MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

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1 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS PROCEDIMIENTO PARA LA PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES O SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA 1 de 10

2 1. OBJETO El Procedimiento de Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios en la modalidad de Subasta Electrónica Inversa tiene como objeto disponer de un Registro de Proveedores de Bienes o Servicios, de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente procedimiento, para que puedan participar en los eventos que realicen las diferentes Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas, a fin de desarrollar con éxito esta modalidad de compra, promoviendo mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de adquisición. La Dirección de Asuntos Administrativos, en adelante denominada indistintamente La Dirección, será la dependencia de este Ministerio que tendrá a cargo la precalificación de proveedores de bienes o servicio, con base al presente procedimiento. 2. ALCANCE El otorgamiento de la calidad de precalificado le confiere a un proveedor la facultad de participar en los eventos de Subasta Electrónica Inversa, de los bienes o servicios que tenga precalificados en el momento que La Dirección lo convoque. La calidad de precalificado de un proveedor de bienes o servicios, estará activa toda vez que los documentos que respalden dicha precalificación se encuentren vigentes y actualizados en el momento que La Dirección lo requiera, de conformidad con lo estipulado en el presente procedimiento, así como, para dar cumplimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones. La precalificación de los proveedores de bienes o servicios será por proveedor y producto. En caso de disponer de un mismo producto de diferente marca, fabricante o país de fabricación, el proveedor podrá presentar la documentación correspondiente para la precalificación de cada producto de forma simultánea o indistintamente, el cambio en alguna de estas condiciones, requiere presentar nuevamente la información técnica, administrativa y legal correspondiente para el proceso de precalificación. 3. DEFINICIÓN 3.1 De la precalificación: El procedimiento de precalificación se llevará a cabo bajo la coordinación general de La Dirección, y la responsabilidad de la evaluación de la documentación estará a cargo de la Comisión de Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios, a quien podrá denominársele más adelante La Comisión, misma que será nombrada por La Dirección. El procedimiento y los resultados de la precalificación serán registrados en el Módulo de Precalificados del Sistema GUATECOMPRAS. 2 de 10

3 A cada proveedor solicitante, de cumplir con todos los requisitos establecidos en el numeral 5. Requisitos de la Documentación a Presentar, se le habilitara en su perfil de proveedor en el Sistema GUATECOMPRAS, la calidad de proveedor precalificado que le permitirá participar en los procesos de Subasta Electrónica Inversa. La precalificación estará activa siempre que los documentos que respalden la misma se encuentren vigentes, y que no se incurra en ninguna de las situaciones que se detallan en los sub numerales y relacionadas con la pérdida temporal o definitiva de la precalificación. El Sistema GUATECOMPRAS certificará dicha precalificación cuando se requiera demostrar tal condición, a través del módulo diseñado para este fin. 3.2 De la presentación de la documentación: Los proveedores interesados en ser precalificados por La Dirección, para la primera convocatoria deberán entregar la documentación completa con los requisitos que se establecen en el presente documento, en el lugar indicado en las Bases de Precalificación para la Adquisición de Bienes o Servicios, realizadas para cada Subasta Electrónica Inversa. La documentación administrativa legal se presentará una sola vez por proveedor o por la empresa interesada, de conformidad con lo establecido en el numeral 5. de este procedimiento para la Adquisición de Bienes o Servicios. No así, los requisitos técnicos solicitados en las Bases de Precalificación de Bienes o Servicios los cuales deben presentarse como soporte por cada ficha técnica. La documentación se entregara en folder foliado, y los requisitos deben ser presentados en el orden establecido en el numeral 5 de este procedimiento, los cuales se definen más adelante, y la no inclusión o presentación de los mismos sin la totalidad de la información, formalidades requeridas u obligaciones tributarias correspondientes, dará lugar a que La Comisión solicite subsanar, aclarar o presentar los documentos de conformidad con lo establecido en el numeral 7 de este procedimiento. Asimismo, en cualquier fase del procedimiento de precalificación, en la que La Comisión tenga duda razonable de la veracidad de los documentos o declaraciones presentadas por el proveedor, en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles de conocido el hecho deberá requerir a través del Sistema GUATECOMPRAS así como, en forma escrita, la información y constancias que permitan disipar la duda. En el caso que el proveedor no proporcione la información y constancias requeridas o persista la duda, La Comisión sin más trámite resolverá rechazar la solicitud de precalificación. Los casos constitutivos de delito deben denunciarse por la Comisión ante el Ministerio Público, sin perjuicio de las demás responsabilidades administrativas o sanciones que le fueren aplicables, debiendo ser inhabilitado en el Sistema GUATECOMPRAS para ser proveedor del Estado, cuando proceda, bajo la responsabilidad de La Dirección que promueve el procedimiento de precalificación. 3 de 10

4 La convocatoria a precalificación la realizará La Dirección a través del Sistema GUATECOMPRAS, y se publicará al menos 8 días hábiles previos al cierre de la recepción de la documentación, para el primer evento de Subasta Electrónica Inversa. No obstante los proveedores interesados en precalificarse podrán presentar la documentación posterior al plazo establecido, para participar en los siguientes eventos de Subasta Electrónica Inversa. Si a la fecha estimada para la recepción de documentos para la precalificación y si La Dirección lo considera conveniente por medio de resolución administrativa ampliara el plazo de convocatoria y a la vez aplicará también al cierre de recepción de documentación de precalificación. Solo participaran en el evento de Subasta Electrónica Inversa, los proveedores que estén precalificados a la fecha de la convocatoria de la misma. El resultado de la evaluación de la precalificación será notificada por La Dirección a cada solicitante a través del Sistema GUATECOMPRAS. Si la documentación fuera entregada en tiempo posterior al establecido o a la primera Subasta Electrónica Inversa, el procedimiento de precalificación seguirá su curso y estará abierto de manera permanente, con la finalidad de facilitar la incorporación de la mayor cantidad de proveedores de bienes o servicios al procedimiento de precalificados, para el efecto se podrán seguir recibiendo expedientes para precalificación de lunes a viernes en horario de 8:00 a 16:30 horas, afectando la participación del proveedor únicamente para la primera Subasta Electrónica Inversa del producto precalificado, pero podrá participar en las siguientes convocatorias a procesos de Subasta Electrónica Inversa. Para nuevos productos se realizará una convocatoria formal a precalificar para proveedores de bienes o servicios, y posteriormente el procedimiento de precalificación permanecerá abierto. Todos los proveedores podrán verificar en el Sistema GUATECOMPRAS, la fecha de inicio y cierre de recepción de la documentación para precalificación. 4. DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El cronograma incluido en las Bases de Precalificación para la Adquisición de Bienes o Servicios establecerá los plazos para la recepción, evaluación y emisión de dictámenes en respuesta a las solicitudes de precalificación Consideraciones Generales La calidad de precalificado la obtendrá el proveedor, toda vez que cumpla con la totalidad de los requisitos establecidos en el numeral 5. del presente procedimiento y este haya sido notificados a través del Sistema GUATECOMPRAS y cumplido con lo siguiente: a. La documentación debe estar vigente al momento de su presentación y contar con no menos de tres meses antes de su fecha de expiración, de lo contrario el documento es considerado como no válido. 4 de 10

5 b. Si después de otorgarse la calidad de precalificado a un proveedor de bienes o servicios, surgieran modificaciones en las fichas técnicas, requisitos técnicos y administrativo-legales o algún otro requisito, esto se comunicará por medio del Sistema GUATECOMPRAS a los proveedores precalificados con al menos 8 días hábiles de anticipación a cualquier convocatoria de Subasta Electrónica Inversa, a fin que presente la nueva documentación para conservar su calidad de precalificado Causas de Pérdida Temporal de la Precalificación. La precalificación de proveedores de bienes o servicios puede ser suspendida de forma temporal durante el tiempo que prevalezca cualquiera de los siguientes casos: a. Finalización de la vigencia de la documentación presentada. En el caso que la documentación pierda vigencia después de ser aprobada la precalificación, implicará automáticamente la suspensión de la precalificación, la cual se recuperará al presentar el documento con la vigencia actualizada. El presente caso de suspensión puede aplicar tanto al proveedor como a sus bienes o servicios, dependiendo el documento de respaldo que hubiere perdido vigencia. b. Si el proveedor precalificado tiene incumplimiento sin causa justificada, en la entrega, calidad o especificaciones del bien o servicio precalificado. La Dirección analizará y determinará si procede la perdida de la precalificación. c. Cuando el proveedor del bien o servicio precalificado solicite por escrito la suspensión del mismo. d. Inhabilitación del Número de Identificación Tributaria (NIT) por parte de la Superintendencia de Administración Tributaria. e. Cuando el proveedor precalificado modifique información sustantiva que conste en los registros de precalificación de la Dirección, sin haberlo informado oportunamente. f. Por orden judicial. g. Negarse sin causa justificada a la inspección del establecimiento comercial cuando sea solicitado por La Comisión. h. Y otros casos no previstos en este procedimiento, determinados por La Comisión y aprobado por La Dirección Causas de Pérdida Definitiva de la Precalificación 5 de 10

6 a. La precalificación de un bien o servicio en particular que presente modificaciones en las especificaciones técnicas que implique una nueva ficha técnica del producto correspondiente. b. Evidencia de falsedad de la documentación presentada, el presente caso afecta directamente la precalificación del proveedor. c. Negarse sin causa justificada a la inspección del establecimiento comercial cuando sea solicitado por La Comisión. d. Por orden judicial. La Dirección, cuando lo considere conveniente y necesario podrá solicitar nuevamente a los proveedores precalificados la documentación contenida en el expediente de mérito, para realizar las validaciones que estime oportunas. 5. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR Los proveedores que presenten su expediente de precalificación deben adjuntar a la misma, los documentos siguientes: 5.1 Documentos Administrativos Legales a. Carta de solicitud de precalificación, membretada, firmada y sellada por el Propietario o Representante Legal, según sea el caso, en la cual se indique como mínimo: Nombres y apellidos completos del Propietario o Representante Legal, edad, estado civil, nacionalidad, profesión u oficio y domicilio; incluyendo la información de identificación por medio del Documento Personal de Identificación (DPI), adjuntando fotocopia autenticada del documento de identificación correspondiente, y para el caso de extranjeros su pasaporte. El nombre, razón o denominación social del proveedor, lugar que señala para recibir notificaciones, citaciones, correspondencia, números telefónicos, fax, correo electrónico, Número de Identificación Tributaria (NIT) y domicilio fiscal. b. En el caso que el proveedor sea una persona jurídica, adjuntar fotocopia legalizada del testimonio de la escritura pública constitutiva de sociedad, debidamente razonado por el Registro Mercantil General de la República, o en su caso certificación reciente en que conste que la entidad está debidamente inscrita en dicho Registro. c. Certificación extendida por la autoridad competente dentro de la persona jurídica, donde conste que se cumplió con lo establecido en el artículo 71 del Decreto 6 de 10

7 número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Extinción de Dominio. d. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa y Patente de Comercio de Sociedad. En el caso que el proveedor sea una persona individual, únicamente deberá presentar fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. En ambos casos debe estar registrada la información relacionada con los números de registro, folio y libro en el perfil de proveedor en el Sistema GUATECOMPRAS. e. Fotocopia legalizada del documento que acredite la personería del representante legal, el cual debe estar debidamente inscrito en los registros respectivos, según sea el caso. f. Declaración jurada contenida en acta notarial, en la cual conste: Que el proveedor no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el artículo 1 del Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, o en su defecto, compromiso formal de que, en el caso se le conceda la calidad de precalificado acreditara haber efectuado el pago correspondiente. Que no está comprendido en las prohibiciones que establece el artículo 80 del Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. La inexistencia de conflicto de interés entre éste y el Banco que acredite la titularidad de sus cuentas bancarias. g. Acreditar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de seguridad social establecidas en el artículo antes citado, con certificación o constancia (ambas en original) extendida por la Superintendencia de Administración Tributaria y el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, respectivamente. h. Constancia actualizada en original de Inscripción en el Registro de Proveedores del Sistema GUATECOMPRAS. i. Certificación bancaria que acredite la titularidad de las cuentas y operaciones bancarias que posee el proveedor. Para el efecto deben contener como mínimo, la información siguiente: Identificación del cuenta-habiente; Tipo de cuentas que posee en la entidad bancaria; Promedio de cifras antes del punto decimal de los saldos que posee; Tiempo de manejo de la cuenta; Clase de cuenta-habiente; Determinación si posee créditos; 7 de 10

8 Saldo deudor y; Clasificación o categoría del deudor de conformidad con la normativa correspondiente. j. Fotocopia legalizada de la Constancia de Inscripción y Modificación al Registro Tributario Unificado de la Superintendencia de Administración Tributaria debidamente actualizado. k. Detalle del historial del proveedor, organización, infraestructura, así como el portafolio de productos o servicios, en papel membretado, firmado y sellado por el propietario o representante legal. l. Documentos que amparen la experiencia del proveedor para lo cual deberá adjuntar en el Formulario de Experiencia FE , incluido en los anexos de este procedimiento. Dicha documentación deberá acreditarse con copia legalizada. Se deberá adjuntar un listado de negociaciones ejecutadas por el proveedor, en el Sector Público, así como en la Iniciativa Privada indicando, montos de los contratos y fechas de ejecución. La documentación de respaldo podrá ser cualquiera de los siguientes documentos, en original o fotocopia: Contratos Finiquitos y constancias de no tener reclamos pendientes No se tomará en cuenta la experiencia del proveedor en negociaciones que no se encuentren debidamente respaldadas. m. Declaración jurada que el proveedor leyó, estudió, aceptó y se somete expresamente a cada una de las condiciones requisitos y demás estipulaciones establecidas y exigidas en este procedimiento de precalificación y cualquier modificación que de ellos surja. 5.2 En caso se presenten documentos provenientes del extranjero, el proveedor de bienes o servicios debe cumplir con lo establecido en los artículos 37 y 38 del Decreto número 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial. De no poseer los pases de ley en la fecha de recepción de documentos indicada en la convocatoria a precalificar, se deberá comprobar que ya inició el trámite de este requisito, debiendo entregar los documentos provenientes del extranjero con los requisitos de ley, antes de la convocatoria al proceso de puja del evento más próximo, de no entregarlos, no podrá participar en la Subasta Electrónica Inversa hasta cumplir este requisito. 6. EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES O SERVICIOS 8 de 10

9 Con la finalidad de hacer más eficiente el proceso y ampliar la competencia en futuras negociaciones, La Dirección, desarrollará un proceso permanente de precalificación. La información y comunicación relacionada al proceso de precalificación se publicará en el Sistema GUATECOMPRAS, así mismo, cada proveedor una vez finalizada la evaluación de su documentación podrá verificar el resultado de la misma en dicho Sistema. 7. SUBSANACIONES Y CONSULTAS DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS Bajo los principios de flexibilidad, apertura de participación, eficacia, eficiencia e igualdad de trato para todas las empresas proveedoras de bienes o servicios solicitantes de la precalificación, de no cumplir con los requisitos solicitados en el numeral 5 del presente procedimiento, La Comisión solicitará la subsanación respectiva a los proveedores a través del Sistema GUATECOMPRAS para que dentro de un plazo no menor de 3 días cumpla con los mismos. Para los efectos del párrafo anterior, el proveedor deberá presentar el dictamen que genera el Sistema GUATECOMPRAS junto a los documentos subsanados, en el lugar indicado en las Bases de Precalificación. Luego de presentados los documentos subsanables por el proveedor, La Comisión tendrá un plazo de 5 días hábiles para precalificarlo o no, en este último caso impedirá que el proveedor adquiera la calidad de precalificado y por consiguiente el derecho a participar en eventos de Subasta Electrónica Inversa que promuevan las diferentes Direcciones de este Ministerio. 8. CONSULTAS Y ACLARACIONES Toda consulta, aclaración o cualquier situación imprevista no contemplada en el presente procedimiento, deberá efectuarse en el Sistema GUATECOMPRAS en la plataforma creada para este fin. Para responder las consultas se tendrá un plazo de 3 días, siempre y cuando esto no requiera alguna consulta a otra dependencia. 9 de 10

10 EJEMPLO DE CERTIFICACIÓN BANCARIA A QUIEN INTERESE: Por este medio hacemos constar que el señor (nombre completo), quien se identifica con el Código Único de Identificación -CUI- número ()o() del Documento Personal de Identificación -DPI-, extendido por el Registro Nacional de las Personas de la República de Guatemala, (en caso de una sociedad deberá consignarse la razón social y el nombre comercial), es cuentahabiente de la entidad con cuentas de tipo (descripción de la cuenta que corresponda, sin identificar el número monetario, de ahorro o a plazo, etc.); las cuales tienen (número) de años de haberlas aperturado, en las que maneja un saldo promedio de hasta (poner el número de cifras antes del punto decimal); cifras y según las políticas internas de esta entidad es considerado como un tipo cuentahabiente clase (A,B,C, o según el caso, consignar que no tienen dicha clasificación). Asimismo; (Si o No) posee obligaciones crediticias con el banco, por un saldo de (poner el número de cifras antes del punto decimal), las que conforme a la normativa correspondiente tiene asignada la categoría de deudor de (Categoría A, de riesgo normal; Categoría B, de riesgo superior a lo normal; Categoría C, con pérdidas esperadas; Categoría D, con pérdidas significativas esperadas y Categoría E, de alto riesgo de irrecuperabilidad). La presente se extiende a solicitud del interesado para los efectos legales que correspondan el (día) de (mes) de (año). Atentamente, 10 de 10