LISTA DE INFORMES EMITIDOS -entre el 1 de enero del 2017 al 31 de diciembre del 2017-

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1 LISTA DE INFORMES EMITIDOS -entre el 1 de enero del 2017 al 31 de diciembre del SE SE : INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 SINAC-AI a. Evaluar el grado de cumplimiento de recomendaciones de las auditorías internas, auditorías externas u otros órganos de fiscalización, estas últimas si son del conocimiento de la Auditoría Interna al 31 de diciembre de b. Informar al Jerarca el estado del seguimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República (CGR) al 31 de diciembre del 2016, en cumplimiento a la normativa aplicable La Auditoría Interna, desde el inicio de sus operaciones, ha emitido una serie de recomendaciones, mediante informes que tienen su origen en los servicios de auditoría y servicios preventivos que ofrece esta Unidad, para coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales del SINAC. La totalidad de las recomendaciones han sido aceptadas por quienes representan, y han representado a la Administración Activa, y puede afirmarse que las mismas han agregado valor al SINAC, como oportunidades de mejora que al ser implementadas por los titulares subordinados y hasta por el máximo jerarca han contribuido con el mejoramiento y perfeccionamiento de su Sistema de Control Interno. Se puede afirmar que al 10 de febrero del 2017, del total de recomendaciones emitidas por la auditoría interna y a las cuales se dio seguimiento en el presente informe (414), 2.66% fueron cerradas por reiteradas, 26.81% quedan en proceso y un 70.53% están cerradas. Conforme a los objetivos fijados para el presente estudio de seguimiento a disposiciones de la CGR y recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa y otros órganos de fiscalización, se concluye: a. Con la incorporación de dos funcionarios a la unidad de Control Interno el SINAC inició el proceso de seguimiento de las disposiciones y 1 / 6

2 recomendaciones emitidas como parte del componente de seguimiento o monitoreo del Sistema de Control Interno. No obstante, este seguimiento deber ser sistemático b. La Unidad de Control Interno realizó la apertura de expedientes para todos los informes emitidos por la Auditoría Interna, desde el año 2010 c. No todos las recomendaciones cuentan con plan de acción d. Debe mejorarse en la formulación de los planes de acción, la identificación con un número y asegurar que el plan de acción que conste en el expediente tenga todas las firmas. e. Es fundamental que la Unidad de Control Interno efectué un seguimiento por medio de un formulario de avance, que permita conocer a una fecha dada (fecha de corte), el avance en el cumplimiento del plan de acción. f. El SINAC debe contar con una herramienta o sistema de información que permita que los diferentes involucrados en el proceso puedan tener la información en forma oportuna y confiable. g. Si bien es cierto a nivel integral del SINAC, existe un avance en el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, existe una importante cantidad de éstas en estado: en proceso; a pesar de que se venció el plazo establecido por el CONAC (recomendaciones 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016) o el recomendado y aceptado por la Administración Activa, como razonable para su ejecución. Entre las recomendaciones pendientes se encuentra lo 2 / 6

3 concerniente a Tecnología de Información, por lo que es fundamental que antes de la conformación de un nuevo Comité Asesor de Tecnología de Información, el actual le informe al CONAC, las acciones o gestión realizada desde su conformación. h. Respecto a la adquisición de terrenos e edificaciones a la Asociación Instituto Nacional de Biodiversidad, el Jerarca debería dar seguimiento considerando que fue el SINAC, quien solicitó a la Contraloría General de la República, una autorización para realizar una compra directa y no proceso de licitación pública), bajo el argumento que la Dirección Ejecutiva y las Oficinas Regionales de las Áreas de Conservación Cordillera Volcánica Central y Marina Isla del Coco, no cuentan con instalaciones propias y el pago por alquiler se convierte en cada día en un costo difícil de financiar, y por ende, el consecuente ahorro de recursos públicos en arrendamiento; que a la fecha no se ha cumplido. ES ICI : INFORME DEL ESTUDIO DE CARÁCTER ESPECIAL POR LA ATENCIÓN DE UNA DENUNCIA POR EL SUPUESTO NOMBRAMIENTO IRREGULAR DE LA COORDINADORA DE LA UNIDAD EJECUTORA DE UN PROYECTO SINAC-AI a. Validar si los hechos denunciados son reales y determinar si existen irregularidades o incumplimientos del bloque de legalidad, del contrato de préstamo o del convenio suscrito con el Instituto Costarricense de Turismo (ICT) b. Evaluar el sistema de control interno relacionado con la solicitud de plazas para el Proyecto, el nombramiento de la Coordinadora 3 / 6 Si bien es cierto la denuncia es por un supuesto nombramiento irregular1, debe recordarse que la figura de nombramiento ilegal2 es un delito penal, cuya conducta típica está dado al proponer o nombrar para un cargo público a una persona en quien no concurren los requisitos legales3 para ocuparlo o ejercerlo. A su vez, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley 8131) y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley No 8422), norman como un hecho de responsabilidad administrativa el nombramiento de

4 de la UCP y la rendición de cuentas ante la Autoridad Presupuestaria. un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos, que no reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y las reglamentaciones internas; o que incurra en culpa grave en la elección de funcionarios sometidos a sus potestades de dirección o jerarquía. También debe considerarse la responsabilidad del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (Sinac), como órgano ejecutor, de cumplir con el Contrato de préstamo N 1824/OC-CR y su anexo único entre el Gobierno de la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo, para financiar el programa de turismo en áreas silvestres protegidas (y sus modificaciones efectuadas el 9 de Agosto de 2010), en cuanto a la responsabilidades que tiene la Unidad Ejecutora del Programa (Proyecto) y las que tiene el Coordinador del Programa (Proyecto). También era necesario evaluar el cumplimiento conjunto del Sinac y el Instituto Costarricense de Turismo (ICT), en la selección del especialista en turismo, que serviría de enlace entre el Sinac y el ICT, en los temas de turismo y la planificación de las inversiones del Programa, que según el oficio SINAC-DE-1829, suscrito por el Director Ejecutivo, hasta el 20 de noviembre del 2015, corresponde al cargo de Coordinadora de Turismo, y que una vez concluido el programa, quedaría con una plaza permanente como especialista de turismo. 4 / 6

5 ES ICI INFORME PARCIAL SINAC-AI a. Comprobar el cumplimiento, DEL ESTUDIO DE CARÁCTER suficiencia y validez de las actividades de control interno ESPECIAL PARA EVALUAR EL existente en relación con el SUBPROCESO DE EGRESOS Y subproceso de egresos y emisión EMISIÓN DE PAGOS ICI INFORME FINAL DEL ESTUDIO DE CARÁCTER ESPECIAL PARA EVALUAR EL SUBPROCESO DE EGRESOS Y EMISIÓN DE PAGOS 2017 SINAC-AI / 6 de pagos b. Verificar la conformidad de los gastos con el bloque de legalidad que le aplica a éstos. c. Determinar la procedencia y validez de los registros del SIGAF, relacionados con los respaldos documentales originados en el subproceso de egresos. A pesar de que el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (Sinac), realizó por medio del Proyecto Removiendo Barreras para la Sostenibilidad del Sistema de Áreas Protegidas de Costa Rica, la contratación de una consultoría denominada Análisis, diseño y normalización de los procesos y subprocesos institucionales así como los procedimientos prioritarios que ejecuta el SINAC con base en sus competencias, de manera que contribuyan a aportar la información sustantiva que alimente el sistema de información gerencial del SINAC ; existe una diferencia entre el mapa de procesos aprobado por CONAC, con el mapa de procesos producto de dicha consultoría; y algunos procedimientos que fueron realizados en dicha consultoría para el Macroproceso denominado 4. Soporte Administrativo Logístico- Financiero Contable, que fueron elaborados y supuestamente aceptados por la Administración Activa, no se han formalizado; sin que se pueda evidenciar que se determinará la totalidad de procedimientos que se requieren formalizar. Para la auditoría interna inclusive el mapa de procesos de la consultoría carece de algunos subprocesos críticos, de la gestión financiera del Sinac. Desde el 2010, la auditoría interna ha insistido en la relevancia que la Administración Activa, formalice los procedimientos del proceso de egresos, para lo cual el Sinac deberá considerar al menos: los procedimientos formalizados por el Ministerio de Hacienda para el Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), la estructura del Sinac (que incluye una Dirección Administrativa

6 Financiera de la Secretaría Ejecutiva y una para las Oficinas Regionales de las Áreas de Conservación y lo que establece la normativa en cuanto a una Unidad Financiera), los riesgos que existen en cuanto a la emisión de pagos (transferencias y cheques), la trazabilidad de la documentación y la debida gestión documental. A su vez, se determinaron una serie de oportunidades de mejora en cuanto las conciliaciones bancarias, los libros legales, la administración de tres cuentas corrientes, el registro de firmas, la rendición de cauciones, la definición de políticas para la gestión ambiental (y con ello mejorar en la eficiencia y economía respecto a los gastos de servicios públicos), los contratos de arrendamiento por bienes inmuebles, la mejoras a los formularios utilizados en ausencia de procedimientos, la fiscalización de los contratos en los casos que contratistas presenten morosidad o inactividad; y el análisis para aprovechar los diseños de unas edificaciones. Los informes pueden ser solicitados a la Auditoría Interna: Dirección: Costado Sur Parque ULACIT Teléfono ext. 422 Nota: no se incluyen los informes de advertencia, asesoría, ni los informes de relación de hechos ni denuncias penales- 6 / 6