Guía de preguntas frecuentes Convocatorias

Transcripción

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2 Guía de preguntas frecuentes Convocatorias ÍNDICE INFORMACIÓN GENERAL 1 Son compatibles todos los navegadores? 2 Qué formato deben tener los documentos que se suban? 3 He extraviado la contraseña; cómo puedo recuperarla? 4 He extraviado el nombre de usuario; cómo puedo recuperarlo? 5 Puedo modificar la dirección electrónica que ontrodujimos al acreditarnos? ÍNDICE ENTIDADES 1 La entidad a la que represento en la actualidad forma parte de un programa de la Fundación Bancaria la Caixa (CaixaProinfancia, Incorpora, Intervención comunitaria intercultural, Atención integral a enfermos avanzados, etc.): puedo presentarme igualmente a las convocatorias vigentes? 2 El requisito de antigüedad, deben cumplirlo todas las entidades? 3 Nos podemos presentar a la misma convocatoria con dos proyectos diferentes? 4 Nos podemos presentar si ya hemos ganado otra convocatoria de Palau Macaya? ÍNDICE ACREDITACIÓN DE LA ENTIDAD 1 Qué tipo de entidad debo seleccionar: jurídica o administración? 2 Al introducir el CIF y el nombre de la entidad aparece un mensaje que indica que ya existe una entidad con estos datos: qué debo hacer?, significa eso que mi entidad ya está acreditada? 3 Aparece un mensaje que indica que el documento es incorrecto: qué significa eso? 4 No puedo descargar la plantilla del documento de acreditación: puedo colgar otro documento? 5 Qué hay que poner en el campo Usuario? 6 He visto que mi solicitud de acreditación se ha rechazado: por qué motivo? 7 Cómo puedo colgar de nuevo la documentación solicitada? 8 La persona designada para gestionar proyectos ya no trabaja en la entidad y no sé qué usuario ni qué contraseña tengo que introducir en la aplicación; qué puedo hacer? 9 Aparece un mensaje que indica que la solicitud no se evaluará porque no estoy acreditado, pero tengo usuario y contraseña: qué significa? 1

3 ÍNDICE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 1 Ya tengo usuario y contraseña; cómo puedo empezar a tramitar el proyecto? 2 No puedo empezar a tramitar la solicitud, el botón Solicitar aparece inactivo 3 Explicación de la pestaña Acreditación 4 Explicación de la pestaña Datos de la entidad 5 Tengo cumplimentados todos los datos del proyecto, pero no se ha habilitado el botón Tramitar; qué puedo hacer? 6 Aparece un error en los presupuestos que indica que los importes superan el máximo permitido; qué significa? 7 Cómo puedo saber si mi proyecto se ha enviado correctamente? 8 Al subir un documento de Documentación para la valoración del proyecto aparece la palabra Eliminar Se ha subido correctamente el documento? 9 No puedo subir más de un documento de Documentación complementaria 10 Puedo eliminar una solicitud que he iniciado por que, finalmente, no deseo presentar Puedo colgar otro documento? 11 No puedo descargar la plantilla del certificado de validación de datos. Puedo colgar otro documento? 12 Cómo puedo solicitar el certificado de la Agencia Tributaria y cuánto tiempo tardarán en facilitármelo? 13 Cómo puedo solicitar el certificado de la Seguridad Social y cuánto tiempo tardarán en facilitármelo? 14 Qué debe indicar la carta de apoyo al proyecto de la Administración pública local? 15 En el apartado Documentación complementaria se solicita el balance y la cuenta de resultados de los dos ultimos ejercicios, pero aún no hemos cerrado el año anterior; qué podemos hacer? 16 No tenemos ningún certificado de calidad; podemos presentarnos a la convocatoria? 17 Nos han comunicado que nuestra entidad ha sido seleccionada y tenemos que subir el certificado de la Agencia Tributaria y el certificado de la Seguridad Social actualizados. Dónde hay que subir esta documentación? 2

4 INFORMACIÓN GENERAL 1. Son compatibles todos los navegadores? Sí, aunque los navegadores recomendados son: Internet Explorer v8 o v9 Mozilla Firefox 2. Qué formato deben tener los documentos que se suban? Se acepta cualquier formato, siempre y cuando el peso del documento no supere los 20 MB. 3. He extraviado la contraseña; cómo puedo recuperarla? En la página principal del portal tienes la opción Has olvidado tu contraseña? Deberás escribir el NIF/NIE de la persona designada para gestionar los proyectos y la dirección electrónica que introdujiste en el momento de acreditarte; recibirás un correo electrónico con la nueva contraseña para poder acceder al portal. 4. He extraviado el nombre de usuario; cómo puedo recuperarlo? Con la funcionalidad Recordar contraseña, también podrás recuperar el nombre de usuario para acceder a la aplicación web. Deberás especificar el NIF/NIE de la persona designada por la entidad para gestionar proyectos y la dirección electrónica que introdujiste. En el correo electrónico que recibirás, verás el nombre de usuario y la nueva contraseña. 5 Puedo modificar la dirección electrónica que introdujimos al acreditarnos? Si cuentas con usuario y contraseña, deberás acceder al portal de Convocatorias e ir a la pestaña Entidades/persona; una vez allí y haciendo clic en el botón Editar podrás modificar la dirección electrónica de la entidad. Además, desde la herramienta Gestión también la podrás modificar. 3

5 ENTIDADES 1. La entidad a la que represento en la actualidad forma parte de un programa de la Fundación Bancaria la Caixa (CaixaProinfancia, Incorpora, Intervención comunitaria intercultural, Atención integral a enfermos avanzados, etc.); puedo presentarme igualmente a las convocatorias vigentes? Sí, es compatible tener un convenio vigente en alguno de los programas de la Fundación Bancaria la Caixa y solicitar una ayuda a las convocatorias del Palau Macaya para proyectos de reflexión, siempre y cuando el proyecto que se presente no sea idéntico al que ya se tiene en convenio; deberá ser complementario o diferente. 2. El requisito de antigüedad, deben cumplirlo todas las entidades? Todas las entidades que presenten el proyecto como entidad principal deben tener una antigüedad mínima de un año desde la inscripción en el registro correspondiente, en el momento de presentarse a la convocatoria. Si la entidad es fruto de una fusión de dos o más entidades, por lo menos una de estas entidades deberá tener el requisito de antigüedad citado y acreditarlo. 3. Nos podemos presentar a la misma convocatoria con dos proyectos diferentes? No, solo se acepta un proyecto por entidad. De presentarse más de uno, quedarían fuera de las bases. Sin embargo, sí que pueden presentarse a la convocatoria varios proyectos con un mismo NIF, siempre y cuando quien presente el proyecto sean grupos/ departamentos diferentes (en caso de universidades o Administración pública). Para poder registrarse, deberán acreditarse como Nueva delegación (ver el punto 2 Acreditación de la entidad). 4. Nos podemos presentar si ya hemos ganado otra convocatoria de Palau Macaya? No se podrán presentar en la convocatoria vigente las entidades que hayan sido seleccionadas en la última edición de la convocatoria de Palau Macaya. 4

6 ACREDITACIÓN DE LA ENTIDAD 1. Qué tipo de entidad debo seleccionar: jurídica o administración? Al pulsar el botón Solicitar acreditación, aparece un desplegable en el que hay que seleccionar el tipo de entidad que corresponda. - Jurídica: se refiere a cualquier entidad o empresa que tenga personalidad jurídica. Siempre que se presente a una convocatoria en nombre de una entidad privada, deberá seleccionarse esta opción en el desplegable. - Administración: se refiere a entidades públicas y a sus organismos. 2. Al introducir el CIF y el nombre de la entidad aparece un mensaje que indica que ya existe una entidad con esos datos; qué debo hacer?, significa eso que mi entidad ya está acreditada? Al introducir el CIF y el nombre de la entidad y hacer clic en el botón Comprobar, puede aparecer el siguiente mensaje: 5

7 En el caso de que la entidad no esté acreditada (no tenga usuario ni contraseña para acceder a la plataforma), hay que proseguir el proceso de acreditación, seleccionando: - Acreditar, en el caso de que la entidad coincida con alguna del listado. - Nueva delegación, en el caso de que se trate de una delegación diferente de la entidad que consta en el listado. 3. Aparece un mensaje que indica que el documento es incorrecto; qué significa eso? El error El DNI es incorrecto significa que el CIF de la entidad o el NIF de la persona designada para gestionar proyectos no son correctos. Los formatos que acepta el portal para estos campos son los siguientes: - CIF: letra + 8 dígitos (sin espacios ni guiones). Ejemplo: G NIF: 8 dígitos + letra (sin espacios ni guiones). Ejemplo: Z - NIE: letra + 7 dígitos + letra (sin espacios ni guiones). Ejemplo: X A Además, la aplicación comprueba que el CIF/NIF/NIE sea válido, por lo que si el formato que has introducido es correcto, verifica que el número y la letra que se han introducido sean los correctos. 4. No puedo descargar la plantilla del documento de acreditación; puedo colgar otro documento? El único documento que se dará por válido es el que ponemos a disposición de las entidades para descargarlo desde la aplicación. Si tienes problemas para descargar el documento, es posible que sea debido al nivel de seguridad del navegador que estás usando. Si tienes otro navegador instalado en tu ordenador, intenta realizar la descarga con ese navegador. En el caso de que sigas sin poder hacer la descarga, llama al teléfono de información de la Obra Social la Caixa ; te ayudaremos a obtener la plantilla. 5. Qué hay que poner en el campo Usuario? En el momento de hacer la acreditación te pedimos que indiques el nombre de usuario. Este nombre te servirá, junto con la contraseña que te enviaremos, para poder acceder a la plataforma de Convocatorias. El nombre de usuario lo decide la entidad que se está acreditando. En el caso de que al enviar la solicitud de acreditación aparezca el error siguiente, significa que aquel nombre de usuario ya lo ha usado otra entidad y habrá que introducir un usuario distinto. Recuerda que el nombre de usuario no puede contener espacios. 6

8 6. He visto que mi solicitud de acreditación se ha rechazado; por qué motivo? Una vez introducidos los documentos que solicitamos para poder acreditar la entidad, los documentos se revisan para su validación. Si durante el proceso de revisión se detecta algún error en cualquier documento, la entidad recibe un correo electrónico que notifica el motivo por el que se ha rechazado la acreditación. Además, dentro de la propia aplicación, en el apartado Entidades/persona, Documentación, al pasar el cursor por encima del documento rechazado, se visualiza un texto en el que se explica el motivo del rechazo. 7. Cómo puedo colgar de nuevo la documentación solicitada? Para poder subir la documentación, debes acceder a la plataforma con tu usuario y tu contraseña; ir al apartado Entidades/persona, Documentación, y colgar ahí el documento reclamado. En cuanto hayas subido el documento, deberás hacer clic de nuevo en el botón Solicitar acreditación que aparece en la parte inferior de la pantalla. 8. La persona designada para gestionar proyectos ya no trabaja en la entidad y no sé qué usuario ni qué contraseña tengo que introducir en la aplicación; qué puedo hacer? Si conoces el nombre de la persona designada para gestionar proyectos y dispones de acceso a la dirección electrónica que introdujo al acreditarse, deberás recuperar su contraseña, y en el correo electrónico que recibas podrás ver el nombre de usuario de la entidad. Al empezar a tramitar el proyecto, podrás modificar los datos de la persona designada y subir el documento de acreditación actualizado. Si no tienes acceso a la dirección electrónica de la persona designada para gestionar proyectos, deberás contactar con nuestro servicio de información ( ; de lunes a domingo, de 9 a 20 horas) para que modifiquen la dirección y puedas recuperar los datos de acceso. 7

9 9. Aparece un mensaje que indica que la solicitud no se evaluará porque no estoy acreditado, pero tengo usuario y contraseña; qué significa? Aunque cuentes con usuario y contraseña, los documentos que has colgado deben revisarse y validarse. Si aparece el siguiente mensaje, significa que algún documento que has colgado no es correcto y debes sustituirlo en la pestaña Acreditación para que se valide. Este mensaje aparecerá en la ficha de la entidad, siempre y cuando la solicitud de acreditación esté No acreditada Pendiente de Documentación. Así como en la ficha de tramitación, cuando la solicitud ya se haya tramitado pero la solicitud de acreditación esté No acreditada Pendiente de Documentación. 8

10 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 1. Ya tengo usuario y contraseña; cómo puedo empezar a tramitar el proyecto? Debes acceder a la plataforma con el usuario y la contraseña. En la página de inicio aparecerán las convocatorias que están abiertas en este momento. Debes hacer clic en el botón Solicitar. Una vez hayas hecho clic en el botón Solicitar, deberás indicar el título del proyecto y leer y aceptar las condiciones que se especifican (si no marcas la casilla Declaro que he leído las condiciones y las acepto no se podrá empezar a tramitar el proyecto). 2. No puedo empezar a tramitar la solicitud, el botón Solicitar aparece inactivo El botón Solicitar está activo para el tipo de entidad al que se dirige la convocatoria; si la entidad, tal y como se indica en las bases publicadas, no puede presentarse a la misma no verá activo el botón. 9

11 Si el botón aparece inactivo, comprueba que tu entidad cumpla los siguientes requisitos: - Tener una memoria pendiente de presentar de alguna convocatoria anterior. 3. Explicación de la pestaña Acreditación 10

12 La primera pestaña del portal muestra en qué punto está el proceso de solicitud de acreditación. Puede aparecer un mensaje que indique que los documentos se están revisando, aunque la pestaña esté marcada como válida. Es posible que, cuando la Obra Social la Caixa haya revisado los documentos, se visualice de nuevo esta pestaña como incompleta. Ello significa que hay que revisar los datos y los documentos que se han marcado como incorrectos. Una vez actualizada esta información y marcada la casilla Actualizado, esta pestaña se mostrará de nuevo como completa. Si tu entidad ya está acreditada de años anteriores o hace más de treinta días que finalizaste este proceso, deberás revisar que los documentos sigan vigentes y, en caso negativo, sustituirlos por los actuales. Desde la Obra Social la Caixa se volverá a revisar la documentación para validarla. Aunque algún documento esté pendiente de acreditar, la entidad podrá tramitar la solicitud del proyecto. 4. Explicación de la pestaña Datos de la entidad Esta pestaña contiene tres categorías: - Información general - Presentación de la entidad - Miembros del patronato o de la junta directiva Información general: información relativa a tu entidad que debes cumplimentar. Todos los campos que contengan un asterisco deben rellenarse para que aparezca el icono verde que valida la información como completada. Recuerda que para rellenar los campos, debes hacer clic en el botón Editar que aparece a la derecha de la pantalla. En cuanto los hayas cumplimentado, deberás Guardar cambios con el botón que aparece en la parte inferior para que queden registrados. Si tu entidad ya está acreditada de años anteriores o has validado la información y hace más de treinta días que finalizaste este proceso, deberás revisar que los campos de este apartado sigan actualizados (podrás modificar la información necesaria). En este caso, no se mostrará la pantalla como completada hasta que no hayas confirmado la actualización de los datos. 11

13 Presentación de la entidad: información relativa a tu entidad que debes completar. Todos los campos que contienen un asterisco deberán cumplimentarse para que aparezca el icono verde que valida la información como completada. Recuerda que para rellenar los campos, deberás hacer clic en el botón Editar que aparece a la derecha de la pantalla. En cuanto los hayas cumplimentado, deberás Guardar cambios con el botón que aparece en la parte inferior para que queden registrados. Si tu entidad ya está acreditada de años anteriores o has validado la información y hace más de treinta días que finalizaste este proceso, deberás revisar que los campos de este apartado sigan actualizados (podrás modificar la información necesaria). En este caso, no se mostrará la pantalla como completada hasta que no hayas confirmado la actualización de los datos. 12

14 Miembros del patronato o de la junta directiva: en esta pestaña debes indicar el nombre completo, el DNI o NIE, el cargo, el teléfono y la dirección electrónica de cada miembro del patronato o de la junta directiva de tu entidad. Para ello, debes hacer clic en el botón Nuevo miembro para poder añadir a cada miembro. Si tu entidad ya está acreditada de años anteriores o has validado la información y hace más de 30 días que finalizaste este proceso, deberás revisar que la información que consta en esta pestaña es correcta y modificarla en el caso de que haya algún cambio. 5. Tengo cumplimentados todos los datos del proyecto, pero no se ha habilitado el botón Tramitar; qué puedo hacer? Debes revisar que todos los apartados (Acreditación, Datos de la entidad, Datos de la solicitud y Documentación del proyecto) estén cumplimentados; se indica con un icono verde. Si alguna de las pestañas de cada apartado está incompleta, debes hacer clic en Qué falta? y la aplicación te marcará los campos que quedan por completar En cuanto tengas todos los apartados cumplimentados, el botón Tramitar se habilitará para poder enviar la solicitud. Recuerda que debes consultar en las bases específicas de cada convocatoria la fecha máxima para presentar la documentación complementaria. 13

15 6. Aparece un error en los presupuestos que indica que los importes superan el máximo permitido; qué significa? Estos errores indican que el importe solicitado es superior al máximo permitido para la convocatoria (por ejemplo, si el máximo permitido son pero la suma del importe solicitado es de ); o bien que el porcentaje máximo que puede financiarse es superior al permitido por la convocatoria (por ejemplo, si el máximo que puede financiarse es el 75 % y se solicitan y el coste total del proyecto es de aparecerá el error, puesto que la cantidad supondría el 80 % del coste total del proyecto). 7. Cómo puedo saber si mi proyecto se ha enviado correctamente? Al hacer clic en el botón Tramitar te pedirá que lo confirmes. Una vez confirmado, aparecerá un mensaje que indica que el proceso ha finalizado correctamente. Al hacer clic en Aceptar, se imprimirá automáticamente una copia de la solicitud para que puedas guardarla. 14

16 Además, podrás realizar esta comprobación del siguiente modo: - En la pantalla Inicio visualizarás tu solicitud en estado Documentación completa, si aún no se ha cerrado la convocatoria. - Si la solicitud aún aparece en el apartado de solicitudes en trámite (en estado Documentación completa o Pendiente de documentación) tras haberla tramitado, al hacer clic en Completar puede comprobarse que: - Se muestra un mensaje que indica que la solicitud ya se ha tramitado y la documentación se ha enviado: En este caso, no se permite anexar ningún otro documento. - En el panel lateral de la derecha se indica que la solicitud ya está tramitada y que se indica su código (que se asigna en el momento de tramitarla): - Si la solicitud ya no aparece en el apartado de solicitudes en trámite de la página de inicio, puede buscarse desde el menú Solicitudes, en el que la solicitud aparecerá con el estado En estudio: 8. Al subir un documento de Documentación para la valoración del proyecto aparece la palabra Eliminar. Se ha subido correctamente el documento? Solo debes usar este botón si deseas eliminar el documento que has adjuntado y dejar el campo vacío. Tu documento se ha subido correctamente si visualizas su título en cursiva junto al documento solicitado. Únicamente pueden eliminarse los documentos que no están marcados con un asterisco. La documentación marcada de este modo es obligatoria y la aplicación web solo permite que puedan cambiarse estos documentos, pero no es posible dejar este campo vacío. 15

17 9. No puedo subir más de un documento de Documentación complementaria Si el archivo que deseas subir contiene más de una página, deberás subirlo en un único archivo. Si lo subes página por página solo nos constará la última que hayas introducido en el portal. Puedes comprimir el archivo en un documento de tipo.zip,.rar,.pdf, etc. Recuerda que los documentos no deben pesar más de 20 MB. 10. Puedo eliminar una solicitud que he iniciado pero que, finalmente, no deseo presentar? Para poder garantizar la protección de datos y la privacidad, podrán eliminarse las solicitudes siempre y cuando se trate de borradores. Para hacerlo, debes hacer clic en el botón Eliminar solicitud que aparece en la parte derecha de la ficha de tramitación. Recuerda que, una vez eliminada, no podrán recuperarse los datos de la solicitud. 16

18 11. No puedo descargar la plantilla del certificado de validación de datos. Puedo colgar otro documento? El único documento que se considerará válido es el que ponemos a disposición de las entidades para que se lo descarguen desde la aplicación web. Si tienes problemas para descargar el documento, es posible que se deba al nivel de seguridad del navegador que estás utilizando. Si cuentas con otro navegador instalado en tu ordenador, intenta realizar la descarga con ese navegador. En el caso de que sigas sin poder hacer la descarga, llama al teléfono de información de la Obra Social la Caixa , te ayudaremos a obtener la plantilla. 12. Cómo puedo solicitar el certificado de la Agencia Tributaria y cuánto tiempo tardarán en facilitármelo? Hay dos formas de obtener el certificado de la Agencia Tributaria: a Si la entidad cuenta con firma digital, la obtención del certificado positivo de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria tarda entre tres y cinco días. La propia entidad puede recogerlo en línea en el portal de solicitudes siempre y cuando no se trate de borradores. b Si la entidad no tiene firma digital, para obtener el mismo certificado positivo debe personarse en cualquier ventanilla de la Agencia Tributaria. El plazo de entrega del certificado es de entre quince y veinte días. El trámite para obtener la firma digital puede hacerse desde el enlace fnmt.es. En este enlace, en el apartado Ciudadanos, se obtiene la firma digital. Este proceso dura un máximo de dos días, puesto que entre la recogida de la firma y la descarga del certificado deben transcurrir obligatoriamente veinticuatro horas. El proceso que deben seguir las entidades consta de tres pasos diferentes: 1 Solicitud del certificado vía Internet 2 Acreditación de la entidad en una oficina de registro 3 Descarga del certificado de usuario 13. Cómo puedo solicitar el certificado de la Seguridad Social y cuánto tiempo tardarán en facilitármelo? Existen dos formas de obtener el certificado de la Seguridad Social: a Si la entidad está adherida al Sistema RED y uno de sus representantes cuenta con el certificado SILCON para poder operar en el portal de la Seguridad Social, la obtención del certificado positivo de estar al corriente de pago con la Tesorería de la Seguridad Social se realiza de forma inmediata a través del portal. 17

19 b Si la entidad no está adherida al Sistema RED, para obtener el mismo certificado positivo será preciso que un representante de la entidad se presente en cualquier ventanilla de la Seguridad Social y el trámite se resolverá de forma inmediata. A continuación se indica el enlace para hacer el trámite on-line para la adhesión de las entidades al Sistema RED: SistemaRed/index.htm. Una vez adheridas al Sistema RED a través del enlace anterior, los representantes de las entidades deben obtener el certificado SILCON para poder operar en la plataforma, a través del enlace siguiente: Certificadosparalos51671/index.htm. 14. Qué debe indicar la carta de apoyo al proyecto de la Administración pública local? La carta de apoyo de la Administración pública debe especificar que esta administración respalda el proyecto que la entidad presenta. En la carta debe quedar especificado el proyecto al que hace referencia. No se trata de una carta de apoyo a la entidad, sino al proyecto específico. En el apartado Documentación, encontrarás adjunta una plantilla que ofrece orientaciones al respecto. 15. En el apartado Documentación complementaria se solicita el balance y la cuenta de resultados de los dos últimos ejercicios, pero aún no hemos cerrado el año anterior; qué podemos hacer? Esta documentación no es obligatoria, sino que está sujeta a la valoración del proyecto. La entidad debe decidir si la cuelga o no. En el caso de que no se tenga cerrado el último ejercicio, debe colgarse el balance de los dos últimos ejercicios cerrados. 16. No tenemos ningún certificado de calidad; podemos presentarnos a la convocatoria? Esta documentación no es obligatoria, sino que está sujeta a la valoración del proyecto. Si no se cuenta con una certificación de calidad, la entidad puede seguir el proceso de presentación ignorando este documento. 18

20 17. Nos han comunicado que nuestra entidad ha sido seleccionada y tenemos que subir el certificado de la Agencia Tributaria y el certificado de la Seguridad Social actualizados. Dónde hay que subir esta documentación? Debes entrar en la aplicación de Convocatorias con tu usuario y tu contraseña y acceder a la solicitud. Después, debes ir a la pestaña Documentación; allí encontrarás el lugar donde debes subir los documentos reclamados. 19