MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES GERENCIA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS

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1 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES GERENCIA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Indice Página 1. DE LA GERENCIA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS 1.1. Objetivo K Funciones Generales K Relaciones de autoridad y coordinación K Estructura de cargos K 3 2 DE LOS CARGOS. 2.1 Gerente Mejoramiento Integral de Barrios K Especialista Contable K Secretaria K Auxiliar Administrativo K Especialista en Gestión Integral K Especialista Sociología K Especialista en Economía K Especialista Jurídico K Especialista Social K DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA K - 13

2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 2 / DE LA GERENCIA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS 1.1 OBJETIVO La Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios tiene como finalidad planificar, organizar, dirigir, ejecutar, coordinar, evaluar y controlar las actividades relacionadas con las operaciones del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. 1.2 FUNCIONES GENERALES La Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios tiene las siguientes funciones generales: a) Desarrollar las acciones de implementación del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, en coordinación con el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo. b) Programar, coordinar y ejecutar actividades de promoción, inspección y administración de los Proyectos del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios a nivel nacional. c) Establecer las políticas internas para la administración de los recursos del endeudamiento externo transferidos por el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo y otras fuentes que financian los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. d) Conducir los procesos de calificación de las solicitudes de postulación al bono de Mejoramiento Barrial en los casos que corresponda, velando por el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Programa, debiendo formular y elevar a la Gerencia General el Reporte de los Proyectos MIDB seleccionados a fin de que juntamente con el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento se proceda a la aprobación correspondiente. e) Gestionar la publicación de la lista de las Asociaciones Municipales, Organizaciones Comunales AMOC beneficiados con el Bono de Mejoramiento Barrial. f) Prestar asistencia técnica a las Municipalidades elegidas, para la formulación del Perfil Técnico del Proyecto de Mejoramiento Integral de Barrios. g) Asistir a las Municipalidades y Organizaciones barriales en aspectos técnico, administrativo-financiero y de gestión comunal del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. h) Conducir los procedimientos necesarios con las Municipalidades para la selección de los Bienes y Servicios, ejecución de obras y servicios de consultoría de los Proyectos seleccionados. i) Mantener un sistema de supervisión y monitoreo del avance y calidad de las obras y servicios contratados. j) Mantener el archivo de la documentación que sustente las actividades que BANMAT ejecute en el Programa de Mejoramiento Integral de Barrios-PMIDB. k) Reportar al Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo y a la Gerencia General del BANMAT, sobre el nivel de avance y ejecución de los Proyectos del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. l) Otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General. 1.3 DE AUTORIDAD Y COORDINACION La Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios depende directamente de la Gerencia General. El Gerente de Mejoramiento Integral de Barrios ejerce autoridad sobre el personal a su cargo, siendo responsable del cumplimiento de objetivos y funciones asignadas.

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 3 / 13 La Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios por la naturaleza de sus funciones, mantiene coordinación interna con las Unidades Organizativas del Banco, y en el ejercicio de sus funciones mantiene coordinación externa con Instituciones y Entidades que le sean afines y/o necesarias. 1.4 ESTRUCTURA DE CARGOS La Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios cuenta con los siguientes cargos : UNIDAD ORGANICA / CARGOS GERENCIA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Gerente de Mejoramiento Integral de Barrios Especialista Contable Secretaria Auxiliar Administrativo Especialista de Gestión Integral Especialista de Sociología Especialista de Economía Especialista Jurídico Especialista Social 2. DE LOS CARGOS

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 4 / 13 : GERENTE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Planificar, organizar, dirigir, ejecutar, coordinar, evaluar y controlar las actividades relacionadas con las operaciones del Programa de MIDB, así como de los procesos comprendidos para la operación y promoción del indicado Programa. a) Dirigir la implementación y evaluación permanente del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, y proponer las modificaciones y mejoras que sean necesarias. b) Administrar los recursos del endeudamiento externo transferidos por el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo que financian los proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. c) Disponer el correcto uso y control de los recursos asignados para la atención de los Proyectos con financiamiento del FONAS aprobados por Gerencia General y encargados a la GMIDB. d) Promover el Programa de Mejoramiento Integral de Barrios a nivel nacional en coordinación con el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo y la Gerencia General del BANMAT. e) Dirigir y ejecutar el proceso concursal para la selección de los proyectos de mejoramiento integral de barrios elegibles. f) Elevar a Gerencia General el Reporte de los Proyectos MIDB seleccionados a fin de que juntamente con el Ministerio de Vivienda y Urbanismo se proceda a la aprobación correspondiente. g) Gestionar la publicación de la lista de las Asociaciones Municipales, Organizaciones Comunales AMOC beneficiadas con el Bono de Mejoramiento Barrial, en un Diario de circulación nacional y un Diario de la localidad respectiva. h) Brindar asistencia técnica para estudios de Pre-Inversión, asistencia administrativo-financiero y de gestión comunal del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios a las municipalidades y organizaciones barriales, en coordinación con el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo. i) Implementar y mantener un sistema de supervisión y monitoreo del avance y calidad de las obras. j) Disponer la supervisión, ejecución, entrega y liquidación de la Obra, así como el archivo y custodia temporal de los Expedientes Técnicos FONAS. k) Implementar y mantener un sistema administrativo contable para el control de las transferencias de recursos que efectúe el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo, de los desembolsos a las Municipalidades y de las justificaciones de gastos. l) Implementar y mantener el archivo de la documentación que sustente las actividades que BANMAT ejecute como Operador del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios PMIDB, entre ellas la documentación de los procesos concursales y la documentación financiera de las transferencias de recursos efectuados por el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo, a fin de facilitar las auditorías pertinentes. m) Coordinar con el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo, la Gerencia General del BANMAT, las municipalidades y organismos que tengan relación con los proyectos de mejoramiento integral de barrios. n) Coordinar con la Oficina de Asesoría Jurídico Legal, la elaboración de convenios, contratos, resoluciones y documentos similares referidos al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. o) Dirigir la sistematización de información socioeconómica de los beneficiarios del Programa MIDB. p) Dirigir los procesos de evaluación ex ante y ex post de los beneficiarios del Programa MIDB. q) Proponer a la Gerencia General alternativas de captación de recursos para nuevos proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. r) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General. Reporta a : Gerente General Supervisa a : Especialista Contable, Especialista Gestión Integral, Especialista Sociología, Especialista Economía, Especialista Jurídico, Especialista Social Secretaria Vs. 1.1 Setiembre 2005

5 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 5 / 13 : ESPECIALISTA CONTABLE Efectuar las actividades relacionadas al control de la gestión financiera contable del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. a) Participar en actividades de la administración financiera del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. b) Mantener debidamente actualizado el sistema de información de la gestión financiero - contable del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, efectuando el control de los traspasos de recursos que efectúe el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo, de los desembolsos a las Municipalidades y de las justificaciones de gastos, así como la documentación pertinente. c) Preparar la información contable periódica para su envío al Viceministerio de Vivienda y Urbanismo. d) Coordinar y gestionar con el Viceministerio de Vivienda y Urbanismo los traspasos de recursos. e) Coordinar y gestionar con las municipalidades respectivas los desembolsos de recursos y las justificaciones de gastos debidamente discriminados e identificados por fuente de financiamiento. f) Orientar a las municipalidades respectivas en aspectos financiero contables del Programa de Mejoramiento Integral. g) Apoyar a las municipalidades en los procesos de adquisición y contratación. h) Coordinar al interior de la institución y con instituciones vinculadas al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios en aspectos financiero contables. i) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica

6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 6 / 13 : SECRETARIA Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativas que conllevan un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la Gerencia MIDB y el Departamento Técnico de Gestión a) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación a través del sistema de Tramité Documentario. b) Mantener actualizado, ordenado y clasificado el archivo correspondiente a la Gerencia de MIDB, así mismo de toda comunicación recepcionada por correo electrónico. c) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. d) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Gerencia MIDB, concertando reuniones y/o citas programadas. e) Mantener actualizado el Directorio Telefónico de las instituciones y personas afines a los objetivos de la Gerencia del MIDB. f) Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados. g) Efectuar el requerimiento anual y periódico y, controlar y distribuir el stock de útiles, cautelando la seguridad y conservación de los mismos. h) Participar como Coordinadora del inventario de bienes asignados a la Gerencia de MIDB. i) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplicable

7 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 7 / 13 : AUXILIAR ADMINISTRATIVO Ejecutar actividades de apoyo administrativo con cierto grado de complejidad, responsabilidad y confiabilidad. a) Apoyar en la recepción, clasificación, registro y distribución de la documentación que ingresa y se remite de la Gerencia de MIDB. b) Apoyar en la actualización, ordenamiento y clasificación del archivo correspondiente a la Gerencia de MIDB. c) Apoya en la preparación del despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. d) Participar como apoyo en el inventario de bienes asignados a la Gerencia de MIDB. e) Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados. f) Gestionar, recepcionar, custodiar y distribuir los pedidos de útiles y materiales de oficina. g) Vigilar el buen estado de los servicios de energía, agua, limpieza y del mobiliario de la Gerencia del MIDB. h) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Secretaria Gerencia MIDB Supervisa a : No aplicable

8 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 8 / 13 : ESPECIALISTA DE GESTION INTEGRAL Realizar la promoción y capacitación del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, así como las actividades comprendidas dentro del proceso de convocatoria y selección de las Asociaciones Municipales Organizaciones Comunales - AMOC para el otorgamiento del Bono Mejoramiento Barrial, brindando la asistencia técnica a las Municipalidades y Organizaciones en coordinación con el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo. a) Participar en talleres y eventos de promoción y capacitación a las municipalidades sobre el Programa de Mejoramiento Integral. b) Orientar a las municipalidades en aspectos técnicos del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. c) Participar en la evaluación de las solicitudes de postulación al Bono de Mejoramiento Barrial. d) Participar en la absolución de las reconsideraciones planteadas por las Asociaciones Municipales Organizaciones Comunales, AMOC. e) Elaborar el Reporte de los Proyectos MIDB seleccionados para la evaluación final de la Gerencia General del BANMAT y el Vice Ministerio de Vivienda y Urbanismo. f) Elaborar la lista de Asociaciones Municipales Organizaciones Comunales, AMOC beneficiadas con el Bono de Mejoramiento Barrial, BMB, para la publicación correspondiente.. g) Coordinar la formulación y revisión del expediente técnico del proyecto de mejoramiento integral de barrios seleccionado con la municipalidad respectiva. h) Mantener un registro de las obras de mejoramiento integral de barrios proyectadas, en ejecución y ejecutadas. i) Evaluar el avance de las consultorías y ejecución de obras de los proyectos de mejoramiento integral de barrios. j) Preparar la información técnica periódica para su envío al Viceministerio de Vivienda y Urbanismo. k) Coordinar y conducir el proceso de sistematización de la información socioeconómica de los beneficiarios del Programa de MIDB. l) Coordinar al interior de la institución y con instituciones vinculadas al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios en aspectos técnicos. m) Mantener un sistema de supervisión y monitoreo del avance y calidad de las Obras n) Inspeccionar la ejecución, coordinar la entrega y liquidación de las Obras de los Proyectos del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, cualquiera fuese su fuente de financiamiento. o) Custodiar temporalmente los Expedientes Técnicos de los Proyectos del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, hasta que concluya el proceso de liquidación. p) Mantener un archivo con la información correspondiente a los Procesos Concursales. q) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica Vs. 1.1 Setiembre 2005

9 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 9 / 13 : ESPECIALISTA DE SOCIOLOGIA Brindar asistencia social a las Asociaciones Municipales Organizaciones Comunales AMOC, interesadas en postular al Bono de Mejoramiento Barrial, así como efectuar el seguimiento y evaluación en aspectos de acompañamiento social y desarrollo Institucional de los proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios ejecutados. a) Promover la participación de las organizaciones barriales en el Programa de Mejoramiento Integral. b) Organizar talleres y eventos de promoción y capacitación a las organizaciones barriales sobre el Programa de Mejoramiento Integral. c) Tomar contacto con dirigentes y pobladores de las organizaciones barriales interesados en postular al Bono de Mejoramiento Barrial. d) Recopilar información referente al aspecto social de los pobladores de las comunidades barriales, y sobre su nivel de organización. e) Organizar en coordinación con las Municipalidades, asambleas y reuniones con las organizaciones barriales para fomentar su participación. f) Organizar eventos orientados al acompañamiento social y fortalecimiento de las instituciones de la comunidad. g) Mantener un registro de organizaciones barriales que constituyen objetivo del programa de mejoramiento integral de barrios. h) Evaluar el avance de los proyectos de mejoramiento integral de barrios en los aspectos de acompañamiento social y desarrollo institucional. i) Coordinar y conducir los procesos de evaluación ex ante y ex post de los beneficiarios directos de los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. j) Coordinar al interior de la institución y con instituciones vinculadas al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios en temas de su competencia funcional. k) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente de Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica

10 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 10 / 13 : ESPECIALISTA DE ECONOMIA Programar, ejecutar y evaluar el Presupuesto y Plan Operativo del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, efectuando periódicamente la evaluación socio-económica de los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios ejecutados. a) Participar en actividades de la administración financiera del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. b) Elaborar proyecciones de requerimientos financieros del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. c) Realizar la programación y seguimiento de las metas financieras del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. d) Formular el presupuesto, plan operativo y otros documentos de gestión y realizar las evaluaciones de su ejecución. e) Proponer modificaciones al presupuesto y plan operativo en materia financiera. f) Efectuar la evaluación socio-económica de los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios ejecutados. g) Emitir los reportes con la información consolidada de los avances de las consultorías, obras y adquisiciones de los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. h) Mantener un sistema de información financiera que incluya indicadores de seguimiento interrelacionado a los planes y presupuesto. i) Coordinar al interior de la institución y con instituciones vinculadas al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios en aspectos económico - financieros. j) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica

11 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 11 / 13 : ESPECIALISTA JURIDICO Participar en las actividades de carácter legal del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios, participando en la evaluación de las solicitudes de postulación al Bono de Mejoramiento Barrial en lo referente a la absolución de consultas de tipo legal planteadas por las Asociaciones de Municipalidades Organizaciones Comunales, AMOC. a) Participar en actividades de carácter legal del Programa de Mejoramiento Integral de Barrios. b) Absolver las consultas sobre la aplicación de los términos contractuales, normas, reglamentos y en general las disposiciones legales vigentes. c) Elaborar proyectos de contratos, addendas, convenios, y documentos afines. d) Preparar informes legales sobre los asuntos que se le encomiende. e) Orientar a los pobladores de las organizaciones barriales en aspectos de carácter legal. f) Participar en la evaluación de las solicitudes de postulación al Bono de Mejoramiento Barrial, en el aspecto legal, absolviendo las reconsideraciones planteadas por las Asociaciones de Municipalidades Organizaciones Comunales, AMOC. g) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica

12 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 12 / 13 : ESPECIALISTA SOCIAL Promover la participación de las Organizaciones barriales en el programa de Mejoramiento Integral de Barrios, recopilando información a través de encuestas sobre la situación económica, familiar y vecinal de los pobladores de la zona. a) Promover la participación de las organizaciones barriales en el Programa de Mejoramiento Integral. b) Organizar y dirigir encuestas para recopilar información sobre la situación económica, familiar y vecinal de los pobladores de las organizaciones barriales. c) Elaborar información base sobre la problemática familiar y social de los pobladores de las organizaciones barriales. d) Participar en eventos orientados al acompañamiento social y fortalecimiento de las instituciones de la comunidad. e) Participar en la evaluación socioeconómica de los Proyectos de Mejoramiento Integral de Barrios. f) Participar en la evaluación ex ante y ex post de los Proyectos Mejoramiento Integral de Barrios. g) Coordinar al interior de la institución y con instituciones vinculadas al Programa de Mejoramiento Integral de Barrios en temas de su competencia funcional. h) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. Reporta a : Gerente Mejoramiento Integral de Barrios Supervisa a : No aplica

13 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Pág.: K - 13 / DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Gerencia de Mejoramiento Integral de Barrios Especialista Contable Secretaria Auxiliar Administrativo Especialista Gestión Integral Especialista Sociología Especialista Economía Especialista Jurídico Especialista Social