Integración con Office 365

Transcripción

1 Integración Integración con Office 365 (15 noviembre 2016) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. [email protected] Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN CALENDARIO MS OFFICE OUTLOOK CONECTOR ADD-IN OUTLOOK TAREA PERSONAL CON AVISO POR TAREA DE SISTEMA NOTIFICA POR MS OFFICE WORD ADD-IN WORD Ingresador Firma Garantizada en Documentos Base MS Word Firma Garantizada en Documentos Integrados MS Word Firma Certificada en documentos MS Word BASE DOCUMENT EDITOR MS OFFICE EXCEL ADD-IN EXCEL CONECTOR EXCEL EXPORTACIÓN DE GRIDS DE AURAPORTAL A MS EXCEL INFORME EXCEL Página 2 de 17

3 INTRODUCCIÓN AuraPortal ha ido desarrollando e implementando una serie de mecanismos que le permiten conectar con MS Office 365, interactuando con él a varios niveles los cuales se detallan de forma concisa a lo largo de este documento. La explicación de la funcionalidad completa está disponible en otros documentos, que pueden consultarse en la Base de Datos Documental (KNWBase) de AuraPortal. Los puntos en los que AuraPortal interactúa con las aplicaciones Office 365 son los siguientes: 1. Calendario. Las citas se pueden crear tanto desde AuraPortal como desde Office MS Outlook Conector . Permite iniciar Procesos en AuraPortal en base a los s recibidos. Add-in para MS Outlook. Permite ingresar s desde MS Outlook en elementos de AuraPortal. Tarea Personal con Aviso por . Los Destinatarios reciben un Aviso por de la recepción de una tarea. Tarea de Sistema Notifica por . Envía s directamente a los destinatarios elegidos. 3. MS Word Add-in para MS Word. Permite Guardar como directamente un documento de MS Word en un elemento de AuraPortal. Document Base Editor. Herramienta para crear documentos (Documentos Automáticos) con datos de Procesos de AuraPortal y/u otros documentos en base a una plantilla de AuraPortal (Documento Base) diseñado con MS Word. 4. MS Excel Add-in para MS Excel. Conector Excel. Informe Excel. Exportación de los Grids de AuraPortal a MS Excel. Página 3 de 17

4 1. CALENDARIO La Vista de Calendario le proporciona al empleado una forma fácil y gráfica de identificar y controlar los trabajos que tienen una Fecha Prevista para su realización, diferenciando los trabajos cuya fecha aún no se ha alcanzado de aquellos cuya fecha ya se ha alcanzado o se ha sobrepasado. Lo que interesa desde el punto de vista de este documento es que la Vista Calendario en Tareas Personales está preparada para su integración con Office 365 y permite visualizar eventos creados desde el Calendario de Office 365 y crear eventos de Office 365 que se visualizarán igualmente desde el Calendario de Office 365 y desde la Vista Calendario de AuraPortal. En la imagen de arriba aparecen, marcadas con el (1), varias citas de Tareas Personales. Tienen un circulito verde porque ya han sido leídas. La primera, arriba de la cuadrícula, ocupa 4 días de la semana y está coloreada de rojo porque su Fecha de Inicio ( ) es anterior al día actual, (mar, 27 sep, marcado en gris oscuro). La otra está coloreada en azul porque su Fecha Inicio (mié, 28 sep) aún no se ha alcanzado. Marcadas con el (2) se ven también citas de Outlook 365, identificadas por su logo característico. Las citas de Office 365 que se ven en la Vista Calendario pueden crearse tanto desde ese mismo Calendario como desde el Calendario de Office 365 o desde una Tarea Personal. Página 4 de 17

5 Cuando los Eventos de Office 365 se crean desde una Tarea Personal, ambos, Tarea y Evento, quedan enlazados. Pulsando el icono Enlace desde la Tarea (1) se accede al evento. Pulsando el icono Enlace desde el Evento (2) se accede a la Tarea. Nota. Todo el detalle sobre la funcionalidad de la Vista Calendario de AuraPortal así como de la configuración necesaria para que se pueda realizar la sincronización con Office 365 se encuentra disponible en el documento Vista Calendario, disponible en KNWBase de AuraPortal. 2. MS OFFICE OUTLOOK Conector La funcionalidad del Conector de permite analizar los correos recibidos en Office 365 y, si se cumplen unas ciertas condiciones, iniciar procesos en AuraPortal. Esta acción la lleva a cabo el Conector de . La imagen inferior muestra un esquema simplificado. Página 5 de 17

6 Las Operaciones que se definen en el Conector de determinan qué s deben iniciar qué Procesos y qué campos del se guardarán como datos en AuraPortal. Una Operación consiste en indicar la Clase de Proceso que se va a iniciar, las condiciones que han de cumplir los s para que se inicie el proceso y los campos de Panel en los que se van a guardar los datos del Asunto, Cuerpo, etc. Nota. Los detalles sobre la configuración de los Conectores de pueden consultarse en la documentación sobre Conectores Tomo 1. Los s han de retirarse del servidor POP3 para que no se procesen de nuevo en caso de que la corriente vuelva a pasar por la TS-EJECUTOR Add-in Outlook Una vez instalado, el Add-In permite, mediante la integración Outlook - AuraPortal, guardar s en un elemento de AuraPortal: Tarea, de Proceso o Libre, Ficha de Familia, Elemento de Familia Propia, etc Como se ve en la siguiente imagen, aparece una pestaña AuraPortal (2) integrada con el resto de pestañas de Outlook. Página 6 de 17

7 Tras seleccionar el o s que se quieren ingresar (1), en la pestaña AuraPortal (2), pulsar Ingresar en AuraPortal (3), aparece la ventana Ingresador, como se ve en la imagen anterior. Como se ve en la imagen superior, se pueden incluir los s en cualquiera de los elementos de AuraPortal, que aparecen organizados en Pestañas (4), por ejemplo, una Cuenta (5) Tarea Personal con Aviso por El ejecutor de una tarea (Empleado, Externo o Invitado), recibe un Aviso por con un enlace a la misma. Al pulsar el enlace, se abrirá el formulario correspondiente con la información completa. La siguiente imagen muestra un ejemplo de Aviso por en el que un empleado solicita aprobación para un viaje comercial a París. Página 7 de 17

8 Al pulsar el enlace Pulse para Aceptar o Rechazar, como se señala en la imagen superior, se accede al formulario de solicitud completo que incluye la Tarea Personal, como el que aparece en la imagen siguiente. Página 8 de 17

9 El ejecutor de la Tarea, probablemente el Jefe de Departamento, marcará una de las casillas, Aceptar o Rechazar, para aprobar o no la solicitud Tarea de Sistema Notifica por Como parte de un proceso de Ventas, como por ejemplo el de la siguiente imagen, se puede enviar por un Presupuesto a un Cliente y el proceso continuará, permitiendo hacer un seguimiento comercial del envío, etc En la siguiente aparece un esquema simplificado. Nota. En combinación con la funcionalidad Conector de , una respuesta afirmativa del Cliente podría iniciar automáticamente en AuraPortal un Proceso de Facturación y otro de Envío del Producto. 3. MS OFFICE WORD Add-in Word El Add-in de Word permite, mediante la integración Word - AuraPortal, las siguientes funcionalidades: Ingresador. Cuando se está editando un documento, el Ingresador permite guardarlo directamente en un elemento de AuraPortal. Página 9 de 17

10 Firma Garantizada en Documentos Base MS Word. Incluye en un documento la firma recogida en un formulario. Firma Garantizada en Documentos Integrados MS Word. Firma documentos integrados en un proceso con Firma Garantizada. Firma Certificada en Documentos MS Word. Firma documentos integrados en un proceso con Firma Certificada AuraPortal Ingresador Permite guardar el documento que se está editando directamente en un elemento de AuraPortal: Tarea, de Proceso o Libre, Ficha de Familia, etc Como se ve en la siguiente imagen, aparece una pestaña AuraPortal (1) integrada con el resto de pestañas de Word. Al pulsar Guardar como (2) aparece la ventana Ingresador. Como se ve en la imagen superior, se puede incluir el documento en cualquiera de los elementos de AuraPortal, por ejemplo, Cuentas, que aparecen organizados en Pestañas (3) Firma Garantizada en Documentos Base MS Word Permite incorporar en un Documento, que se construye de forma automática, una o varias firmas que han sido recogidas en formularios durante el recorrido de un Proceso. Uno o varios ejecutores de las tareas firman un determinado campo (de tipo Firma Digital) en un formulario, utilizando un PIN personal e intransferible, y el Documento Automático incluye dichas firmas. No se necesita ningún certificado externo. Ver un ejemplo a continuación. Página 10 de 17

11 El Documento Automático, en este ejemplo, una Oferta, incluye la firma tal como se diseñó en el PIN del ejecutor Firma Garantizada en Documentos Integrados MS Word Esto permite al ejecutor firmar directamente documentos MS Word integrados en un campo Biblioteca de un Proceso. No se precisa de ningún certificado externo. Por ejemplo, el Director de Calidad recibe una tarea de Aprobación de un Procedimiento de Calidad. Después de leerlo, da su aprobación firmando con la Firma Garantizada en Documentos Integrados de MS Word de AuraPortal. Página 11 de 17

12 El ejecutor va a la pestaña AuraPortal (1) y en el Sub-menú, pulsa sobre Firma Garantizada (2). Su firma aparece en el campo correspondiente (3) Firma Certificada en documentos MS Word Precisa de un Certificado previamente instalado en MS Word. El funcionamiento es similar al anterior. El documento a firmar se encuentra integrado en un campo de tipo Biblioteca. El ejecutor en lugar de pulsar sobre Firma Garantizada en el Sub-menú de AuraPortal (1), se pulsa sobre Firma Certificada (2). El documento es firmado e integrado. En la imagen siguiente se muestra un ejemplo de documento firmado con Firma Certificada. Página 12 de 17

13 La Firma Certificada quedará integrada en el documento y será visible pulsando en el icono característico en la barra inferior de Word (1) y, si se pulsa sobre él, se abrirá el panel derecho (2) donde se podrán ver más detalles Base Document Editor Con AuraPortal Base Document Editor se puede crear de forma automática un documento (Documento Automático) con el contenido deseado, incluso firmado con firma Digital por uno o varios ejecutores del Proceso. En MS Word se prepara una plantilla (o Documento Base) con la herramienta Base Document Editor en la que se puede incluir: Contenido fijo. Incorporado directamente en el Documento Base. Por ejemplo, un texto comercial que acompañe a una Oferta. Datos del Proceso en el que está inmerso. Por ejemplo, Precios y Descripción del material presupuestado. Otros documentos. Los cuales se pueden incluir como parte del contenido del documento o bien ser accesibles vía un enlace incluido en él. Firma Garantizada. El Proceso recoge las autorizaciones pertinentes en forma de firma digital de AuraPortal y las incorpora en el documento, por ejemplo, la Oferta. A continuación, se muestra un ejemplo de un Documento Automático, una Oferta. La Oferta, creada automáticamente, incluye los datos correctos (campos del Proceso), Nombre de la Empresa, Fecha, Precios, etc (1), un texto comercial fijo (Presentación), siempre el mismo (2), texto variable (Forma de Envío), incorporado de otro documento integrado (3) y la firma del responsable (4). Página 13 de 17

14 4. MS OFFICE EXCEL Add-in Excel Una vez instalado, el Add-in permite, mediante la integración Excel - AuraPortal, guardar el documento Excel que se está editando dentro un elemento de AuraPortal: Cuenta, Tarea, de Proceso o Libre, Ficha de Familia, etc En la cabecera de Office Excel 365 aparece una pestaña AuraPortal (1). Al pulsar Guardar como (2) aparece la ventana Ingresador (3) (nombre del Add-in de AuraPortal). Como se ve en la imagen superior, se puede incluir el documento en cualquiera de los elementos de AuraPortal, que aparecen organizados en Pestañas, por ejemplo, una Cuenta Conector Excel La funcionalidad del Conector de Excel permite analizar los archivos Excel presentes en una Biblioteca de Diccionario de AuraPortal y, si se cumplen unas ciertas condiciones, pasar los registros a un Grupo de Campos de AuraPortal. Por ejemplo, la hoja Excel puede contener una solicitud de presupuesto de un cliente, que puede llegar a la biblioteca destino por diversos caminos. Cuando el Conector Excel analiza el archivo Excel, los registros que cumplen las condiciones configuradas, son traspasados a un Grupo de Campos, donde ya pueden ser tratados con todas las funcionalidades disponibles en AuraPortal. La imagen inferior muestra un esquema simplificado. Página 14 de 17

15 El conector Excel (3) accede a un campo de Panel de tipo Biblioteca (1) y trata los archivos Excel (2) allí presentes, convirtiendo las filas que cumplen ciertas condiciones en registros de un Grupo de Campos de AuraPortal (4). Nota. Los detalles sobre la configuración de los Conectores de Excel pueden consultarse en la documentación sobre Conectores Tomo Exportación de Grids de AuraPortal a MS Excel Cualquier Grid de AuraPortal tiene la posibilidad de ser exportado a un libro de MS Excel para ser tratado allí con sus herramientas de tratamiento de datos. En la siguiente imagen se ve, por ejemplo, una Consulta Personalizada de Cuentas hecha desde la interface de AuraPortal. Pulsando el icono Impresora que se encuentra en la barra de acciones de cualquier Grid, se ofrece la posibilidad de exportar a Excel. Ver en la siguiente imagen la consulta preparada para ser impresa o exportada, Página 15 de 17

16 y en la siguiente, los datos de AuraPortal ya convertidos en datos Excel Informe Excel Basados en la construcción de una plantilla que incluye campos, del Panel de un Proceso o de Familia Propia, de AuraPortal y tablas, gráficos y otros elementos de Excel. Al ejecutarse el Informe desde AuraPortal, los datos pasan de AuraPortal al libro Excel con el formato definido en la plantilla. Una vez allí, los datos se pueden tratar como se desee para analizar cualquier aspecto del desarrollo de los procesos o elementos de Familia Propia. En la imagen siguiente puede verse un ejemplo de Informe Excel que recoge datos de un proceso de AuraPortal para gestionar contenidos publicados en una web y los muestra utilizando varios tipos de gráficos de MS Excel para ver los contenidos por diversos criterios Página 16 de 17

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