Agencia Tributaria PREGUNTAS FRECUENTES RELATIVAS AL SISTEMA DE

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1 PREGUNTAS FRECUENTES RELATIVAS AL SISTEMA DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS NOTA IMPORTANTE: La Agencia Tributaria únicamente actúa como Autoridad de Registro para los certificados electrónicos expedidos por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, razón por la que la información de este documento informa especialmente sobre la documentación necesaria para la acreditación de identidad en sus oficinas. No obstante, la relación de entidades emisoras de certificados electrónicos admitidos por la entidad prestadora del servicio se encuentra en la dirección electrónica en el apartado requisitos de acceso, en donde podrá obtener información sobre la tramitación de los certificados en el resto de entidades autorizadas. 1

2 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCEDIMIENTO GENERAL Qué es el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias? Se trata de un procedimiento establecido legalmente que determina que ciertas personas físicas y todas las entidades están obligadas a recibir por medios electrónicos (Internet) las comunicaciones y notificaciones que se realicen por esta vía, entre otros organismos, por la Agencia Tributaria. Cómo se articula el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias? La generalidad de las comunicaciones y notificaciones que les dirija la Agencia Tributaria las se realizarán por alguno de los siguientes medios: - Desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria ( en el apartado Mis notificaciones, clicando en Acceso a notificaciones y comunicaciones de la AEAT. - A través del punto de acceso general de la Administración General del Estado (notificaciones.060.es), mediante la Dirección Electrónica Habilitada (DEH). - A través de la carpeta ciudadana (sede.administracion.gob.es/carpeta/clave.htm). Qué necesito para acceder a las notificaciones electrónicas? El acceso a las notificaciones electrónicas puede realizarlo directamente el obligado tributario o mediante un apoderado con poder expreso para recibir notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria. Para garantizar la seguridad del sistema, en ambos casos es necesaria la acreditación de la personalidad de quien accede al contenido de los documentos que se notifican, lo cual se logra mediante la utilización de los certificados electrónicos admitidos o Cl@ve PIN. Quiénes están obligados a recibir comunicaciones y notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria? Tienen obligación de recibir por medios electrónicos, comunicaciones y notificaciones, las personas y entidades que se relacionan a continuación: a) Las personas jurídicas. b) Las entidades sin personalidad jurídica. c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles. 2

3 d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración. f) Contribuyentes inscritos en el Registro de Grandes Empresas. g) Contribuyentes que tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto sobre Sociedades. h) Contribuyentes que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA. i) Contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME). j) Contribuyentes con autorización para presentar declaraciones aduaneras mediante el sistema de transmisión electrónica de datos (EDI). Puedo acceder a las notificaciones electrónicas si ya dispongo de un certificado electrónico? Si ya dispone de un certificado electrónico admitido por la Administración General del Estado (o DNI-e, si se trata de una persona física), no tiene más que utilizar el mismo para acceder a sus notificaciones electrónicas. Dónde puedo encontrar la relación de entidades emisoras de certificados electrónicos? Existe alguna autoridad certificadora a parte de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)? La relación de entidades emisoras de certificados electrónicos admitidos por la entidad prestadora del servicio se encuentra en la dirección electrónica en el apartado requisitos de acceso. Qué pasos tengo que dar para solicitar un certificado electrónico de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)? 1º) Entre en la web de la FNMT ( y seleccione el tipo de certificado que corresponda según la naturaleza de la entidad. A continuación, teclee su NIF y un correo electrónico y la FNMT le devolverá un código de solicitud. 2º) A continuación, deberá personarse en cualquier oficina de la Agencia Tributaria para proceder a su identificación, teniendo en cuenta que: 2.1 Si se trata de una persona física, deberá aportar, junto con el código de solicitud del certificado: - el DNI o, en caso de extranjeros, Tarjeta de Residencia o Certificado del NIE junto con el pasaporte; o bien, 3

4 - Tarjeta acreditativa del Número de Identificación Fiscal (NIF) junto con el Pasaporte o Documento de Identidad del país de origen. 2.2 Si se trata de una persona jurídica, sólo podrán solicitar el certificado: a) Los administradores o representantes legales de la entidad. b) Los representantes voluntarios que aporten un poder con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado. Deberá aportarse el código de solicitud del certificado y la siguiente documentación: - las sociedades mercantiles, certificado del Registro Mercantil relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas; - las Asociaciones, Fundaciones y Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil, certificado del registro público donde consten inscritas, relativo a su constitución; - las demás personas jurídicas y entidades sin personalidad, documento fehaciente de su constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente. Documentos que acrediten la identidad del representante (DNI, NIE/NIF junto con el pasaporte), capacidad y vigencia de la representación. La representación se acreditará mediante el certificado del Registro público o especial (o nota simple con todas las hojas selladas) relativo al nombramiento del representante y vigencia del cargo, que deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de la personación. La representación de entidades que no deban estar inscritas en ningún registro público o especial se podrá acreditar mediante poder notarial y también se podrá justificar con los documentos privados de designación de representante que procedan en cada caso. Podrá prescindirse de la personación en las oficinas de la Agencia Tributaria del representante si su firma en la solicitud del certificado electrónico de la persona jurídica ha sido legitimada notarialmente. Para realizar estos trámites, una vez obtenido el código de solicitud del certificado de la FNMT, debe solicitar CITA PREVIA a través de Internet, en el portal de la Agencia Tributaria en el apartado relativo a las Notificaciones Electrónicas. Cómo se accede a las notificaciones electrónicas a través de apoderamiento? Otra posibilidad, complementaria con la de que el interesado obtenga su propio certificado electrónico, consiste en que el acceso a las notificaciones electrónicas que le remita la Agencia Tributaria las realice otra persona que ya disponga de certificado electrónico propio o Cl@ve PIN y a quien el interesado haya apoderado expresamente para la recepción de dichas notificaciones mediante su inscripción a tal efecto en el Registro de Apoderamientos de la Agencia Tributaria. Esto permite que el tercero apoderado acceda a las comunicaciones o notificaciones recibidas a través de su propio buzón. El apoderamiento se puede otorgar de una de las siguientes formas: - Si el interesado (poderdante) dispone de certificado electrónico o Cl@ve PIN, el apoderamiento se puede otorgar a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria ( dentro del apartado de Trámites destacados, en el subapartado Apoderar y otorgar representación. 4

5 - Si el interesado no dispusiera de certificado electrónico o Cl@ve PIN, el apoderamiento se puede otorgar, bien mediante comparecencia personal del poderdante en las oficinas de la Agencia Tributaria, bien aportando ante las citadas oficinas la documentación en la que el poderdante otorgue expresamente al apoderado el poder de recibir notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria. Es preciso destacar que: a) Sólo podrá apoderarse para la recepción electrónica de comunicaciones y notificaciones a una única persona física o jurídica simultáneamente, la cual deberá tener certificado electrónico o Cl@ve PIN para poder recibir las notificaciones de esta forma. b) Será necesaria la aceptación del apoderado, que se acreditará por comparecencia, en documento público o privado con firma legitimada notarialmente, o a través de Internet mediante comparecencia en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. No surtirá efectos el otorgamiento de poder para la recepción de comunicaciones y notificaciones en tanto no conste la aceptación del apoderamiento por alguno de los medios indicados. c) Los apoderamientos surtirán efecto desde la fecha de su incorporación al Registro de Apoderamientos, pudiendo el apoderado renunciar en cualquier momento al apoderamiento, a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y autenticación. La revocación del poder se podrá realizar por las mismas vías utilizadas para el otorgamiento. Para realizar este trámite, también debe solicitar CITA PREVIA a través de Internet, en el portal de la Agencia Tributaria una vez haya recibido la notificación de inclusión en el sistema. Es necesario solicitar cita previa para acreditar la identidad en la solicitud del certificado electrónico y/o realizar el apoderamiento? Sí, para las personas o entidades que hayan recibido la notificación de la inclusión obligatoria dichos trámites exigen la solicitud de cita previa. Es posible solicitar cita previa sólo para acreditar la identidad para obtener el certificado electrónico de la FNMT, sólo para otorgar apoderamiento, o bien para ambas actuaciones a la vez. Qué datos debo de aportar para solicitar cita previa? Los datos que debe de consignar en la aplicación informática de cita previa por Internet son: NIF NOMBRE (ó PRIMER APELLIDO, si es lo que se precisa para identificar) o DENOMINACIÓN SOCIAL (que aparece en la notificación recibida de inclusión obligatoria en el sistema de notificaciones electrónicas). 5

6 Qué datos o documentos son necesarios para otorgar apoderamiento en las oficinas de la Agencia Tributaria? Formulario debidamente cumplimentado otorgando el poder en el que constará la firma del poderdante e identificación y firma del funcionario autorizado ante quien se comparece. Si el poderdante es una persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica, el compareciente acreditará que es el representante legal o que ostenta poder suficiente para otorgar el apoderamiento. Puede obtener información sobre la documentación necesaria para otorgar apoderamiento en el portal de la AEAT Puedo solicitar la baja voluntaria del sistema DEH? La inclusión en el sistema de notificaciones electrónicas para el colectivo afectado tendrá vigencia indefinida, de conformidad con lo establecido en la Ley 39/2015. En el caso de las personas físicas, estas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. Cuándo surte efecto una comunicación o notificación electrónica? Las notificaciones electrónicas se entenderán producidas en el momento del acceso al contenido del acto notificado, o bien, si este acceso no se efectúa, por el transcurso del plazo de 10 días naturales desde su puesta a disposición sin que haya accedido a las misma. Desde qué fecha/hora empieza a contar el plazo? El plazo comenzará a contar a partir del día después de su puesta a disposición. Por ejemplo, las notificaciones que se pongan a disposición el día 1 entre las 00:00 y las 23:59 y no hayan sido recogidas, se entenderán notificadas automáticamente el día 12. Cuánto tiempo estarán a mi disposición las notificaciones electrónicas? Todas las comunicaciones y notificaciones estarán disponibles 90 días naturales en la DEH. Durante ese período, se podrá visualizar por completo su contenido cuantas veces se precise (el contenido sólo se puede visualizar durante los 90 días si se ha accedido a él en el plazo de 10 días; si ha expirado no se puede ver el contenido). Con posterioridad a este plazo, sólo se podrán consultar en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Qué datos quedan acreditados en una notificación electrónica? El sistema de notificación electrónica acredita la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación. Igualmente, el sistema acredita la fecha 6

7 del acceso del destinatario al contenido del documento notificado o en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo legalmente establecido. Qué ocurre si se extingue o fallece una persona jurídica o física que está incluida en el sistema de notificación electrónica obligatoria? Quién puede acceder a sus notificaciones? En el caso de fallecimiento o extinción de persona física o jurídica, respectivamente, que hubiera sido incluida previamente en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias los sucesores deberán tramitar la comunicación de la nueva situación para incorporación en el Registro de Sucesores. La documentación que habrá de presentarse será, según los casos: Disolución: en su caso, certificado registral de la cancelación; si no, escritura pública de disolución y acreditación de la identidad del liquidador/es. Fusión: certificado de la inscripción en el Registro Mercantil Fallecimiento: documento público de aceptación de la herencia o, en su defecto, documentación justificativa del representante de la herencia yacente. En todo caso, el sucesor deberá disponer de certificado electrónico propio o apoderar a un tercero que disponga del mismo. Qué determina el régimen de intervención en una declaración de concurso? Cuando en una declaración de concurso el régimen que se fije sea el de intervención, los concursados mantendrán sus facultades de administración y disposición sobre su patrimonio, quedando sometido el ejercicio de éstas a la intervención de los administradores concursales, mediante su autorización o conformidad. Qué determina el régimen de suspensión en una declaración de concurso? Cuando en una declaración de concurso el régimen que se fije sea el de suspensión, los concursados quedarán privados de sus facultades de administración y disposición sobre su patrimonio, siendo sustituidos por los administradores concursales. Dónde se envían las notificaciones y comunicaciones tributarias electrónicas correspondientes a obligados tributarios en concurso? Cuando se produzca una declaración de concurso, las comunicaciones y notificaciones electrónicas se incluirán en los medios habituales. Además, tratándose de notificaciones, se remitirán a la dirección postal señalada por la administración concursal en el concurso para su conocimiento. Quién puede acceder a las comunicaciones y notificaciones electrónicas en situaciones de concurso? Las personas que pueden acceder a las notificaciones electrónicas remitidas por la Agencia Tributaria son las siguientes: En el régimen de intervención, el concursado y las personas que disponiendo de certificado electrónico propio consten a tales efectos en el Registro de Apoderamientos de la AEAT. Los apoderados accederán a las comunicaciones y notificaciones a través de su propio buzón. 7

8 En el régimen de suspensión, el concursado (si la administración concursal no hubiera instado la revocación de la firma electrónica del mismo), la administración concursal (si hubiera solicitado un nuevo certificado de firma electrónica del concursado) y las personas que disponiendo de certificado electrónico figuren inscritas a tales efectos en el Registro de Apoderamientos de la AEAT con posterioridad al auto de declaración de concurso. Los apoderados accederán a las comunicaciones y notificaciones a través de su propio buzón. La recogida de notificaciones en la Dirección Electrónica Habilitada por parte del concursado se considerará un acto que infringe las limitaciones de facultades establecidas para el concursado susceptible de convalidación por la administración concursal si no ejerce la acción de anulación prevista en la normativa concursal (artículo 40.7 de la Ley Concursal). Quién debe acceder a las comunicaciones y notificaciones electrónicas en situaciones concurso? Las personas que deben acceder a las notificaciones electrónicas remitidas por la Agencia Tributaria son las siguientes: En el régimen de intervención, el concursado y las personas que disponiendo de certificado electrónico propio consten a tales efectos en el Registro de Apoderamientos de la AEAT. Debe tenerse en cuenta que el apoderamiento debe contar con la autorización de la administración concursal (autorización que se presume si el apoderamiento se solicita con posterioridad al auto de declaración de concurso) y que los apoderados accederán a las comunicaciones y notificaciones a través de su propio buzón. En el régimen de suspensión, la administración concursal y las personas que disponiendo de certificado electrónico propio consten a tales efectos en el Registro de Apoderamientos de la AEAT. Debe tenerse en cuenta que el apoderamiento debe ser concedido por la administración concursal y que los apoderados accederán a las comunicaciones y notificaciones a través de su propio buzón. Cómo afecta el régimen de intervención y de suspensión a la firma electrónica del concursado? El régimen de intervención no afecta a la validez de la firma electrónica del concursado, debiendo ser validadas por la administración concursal las actuaciones que éste realice, en los términos establecidos con carácter general. En régimen de suspensión: o o Tratándose de concursados personas físicas, la firma electrónica sigue siendo válida si bien no debe utilizarse en el ámbito de las facultades suspendidas. Tratándose de concursados personas jurídicas, la firma electrónica custodiada por los administradores suspendidos debe ser objeto de revocación por la administración concursal ante el organismo emisor de la misma. La administración concursal deberá obtener una nueva firma electrónica del concursado. En cualquier caso, no se permite el acceso a la sede electrónica de la Agencia Tributaria con certificados electrónicos expedidos en fecha anterior a la del auto de declaración de concurso. 8