la Intendencia de: Diseño y envío de invitaciones a prensa y autoridades. Coordinación y organización de lanzamiento de prensa. Envío personalizado de resultados a corredores vía 5. Premiación. La Intendencia se encargará de la realización del acto de premiación al finalizar la temporada anual. 6. Servicios médicos La Intendencia proveerá de una ambulancia equipada para brindar los servicios de emergencia típicos de estas actividades. La empresa coordinara con la Intendencia la organización de dichos servicios. 7. Cronometraje y publicación de los resultados. La Empresa dispondrá de un sistema propio de toma de tiempos mediante chips electrónicos y detallará en su propuesta la forma de funcionamiento del mismo. Se realizarán tres clasificaciones: General. General por sexos Por categorías de edad y sexo cada 10 años: Juvenil (15 19) Mayores

5 y más Las clasificaciones se publicarán en el sitio web oficial del evento en un máximo de 8 horas luego de la llegada del último competidor. 8. Seguridad La Empresa estará a cargo de: Coordinación de seguridad en la zona. (Transito) Evaluación de recorrido en sectores de riesgo. Logística en caso de emergencia. Personal especializado para sectores críticos, llegada, parque de hidratación, etc. 9. Servicio de ropería La Empresa dispondrá un espacio de atención gratuita, controlado por personas encargadas de la recepción y posterior entrega de ropa de participantes, registrado por su número de corredor. 10. Imágenes. La empresa podrá tomar imágenes en todas las instancias del evento, publicándolas en el sitio, no obstante las mismas serán propiedad de la Intendencia, la cual definirá otros usos en función de comercialización o publicidad. 11. Auspicios. La Empresa y la Intendencia definirán las entidades auspiciantes, así como las condiciones para su participación en el evento. Se evaluará la posibilidad de aportes en insumos por parte de los auspiciantes a partir de propuestas de la Empresa, a la vez que esta tendrá potestad para: Determinar espacios publicitarios para diferentes tipos de apoyos. Ofrecer y negociar a diferentes marcas afines de plaza la propuesta. Manejar diversos auspicios en conjunto con la Intendencia. 12. Plan de contingencias. La Empresa detallará en su propuesta un plan de contingencia para todos los ítems en los que pudieran surgir imprevistos que pongan en riesgo el normal desarrollo del evento. Este plan de contingencia resulta de particular relevancia para todos los ítems en los que se prevé la contratación de un tercero. 13. Coordinación con entidades implicadas. La Intendencia se encargará de realizar coordinaciones previas con entidades afectadas o implicadas en el evento tales como Municipio, Prefectura, Policía Caminera, Comité Olímpico Uruguayo,

6 Confederación Atlética del Uruguay, Líneas de Ómnibus afectadas por el recorrido, etc. 14. Comisiones de trabajo. La Intendencia formará Comisiones de Trabajo encargadas analizar el desarrollo del proceso de preparación del evento, estableciendo vínculos de trabajo directo con la Empresa seleccionada. 15. Recursos humanos. La Empresa dispondra como minimo los RRHH siguientes: Coordinador general operativo. Encargado de personal. Inscripciones y entrega de kit Encargado de jueces y puntos de controles. Encargado de cierre de recorrido. Encargado de transporte de estructuras. Personal para logística de hidratación y entrega de fruta en la llegada. Staff armado y desarme. Staff entrega de medallas. Seguridad en llegada y largada. Staff de ropería. RESUMEN DE SERVICIOS E INSUMOS QUE OFRECERA LA INTENDENCIA: Coordinación técnica del evento con la participación de los miembros del cuerpo docente que se determine previo a cada actividad. Inscripciones y entrega de kit, en las que podrán participar funcionarios y docentes de LA INTENDENCIA y Municipios Inspectores para corte de tránsito. Camion para transporte de Estructuras Baños químicos Audio de largada - llegada. Lugar para entrega de los kits Difusión en los medios a su alcance. Limpieza de zonas afectadas Animador. UTILIZACION DE LA RECAUDACION POR CONCEPTO DE INSCRIPCIONES El 80 % de lo recaudado por concepto de inscripciones sera beneficio de la oferente. La Intendencia destinara el 20 % a instituciones de contenido Social del departamento Los aportes de los sponsors propuestos por la Empresa, serán divididos a un 50% con la Intendencia.

7 La Intendencia se reserva el derecho de aportar hasta dos sponsors al evento a su exclusivo beneficio. ELEMENTOS DE PONDERACION % Precio 50 Otros insumos o servicios con actividades colaterales 30 (Frutas, calentamiento con Gimnasia Musical Aeróbica, actividades culturales,etc) Experiencia en la organización de eventos similares El costo máximo de la inscripción será de 500 pesos uruguayos regulado por IPC si hay prorroga. 17. Reglamento para los participantes. El derecho a participar en las 10 etapas del campeonato Maldonado Entrena se adquiere toda vez que se realiza la inscripción online o directamente en el punto de largada de cualquiera de las etapas y pagando por una única vez con un aporte total de 500 pesos uruguayos. Este pago garantiza a los participantes los siguientes derechos: Participar en todas las etapas del circuito, sólo en la distancia que se inscribió, recibiendo el Kit correspondiente. Recibir durante el recorrido, en todas las etapas, los servicios de hidratación, orientación en el recorrido, atención médica en caso necesario, control del tiempo realizado en la carrera, información sobre las etapas desarrolladas en forma personal vía y por la página del evento, frutas al final del recorrido y certificado de participación al final de cada etapa. En cada etapa serán premiados con medallas los tres primeros puestos absolutos en ambos sexos de las distancias 5 y 10 km. Al final del circuito serán premiados con trofeos los tres primeros puestos por categoría en 5 y 10 km, de acuerdo a la acumulación de puntaje por participación y aquellos que logren terminar al menos 8 de las 10 etapas podrán participar en forma gratuita en la Corrida San Fernando Los primeros puestos de cada categoría tendrán además la posibilidad de largar junto a la elite internacional de la Corrida San Fernando Todos los participantes del circuito de Carreras y Caminatas de calle Maldonado Entrena tienen los siguientes deberes: Participar sólo en la distancia en que se inscribieron inicialmente en el circuito. Vestir la remera del evento y utilizar siempre el número y el chip correspondiente. En caso de extravío deberán inscribirse nuevamente al campeonato. Realizarse controles médicos sistemáticos que le permitan obtener el dictamen de aptitud emitido por el facultativo correspondiente.

8 Realizar una preparación sistemática acorde a la distancia y las exigencias que se propone en cada etapa. Solicitar orientación de especialistas capacitados para su preparación. Todos los valores ajustados serán en IPC en caso de Prorroga.