Herramientas Básicas de Office

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1 Herramientas Básicas de Office http// 1

2 Introducción a Word 1.1 MICROSOFT WORD Es un procesador de textos, que sirve para crear diferentes tipos de documentos como por ejemplos: cartas,oficio, memos, tesis, etc. A continuación veamos las ventajas y desventajas que tiene Microsoft Word: Ventajas Las ventajas que ofrece un procesador de palabras son muchas: facilita el intercambio de información con otras personas, permite agregar imágenes para ilustrar su documento, permite corregir sus trabajos sin tener que hacerlos de nuevo. También puede hacer cartas, faxes o documentos que le pueden servir de base para futuros documentos ahorrándole tiempo y esfuerzo Desventajas La compra del programa es cara, aunque se puede encontrar varios programas que son gratuitos y no tendría que pagar por la licencia, pero no todos son tan completos y poderosos como Microsoft Word. Bajo el ambiente Windows existen otras suites que ofrecen procesadores de palabras más baratos y en algunos casos gratuitos, por ejemplo: Word Pad y WordPerfect. 2

3 1.2 Ingresar a Word 1. Clic en el Botón Inicio 2. Seleccionar Todos los Programas 3. Clic en Microsoft Office 4. Clic en Microsoft Word Figura

4 1.2.1 Acceso Directo Los accesos directos son rutas rápidas para acceder a aplicaciones o archivos utilizados con frecuencia, si se encuentra un acceso directo en el escritorio del programa Word, coloque el puntero del mouse sobre el icono (del acceso directo) y presione doble clic. Para crear el icono de acceso directo en el escritorio seguimos los siguientes pasos. Clic sobre el botón Inicio se despliega un menú similar a la figura 1. Al colocar el cursos sobre Todos los Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador Seleccionar Microsoft Office Word 2010 Clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Enviar a Escoger Escritorio (crear acceso directo) 1.3 El entorno de Word La ventana de Word, contiene las siguientes partes: Barra de acceso rápido, contiene las opciones más usadas frecuentemente como guardar y deshacer Barra de título, presenta el nombre del documento en que estamos trabajando Barra de Opciones o menús, 4

5 Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Copiar, la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar. Barra de desplazamiento, permite desplazarse de arriba abajo del documento. Zoom, Permite ampliar o reducir la vista del documento Punto de inserción, desde donde empezamos a escribir 1.4 Aprendiendo el uso de la Barra de Menú 5

6 Permite pegar lo elementos copiados Alineación de párrafos Permite cortar los elementos seleccionados. Estilo de letras Tamaño y tipo de letra Negrita, cursiva, subrayada, tachada Color de fondo y de letra. Numeración y viñetas 1.5 Nuevo Documento en blanco Coloque el puntero del mouse sobre el Menú Archivo y presione clic en la opción Nuevo. Al desplegarse el menú Archivo la primera opción es Nuevo, coloque el puntero del mouse sobre ésta opción y presione doble Clic. Por definición Word muestra solo algunas de las opciones de cada menú, para que se muestre el menú completo deje el puntero del mouse sobre Archivo algunos segundos o presione clic en las pestañitas ubicadas al final del menú. 6

7 1.5.1 Combinación de Teclas Otra forma de abrir un nuevo documento es presionar las teclas CTRL + U, simplemente deje presionada la tecla CTRL y sin soltar de un toque a la tecla U y se abrirá un nuevo documento Ingreso y Edición de texto Observe que cuando ingresamos a Word se abre un nuevo documento listo para trabajar y que al inicio de la hoja en blanco hay una pequeña barra vertical, delgada, de color negro que está parpadeando, a esa pequeña barra se le llama Punto de Inserción o Cursor. Word ingresa el texto en donde se encuentre el cursor o punto de inserción (observe que el Cursor y el Puntero del mouse son diferentes). Muy bien! Simplemente comience a teclear la información haciendo uso de su teclado. A diferencia de una máquina de escribir o un procesador de palabras, en Word no 7

8 necesita hacer un retorno de carro al final de cada línea, simplemente siga escribiendo y Word regulará el texto, y el excedente lo colocará en la siguiente línea y así sucesivamente, Para terminar un párrafo presione la tecla Enter y el cursor se colocará en la línea de abajo, cada vez que presiona Enter el cursor baja una línea. 8

9 Introducción a Excel 2.1 INICIAR EXCEL DEFINICION EXCEL es un programa que trabaja en ambiente WINDOWS. Es una hoja electrónica o de cálculo que tiene gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo y cada uno de ellos está compuesto por una o varias hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo tiene dos partes importantes, las filas que están identificadas por números y las columnas que están identificadas por letras; a la unión de filas y columnas se les llama celdas dentro de las que se almacenan datos, gráficas o fórmulas. Puede utilizarse para generar declaraciones financieras, gráficas y bases de datos para compartir la información con otros paquetes de software. En Excel se manejan datos de cualquier tipo y se le puede dar el formato que se necesite al contenido de las celdas; trae muchas funciones o fórmulas ya definidas donde sólo se necesita llenar los modelos matemáticos para obtener resultados. Ventajas El uso del programa de Microsoft Excel le da las siguientes ventajas: en vez de trabajar con número usted trabaja con celdas lo que le permite de manera dinámica crear Crear gráficos. Entorno gráfico. Crear bases de datos, etcétera. 9

10 Desventajas La compra de la licencia del programa o software es caro. En lo que son las bases de datos, la capacidad de Microsoft Excel es pequeña. Abrir y cerrar Excel 1. Haga clic en el botón Inicio, aparecerá el menú correspondiente 2. Elija programas, aparecerá el menú correspondiente 3. Elija el elemento de programa Microsoft Excel. 10

11 Cómo salir de Excel Para salir de Excel y regresar al escritorio de Windows, desarrolle cualquiera de las siguientes dos opciones: Abra el menú Archivo y seleccione Salir Haga clic en el botón Cerrar de la ventana de Excel Si hizo algún cambio en el libro y no ha guardado el archivo, Excel desplegará un aviso que le pregunta si desea guardar el archivo antes de salir. Seleccione la opción que desee. 2.2 Entorno de Excel Una vez que esté desplegada la hoja de cálculo en que desea trabajar, necesitará alguna manera de ir a las diferentes celdas de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que la parte de la hoja mostrada en la pantalla es sólo una pequeña parte de la hoja de cálculo real. Para desplazarse dentro de la página lo puede realizar con las flechas o bien con el mouse dando un clic encima de la celda donde se quiere posesionar. Hoja electrónica La hoja electrónica tiene columnas y filas. Cada hoja electrónica pertenece a un libro. El número de hojas electrónicas de un libro, depende de la capacidad de memoria que tenga la computadora. 11

12 Libro El libro en Microsoft Excel, es el archivo en el cual se trabaja y donde se guardan o almacenan los datos. Al abrir Microsoft Excel, se abre inmediatamente un libro que trae tres hojas electrónicas; en el libro se pueden agregar más hojas electrónicas, el libro que abre Microsoft Excel le da el nombre de Libro1. Partes de la ventana de Excel Columnas Las columnas en la hoja electrónica se presentan de manera vertical, y se identifican con las letras del alfabeto de la A a la Z, repitiéndose de AA hasta llegar a IV, para un total de 256 columnas. Cada columna tiene un ancho establecido de caracteres, pero se puede cambiar según sean las necesidades del usuario hasta un máximo de 255 caracteres. 12

13 Filas Las filas se presentan en la hoja electrónica de manera horizontal; se identifica con números que van del 1 a 65,536. Cada fila tiene un ancho establecido de caracteres, los que se pueden cambiar según las necesidades del usuario hasta un máximo de 409 caracteres. Celda Cada página de un libro es una hoja de cálculo separada, y cada hoja de cálculo contiene una cuadrícula con columnas alfabetizadas y filas numeradas. En el lugar donde se interceptan una fila y una columna forman un cuadro llamado celda. Cada celda tiene una referencia que incluye la letra de la columna y el número de la fila (A1, B3, C4, Etc.). 13

14 Rango Un rango es un grupo rectangular de celdas conectadas. Todas las celdas de un rango pueden estar en una columna, en una fila o en cualquier combinación de columnas y filas, siempre y cuando el rango forme un rectángulo. Aprender a utilizar los rangos puede ahorrarle tiempo. Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo para formatear un grupo de celdas en un sólo paso. Es posible utilizar un rango para imprimir únicamente un grupo seleccionado de celdas. También es posible utilizar rangos en fórmulas. Aprender a utilizar los rangos puede ahorrarle tiempo. Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo para formatear un grupo de celdas en un sólo paso. Es posible utilizar un rango para imprimir únicamente un grupo seleccionado de celdas. También es posible utilizar rangos en fórmulas. Los rangos están determinados por sus referencias de celda (la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha). 14

15 Introducción a Power Point 3.1. Introducción PowerPoint, es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser: En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La exposición de los resultados de una investigación. Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia. Presentar un nuevo producto. Y muchos más... En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos el entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición de empezar a crear presentaciones. 15

16 Abrir PowerPoint 2010 Como primer paso para comenzar a trabajar, abriremos el programa de Power Point, el cual se encuentra en el directorio de Programas dentro de la carpeta Microsoft Office. Eso lo hacemos pulsando en "Iniciar" y seleccionamos "Todos los programas" Buscamos la carpeta denominada "Microsoft Office" y seleccionamos "Microsoft Office PowerPoint 2010" 16

17 Una vez se selecciona Microsoft PowerPoint 2010, se abrirá inmediatamente el programa, presentándonos la pantalla siguiente. Así de fácil y sencillo pueden ser las herramientas de Office si las utilizamos en nuestras labores diarias Se les anima a que continúen con el estudio de la Unidad 3 nombrada El Internet 17