MicroSoft Access (2 de 4)

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1 Gestor de bases de datos MicroSoft Access (2 de 4) Departament d Informàtica de Sistemes i Computadors 1 Preliminares Instrucciones para el estudio: Leer detenidamente el material Realizar los ejemplos y ejercicios prácticos propuestos Objetivos: Entender el concepto de base de datos relacional Aprender a implementar y gestionar una base de datos 2 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 1

2 Contenido Conceptos generales Diseño de tablas Propiedades de los campos Ordenación, filtrado e indexación de datos 3 Conceptos generales Qué es una base de datos? Conjunto de datos almacenados mediante algún mecanismo Almacenamiento físico tradicional Fichas, libros de registro Almacenamiento electrónico Ficheros que contienen datos Información versus datos almacenados Es más importante t la información ió derivada d que los propios datos en sí mismos Nueva definición de base de datos Conjunto de ficheros interrelacionados que es creado y manejado mediante un sistema de gestión 4 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 2

3 Conceptos generales Tabla con datos sobre los libros de una biblioteca 5 Conceptos generales Información derivada Qué libros ha escrito Joan Fuster? Cuántos libros hay escritos antes de 1980? Cuántos autores comienzan su nombre por M? Cuántos libros hay del género policíaco? Qué autor tiene más libros? Cuánto dinero se ha gastado en libros? Cuál es la editorial que tiene más libros? Qué libros comienzan el título por L? 6 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 3

4 Conceptos generales Evolución del concepto de base de datos Archivos en dispositivos de almacenamiento secuenciales Cintas magnéticas Cinta Archivos en dispositivos de almacenamiento directo Discos magnéticos y ópticos Disco 7 Conceptos generales Estructura monolítica de la información sobre libros Título Editorial Año ISBN Precio Nombre del autor Fotografía del autor País del autor Tema 8 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 4

5 Conceptos generales Estructura relacional de la información sobre libros Información sobre libros título, editorial, año, ISBN, precio Información sobre autores nombre, apellidos, fotografía, país Información sobre materias género, siglo, fundador 9 Conceptos generales Gestor de bases de datos Informes Formularios Datos: tablas relacionadas Consultas 10 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 5

6 Conceptos generales Conceptos de registro y campo Nombre de campos Título Autor Año del copyright Tema Editorial Tapas ISBN Precio de compra Fecha de compra Número páginas Notas unto de campos Conj El teatro de la memoria Leonardo Sciascia 1986 Narrativa Alianza Blandas X /09/ Reflexión muy original sobre la memoria humana. Conjunto de registros 11 Conceptos generales Archivos de base de datos Tienen extensión mdb El mismo fichero contiene todos los objetos Tablas Consultas Formularios Informes 12 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 6

7 Conceptos generales Ventana de trabajo de Access 13 Conceptos generales Tablas de datos Contienen los datos de la base de datos Una base de datos consta de varias tablas de datos relacionadas entre sí Hay bases de datos preestablecidas 14 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 7

8 Conceptos generales Consultas Extraen información de los datos almacenados Una base de datos dispone de varios tipos de consultas 15 Conceptos generales Formularios Almacenan datos en las tablas de la base de datos Suele haber diversas maneras de introducir datos, según el tipo de información ió 16 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 8

9 Conceptos generales Informes Imprimen la información contenida en la base de datos Cada informe extrae un tipo de información en particular También se pueden construir gráficos 17 Conceptos generales Utilización de la ayuda Manual completo del programa Muy útil Se puede buscar por contenido 18 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 9

10 Diseño de tablas Tabla Estructura de datos que almacena la información Se organiza en filas y columnas Campos (están dentro de un registro) Registro (tiene entidad propia) 19 Diseño de tablas Creación de una tabla Determinar la información que va a almacenar Especificación de los campos y los tipos de datos Inserción de la información (llenado) 20 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 10

11 Diseño de tablas Vista diseño Campos Tipo de datos 21 Diseño de tablas Vista de datos Información contenida 22 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 11

12 Diseño de tablas Campos Nombres de 1 a 64 caracteres Letras, números y caracteres especiales No pueden incluir puntos (.), signos de admiración ( ) ni corchetes ([ ]) No pueden contener caracteres ASCII del 0 al 31 No pueden empezar por un espacio en blanco Conviene elegir siempre identificadores con significado Foto, Apellidos, Dirección, DNI, NIF, Teléfono 23 Propiedades de los campos Lugares decimales Número de decimales que aparecen a la derecha de la coma decimal Título Etiqueta predeterminada, distinta del nombre del campo, que se usa en formularios e informes Valor predeterminado Aparece automáticamente al editar nuevos registros Regla de validación La ha de cumplir el valor de entrada para ser aceptado Texto de validación Mensaje aparecido cuando no se cumple la regla 24 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 12

13 Propiedades de los campos Requerido Indica que el campo del registro es obligatorio Permitir longitud cero Permite cadenas vacías Indexado Mejoran la velocidad de las consultas basadas en este campo. Los campos Memo, OLE e Hipervínculo no se pueden indexar No (Predeterminado). Sín índice Sí (Con duplicados). El índice admite valores duplicados Sí (Sin duplicados). El índice no admite valores duplicados Representa el caso habitual 25 Propiedades de los campos 26 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 13

14 Ordenación, filtrado e indexación Ordenación (o clasificación) Establece un orden en el almacenamiento de los registros según los valores de uno o varios campos 27 Ordenación, filtrado e indexación Ordenación Altera el orden de almacenamiento de los registros Esto es problemático cuando el número de registros de la tabla es elevado La inserción de registros no se hace por orden Es necesario realizar una ordenación para mantener la tabla ordenada después de cada inserción Una vez ordenada, la tabla no puede recuperar el orden original 28 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 14

15 Ordenación, filtrado e indexación Filtrado Observación de registros que cumplen una o varias condiciones i 29 Ordenación, filtrado e indexación Tipos de filtrado Selección Selecciona registros instantáneamente en base al valor actual seleccionado Formulario El campo se convierte en un cuadro combinado que permite elegir un valor entre una lista de valores de ese campo Entrada de datos Utiliza los datos introducidos como criterio de selección 30 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 15

16 Ordenación, filtrado e indexación Ordenación ascendente Filtro de selección Ordenación descendente Filtro de formulario Quitar o aplicar filtro 31 Ordenación, filtrado e indexación Filtrado excluyendo la selección Visualiza los registros que no cumplen la selección 32 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 16

17 Ordenación, filtrado e indexación Diferencias entre ordenación y filtrado de datos Ordenación Altera el almacenamiento Es una operación costosa Una vez grabada la tabla ordenada no se puede recuperar la tabla original (desordenada) Filtrado No alteran el almacenamiento Limitar la visión sobre un subconjunto de registros de la base de datos Permite realizar búsquedas sencillas de manera visual 33 Ordenación, filtrado e indexación Indexación Relación entre el valor del campo o campos que forman el índice y el número de registro físico al cual hace referencia Las búsquedas basadas en campos indexados son mucho más rápidas que las búsquedas secuenciales. También se aceleran las operaciones de ordenación y agrupación Ejemplo Ordenar la base de datos por NIF Hay que ordenar cada vez que se insertan o borran registros Indexar la base de datos por NIF El índice se ordena automáticamente, dejando el almacenamiento de los registros sin tocar (mejor alternativa) 34 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 17

18 Ordenación, filtrado e indexación Indexación de campos Se pueden indexar: Texto y Numérico No se puede indexar: Memo, OLE e Hipervínculo Ventana de índices 35 Ordenación, filtrado e indexación Campos que forman un índice Uno: NIF, DNI Varios: Apellidos y Nombre Características básicas Se pueden crear tantos índices como se estime necesario Los índices se crean al guardar la tabla y se actualizan automáticamente al modificar o agregar registros Campo indexado Valor No Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados) Descripción (Predeterminado) Sin índice. El índice admite valores duplicados. El índice no admite valores duplicados. 36 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 18

19 Ordenación, filtrado e indexación Clave o índice clave Índice que toma valores diferenciados para cada registro Clave única y principal de la tabla Libros 37 Ordenación, filtrado e indexación Clave única Si el índice se compone de un campo, los valores de ese campo deben ser únicos. Si comprende más de un campo, pueden darse valores duplicados en cada campo, pero cada combinación de valores de todos los campos que componen el índice debe ser única. Clave principal Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla Sólo puede haber una clave principal por cada tabla Son imprescindibles para hacer relaciones entre tablas 38 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 19

20 Ordenación, filtrado e indexación Diferencias entre índice y clave Una clave es necesariamente un índice Un índice no tiene por qué ser una clave Los índices que no son clave tienen campos cuyos valores no son necesariamente únicos IdTema: clave única y principal de la tabla Temas Tema: clave única de la tabla Temas 39 Resumen Estructura de una base de datos Utilidades que presenta el gestor de base de datos de Microsoft (MS Access) Conceptos de bases de datos Campo, registro, tabla Ordenación, filtrado, indexación Etc. 40 Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos 20