Asociación Mexicana de Órganos de Control y Vigilancia en Instituciones de Educación Superior, A. C.

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1 Asociación Mexicana de Órganos de Control y Vigilancia en Instituciones de Educación Superior, A. C. GUÍA DE AUDITORÍA A LA MATRÍCULA EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS ESTATALES (UPES) PARA EL MODELO DE ASIGNACIÓN ADICIONAL AL SUBSIDIO FEDERAL ORDINARIO Agosto de 2008 Versión Previa a su publicación

2 GUÍA DE AUDITORÍA A LA MATRÍCULA EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS ESTATALES (UPES) PARA EL MODELO DE ASIGNACIÓN ADICIONAL AL SUBSIDIO FEDERAL ORDINARIO ÍNDICE Pág. INTRODUCCIÓN 3 I. OBJETIVOS 6 II. MARCO NORMATIVO 7 III. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD, INICIO Y CONCLUSIÓN DE AUDITORÍA 8 IV. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 10 V. ANEXOS 12 Versión Previa a su publicación 2

3 INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación Pública (SEP) y la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación superior (ANUIES), establecieron un modelo de asignación adicional al subsidio federal ordinario basado en el desempeño mismo que, desde 2006, se ha aplicado a los recursos extraordinarios que la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión ha autorizado a través de los Presupuestos de Egresos de la Federación para los ejercicios fiscales 2006, 2007 y La aplicación del modelo de asignación adicional al subsidio federal ordinario basado en el desempeño, requiere que las universidades entreguen a la SEP y a la ANUIES los indicadores de matrícula desagregada por nivel y por programa educativo correspondiente al ciclo escolar que concluyó el año anterior al del ejercicio fiscal del Presupuesto de Egresos que autoriza el recurso extraordinario. Esta información que entregan las Universidades deberá estar auditada. La Asociación Mexicana de Órganos de Control y Vigilancia en Instituciones de Educación Superior, A. C. (AMOCVIES) 1 ha participado en tres ocasiones en que se empleó el modelo de distribución por la fórmula CUPIA con participación de SEP y ANUIES, como también se le conoce, en las auditorías a la matrícula desagregada por nivel y por programa educativo de las instituciones públicas de educación superior que decidieron aplicarlo, a efecto de participar del fondo asignado al modelo, en los respectivos Presupuestos de Egresos. La presente Guía de Auditoría a la Matrícula en las Universidades Públicas Estatales (UPES) para el Modelo de Asignación Adicional al Subsidio Federal Ordinario resume y sistematiza la experiencia adquirida por los miembros de la Asociación en las revisiones a las matrículas de sus propias instituciones y de las instituciones que les correspondió auditar; enfatiza el crédito y confianza otorgada al órgano interno de control que revisa de manera inicial la matrícula con base en su preparación y ejercicio profesional, considerando la normatividad aplicable, las técnicas y procedimientos adecuados, así como un alto sentido de profesionalismo, ética y responsabilidad institucional. La AMOCVIES desea sumarse al esfuerzo de verificar la razonabilidad de la información que requieren las autoridades, participando entre pares, aportando la experiencia de expertos en auditoría (responsables y/o personal de los órganos internos de las UPES), que conocen a las instituciones; tienen los conocimientos, capacitación y experiencia en la materia para realizar el trabajo con un alto grado de independencia y sin la necesidad de hacer fuertes erogaciones. 1 Organismo de carácter profesional, técnico y académico de análisis y asesoría. Versión Previa a su publicación 3

4 Antecedentes de participación de la AMOCVIES En el año 2005, la Asociación Mexicana de Órganos de Control y Vigilancia A. C. (AMOCVIES), participó por primera vez en la auditoría externa a la matrícula del sistema formal escolarizado de las UPES. El propósito de ésta era disponer de información válida y precisa en relación a los indicadores considerados en el modelo de asignación adicional del subsidio federal ordinario acordado en el seno de CUPIA. De las 42 instituciones públicas sujetas a revisión externa de su matrícula, 38 asumieron esta responsabilidad: el 90.47% a través de AMOCVIES y el 9.53% restante por otras vías. Las actividades se desarrollaron de acuerdo a los métodos y procedimientos establecidos; teniendo los órganos internos de control un papel preponderante al cumplir en tiempo y forma con la verificación externa de la matrícula del sistema formal escolarizado, presentándose resultados razonablemente confiables con un promedio de congruencia de 96.99%. 2 En 2007, por segunda vez, la Asociación volvió a realizar la auditoría a la matrícula; en esta ocasión únicamente 10 UPES participaron debido a que, inicialmente, esta responsabilidad fue encargada exclusivamente a los auditores del padrón de la Secretaría de la Función Pública. En 2008 se acordó con la ANUIES y la SEP constituir a la AMOCVIES como auditor externo de la matrícula de las UPES. De las 37 instituciones públicas involucradas en el Fondo para el Modelo de Asignación Adicional al Subsidio Federal Ordinario, Universidades Públicas Estatales en este año y sujetas a auditoría externa de su matrícula, 18 participaron en el proceso de auditoría a través de AMOCVIES, encontrando un porcentaje de congruencia de 99.17%, en promedio, lo que permite afirmar que la información presentada es razonablemente confiable. Así mismo, como resultado de este ejercicio, los órganos internos de control de las UPES, retroalimentaron el proceso con sugerencias que se recuperaron en este documento. Concepto e importancia de la auditoría a la matrícula La Guía de Auditoría a la Matrícula del Sistema Escolar Formalizado en las Instituciones Públicas de Educación Superior pretende estandarizar criterios (ver anexo 1), normas y técnicas generales para llevar a cabo esta verificación, y concibe a la auditoría a la matrícula como el proceso diseñado para proporcionar una seguridad razonable de la información inherente a indicadores de matrícula reportada. 2 AMOCVIES A.C. Informe General de Resultados del Proceso de Auditoría Externa a la Matrícula del Sistema Formal Escolarizado que se presenta a la ANUIES. México, Versión Previa a su publicación 4

5 Enfatiza la importancia de la estadística 911 -información oficial requerida por la Secretaría de Educación Pública (SEP), el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI) y la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de educación Superior (ANUIES)-. Desde esta perspectiva, se pretende que la información que se presente cumpla con las características de utilidad, confiabilidad y provisionalidad; esté bien soportada y conciliada, y proporcione una base sólida para establecer comparaciones. Se pretende que los indicadores de matrícula 3 hagan referencia al control académico del alumno desde su ingreso hasta su egreso, ya que la información solicitada se vincula con estos momentos. Con la finalidad de dar mayor confiabilidad a la información inherente a indicadores de matrícula que se presentan a la SEP-ANUIES, en el anexo 2 se describen los mismos y la forma de obtenerlos. 3 Para efectos de la auditoría externa de la matrícula vía AMOCVIES se hace referencia a los indicadores de matrícula de manera general, incluyendo en éstos a la eficiencia terminal así como la evaluación y acreditación de programas educativos. Versión Previa a su publicación 5

6 I.- OBJETIVOS De la guía Contar con una metodología y criterios homogéneos para la realización de la auditoría externa de la matrícula de las UPES vía AMOCVIES, que sea acorde a la naturaleza y características de las mismas. De la auditoría a la matrícula Tener un alto grado de confiabilidad de la información soporte inherente a indicadores de matrícula, validando la información presentada y los sistemas de control escolar de las UPES. Versión Previa a su publicación 6

7 II.- MARCO NORMATIVO El marco normativo de la Guía de Auditoría a la Matrícula en las Universidades Públicas Estatales (UPES) para el Modelo de Asignación Adicional al Subsidio Federal Ordinario que se presenta está integrado por las siguientes disposiciones: El Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008, publicado en el Diario Oficial de la Federación 4 (cuarta sección), en el artículo 41, fracción II que a la letra dice: II. Las Instituciones Públicas de Educación Superior estarán obligadas a la práctica de auditoría externa de su matrícula, debiendo enviar los resultados de ésta, así como un informe semestral específico sobre la ampliación de la misma, tanto a la Cámara de Diputados, a través de la Comisión de Educación Pública y Servicios Educativos, como a la Secretaría de Educación Pública Los Lineamientos para la distribución del fondo para el modelo de asignación adicional al subsidio federal ordinario de las universidades públicas estatales emitidos por la SEP Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, que se consideren aplicables en el ámbito de las instituciones públicas de educación superior. (Ver anexo 3) Los Estatutos de la AMOCVIES, sus Reglamentos y Acuerdos aplicables. 4 Fecha de publicación: jueves 13 de diciembre de Versión Previa a su publicación 7

8 III.- PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD, INICIO Y CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA Considerando el Marco Normativo y las experiencias de anteriores revisiones, se ha determinado el siguiente procedimiento de solicitud, inicio y conclusión de la auditoría: 1. La ANUIES solicita a las UPES, mediante oficio, se realice auditoría externa de su matrícula correspondiente al sistema formal escolarizado con base en formato electrónico que contiene variables para llevar a cabo la auditoría. 2. La UPE recibe escrito, se entera y determina si requiere intervención de AMOCVIES. De no requerirla, contrata servicios de un Despacho; de requerirla, informa por escrito al Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES con copia a la ANUIES, que ha determinado que su matrícula sea auditada por la Asociación. 3. La instancia interna competente de la UPE procede a generar la información con base en formato electrónico que contiene variables para llevar a cabo la auditoría solicitada. 4. El Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES se entera del requerimiento y efectúa por sorteo, de entre los integrantes de la AMOCVIES que desean participar, la designación del auditor de una UPE a otra; notifica al auditor externo designado su participación, quien programa su intervención y espera información sobre la matrícula de la UPE. 5. La instancia interna competente de la UPE remite la información sobre la matrícula al órgano interno de control de su institución para que realice una auditoría interna de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas y tomando en consideración la metodología planteada en esta Guía. 6. Una vez que el órgano interno de control realiza la auditoría interna (previa a la auditoría externa), envía por mail informe y resumen de la matrícula al Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES con copia al auditor externo designado. (Ver anexo 4: Formato de resultados de la auditoría externa de la matrícula y anexo 5: resumen de la matrícula ) 7. El auditor externo designado recibe informe vía electrónica de la auditoría interna a la matrícula practicada por el órgano interno de control de la UPE y solicita a la instancia competente información para el estudio general y conclusiones preliminares. 8. Una vez que el auditor externo recibe la información para el estudio general y conclusiones preliminares, realiza la planeación de su auditoría, elabora su programa de trabajo y se traslada a la sede que por sorteo le correspondió. 9. El auditor externo designado, realizará la auditoría externa a la matrícula conforme el programa de trabajo y elaborará el informe, remitiéndolo al Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES para su firma y liberación.(ver anexo 10) 10. Si el Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES tiene comentarios del informe de resultados, los hace del conocimiento del auditor externo designado para que Versión Previa a su publicación 8

9 efectúe los ajustes pertinentes; en caso de no tener comentarios, lo libera a través de su firma y lo envía, mediante oficio al rector de la Institución auditada para que lleve a cabo los trámites conducentes ante la SEP y la ANUIES. 11. El auditor externo designado recibirá copia del informe signado por el Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES 12. Una vez recibida la información de todas las UPES, la ANUIES la enviará a la Comisión de Educación Pública y Servicios Educativos de la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Versión Previa a su publicación 9

10 IV.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Previo a la descripción de la metodología para el desarrollo de la auditoría a la matrícula (punto b), se ha considerado necesario indicar algunas formalidades de inicio y conclusión de la revisión: a) Formalización e inicio de la auditoría El inicio estará dado por la solicitud de la institución interesada y por el nombramiento de la institución auditora, lo que dará lugar a: Oficio de notificación de auditoría fundamentada (anexo 6), dirigida al titular que tenga la personalidad jurídica competente y firmada por la autoridad que la emite, e indicar: - Nombre de la IES a auditar - El(los) domicilio(s) en donde se verificará la auditoría - Las disposiciones legales que la sustentan - El objetivo de la auditoría - El alcance de la auditoría - Los rubros o aspectos que se revisarán Levantamiento de un acta de inicio de auditoría (anexo 7), identificando a los participantes y designando a los responsables de atender a los auditores. Requerimiento de información para iniciar con los trabajos de auditoría y terminar con un acta de cierre de auditoría (anexo 8). b) A continuación, se describen las fases que integran la metodología de la auditoría con los respectivos aspectos a revisar: Primera fase: estudio general y conclusiones preliminares Esta fase permitirá al auditor tener un panorama integral de la IES y de su marco jurídico en lo concerniente al ingreso, permanencia y egreso de alumnos; lo que permitirá identificar los elementos que requieren ser analizados conforme los objetivos planteados. Finalmente el auditor elaborará una evaluación preliminar de los aspectos auditados. Aspectos a revisar: Identificar la normatividad de la institución en lo concerniente al ingreso, permanencia y egreso de alumnos. Conocer la estructura orgánica y funcional del área de control escolar e identificar responsables de reportar información inherente a ingreso, permanencia y egreso. Versión Previa a su publicación 10

11 Identificar áreas responsables de generar, aprobar y dar seguimiento a los indicadores de matrícula. Conocer el procedimiento para la elaboración de la Estadística 911 y analizar sus controles. Analizar la congruencia entre los indicadores de matrícula reportados en la estadística 911 y los presentados para efectos de auditoría externa. Determinar si los indicadores de matrícula reportados están bien calculados; de no ser así, indagar las razones y efectuar las adecuaciones que procedan. En caso de que como producto de la auditoría se calcule un indicador de forma diferente a la señalada en el instructivo correspondiente, se deberá especificar de qué indicador se trata y las causas que lo justifiquen; así como la mecánica de construcción y todos los elementos para su implantación, control, operación y seguimiento. En caso de que alguno de los indicadores de la matrícula no reporte información para el proceso de auditoría externa, averiguar las causas con la administración de la institución y, si es procedente, recomendar su registro en el formato correspondiente. Identificar si en la institución se han llevado a cabo auditorías a la matrícula y en ese caso, obtener los resultados y las observaciones que se hayan generado, y analizar las repercusiones de las mismas en el período sujeto a revisión. Presentar evidencia de los programas acreditados y nivel otorgado por los CIEES. Segunda fase: planeación Herramienta de utilidad para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos en los tiempos establecidos, permitiendo anticiparse al futuro por medio de acciones presentes. La planeación debe ser objetiva, flexible, factible y precisa. Con base en las conclusiones preliminares del estudio general se deberá: Determinar el tamaño y el tipo de muestra a revisar (anexo 9) con la finalidad de que el auditor tenga elementos de juicio para fundamentar su opinión con evidencias suficientes, competentes, relevantes y suficientes. La fórmula propuesta establece un nivel de confianza del 95%. Formular un documento de planeación que contenga: -Objetivo de la auditoría -Alcance -Determinación de los aspectos a revisar (estos tres primeros retomados de la propuesta inicial de auditoría) -Limitaciones que pueden afectar el desarrollo del trabajo -Oportunidad para disponer de información -Metodología que habrá de aplicarse Versión Previa a su publicación 11

12 -Elaborar un programa de trabajo en donde se especifique auditor responsable y colaboradores, personas responsables de la atención (retomado de la propuesta inicial de auditoría) y actividades a desarrollar. Tercera fase: ejecución Se aplican los procedimientos de revisión y las pruebas de auditoría definidos en el programa de actividades; se entrevista a los responsables de las áreas involucradas en la revisión para conocer más a fondo el proceso de control escolar; se analiza la aplicación de la normatividad correspondiente al ingreso, permanencia y egreso de los alumnos registrados. Con base en la muestra, se lleva a cabo la revisión de los programas educativos seleccionados, verificando la compatibilidad de los documentos con el nombre y la matrícula y con los requisitos establecidos en la inscripción y reinscripción. Se evalúa también la congruencia entre la información de indicadores de matrícula reportada en la estadística 911 y la reportada por el sistema automatizado de control escolar concentrador y la del sistema de control escolar de espacios académicos. Se sugiere revisar que los expedientes de los alumnos cuenten con la documentación requerida para su ingreso, permanencia y egreso conforme la normatividad aplicable. El informe se elabora con base en las conclusiones preliminares y los resultados que se evaluaron en la ejecución, cuidando de que cumpla con las siguientes características: objetivo, comentarios y conclusiones basados en hechos reales y documentados; con una redacción clara, sencilla, concisa, breve sin detrimento de calidad y comprensión; veraz, precisa y confidencial, tanto en el desarrollo como en el manejo. Finalmente se dará seguimiento a las observaciones y recomendaciones planteadas. Cuarta y quinta fases: informe y seguimiento Se retoman los resultados arrojados en el estudio general y conclusiones preliminares así como los de la ejecución. Debe incluir objetivo y alcance de la revisión, los procedimientos utilizados, la extensión de las pruebas y los resultados. Si se considera necesario, se plasman observaciones y/o recomendaciones y se redacta el informe final de auditoría (anexo 10). El órgano interno de control, en la siguiente auditoría a la matrícula, dará seguimiento a las recomendaciones de la auditoría externa, para observar si éstas han sido implantadas por los responsables en el tiempo establecido y han permitido la solución de la problemática. Versión Previa a su publicación 12

13 Anexo 1 Criterios generales para realizar auditoría a la matrícula en las Universidades Públicas Estatales (UPES) para el Modelo de Asignación Adicional al Subsidio Federal Ordinario Las auditorías a la matrícula que sean realizadas a las Universidades Públicas Estatales (UPES), con base en las disposiciones del Presupuesto de Egresos de la Federación para Ejercicio Fiscal 2008 y las Reglas de Operación correspondientes, se sujetarán a los siguientes criterios generales: a) La auditoría a la matrícula de las UPES que soliciten a la Asociación Mexicana de Órganos de Control y Vigilancia en Instituciones de Educación Superior, A.C. se sujetará a la Metodología elaborada por la AMOCVIES, A.C. y acordada por la Subsecretaría de Educación Superior de la SEP y la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior, A. C. (ANUIES). b) Esta Metodología para realizar auditoría a la matrícula de las UPES, elaborada con base en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas que le son aplicables, deberá observarse por los auditores externos de las UPES participantes, de manera homogénea, previo conocimiento y prácticas desarrolladas en el taller en que dichos auditores deberán participar. c) La matrícula sujeta a auditoría externa será la atendida en sus diferentes modalidades; por tanto, no incluye a los alumnos de diplomados, talleres, seminarios, etc. d) Las Universidades Públicas Estatales (UPES) tienen dos opciones para cumplir con la obligación de llevar a cabo la auditoría externa de su matrícula: solicitar la intervención de la AMOCVIES o contratar los servicios de un Despacho. e) Si la Universidad Pública Estatal decide que la AMOCVIES sea el organismo que realice la auditoría externa, deberá comunicar por escrito o correo electrónico a la AMOCVIES su decisión, con copia para la ANUIES. El plazo para enviar este comunicado será (inicio del proceso). Versión Previa a su publicación 13

14 f) Cada Universidad Pública Estatal será responsable de la información que proporcione y que someta a verificación externa. g) Se deberá realizar una primera verificación de la información, de carácter interno, por el Órgano Interno de Control de la propia Institución, previa al inicio de la auditoría externa, cuyos resultados se deberá entregar al auditor externo. h) La UPE auditada proporcionará al auditor externo designado por la AMOCVIES toda la información que sea necesaria y permitirá las entrevistas con los funcionarios universitarios que se requieran. i) La designación de los Auditores Externos de la matrícula de las UPES se efectuará mediante sorteo que realice la AMOCVIES, al término del plazo de recepción de solicitudes de revisión establecido en el inciso e). j) El sorteo para designar Auditores Externos considerará que no se pueda auto evaluar una Institución ni que dos Instituciones se evalúen mutuamente. Se preseleccionarán las UPES por zonas geográficas, a efecto de evitar, en lo posible, los desplazamientos largos. k) Los Auditores Externos serán designados entre los Órganos Internos de Control, miembros de la AMOCVIES, que representen a las UPES participantes. Su designación se notificará inmediatamente después de efectuado el sorteo. l) Las auditorías externas de la matrícula se realizarán dentro del plazo establecido por la SES. m) Los Auditores Externos designados por la AMOCVIES se trasladarán a la sede de la Institución que por sorteo les correspondió, cubriendo los gastos de viaje y viáticos la Institución a la que represente el Auditor Externo. Estos serán los únicos gastos que deberán considerar las UPES por concepto de la auditoría externa. n) Los Informes de Resultados serán dirigidos al Rector de la UPES revisada y firmados por el Auditor Externo y el Presidente del Consejo Directivo de la AMOCVIES, con copias para la SEP y la ANUIES. (fin del proceso) o) El Consejo Directivo implementará supervisión sobre el trabajo de los auditores externos a fin de dar seguimiento a las actividades de auditoría Versión Previa a su publicación 14

15 p) Cualquier duda sobre la aplicación de estos criterios deberá presentarse ante la Presidencia del Consejo Directivo de la AMOCVIES. Las personas responsables del proceso de auditoría externa a la matrícula por parte de la ANUIES y de la AMOCVIES, así como sus direcciones electrónicas que se podrán utilizar para efecto de envío de comunicados, de información y de dudas son: Por parte de la ANUIES: Mtro. Javier Mendoza Rojas: javier_mendoza@anuies.mx Mtro. Ezequiel Figueroa Jaimes: ejf@anuies.mx Por parte de la AMOCVIES: Mtra. Alicia Maldonado Farrera: aliciafarrera12@yahoo.com.mx M. A. José de Jesús López Zapiain: jlz@uaemex.mx Lic. y C.P. Jorge A. Huerta Vázquez: huertavaz@prodigy.net.mx Versión Previa a su publicación 15

16 Anexo 2 Principales indicadores a considerar en la auditoría a la matrícula Manual para la Cumplimentación de los Formatos de Auditoría Externa de la Matrícula de la ANUIES FORMATO "NIVEL MEDIO SUPERIOR" Este formato corresponde a los datos de matrícula y de eficiencia terminal para el nivel de educación media superior, por lo que sólo deberá ser respondido por las instituciones que ofrezcan dicho nivel. El formato de registro consta de 6 indicadores, tal y como se presenta en la siguiente tabla: NIVEL MEDIO SUPERIOR. NUMERO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ESCOLAR (1). NÚMERO ALUMNOS DE REINGRESO ESCOLAR (1). NUMERO TOTAL DE ALUMNOS ESCOLAR (1). NUMERO DE EGRESADOS ESCOLAR NUMERO DE ALUMNO DE NUEVO INGRESO ESCOLAR EFICIENCIA TERMINAL (EGRESADOS NUEVO INGRESO ). (1) El número de alumnos de nuevo ingreso, reingreso y total considera a los alumnos de todos los períodos de inscripción del ciclo escolar Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar Corresponde al conjunto de alumnos que se inscriben por primera vez en el nivel medio superior de la institución durante el ciclo escolar Número de alumnos de reingreso ciclo escolar Incluye a los alumnos que continúan estudiando durante el ciclo escolar en algún grado determinado del nivel medio superior y a los alumnos que regresaron a dicho nivel, al que ya pertenecían, tras un periodo de ausencia. En esta categoría deben incluirse también los repetidores de primer grado del nivel medio superior, quienes, por lo tanto, no forman parte del primer ingreso. Versión Previa a su publicación 16

17 3. Número total de alumnos ciclo escolar Corresponde a la matrícula total de nivel medio superior de la institución durante el ciclo escolar Equivale, por lo tanto, a la suma de los dos indicadores anteriores. 4. Número de egresados ciclo escolar Es el número de alumnos que, durante el ciclo escolar , acreditaron satisfactoriamente todas las asignaturas y actividades que conforman el nivel medio superior de la institución, y por lo tanto están en posibilidad de inscribirse o de cursar el nivel educativo inmediato superior. 5. Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar * Corresponde al conjunto de alumnos que se inscribieron por primera vez en el nivel medio superior de la institución durante el ciclo escolar Eficiencia terminal (egresados ciclo / nuevo ingreso ciclo ) Esta variable corresponde a la eficiencia terminal del nivel medio superior de la institución durante el ciclo escolar Se obtiene como el cociente entre el número de egresados de dicho nivel durante el ciclo escolar y el número de alumnos que se inscribieron por primera vez al nivel medio superior en el ciclo escolar FORMATO "TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO I PROFESIONAL ASOCIADO" Este formato equivale a los datos de matrícula y de eficiencia terminal para el nivel de técnico superior universitario /profesional asociado, por lo que sólo deberá ser respondido por las instituciones que ofrezcan dicho nivel. En caso de impartir un programa en más de una unidad académica, debe especificarse el campus o la unidad académica de que se trate. El formato de registro consta de 8 indicadores. Nótese que la información solicitada mediante este formato debe ser proporcionada a nivel de programa educativo, tal y como se indica, a título de ejemplo, en la siguiente tabla: Versión Previa a su publicación 17

18 TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO/ PROFESIONAL ASOCIADO NUMERO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ESCOLAR (2) NÚMERO ALUMNOS DE REINGRESO ESCOLAR (2) NUMERO TOTAL DE ALUMNOS ESCOLAR (2) NUMERO DE EGRESADOS ESCOLAR NUMERO DE ALUMNO DE NUEVO INGRESO ESCOLAR EFICIENCIA TERMINAL (EGRESADOS /NUEVO INGRESO PROGRAMA ACREDITAD O (SI 1 / NO 2) NIVEL OTORGADO POR LAS CIEES CAMPUS o UNIDAD Rosas Técnico en Idiomas Técnico en Música CAMPUS o UNIDAD Bugambilias Técnico en Danza FolclóricaMexicana Técnico en Radiología, Imagen y Radioterapia Total (1) En caso de impartir una carrera en más de una unidad académica, especificar el campus o la unidad académica correspondiente. (2) El número de alumnos de nuevo ingreso, reingreso y total considera a los alumnos de todos los periodos de inscripción del ciclo escolar Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar Corresponde al conjunto de alumnos que se inscriben por primera vez en el nivel de técnico superior universitario/profesional asociado de la institución durante el ciclo escolar Número de alumnos de reingreso ciclo escolar Incluye a los alumnos que continúan estudiando durante el ciclo escolar en algún grado determinado del nivel técnico superior universitario-profesional asociado, y a los alumnos que regresaron a dicho nivel, al que ya pertenecían, tras un periodo de ausencia. En esta categoría deben incluirse también los repetidores de primer grado del nivel técnico superior universitario-profesional asociado, quienes, por lo tanto, no forman parte del primer ingreso. 3. Número total de alumnos ciclo escolar Corresponde a la matrícula total de nivel técnico superior universitario profesional asociado de la institución durante el ciclo escolar Equivale, por lo tanto, a la suma de los dos indicadores anteriores. Versión Previa a su publicación 18

19 4. Número de egresados ciclo escolar Es el número de alumnos que, durante el ciclo escolar , acreditaron satisfactoriamente todas las asignaturas y actividades que conforman el nivel de técnico superior universitario-profesional asociado, y por lo tanto están en posibilidad de inscribirse o de cursar el nivel educativo inmediato superior. 5. Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar Corresponde al conjunto de alumnos que se inscribieron por primera vez en el nivel técnico superior universitario-profesional asociado de la institución durante el ciclo escolar Eficiencia terminal (egresados ciclo /nuevo ingreso ciclo ) Esta variable corresponde a la eficiencia terminal del nivel técnico superior universitarioprofesional asociado de la institución durante el ciclo escolar Se obtiene como el cociente entre el número de egresados de dicho nivel durante el ciclo escolar y el número de alumnos que se inscribieron por primera vez al nivel técnico superior universitario profesional asociado en el ciclo escolar Programa acreditado (SI: 1/ NO: 2) Para cada programa académico de nivel técnico superior universitario profesional asociado ofrecido por la institución debe indicarse si se trata de un programa acreditado o no. En caso afirmativo debe anotarse 1; en caso negativo, Nivel otorgado por los CIEES Para cada programa académico de nivel técnico superior universitario profesional asociado ofrecido por la institución debe indicarse el nivel otorgado por los CIEES (Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior). Este indicador puede adoptar los siguientes valores: 1: Nivel de consolidación para la acreditación a corto plazo 2: Nivel de consolidación para la acreditación a mediano plazo 3: Nivel de consolidación para la acreditación a largo plazo Versión Previa a su publicación 19

20 FORMATO "NIVEL LICENCIATURA" El formato de registro para datos de licenciatura consta de 8 indicadores, cuya información se requiere al nivel de programa educativo, según se muestra, a título de ejemplo, en la siguiente tabla. NIVEL LICENCIATURA (1) NUMERO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ESCOLAR (2) NÚMERO ALUMNOS DE REINGRESO ESCOLAR (2) NUMERO TOTAL DE ALUMNOS ESCOLAR (2) NUMERO DE EGRESADOS ESCOLAR NUMERO ALUMNO NUEVO INGRESO ESCOLAR DE DE EFICIENCIA TERMINAL (EGRESADOS /NUEVO INGRESO ). PROGRAMA ACREDITADO (SI 1 / NO 2) NIVEL OTORGADO POR LAS CIEES LICENCIATURAS TIPO A Contador Público Auditor Lic. En Administración de Empresas Subtotal LICENCIATURAS TIPO B Lic. En Antropología Lic. En Arte Dramático Subtotal LICENCIATURAS TIPO C Arquitecto Cirujano Dentista Subtotal Total A+B+C LICENCIATURA (1) En caso de impartir una carrera en mas de una unidad académica, especificar el campus o la unidad académica correspondiente (2) El número de alumnos de nuevo Ingreso, reingreso y total considera a los alumnos de todos los periodos de inscripción del ciclo escolar Como puede observarse, las carreras están clasificadas en tipo A, B o C, según corresponda a sus características. Este formato ha sido personalizado para cada una de las instituciones; sin embargo, dado que los programas considerados en esta clasificación corresponden al ciclo escolar , es posible que haya carreras de reciente creación (ofrecidas por la institución durante el ciclo escolar ), en cuyo caso se solicita añadirlas consecutivamente al final de la tabla -sin clasificarlas según tipo- e incluir la información requerida para cada uno de los indicadores. Versión Previa a su publicación 20

21 Al final de cada grupo de licenciaturas (tipo A, B o C) se presenta un "subtotal". El renglón correspondiente a "TOTAL LICENCIATURA A+B+C" equivale a la suma de los subtotales anteriores. En caso de impartir un programa en más de una unidad académica, debe especificarse el campus o la unidad académica de que se trate. Los indicadores están referidos a la matrícula y a los alumnos egresados por carrera, en la modalidad escolarizada, así como al nivel de acreditación de cada uno de los programas: 1. Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar , especificando el periodo de primer ingreso. Corresponde al conjunto de alumnos que se inscriben por primera vez en el nivel de licenciatura, en cada uno de los programas educativos de la institución, durante el ciclo escolar Número de alumnos de reingreso ciclo escolar Incluye a los alumnos que continúan estudiando durante el ciclo escolar en algún grado determinado del nivel de licenciatura, en cada uno de los programas académicos, y a los alumnos que regresaron a dicho nivel, al que ya pertenecían, tras un periodo de ausencia. En esta categoría deben incluirse también los repetidores de primer grado del nivel de licenciatura, quienes, por lo tanto, no forman parte del primer ingreso. 3. Número total de alumnos ciclo escolar Corresponde a la matrícula total de nivel de licenciatura de cada programa académico de la institución durante el ciclo escolar Equivale, por lo tanto, a la suma de los dos indicadores anteriores. 4. Número de egresados ciclo escolar Es el número de alumnos que, durante el ciclo escolar , acreditaron satisfactoriamente todas las asignaturas y actividades de cada carrera en el nivel de licenciatura. 5. Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar * Corresponde al conjunto de alumnos que se inscribieron por primera vez en cada uno de los programas académicos del nivel de licenciatura de la institución durante el ciclo escolar Eficiencia terminal (egresados ciclo /nuevo ingreso ciclo ) Esta variable corresponde a la eficiencia terminal, durante el ciclo escolar , de cada uno de los programas educativos del nivel de licenciatura ofrecidos por la institución. Se obtiene como el cociente entre el número de egresados de dicho nivel durante el ciclo Versión Previa a su publicación 21

22 escolar y el número de alumnos que se inscribieron por primera vez al nivel de licenciatura en el ciclo escolar Programa acreditado (SI: 1 / NO: 2) Para cada programa académico de nivel de licenciatura ofrecido por la institución debe indicarse si se trata de un programa acreditado o no. En caso afirmativo debe anotarse 1; en caso negativo, Nivel otorgado por los CIEES Para cada programa académico de nivel de licenciatura ofrecido por la institución debe indicarse el nivel otorgado por los CIEES (Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior). Este indicador puede adoptar los siguientes valores: 1: Nivel de consolidación para la acreditación a corto plazo 2: Nivel de consolidación para la acreditación a mediano plazo 3: Nivel de consolidación para la acreditación a largo plazo FORMATO "NIVEL DE POSGRADO" El formato de registro para datos de posgrado consta de 5 indicadores, cuya información se requiere al nivel de programa educativo para cada uno de los niveles (especialización, maestría y doctorado), según se muestra, a título de ejemplo, en la siguiente tabla: NIVEL DE POSGRADO NUMERO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ESCOLAR NÚMERO ALUMNOS DE REINGRESO ESCOLAR NUMERO TOTAL DE ALUMNOS ESCOLAR EFICIENCIA TERMINAL (Por generación de ingreso) (1) PROGRAMA EN EL PADRÓN NACIONAL DE POSGRADO (PE/AN/CNI) (2) ESPECIALIZACIÓN Derecho Fiscal Auditoría Total MAESTRÍA Admón. De Peq. Y Med. Emp. Versión Previa a su publicación 22

23 Admón. Y Gestión de Inst. Educativas Total DOCTORADO Matemáticas Optoelectronica Total TOTAL POSGRADO (1) El cálculo de la eficiencia Terminal en los programas de posgrado se hará con base en su duración en periodos lectivos, de acuerdo con sus diseños curriculares. (2) PE= Padrón de Excelencia. AN= Alto Nivel CNI= Competente a Nivel Internacional. El formato ha sido personalizado para cada una de las instituciones, considerando los programas académicos ofrecidos durante el ciclo escolar En caso de que durante el ciclo escolar se impartan programas de posgrado distintos o adicionales a los que se muestran para cada institución, se solicita añadirlos en el nivel correspondiente e incluir la información requerida para cada una de las variables. Al final de cada nivel (especialización, maestría y doctorado) se presenta un "subtotal". El renglón correspondiente a "TOTAL POSGRADO" equivale a la suma de los subtotales anteriores. En caso de impartir un programa académico en más de una unidad académica, debe especificarse el campus o la unidad académica de que se trate. 1. Número de alumnos de nuevo ingreso ciclo escolar Corresponde al conjunto de alumnos que se inscriben por primera vez en cada uno de los programas educativos de la institución, en cada nivel de posgrado (especialización, maestría o doctorado), durante el ciclo escolar Número de alumnos de reingreso ciclo escolar Incluye a los alumnos que continúan estudiando durante el ciclo escolar en algún grado determinado de un programa académico, en cada uno de los niveles de posgrado (especialización, maestría o doctorado), así como a los alumnos que regresaron a dicho nivel, al que ya pertenecían, tras un periodo de ausencia. En esta categoría deben incluirse también, si procede, los repetidores de primer grado de cada nivel de posgrado, quienes, por lo tanto, no forman parte del primer ingreso. 3. Número total de alumnos ciclo escolar Corresponde a la matrícula total de cada nivel de posgrado en cada programa académico de la institución durante el ciclo escolar Equivale, por lo tanto, a la suma de los dos indicadores anteriores. Versión Previa a su publicación 23

24 4. Eficiencia terminal (por generación de ingreso) Esta variable corresponde a la eficiencia terminal durante el ciclo escolar para cada programa académico de cada nivel de posgrado de la institución. Se obtiene como el cociente entre el número de egresados de dicho programa en dicho nivel durante el ciclo escolar , y el número de alumnos que se inscribieron por primera vez al programa de posgrado en el ciclo escolar correspondiente, según la duración del programa. Por lo tanto, para el cálculo de este indicador deben tenerse en cuenta las diferencias en la duración de los distintos programas de posgrado, pues ello determina el ciclo escolar a considerar. Ejemplos. 1. La eficiencia terminal en el ciclo escolar para un programa de maestría de 2 años de duración se obtendría según el siguiente procedimiento: Donde, EF es la eficiencia terminal del programa de maestría específico, Egresados 2OO es el número de alumnos que acreditaron satisfactoriamente todas las asignaturas y actividades que conforman el programa de maestría durante el ciclo escolar Nuevo ingreso es el número de alumnos que se inscribieron por primera vez en el programa de maestría durante el ciclo escolar La eficiencia terminal en el ciclo escolar para un proqrama de doctorado de 3 años de duración se obtendría según el siguiente procedimiento: Versión Previa a su publicación 24

25 Donde, EF es la eficiencia terminal del programa de doctorado específico, Egresados es el número de alumnos que acreditaron satisfactoriamente todas las asignaturas y actividades que conforman el programa de doctorado durante el ciclo escolar , Nuevo ingreso es el número de alumnos que se inscribieron por primera vez en el programa de doctorado durante el ciclo escolar Programa en el Padrón Nacional de Posgrado (PE/AN/CI) Para cada programa académico de nivel de posgrado ofrecido por la institución debe indicarse si se trata de un programa inscrito o no en el Padrón Nacional de posgrado, y en qué categoría se encuentra. Este indicador puede adoptar los siguientes valores: 1: PE o Padrón de excelencia. 2: AN o Alto Nivel. 3: CNI o Competente a nivel internacional. Versión Previa a su publicación 25

26 Anexo 3 Normas de auditoría a considerar en la auditoría a la matrícula El auditor responsable de la verificación o auditoría a la matrícula, de acuerdo a la metodología que se propone, debe tener la capacidad técnica, profesional y ética necesaria, por lo que regirá su actuación en el marco de las Normas de Auditoría. Éstas deben ser respetadas a fin de que el dictamen que se emita sobre los indicadores de la matrícula sea aceptable y comprensible para los interesados y para la sociedad en general; y deberá expresarse en los informes que la adopción de éstas se hace en atención a los solicitantes de información y de la sociedad como un proceso de rendición de cuentas integral y transparente y no únicamente como un medio de autorregulación profesional. Éstas comprenden normas personales, de ejecución del trabajo y de información Las normas personales aluden a las cualidades profesionales del auditor y hacen referencia al conocimiento técnico y capacidad profesional. Adicional a su formación, experiencia profesional, conocimiento de métodos y técnicas aplicables a la auditoría, deberá tener un conocimiento general de la IES a revisar; de su normatividad, y particularmente de aspectos inherentes al control escolar, como el ingreso, permanencia y egreso de alumnos; asimismo deberá estar familiarizado con los indicadores de matrícula considerados en la estadística 911. Cuidado y diligencia profesional. Implica determinar el alcance; seleccionar adecuadamente y aplicar las normas, técnicas y procedimientos de auditoría acordes a la revisión, reduciendo el riesgo de errores. Independencia mental. Conlleva a mantener su integridad de juicio, autonomía y objetividad, así como ser imparcial en la evaluación de la IES. Las normas de ejecución del trabajo consideran los siguientes aspectos: planeación y supervisión; estudio y evaluación del control interno y obtención de evidencia suficiente y competente. Enfatizan el cumplimiento de la normatividad, de los programas, metas y las expectativas de las instancias que requieren la información. Las normas sobre el informe de auditoría y su seguimiento, tienen la finalidad de contar con un soporte que respalde la auditoría realizada. El informe deberá dar a conocer el marco de referencia en el que se desarrolló el trabajo y los resultados, señalando, en su caso, el apego a la normatividad. Versión Previa a su publicación 26

27 Anexo 4 Formato de resultado de la auditoría interna a la matrícula en las Universidades Públicas Estatales (UPES) para el modelo de asignación adicional al subsidio federal ordinario del ciclo escolar I. ANTECEDENTES La presente auditoría se fundamenta en lo siguiente: El Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal asignó una ampliación presupuestal extraordinaria de $ ( 00/100 M.N.) para el Modelo de Asignación Adicional al Subsidio Federal Ordinario, Universidades Públicas Estatales (Distribución por la fórmula CUPIA con participación de SEP y ANUIES). Para la distribución de los recursos a cada universidad, la SEP estableció un conjunto de lineamientos para la presentación de la información que permita aplicar el Modelo de Asignación de la fórmula CUPIA Uno de dichos lineamientos establece que: para aplicar el modelo de asignación adicional al subsidio federal basado en el desempeño, las universidades deberán entregar a la SEP y a la ANUIES los indicadores de matrícula desagregada por nivel y por programa educativo correspondiente al ciclo escolar en el formato electrónico que les será enviado. La información deberá ser auditada por auditores externos... Comunicado de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior de la República Mexicana, A. C. (en lo sucesivo se denominara ANUIES) a la Asociación Mexicana de Órganos de Control y vigilancia en Instituciones de Educación Superior, A. C. (en lo sucesivo se denominará AMOCVIES). Con base en los criterios aplicables en las diversas etapas del proceso de auditoría a la matrícula del sistema formal escolarizado de las Instituciones Públicas de Educación Superior, establecidos por la AMOCVIES, indican que deberá realizarse una primera Versión Previa a su publicación 27

28 verificación de la información, de carácter interno, por el Órgano Interno de Control de la propia Institución, a continuación se presenta el desarrollo de la auditoría. II. OBJETIVO Cotejar y analizar las cifras de la matrícula, de los niveles medio superior, técnico superior universitario/profesional asociado, licenciatura y de posgrado, presentadas a la Secretaría de Educación Pública por la de la Universidad de, de acuerdo al procedimiento de revisión interna de las cifras de la matrícula formal escolarizada , establecido por la AMOCVIES que a la letra dice: Cotejar y analizar los datos de los soportes que se proporcionen con los datos enviados a la ANUIES y AMOCVIES, lo que permitirá verificar la congruencia entre los datos contenidos en los documentos y las estadísticas enviadas. II. ALCANCES DE LA REVISIÓN INTERNA Se realizó el cálculo de una muestra representativa de los programas educativos con base en la fórmula proporcionada por AMOCVIES. El total de programas que ofrece la Universidad es de y la muestra que se revisó es de que representa el % del total de matrícula. IV. PROCEDIMIENTO La auditoría interna de la matrícula se realizó con base al procedimiento determinado por la AMOCVIES, que consistió en el cotejo de la evidencia que soporta las cifras de la matrícula, con los datos proporcionados en un primer término a la ANUIES y a la AMOCVIES. Derivado de la verificación y pruebas aleatorias realizadas a los formatos y resúmenes de Estadística de Bachillerato General 911.9G, de Estadística de Educación Superior por Carrera 911.9A, de Estadística de Educación Superior de Posgrado 911.9B, conciliados con el sistema de control escolar, oficios de CONACYT referentes al reconocimiento de los niveles PNP y PIFOP, convocatoria de nuevo ingreso 2006, relación de programas educativos al ciclo escolar , oficio de la CIEES que indican el reconocimiento Versión Previa a su publicación 28

29 del nivel obtenido en los programas educativos, reportes de Escolar de la Universidad, constancias de acreditaciones expedidas por el organismo acreditador, una vez confrontados con la información emitida a la ANUIES y a la AMOCVIES, se tiene el siguiente: V. RESULTADO De acuerdo al objetivo de revisión, se desprende que la información emitida por la es razonablemente confiable, determinando un % de congruencia entre los datos contenidos en los documentos y estadísticas enviadas con una cifra total de matrícula de alumnos del ciclo escolar Por lo anteriormente expuesto, me permito emitir la siguiente: VI. OPINIÓN De acuerdo a las pruebas realizadas a los datos de la matrícula objeto de esta auditoría, se desprende que la información emitida por la de la Universidad, es razonablemente confiable, en virtud de que existe congruencia entre los datos contenidos en los documentos y las estadísticas enviadas. A T E N T A M E N T E FECHA EL CONTRALOR DE LA INSTITUCIÓN NOMBRE DEL CONTRALOR Versión Previa a su publicación 29

30 Anexo 5 Resumen NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD NOMBRE DE LA INSTANCIA DE AUDITORÍA INTERNA MATRÍCULA DEL ESCOLAR NIVEL EDUCATIVO NUMERO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO ESCOLAR NÚMERO ALUMNOS DE REINGRESO ESCOLAR NUMERO TOTAL ALUMNOS ESCOLAR DE NUMERO DE EGRESADOS ESCOLAR NUMERO ALUMNO NUEVO INGRESO ESCOLAR DE DE EFICIENCIA TERMINAL (EGRESADOS /NUEVO INGRESO PROGRAMA ACREDITADO (SI 1 / NO 2) NIVEL OTORGADO POR LAS CIEES Posgrado Licenciatura Técnico Universitario Superior Profesional Técnico Bachillerato General Versión Previa a su publicación 30

31 Anexo 6 Oficio de notificación de auditoría Oficio x/2008, Méx. a de--- de 2008 C RECTOR DE LA UPE A AUDITAR P R E S E N T E Con un cordial saludo, me permito hacer de su conocimiento que con fundamento en el Decreto de Presupuesto de Egresos para el ejercicio fiscal 2008, en su artículo que menciona que las universidades públicas deben llevar a cabo una auditoría externa de su matrícula y en concordancia con los nuevos compromisos asumidos para el en el programa de actividades de la AMOCVIES, el próximo de del presente, dará inicio la auditoría a la matrícula, en las instalaciones de de su institución, la cual será desarrollada de acuerdo al sorteo por el auditor representante de la designado como auditor externo por la AMOCVIES A.C. El objetivo de la misma es proporcionar una seguridad razonable de la información inherente a los indicadores de matrícula reportada; el alcance comprenderá el ingreso, permanencia y egreso de los alumnos y se revisará, principalmente, la normatividad aplicable, los procedimientos para la elaboración de la estadística 911, los sistemas de control escolar y las cifras presentadas sobre los indicadores de matrícula Por lo anterior, me permito solicitar a usted que, gire sus órdenes a quien corresponda, para que en un plazo no mayor a 5 días hábiles se remita a la institución auditora la siguiente información: Normatividad de la institución en lo concerniente al ingreso, permanencia y egreso de alumnos. Versión Previa a su publicación 31