San José 15 de diciembre de 2015 DGAI INF

Transcripción

1 San José 15 de diciembre de 2015 DGAI INF Señora Dina Víquez Esquivel Directora Dirección Administrativa y Financiera Asunto: Informe de control interno sobre recargo temporal de funciones de Directora del Órgano Nacional de Valoración y Verificación Aduanera Estimada Dina: Le remitimos el informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio especial originado en la atención de una denuncia, que tuvo como objetivo la investigación de hechos presuntamente irregulares, relacionados con el recargo temporal de funciones de Directora del Órgano Nacional de Valoración y Verificación Aduanera (ONVVA,) en una funcionaria que ocupa el cargo de Jefatura de Departamento en la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas (DGA). El estudio comprendió la obtención y análisis de información relacionada con los presuntos hechos denunciados relacionados con el recargo temporal de funciones de la servidora, en lo que concierne a la emisión de la Resolución RES-DGA del 2 de julio de 2015, así como a los efectos del recargo de funciones de Director del ONVVA, en una funcionaria con cargo de jefatura de Departamento en la Dirección de Fiscalización. Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y estuvo a cargo del Lic. Edgar Cuadra Ramírez, bajo la coordinación del Lic. Guillermo Badila Martínez, Coordinador de Auditoría de Servicios Corporativos. Los resultados del estudio fueron comunicados el 09 de diciembre de 2015 a las licenciadas Patricia Navarro Vargas, Subdirectora Administrativa y Financiera y Ana C. Madrigal Chaves, Gestora Administrativa y Financiera del SNA y PCF. Al MBA. Wilbert Cordero Fernández. Director del Departamento de Gestión del Potencial Humano y a la Ingeniera Silvia Flores Contreras, funcionaria de esa Dirección. Las observaciones realizadas durante la exposición se detallan en el Anexo 1 y han sido incorporadas en el presente informe. 1. RESULTADOS En el estudio se comprobó una situación considerada como improcedente, relacionada con los trámites que se siguieron en la DGA para formalizar el recargo temporal de funciones, debido a lo cual, para no perder oportunidad en el hallazgo y prevenir consecuencias negativas a la Administración, se comunicó mediante servicio preventivo de advertencia DGAI-AD del 13 de julio de 2015, situación que fue atendida adecuadamente por el Despacho del señor Ministro y la Dirección General de Aduanas, según oficios DVMI del 20 de julio de 2015, GAF-DGA-AL del 23 de julio de 2015 y GAF-DGA-AL del 28 de julio de 2015.

2 Página 2 de 5 Adicionalmente, sobre este mismo caso, se determinaron otros aspectos de mejora, que se detallan a continuación: 1.1 Sobre la formalización del recargo de funciones en forma retroactiva Con resolución RES-DGA del 2 de julio de 2015 del Director General de Aduanas, se realiza el recargo temporal de funciones como Directora a.i. del Órgano Nacional de Valoración y Verificación Aduanera en la licenciada Yamileth Miranda Carvajal, cédula de identidad , Jefe del Departamento de Verificación de Origen de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas, para el periodo de 2 al 22 de julio de 2015 y se formaliza el recargo, para el periodo del 23 de junio al 01 de julio de 2015, ambas fechas inclusive. De la revisión efectuada al expediente que lleva la Gestoría Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal, sobre la emisión de la resolución RES-DGA del 2 de julio de 2015, se determinó que esta se fundamenta en un correo electrónico del 29 de junio del 2015 remitido por la licenciada María Eliette López Castillo a la licenciada Jeilyn Valverde Monge, Asesora Legal de la Gestoría, sin que exista evidencia de que se hayan cuestionado las razones que dieron lugar a la solicitud del recargo de funciones partiendo de una fecha anterior a la fecha de solicitud del recargo, ni la existencia de un oficio de fecha anterior a la vigencia del recargo, en que se le hubiese asignado este a la funcionaria por parte del Director General de Aduanas. Al respecto, el numeral de la Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE), dispone lo siguiente: Documentación y registro de la gestión institucional El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. La condición encontrada podría ocasionarse por la ausencia de actividades de control en el Procedimiento de Recargo de Funciones, Código DAF-AL-P del 16 de marzo del 2009, el cual no prevé acciones tendentes a la verificación de la procedencia del recargo, entre ellas las razones que justifican la retroactividad de su vigencia. En este sentido, la funcionaria Jeilyn Valverde, indicó que lo procedente en estos casos era la verificación del cumplimiento de los requisitos de la clase a la que se va a recargar, de conformidad con el artículo. 22 bis del Estatuto de Servicio Civil, por lo que la Asesoría estimó que no había ningún impedimento para realizar la resolución respectiva. 1.2 Sobre la incompatibilidad del recargo La resolución RES-DGA se tramitó por la Gestoría Administrativa y Financiera del SNA y PCF para la firma del Director General de Aduanas, no obstante la Asesoría Legal de esa Gestoría de Aduanas tenía conocimiento de que la señora Yamileth Miranda Carvajal, era servidora destacada en la Dirección de Fiscalización de la DGA, por lo tanto no existía línea jerárquica de funciones de la señora Miranda Carvajal respecto al cargo que iba a asumir en la Dirección del ONVVA.

3 Página 3 de 5 La Asesoría Legal fue advertida de esta condición, cuando en el correo electrónico del 01 de julio de 2015, la señora Giselle Monge Coto, Analista de la Sección de Gestión del Potencial Humano de la Gestoría le aclara a la señora Valverde Monge,.que las funcionarias pertenecen a diferentes direcciones Sin embargo, sobre ese respecto, la señora Jeilyn Valverde, indicó, que no obstante lo señalado por la Analista, consideraba que de acuerdo a lo establecido en la Circular UTRH de Recargo de Funciones, lo procedente era la verificación del cumplimiento de los requisitos de la clase a la que se va a recargar y a su entender no había ningún impedimento para realizar la resolución respectiva. Sobre el particular la Licda. Andrea Montero Vásquez, Jefe de la Unidad de Análisis Ocupacional del Departamento de Gestión del Potencial Humano, en ese entonces, indicó que se advirtió a esa Unidad que no existía para este caso una relación jerárquica directa, destacando sobre la necesidad de que la Asesoría Legal de la DAF brinde según sus competencias técnicas la orientación legal a las Gestorías, no solo para el apoyo que debe recibir el DGPH con respecto a temas jurídicos, sino para que se aseguren de que se está cumpliendo con la normativa en materia de movimientos de personal y otros aspectos relacionados. Sobre esta situación, esta Auditoría Interna, comunicó mediante servicio preventivo DGAI-AD del 13 de julio de 2015 que el recargo efectuado no era procedente, por cuanto podría ser generador de conflicto de interés y afectar el debido desempeño de ambos cargos. Lo anterior, por la ausencia en el Procedimiento de Recargo de Funciones, Código DAF-AL-P DAF del 16 de marzo del 2009, de actividades relacionadas con la verificación de que no se presenten incompatibilidades, entre el desempeño del puesto actual del funcionario y el que asume con el recargo de funciones, dadas las líneas jerárquicas definidas en la estructura de cargos institucional. Para poder identificar las amenazas, que podrían generarse con funciones incompatibles, es menester que la Administración analice y evalué las distintas situaciones basándose en la naturaleza y riesgo asociado a cada una de ellas y valore por separado y en conjunto, la importancia que tienen. Esta importancia depende de factores tales como la condición, cargo o influencia, teniendo en cuenta también que se pueden originar otras circunstancias de las que surjan nuevas amenazas. Así, se considerará significativa si se incrementa el grado de riesgo hasta el punto de que se vea afectada su independencia, tanto por separado como en conjunto. Dadas las importantes funciones que se cumplen en el cargo que iba a asumir la funcionaria en la Dirección del ONVVA, con respecto al cargo que ocupa en la Dirección de Fiscalización de la DGA, se ponen de manifiesto, la existencia de funciones incompatibles, que pondrían en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. CONCLUSIONES De acuerdo con los resultados obtenidos en el presente estudio, se concluye que el procedimiento vigente que regula el recargo de funciones en el Ministerio de Hacienda, es omiso en actividades de control tendentes a revisar, analizar y comprobar, que los recargos de funciones que se realizan en el Ministerio se encuentran conforme con la normativa vigente y a las mejores prácticas administrativas y de control interno, debido a que no deben limitarse solo a la verificación de los requisitos exigidos, para el puesto al que se le pretende hacer el recargo al funcionario; esto para que no se materialicen riesgos, que tengan afectación sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales.

4 Página 4 de 5 3. RECOMENDACIONES A la Directora Administrativa y Financiera 3.1. Disponer lo que corresponda para que se revise y se incluyan en el Procedimiento de Recargo de Funciones (Código DAF-AL-P ), la revisión por parte de los funcionarios de las unidades de recursos humanos de las Gestorías, entre otros aspectos adicionales a la verificación del cumplimiento de requisitos, el análisis y revisión de aspectos tales como: la ubicación del funcionario dentro de la estructura organizacional de la Dependencia en la que labora y el puesto que origina el recargo, la existencia de elementos que justifiquen la asignación del recargo en forma retroactiva, las competencias y responsabilidades de control y fiscalización de un cargo con respecto al otro y cualquier otra que se considere necesaria, para no causar afectación en la materialización de riesgos que puedan comprometer los objetivos de control interno y ser contrarios a sanas prácticas de administración. La anterior recomendación está sujeta a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, para ordenar la implantación de lo recomendado. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca con indicación de las objeciones y las soluciones alternas; y enviará copia a la Auditoría Interna. Con base en lo anterior, se solicita proceder en lo que corresponda, con la aplicación de la Ley 8292 y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de diez días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para la efectiva implantación de lo recomendado. Dejándola informada, atentamente, Lic. Edgar Cuadra Ramírez Profesional de Auditoría 3 Lic. Guillermo Badilla Martínez Coordinador Auditoría Servicios Corporativos Master Juan de Dios Araya Navarro Director General JAN/gbm/ecr c.e. Lic. Fernando Rodriguez Garro, Viceministro de Ingresos Estudio especial N , atención de denuncia ASC

5 Página 5 de 5 ANEXO ÚNICO SOBRE COMENTARIOS DE LOS FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS COMENTARIO Durante la comunicación de resultados, la Licda. Patricia Navarro Vargas Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera, comentó sobre la necesidad de que la recomendación de dirija directamente a la Directora Administrativa y Financiera, para que sea esta Dirección la que determine cuales unidades deben intervenir en la actualización del Procedimiento. VALORACION La observación realizada por la Licda. Patricia Navarro Vargas, se considera procedente en razón de que, aun cuando los recargos de funciones son materia del DGPH, el Procedimiento de Recargo de Funciones (Código DAF-AL-P ) fue elaborado por la Asesoría Legal de la DAF.