PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Transcripción

1 Introducción Este proceso se origina en el título IV del Código Municipal, teniendo responsabilidad sobre el presupuesto (capítulo 4), Tesorería y Contaduría (capítulo 5) Objetivo Realizar una administración oportuna y adecuada de los recursos financieros para facilitar el cumplimiento de los objetivos del desarrollo local. Dependencia Jerárquica El proceso debe estar a cargo de un profesional en el campo de las ciencias económicas, el cual reporta y responde directamente por su gestión ante la Alcaldía Municipal. Características del Proceso El proceso que nos ocupa, se convierte en uno de los ejes básicos de operación municipal, debido precisamente a que a través de éste, se administran los egresos de la institución y el presupuesto. Esta situación obviamente, resulta de vital importancia y obliga a prestar atención especial a su gestión y a la necesidad de fortalecerla de manera particular, 1

2 entre otros aspectos, mediante la inversión en el recurso humano más apropiado, ya que una mala gestión del mismo, podría repercutir en una desestabilización de las arcas municipales. En lo concerniente a su conformación, el proceso cuatro subprocesos, los cuales se detallan en sus particularidades funcionales, por separado: 1. Subproceso de tesorería 2. Subproceso de contabilidad 3. Subproceso de presupuesto 4. Subproceso de proveeduría SUBPROCESO DE TESORERÍA Introducción En el Capítulo V del Título IV del Código Municipal, Ley 7794, en los artículos 108, 109, 110 y 111 se describen las funciones de este subproceso. Objetivo Velar por la correcta captación de los ingresos municipales, su custodia y el apropiado control del manejo de los egresos, a partir de la aplicación de mecanismos financieros y administrativos. 2

3 Dependencia Jerárquica El subproceso se encuentra a cargo del Tesorero Municipal, el cual reporta directamente al Coordinador del Proceso de Administración Financiera DESCRIPCIÓN GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Facturas y recibos. - Títulos valores. - Garantías de participación. - Efectivo y cheques. - Legislación en uso. - Cupones de combustibles. - Órdenes de compra y pago. - Planillas. - Liquidaciones. - Disposiciones de la Contraloría General de la República. - Directrices de la Autoridad Presupuestaria en materia de gasto e inversión. - Conocimiento organizado en materia de tesorería y presupuesto. - Presupuesto vigente y sus - Llevar a cabo la recaudación de los diferentes ingresos de la Municipalidad. - Efectuar puntualmente los pagos resultantes de las diferentes obligaciones municipales. - Recibir, custodiar y ejecutar las garantías de participación y cumplimiento de las empresas. - Realizar las diferentes inversiones. - Verificar que los pagos de la municipalidad se realicen dé acuerdo con las políticas y normativa dictada para tales efectos. - Analizar y verificar que el flujo de efectivo municipal se ajuste al movimiento de los diferentes recursos empleados. - Firmar de los diferentes cheques municipales, órdenes de compra y pagos a efectuar por servicios. 3 - Custodia y administración eficiente de los recursos monetarios y financieros de la Municipalidad. - Garantías de participación y cumplimiento custodiadas y ejecutas. - Informes sobre estimaciones periódicas del comportamiento de los ingresos y egresos. - Obligaciones de pago cumplidas oportunamente. - Sistema de control interno de la tesorería en funcionamiento. - Distribución eficiente de cupones de combustible. - Gasto controlado.

4 modificaciones. - Solicitudes de gasto. - Disposiciones de la Contraloría General de la República. - Directrices de la Autoridad Presupuestaria en materia de gasto e inversión. - Conocimiento organizado en materia de presupuesto. MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA - Mantener un control estricto sobre las operaciones bancarias que involucren la utilización de recursos municipales. - Controlar la adecuada ejecución de los diferentes presupuestos, mediante la generación de las reservas, su posterior descargo y actualización de contenido en las diferentes partidas. - Sistema de control interno de presupuesto en funcionamiento. Introducción SUBPROCESO DE CONTABILIDAD Este subproceso se encuentra mencionado en el Título IV Capítulo V del Código Municipal, en el artículo 113 y 114 donde se establece la rendición de cuentas y el requerimiento de los manuales que describan los procedimientos contables; así como que dicha técnica este conforme en lo estipulado en el artículo 91 sobre la técnica presupuestaria y contable recomendada por la Contraloría General de la República. Objetivo Registrar en orden cronológico las operaciones contables que realiza la municipalidad, así como el control contable de sus cuentas corrientes y fondos, formulando los estados financiero contables e informes de costos, todos estos debidamente actualizados, oportunos y confiables. 4

5 Dependencia Jerárquica El subproceso se encuentra a cargo del Contador Municipal, el cual reporta directamente al Coordinador del Proceso de Administración Financiera. DESCRIPCIÓN GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Facturas y recibos. - Informes de Tesorería sobre ingresos y gastos de la municipalidad. - Reportes de asistencia y rebajos salariales. - Información primaria emitida por las diferentes dependencias municipales. - Información primaria emitida por las diferentes dependencias municipales. - Ejecutar el registro contable de las diferentes operaciones financieras de la Municipalidad (ingresos, egresos y liquidaciones entre otros) formulando los respectivos estados financieros. - Determinar el costo efectivo de los servicios internos y de cada uno de los proyectos y servicios que brinda la municipalidad a partir de la información emanada de las diferentes dependencias. - Actualizar el valor de los diferentes equipos a partir de la determinación de la depreciación con el fin de registrar, controlar y actualizar todas las pólizas adquiridas por la Municipalidad. - Informes financieros sobre ingresos, egresos, y balances entre otros. - Proceso contable actualizado - Planillas. - Notas de crédito y débito. - Informes sobre determinación de costos de operación en la prestación de los diferentes servicios. - Registros actualizados sobre el valor de los diferentes equipos municipales. - Pólizas actualizadas. 5

6 SUBPROCESO DE PRESUPUESTO Introducción Según el inciso b del artículo 4 del Código Municipal, Ley 7794, las Municipalidades tienen: " la potestad de acordar presupuestos y ejecutarlos.... Objetivo Velar por la eficacia y eficiencia del subproceso de presupuesto de la municipalidad a partir del agrupamiento y análisis de los diferentes anteproyectos de presupuesto, los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República, las prioridades señaladas por la Alcaldía y demás instancias políticas de la Municipalidad. Dependencia Jerárquica Este subproceso está a cargo de un responsable, el cual reporta directamente al Coordinador del Proceso de Administración Financiera. Este subproceso de trabajo es concretado en diferentes instancias, a saber: Contabilidad (formulación), Tesorería (control) y análisis, el que es realizado directamente por el Coordinador del Proceso, pues conlleva el planteamiento técnico y político para efectos de la integración de los diferentes planes operativos. En este sentido y con el fin de lograr, tanto una identificación y conocimiento del entramado funcional del proceso, como una apropiada identificación de responsabilidades, la descripción que a continuación se presenta, solo detalla las actividades a realizar por el ya 6

7 citado Coordinador de Proceso, no así las que deben realizarse en los subprocesos Contable y de Tesorería, las cuales se expresan en la descripción particular de estos subprocesos. DESCRIPCIÓN GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Plan Operativo Anual de las diferentes Áreas - Plan de adquisiciones anual de las diferentes Áreas. - Solicitudes de asignación de presupuesto referidas por las Organizaciones No Gubernamentales (ONG s). - Proyectos de desarrollo local presentados por los Regidores. - Plan Anual Operativo de la Municipalidad. - Solicitudes de asignación de presupuesto referidas por las Organizaciones No Gubernamentales (ONG s). - Lineamientos de la Contraloría General de la República. - Prioridades señaladas por la Alcaldía. - Demandas de los Concejos de Distrito. - Gacetas - Elaboración del Plan Anual Operativo de la Municipalidad - Formular los diferentes anteproyectos de presupuesto y las modificaciones presupuestarias, según las disposiciones fijadas por la Contraloría General de la República, el Concejo y la Alcaldía. 7 - Plan Anual Operativo Institucional - Anteproyectos de presupuestos ordinario y extraordinario- - Estimaciones de ingresos. - Modificaciones presupuestarias externas e internas.

8 - Disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. - Votos y sentencias judiciales. - Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República. MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA - Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo relativas a la materia presupuestaria. - Compendio ordenado de la normativa aplicable en materia presupuestaria. Introducción SUBPROCESO PROVEEDURÍA La Ley de Contratación administrativa establece en el artículo 1 que: Cuando se utilicen parcial o totalmente recursos públicos, la actividad contractual de otro tipo de personas físicas o jurídicas se someterá a los principios de esta ley. A su vez, en esta ley en el artículo 105 establece que: En cada uno de los órganos y sujetos públicos sometidos a los alcances de esta ley, existirá una dependencia encargada de los procedimientos de contratación administrativa Objetivo Adquirir los bienes y servicios necesarios para la gestión municipal, en forma oportuna, en las cantidades solicitadas y bajo las mejores condiciones de calidad y precio, según lo establecido en la legislación vigente y la disponibilidad de fondos. Dependencia Jerárquica 8

9 Este subproceso está a cargo del Proveedor, el cual reporta al Coordinador del Proceso de Hacienda Municipal. DESCRIPCIÓN GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Reservas presupuestarias. - Plan anual operativo. - Solicitudes y bases técnicas presentadas por las diferentes áreas de trabajo. - Registro de Proveedores. - Normativa aplicable en materia de contratación administrativa. - Requisiciones de equipo y materiales. - Contratos y sus garantías. - Conocimiento organizado en materia de proveeduría - Planear, organizar, programar, coordinar, ejecutar y supervisar el funcionamiento del sistema general de adquisición, almacenamiento y distribución de los bienes y servicios requeridos por la Municipalidad, mediante compras directas, licitaciones restringidas y públicas. - Planear, organizar, coordinar y evaluar el trámite y ejecución de las contrataciones administrativas y sus modificaciones. - Preparar los carteles de licitación, recibir ofertas, analizarlas en función, calidad, precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y justificando cada oferta y presentando el análisis a los niveles decisorios. - Mantener registros estadísticos confiables y actualizados sobre las operaciones y trámites atinentes a la contratación administrativa, suministro de bienes y servicios y otros aspectos conexos con el fin de facilitar la toma de decisiones. 9 - Procesos de trabajo debidamente satisfechos en sus requerimientos de equipo y materiales. - Registro de Proveedores actualizado. - Carteles de licitación publicados. - Compras directas, restringidas y públicas efectuadas. - Inventarios de materiales. - Controles actualizados sobre contratos, compras y distribución de materiales, equipo y servicio. - Stock de materiales y equipo. - Sistema de control interno de la proveeduría en funcionamiento. - Compendio ordenado de la normativa aplicable en materia de contratación administrativa.

10 - Efectuar los trámites de exoneración, importación y des almacenaje de los materiales y equipos importados, de conformidad con la legislación vigente. - Gacetas - Disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. - Votos y sentencias judiciales. - Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República. - Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo relativas a la materia de contratación administrativa 10