PERFIL DE PROYECTO DE GESTION SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION EN LA UNIDAD DE GESTION DE PACIENTES.HOSPITAL ESCUELA UNIVERSITARIO COSTO APROXIMADO

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1 PERFIL DE PROYECTO DE GESTION SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION EN LA UNIDAD DE GESTION DE PACIENTES.HOSPITAL ESCUELA UNIVERSITARIO COSTO APROXIMADO 2.700, Lps. RESPONSABE DEL PROYECTO: RECTORIA DE UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE HONDURAS JUNTA DIRECTIVA DE GESTION HEU DIRECCION GENERAL HEU DIRECCION DE SERVICIOS DE APOYO HEU UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACION DE LA GESTION HEU TEGUCIGALPA, HONDURAS. MAYO DEL

2 SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION EN LA UNIDAD DE GESTION DE PACIENTES DE HEU. I. MARCO DE REFERENCIA El Hospital Materno Infantil fue construido durante la administración de Villeda Morales- López Arellano, Inició la atención al público el 01 de mayo de 1969, con el nombre de Hospital Materno Infantil con atención de pacientes de pediatría. En Enero 1970 se inauguró la planta de Ginecología y Obstetricia, y se transformó en Hospital Materno-Infantil. En Noviembre 1978 se inauguró el Bloque Médico-Quirúrgico, que fue diseñado para ser complementario del Bloque Materno Infantil, y utilizar en común los servicios de logística hospitalaria, abriendo su atención al público el 19 Marzo 1979 surgiendo así el complejo Hospital Escuela. Actualmente es el centro hospitalario de referencia nacional, y además es el centro de educación médica de pre y postgrado. Es el único hospital en Tegucigalpa con servicio de emergencia en todas las especialidades para niños y adultos con cobertura las 24 horas del día, los 365 días del año. Está compuesto por una superficie cubierta de metros cuadrados en total, con 5 plantas de internamiento y los circuitos de circulación técnica y pública. El Hospital Escuela se encuentra conformado por dos bloques diferenciados entre sí que son el Bloque Materno Infantil y el Bloque Médico-Quirúrgico, ambos con 5 plantas instaladas, y los servicios de apoyo, e infraestructura son compartidos entre ambos bloques. El Hospital Escuela cuenta con 961 camas censables de dotación y con 148 camas no censables que corresponden a Urgencias, Unidad de cuidados intensivos (U.C.I.) de niños y adultos, camas de diagnóstico, y camas de recuperación. Se encuentra 2

3 organizado en 47 salas de hospitalización, con 6 especialidades básicas: Pediatría, Gineco-Obstetricia, Medicina Interna, Cirugía, Ortopedia y Neurocirugía con sus respectivas sub.-especialidades. Del Hospital Escuela dependen 3 Clínicas Periféricas (CLIPER), Las Crucitas, El Hato y El Sitio que brinda apoyo asistencial en la resolución de patologías de urgencias de baja complejidad. Hay servicios de apoyo y administrativos. Los recursos humanos son un total de 2,700 entre permanentes y contratos. La Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión (UPEG) a través de la Unidad de Gestión de la Información(UGI), está comprometida a apoyar los procesos que se integran para mantener un sistema de información con excelencia y de calidad que responda a las necesidades institucionales y ha diseñado un proyecto para optimizar los recursos e implantar la sistematización de la información que generan todos los servicios. Para tal efecto debe asumir el reto de proponer un sistema de información integral en salud que este homologado con el resto de las instituciones en salud y que permita la oportuna toma de decisiones a nivel gerencial. II. JUSTIFICACION Registros médicos y Archivo Clinico nace con la idea de documentar cada una de las atenciones prestadas a los pacientes en los diferentes servicios formando con esto el expediente clínico, actualmente se nombra como Unidad de Gestión de Pacientes para rescatar su identidad con la población usuaria de la atención desde las admisiones y en respuesta al modelo de gestión con enfoque sistémico. En el año de la fundación del hospital en 1969 y desde entonces cada año subsiguiente se viene incrementando las atenciones en un rango de 15% en relación a una demanda creciente de servicios de salud, con esta situación el archivo clínico en la actualidad ha llegado al límite de su capacidad instalada junto al deteriorado de su estructura e instalaciones físicas y falta de mobiliario, siendo uno de los principales obstáculos para brindar una atención de calidad a todos nuestros pacientes 3

4 ambulatorios en consulta externa y las hospitalizados. emergencias como los pacientes Cabe mencionar que la mayoría de los pacientes que buscan asistencia médica son estudiantes, amas de casas y sus hijos, agricultores, jornaleros, obreros, desempleados, etc. Siendo estos en su mayoría de bajos y escasos recursos económicos también con bajo grado de escolaridad pero hemos identificado un fenómeno muy peculiar debido que la atención es abierta tenemos pacientes de clase media alta y media baja y este rubro se viene incrementando cada año desde el año 2000 debido a que la asistencia médica privada está teniendo incrementos considerables volviéndose inalcanzables para la población. Existen 47 salas de internamiento que generan un promedio por año de 80,000 egresos. También disponemos de seis (6) emergencias que generan un promedio de 300,000 atenciones por año y en consulta externa un promedio de 250,000 atenciones cada año. III. OBJETIVOS Brindar atención oportuna y eficaz a los usuarios que demandan los servicios garantizando la actualización permanente de los datos en un sistema informático automatizado, que permita maximizar los registros médicos en las admisiones y mejorar el sistema de información para el análisis y toma de decisiones adecuadas. IV. DATOS DEL PERFIL La Unidad de Gestión de Pacientes (antes Registros Médicos y Archivo Clinico ) cuenta con un área aproximada 50x100 mts. Que consta de 19 ventanillas: 8 donde.se asignan las citas médicas; 2 donde se abren expedientes nuevos;1 donde se extienden carnet ;2 que atienden exámenes de laboratorio, biopsias, ultrasonido etc.; 1 donde se atienden las solicitudes de expedientes para los departamentos clínicos y Vigilancia de la salud reciben expedientes de los ingresos y egresos, historias clínicas de urgencias, historias de violencia, trauma etc.(hacen constancias, resúmenes clínicos, proyectos de investigaciones científicas para estudiantes, médicos en formacion,etc); 5 4

5 ventanillas donde se atienden solicitudes de expedientes de pacientes en sobre/cupo o pacientes con interconsulta para los diferentes consultorios. Deterioro de las instalaciones físicas, falta de personal calificado y la escases de material y equipo de trabajo que conlleva a realizar todas las tareas manuales. Falta de climatización en las diferentes secciones como archivo activo, archivo pasivo, unidad técnica, citas médicas, admisiones y auxiliares de estadística de piso. Falta de equipamiento para sistematizar la información sobre todo en la sección de admisiones donde se atienden manualmente a todos los usuarios que demandan consulta médica por las emergencias, hospitalización y consulta externa. Para abrir un expediente clinico se debe consultar el tarjetero índice (consiste en una tarjeta con los datos mínimos de cada persona, manual con una cantidad de aproximadamente 2.5 millones) y verificar que es primera vez que asiste, lo cual provoca que cada persona tenga hasta dos o más números de expedientes y la demora en el servicio que provoca insatisfacción en la atención. La Unidad de Gestión de la Información (UGI) es el centro de recolección de los datos que general todos los servicios y tabula, digita y analiza los datos para brindar una información oportuna, sin embargo tiene limitantes por la falta de sistematización de la información en las tres secciones de la UGI: Cómputo, Codificación y Estadística. No hay comunicación entre estas unidades con el resto de los servicios por lo que el flujo de la información esta desarticulado, no es oportuno y no es confiable. Pertinencia del proyecto En el marco del Proceso de Reforma del Sector Salud; las Directrices y Lineamientos para el Reordenamiento de la Gestión Hospitalaria establecen la necesidad de garantizar la calidad y eficiencia en la atención de los servicios que demanda la población; por lo que es urgente contar con un sistema de información automatizado y un modelo sistemático de datos acorde a la modernización actual de los servicios de salud. 5

6 V. PROPOSITO DEL PROYECTO. 1. Sistematizar la sección de las admisiones con equipo de cómputo con características y propiedades necesarias (software) para sustituir la prestación de servicios manuales y articular en red con la unidad de análisis. 2. Digitalización de las tarjetas índice para implantar una base de datos que permita la búsqueda adecuada y correcta de la información histórica de cada usuario. 3. Implementar el expediente único utilizando el número de identidad para homologar la información con el resto de los sectores. VI. RESULTADOS ESPERADOS. 1. Satisfacer la alta demanda de historias clínicas y otros servicios prestados brindados por cada una de nuestras secciones que conforman la Unidad de Gestión de Pacientes. 2. Reducir los tiempos de espera para obtener una mejor satisfacción de los servicios prestados a los usuarios externos e internos. 3. Dinamizar y modernizar los flujos de información relacionados a la actividad propia de la unidad. 4. Simplificar y mejorar los métodos de trabajo existentes que son todos manuales. VII. ESTRATEGIAS DEL PROYECTO. a. Hacer un diagnóstico y priorizar las necesidades de automatizar las secciones de las admisiones con el archivo y la unidad de análisis. b. Establecer la ruta crítica y plan operativo del proyecto. c. Asignación o gestión presupuestaria del proyecto. d. Establecer alianzas de cooperación para el financiamiento del proyecto y apoyo técnico. e. Gestión de insumos y equipamiento necesarios. 6

7 f. Monitoreo, supervisión y evaluación del proyecto. g. Elaborar informes mensuales de actividades realizadas, limitantes y sugerencias. Partes interesadas a. La Junta Directiva y Gestión y la Dirección General del HEU tiene interés en garantizar la calidad y eficientar la atención de los servicios en las emergencias, consulta externa y hospitalizaciones. b. La Unidad de Gestión de la Información de la UPEG, asume el reto de mejorar el sistema de información integral en salud del hospital y con el resto de los sectores. c. La UNAH en fortalecer el proyecto con la propuesta de software pertinente y estudiantes para lograr los propósitos definidos a través del ejercicio de su práctica académica. Área Geográfica y grupo beneficiario Este proyecto se ejecutara en el área de las admisiones de las emergencias en el archivo activo y la unidad de análisis para que el flujo de la información sea eficiente. Los beneficiarios serán más de un millón de usuario que anualmente demandan atención médica y más de 200 empleados que serán motivados por la modernización de sus áreas de trabajo. Situación actual y situación al finalizar el proyecto. a. Situación previa al proyecto: Actualmente la Unidad de Registros Médicos y la Unidad de Análisis cuenta con equipo obsoleto e insuficiente por lo que todas las actividades y tareas se realizan manualmente provocando demora en la atención a los usuarios, frecuentes errores en los expedientes y gastos innecesarios en materiales. b. Situación al finalizar el proyecto; la Unidad contara con un sistema automatizado que permitirán que el flujo de la información sea adecuado a las normas estandarizadas de calidad para optimizar los recursos y mejorar la satisfacción a los usuarios. Los datos de los usuarios estarán digitalizados en una base de 7

8 datos que permita unificar y adquirir la información de manera confiable y eficiente. Consideraciones especiales Es importante comprender que la Unidad de Registros Médicos y la Unidad de Análisis requiere de otras condiciones óptimas tanto de infraestructura, mobiliario, equipos y recursos humanos; sin embargo consideramos que iniciar esta primera etapa es fundamental para ser eficientes los recursos ya adquiridos y así continuar las gestiones para adquirir las condiciones mínimas necesarias para implementar el sistema de información integral en su totalidad. 8

9 VIII. PRESUPUESTO ESTIMADO. No. Descripción Cantidad Precio estimado de la unidad Precio estimado total 1 Computadoras de escritorio PROCESADOR: Procesador Intel Core i7-2600s (2.8 GHz o superior, 6 MB de caché o superior) SISTEMA OPERATIVO: Windows 7 Professional original 32 Bit Instalado Español, incluyendo discos de restauración del sistema MEMORIA RAM: 2GB DDR3, 1333MHz, (1 DIMM) con expansión hasta 8GB o superior DISCO DURO: 500GB 7200 RPM SATA 3.0Gbs 8MB Cache o superior UNIDAD OPTICA: 8X DVD+/ RW TARJETA DE VIDEO: 20 L.25, L.500,

10 Intel HD integrada o superior TARJETA DE RED: 100/1000Mbps PUERTOS: 10 puertos USB (4 Frontales y 6 atrás), audio in y audio out, 1 RJ 45, MONITOR: 17 Pulgadas Flat Panel (TFT) de la misma marca del CPU AUDIO: Audio Interno TECLADO: Teclado USB en Español de la misma marca del CPU MOUSE: Mouse USB Óptico con Scroll de la misma marca del CPU incluido mouse Pad DOCUMENTACION: Documentación Técnica en Español 2 Software 1 L 300, L.300, Aire acondicionado tipo mini Split de 24,000 vtu 7 L 15, L 105,

11 4 Muebles para computadoras de estructuras metálicas. 20 L 7, L.140, Sillas secretariales. 20 L.2, L.40, Digitalización de las tarjetas índice y construir una base de datos. Contratar una empresa de documentación L.1.500, L.1.500,