PSAI-03-01: Actividad Servicio de Seguimiento (incluye recomendaciones, disposiciones, asesorías y advertencias)

Transcripción

1 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer como parte de la planificación del trabajo el procedimiento general relativo al seguimiento de recomendaciones, disposiciones,, según los términos del Plan Anual de Labores, en el marco de lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. 2. ALCANCE Este documento comprende las actividades para realizar el seguimiento a las observaciones (incluyendo las relativas a ), recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES SFE: Servicio Fitosanitario del Estado AI: Auditoría Plan Anual: Plan Anual de Labores de la Auditoría comunicado al Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) con copia al Ministro(a) de Agricultura y Ganadería, y a la Contraloría General de la República. PR: Procedimiento (seguimiento) : Proceso Servicios de la Auditoría -03: Subproceso Servicio de Seguimiento : Servicio de Seguimiento (incluye recomendaciones, disposiciones, ) 4. RESPONSABILIDAD: 4.1 El Auditor Interno es responsable de controlar lo relativo al seguimiento de recomendaciones, disposiciones,. 4.2 El Auditor Encargado es responsable de ejecutar los procedimientos previamente definidos relativos al seguimiento de recomendaciones, disposiciones, asesorías y advertencias.

2 2 de Es responsabilidad del Auditor Interno, la revisión y actualización periódica de este procedimiento, con los aportes para su mejoramiento que suministren los funcionarios de la AI. 5. POLÍTICAS 5.1 La planificación se orientará hacia la determinación de las herramientas, metodologías y procedimientos de auditoría que constituyan la forma más eficiente para lograr el objetivo y el alcance del seguimiento de recomendaciones, disposiciones,. 5.2 El seguimiento de recomendaciones, disposiciones, debe formularse en términos comprensibles para todos los niveles de la AI. 5.3 El procedimiento relativo al seguimiento de recomendaciones, disposiciones, se hará del conocimiento del personal de la AI, mediante comunicación escrita del Auditor Interno. 5.4 Este procedimiento de seguimiento será revisado y actualizado una vez al año o cuando las circunstancias internas o externas hayan cambiado y así se requiera. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Seguimiento de recomendaciones, disposiciones, (en adelante seguimiento) Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Asignar la realización del seguimiento Formato F-14 al auditor (es) encargado (s). Auditor Encargado Elaborar el plan relativo al seguimiento Formato F-15 delimitando objetivos y alcance. Auditor Interno Revisar y aprobar el plan relativo al Formato F-15 seguimiento. Auditor Encargado Elaborar el programa específico de trabajo que contenga los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la realización del seguimiento y las pruebas respectivas para la comprobación de los asuntos a analizar, los cuales permitan cumplir con el objetivo y alcance del seguimiento, según el plan debidamente aprobado.

3 3 de 5 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Encargado (continúa) El programa específico deberá considerar, al menos lo siguiente: Formato F-15 Obtener información sobre lo actuado por la administración activa respecto al producto de auditoría sujeto a seguimiento; para lo cual se deberán considerar los registros que mantiene la Auditoría, el archivo de gestión de la administración activa y la realización de entrevistas al personal respectivo. Definir el tiempo estimado para la ejecución de cada uno de los procedimientos que conformen el mencionado programa específico. Documentar en papeles de trabajo la evidencia obtenida. Definir contenido y disposición del legajo. Auditor Encargado Remitir al Auditor Interno (previo a su ejecución), el programa específico de trabajo para su revisión y aprobación. Auditor Interno Revisar y aprobar el programa específico de trabajo. Auditor Encargado Documentar la evidencia obtenida en los respectivos papeles de trabajo. Auditor Encargado Remitir al Auditor Interno los papeles de trabajo para su revisión y aprobación. Auditor Interno Revisar y aprobar papeles de trabajo. Auditor Encargado Emitir borrador del informe de Formato F-17 seguimiento, con soporte en los papeles de trabajo. Auditor Interno Revisar y aprobar el informe de seguimiento. Formato F-17

4 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Encargado Remitir a la Administración Activa el Oficio de salida informe sobre el seguimiento (incluyendo Formato F-17 nota de remisión a la administración activa). Auditor Encargado Actualizar legajo. Fin del Procedimiento 7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS: 4 de 5 La normativa y documentos relacionados con la planificación del trabajo de auditoría son los siguientes: Ley General de Control Interno, Nº 8292 sus modificaciones y reformas. Reglamento de Organización y Funcionamiento de la A.I del SFE, según Decreto Ejecutivo Nº MAG, sus modificaciones y reformas. Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República (R-DC ), sus modificaciones y reformas. Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización (N CO-DFOE), sus modificaciones y reformas. Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), sus modificaciones y reformas. Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República (D CO-DFOE). Plan Anual de Labores de la Auditoría. 8. COMUNICACIÓN Este procedimiento será comunicado al personal de la Auditoría del SFE mediante comunicación escrita emitida por el Auditor Interno.

5 9. VIGENCIA A partir del 01 de julio del de 5 CONTROL DE EMISIÓN Elaborado Revisado y Aprobado Nombre Ronald Canales Jiménez Roberto Aguilar Vargas Henry Valerín Sandino Firma Cargo Auditor Asistente Auditor Asistente Auditor Interno Fecha 31/05/ /05/ /06/2011