ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO TRUJILLO CONSEJO LEGISLATIVO Alcance y objetivo de la actuación Evaluar los procesos de registro, contabilización y control de ingresos y gastos, así como, el sistema de control interno en las áreas de organización, presupuesto, administración, contabilidad, personal, bienes y servicios. Además de verificar la sinceridad, legalidad y exactitud de los gastos ejecutados por la extinta Asamblea Legislativa del estado Trujillo, durante el ejercicio fiscal Resultados obtenidos No poseen un manual de normas y procedimientos, donde se detallen las actividades, procesos y funciones que debe realizar cada unidad para cumplir con sus objetivos. El Órgano del Poder Legislativo Estadal, mantiene una deuda con la CANTV y el IVSS que alcanza a la suma de Bs. 59,61 millones. Se efectuaron erogaciones por la cantidad de Bs. 0,44 millones, emitiéndose para su cancelación cheques a favor del Presidente de la extinta Asamblea Legislativa y no de sus legítimos beneficiarios, en contravención de lo pautado en el artículo 119 de la Ley Orgánica de Hacienda del estado Trujillo. Se contrajeron compromisos por la cantidad de Bs. 5,81 millones, observándose que los mismos no fueron conformados y legalmente autorizados por el presidente del órgano legislativo, quien es el funcionario designado legalmente para autorizar los mismos, de conformidad con el artículo 44 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo; además, no emitieron la orden de servicio o contrato para formalizar el compromiso. Dichos gastos están referidos a gastos de representación y agasajos que no se corresponden con las necesidades estrictamente protocolares del organismo, observándose que la mayoría de los comprobantes (facturas y recibos) no señalan el objeto o motivo de dichas erogaciones. Recomendaciones Con la finalidad de subsanar las fallas y deficiencias detectadas producto de la presente actuación, el órgano legislativo del estado Trujillo (Consejo Legislativo) debe emprender las acciones necesarias a fin de implementar las recomendaciones siguientes: 1

2 Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos, que contenga en forma detallada las actividades a realizar en cada uno de los procesos administrativos que realiza el organismo. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo, en cuanto a que la adquisición de compromisos y emisión de pagos, deben estar autorizados por la máxima autoridad del organismo. Asimismo, organizar y archivar conjuntamente las piezas justificativas (órdenes de compra, de servicio, facturas, órdenes de pago, notas de entrega, etc.) en los cuales se fundamenta la ordenación de gastos, a los fines de comprobar su sinceridad. Tomar las previsiones presupuestarias a fin sanear las deudas pendientes con CANTV e IVSS. Establecer los mecanismos administrativos como parte del sistema de control interno, para evitar contravenir lo establecido en el artículo 119 de la Ley Orgánica de Hacienda del estado Trujillo. Observar la normativa legal que regula la ejecución presupuestaria a los fines de que las diferentes modificaciones presupuestarias que se realicen se encuentren debidamente autorizadas y registradas. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Alcance y objetivo de la actuación Evaluar el sistema de control interno, a fin de determinar si la organización cuenta con políticas, normas y procedimientos de registro, control y autorización de las operaciones administrativas así como las relativas al ejercicio del control fiscal, del estado Trujillo, durante el año Resultados obtenidos El manual de organización, fechado en diciembre de 1999, no se encuentra aprobado por el Contralor General del estado, requisito indispensable para su entrada en vigencia tal como lo establece las Normas Generales de Control Interno prescritas por la Contraloría General de la República. El organismo no cuenta con un manual de normas y procedimientos, en el cual se detallen las actividades, procesos y funciones que se deben realizar para cumplir con los objetivos de cada unidad. 2

3 No tienen un manual descriptivo de cargos que defina las funciones y responsabilidades de cada funcionario. No han dictado las normas para establecer un sistema coordinado de control externo e interno de la administración pública estadal, de acuerdo con lo establecido en citada Ley Orgánica de la Contraloría General del estado Trujillo. No ha sido dictado el reglamento de la ley orgánica que rige las funciones del órgano contralor del estado, situación que afecta el cumplimiento de las actividades de control en tanto que aun cuando las situaciones estén previstas en la Ley, deben ser desarrolladas por el Reglamento. No existen políticas definidas para el reclutamiento, selección y contratación del personal, limitándole a la Contraloría General del estado llevar un Registro de Elegibles para Ingresos. En su defecto, el Contralor se encarga de los ingresos de personal al organismo, sin atender lo establecido al respecto en el estatuto de personal de esa contraloría. La Contraloría no cuenta con un archivo funcional y debidamente organizado para los documentos originados por sus actividades de control fiscal y gestión administrativa, lo que origina que gran parte del material esté apilado y desprovisto de las condiciones mínimas de resguardo y seguridad. Los recursos para el pago de las prestaciones sociales no han sido invertidos mediante fideicomisos individuales o en un Fondo de Prestaciones de Antigüedad, tal como lo establece la Ley Orgánica del Trabajo. Se realizaron traspasos presupuestarios entre partidas, por un monto de Bs. 22,3 millones; sin que se evidencie el cumplimiento de los procedimientos administrativos establecidos en la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo. Ese organismo no ha implementado la practica de auditorías de gestión, estudios y análisis, tendentes a verificar el control de gestión en los entes sujetos a su ámbito de control, con la finalidad de evaluar sus planes y programas, que permitan conocer la eficiencia operativa y los resultados en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas, según lo previsto su Ley Orgánica de Contraloría. Los funcionarios encargados de la administración y custodia de fondos no han prestado la caución exigida en la Ley de Hacienda del estado Trujillo. 3

4 Recomendaciones Iniciar las acciones necesarias a fin de actualizar, aprobar e implementar el manual de organización. Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos, que contenga en forma detallada las actividades a realizar en cada uno de los procesos administrativos que realiza el organismo. Elaborar el manual descriptivo de cargos que defina las funciones y responsabilidades de cada funcionario, permitiendo un mejor y eficaz manejo de los recursos humanos. Dictar los instrumentos legales que regulen la coordinación del control externo e interno que compete ejercer a esa contraloría en los entes sujetos al ámbito su control. Dictar el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del estado Trujillo. El Departamento de Recursos Humanos debe Mantener un registro de elegibles para el ingreso de personal, a los efectos de la selección y contratación del mismo. Hacer lo conducente a los efectos de establecer un sistema de archivo que cumpla con los requerimientos establecidos en las Normas Generales de Control Interno, prescritas por la Contraloría General de la República. Crear un fondo de prestaciones o de fideicomisos individuales con las prestaciones sociales, según lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo. Acatar lo pautado en la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo, en cuanto a los procedimientos administrativos establecidos para los traspasos presupuestarios. Contemplar en la planificación sus actividades la ejecución de auditorías de gestión a objeto de verificar el control de gestión que deben cumplir los Entes de la administración pública estadal. Promover la presentación de la caución a los funcionarios encargados del manejo y custodia de fondos. 4

5 MUNICIPIO CANDELARIA ALCALDÍA Objetivo y alcance de la actuación Examen exhaustivo de los emolumentos cancelados al alcalde y a los concejales durante año 1999 y primer trimestre de 2000, adquisición de maquinarias en los años 1999 y 2000, ejecución de obras en los años 1997 a 1999 y manejo de la cuenta Fondos de Terceros en los años 1995 a 1999, a fin de comprobar la legalidad y sinceridad de compromisos y pagos realizados. Resultados obtenidos Durante el año 1999, a cada uno de los concejales le fueron efectuados pagos fijos mensuales por Bs. 0,29 millones, por concepto de dietas, aún cuando los mismos no asistieron a la totalidad de reuniones de las comisiones permanentes, contraviniendo los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Esta remuneración fija ocasionó que en ese año se les cancelara a los Ediles dietas no devengadas por un total de Bs. 0,48 millones. El referido monto fue posteriormente reintegrado al Tesoro Municipal. Los emolumentos cancelados a los concejales en febrero y marzo de 2000 se ajustaron a los límites máximos establecidos en el Régimen Transitorio de Remuneraciones. En el año 1999, el municipio realizó una Licitación General, para la adquisición de una máquina motoniveladora, a un costo de Bs. 73,25 millones. En el año 2000, previa Licitación Selectiva, se contrató la adquisición de dos ambulancias, por un total de Bs. 50,22 millones. Ambas adquisiciones fueron financiadas con aportes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización. En la actuación se pudo verificar que la motoniveladora y ambulancias se encontraban prestando servicios al Municipio en condiciones normales de funcionamiento. Los aportes patronales y montos retenidos a los trabajadores de la Alcaldía, por concepto de Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso y Fondo de Pensiones, correspondientes al año 1995 hasta abril de 1999, que suman un total de Bs. 9,38 millones, fueron cancelados al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales en el año En cuanto a los aportes correspondientes a Política Habitacional, se constató que los últimos pagos realizados por el Municipio, corresponden al mes de mayo de

6 La obra Terminal de Pasajeros en Silos de Monay, financiada por el Fondo Intergubernamental para la Descentralización, fue ejecutada mediante la celebración de 9 contratos con una empresa, por un total de Bs. 194,14 millones, encontrándose paralizada su ejecución para la fecha de la inspección fiscal. En la evaluación administrativa practicada a la misma, se determinó la cancelación de Bs. 1,20 millones por sobreprecio en tres partidas de los presupuestos de los contratos respectivos. En fecha posterior a la actuación, la Alcaldesa remitió a la Contraloría General de la República una copia de la Planilla de Liquidación, por Bs. 1,20 millones, con lo cual quedó subsanada esta observación. Para la remodelación de una Plaza, la Alcaldía celebró dos contratos por un total de Bs. 3,34 millones, determinándose que la obra fue ejecutada conforme a los presupuestos respectivos. En el año 1998, se celebraron 11 contratos con 4 empresas, por un total de Bs. 111,10 millones para la colocación de asfalto en cuatro sectores del Municipio. En la inspección física de las 4 obras se determinó que en dos de ellas se efectuaron pagos por montos superiores a los trabajos ejecutados, por un total de Bs. 3,11 millones. En fecha posterior a la Inspección Fiscal, las dos empresas beneficiarias de tales pagos efectuaron los reintegros respectivos al Fisco Municipal, con lo cual fue subsanada esta observación. Recomendaciones Las dietas a cancelar a los concejales deben estar debidamente soportadas por documentos que demuestren las asistencias a las sesiones de Cámara y reuniones de comisiones permanentes. De acuerdo con las características de la Cámara Municipal, y con lo previsto en el artículo 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, a los concejales se les remunerará un máximo mensual de cuatro sesiones de Cámara y dos de las comisiones permanentes, considerando lo previsto en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. Antes de cancelar valuaciones por concepto de obra ejecutada, debe verificarse que la cantidad de obra relacionada en cada valuación, sea la realmente ejecutada, con el fin de evitar pagos superiores a los correspondientes y en consecuencia, posibles perjuicios al Patrimonio Municipal. Antes de iniciar la ejecución de una obra, el Alcalde, con el apoyo de las Direcciones de Administración e Ingeniería Municipal, debe realizar los análisis técnicos, administrativos y financieros pertinentes, que garanticen la ejecución total de la obra y evitar así que las mismas queden inconclusas. 6

7 MUNICIPIO JOSÉ FELIPE MÁRQUEZ CAÑIZÁLEZ ALCALDÍA Alcance y objetivo de la actuación Examen exhaustivo de los pagos realizados al alcalde y a los concejales durante el segundo semestre de año 1999 y primer semestre del año 2000, a fin de comprobar la legalidad y sinceridad de gastos y pagos realizados bajo los conceptos antes señalados. Por otra parte, la actividad comprendió la evaluación de algunos hechos ocurridos en la Alcaldía del municipio José Felipe Márquez Cañizález del estado Trujillo, durante el período comprendido entre el al y de esta manera precisar el cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan las actividades relacionadas con; la adquisición de bienes muebles con recursos asignados por el Fides, así como la contratación y ejecución de obras. Resultados obtenidos Durante el segundo semestre del año 1999, se efectuaron pagos en exceso a los Concejales por Bs. 0,25 millones, por concepto de Sesiones de Cámara no asistidas, sin atender a lo establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Al respecto, el Alcalde informó que solicitó a los Concejales el reintegro de dichas cantidades y suministró copia de los comprobantes de ingresos de la Hacienda Municipal, Planillas de Liquidación y Planillas de Depósito. Se pudo establecer que para el primer semestre del año 2000, se dio cumplimiento a lo establecido en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios, en relación con los límites máximos a pagar por concepto de emolumentos al alcalde y a los concejales. En 4 obras examinadas, correspondientes a los ejercicios fiscales 1998 y 1999, se determinaron diferencias entre las cantidades de obra relacionadas y las realmente ejecutadas por Bs. 3,92 millones, de lo cual los contratistas efectuaron los correspondientes reintegros. Mediante inspección in situ se determinó que la obra Iluminación del Estadio de Sierra Alta, por un monto de Bs. 40,00 millones, correspondiente al contrato N JFMC del , se encontraba inconclusa, debido a que en el presupuesto no se previeron las partidas necesarias para su ejecución y los recursos asignados no fueron suficientes para su culminación. 7

8 Recomendaciones Dar estricto cumplimiento a lo establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, en lo referente a la cancelación de dietas a los concejales, por concepto de asistencia a las sesiones de la Cámara y de las reuniones de las comisiones permanentes. Realizar las diligencias necesarias a los fines de verificar que las cantidades de obra relacionada en los presupuestos, sean realmente ejecutadas, antes de realizar los pagos de las correspondientes valuaciones. Proceder a realizar los análisis de las obras a ejecutar, a los fines de incluir todas las partidas en los presupuestos, de manera que permitan precisar los montos totales de las obras, así como establecer sus períodos de ejecución. MUNICIPIO MIRANDA ACCIONES FISCALES Se impuso sanción de multa al ciudadano Domingo De Abreu, C.I. Nº , por Bs. 2,20 millones, por incumplimiento de lo establecido en el artículo 145 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y los artículos 3 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 8