La entrevista. Algunos tips para que la 1er entrevista con el cliente sea todo un éxito!

Transcripción

1 La entrevista Algunos tips para que la 1er entrevista con el cliente sea todo un éxito! rganización de eventos II 1er cuatrimestre Prof. Jessica M. Giao

2 Tips para la 1er entrevista rganizador con el cliente El primer encuentro con nuestro potencial cliente es muy importante, ya que como rganizadores de eventos queremos, necesitamos conocer y escuchar que quiere el cliente, generar confianza, ofrecer nuestros servicios y contarle porqué tiene que contratarnos a nosotros.. 1er. Contacto: Telefónico Ser cordial Formalidad Solicitar información del evento: tipo de evento, fecha, cantidad de asistentes aprox. Solicitar información del cliente: nombre completo, teléfono, celular, dirección de mail. Coordinar día, horario y lugar de entrevista personal. Tono de voz: una sonrisa se nota en el teléfono No comer mientras hablamos!

3 La entrevista Antes de la entrevista: Preparar la entrevista, buscar un espacio tranquilo, cómodo, con poco ruido externo, que invite a la conversación. Conocer con quién vamos a reunirnos, sus nombres, vínculo. Cargo que ocupa, poder de decisión. Ser puntuales con el horario pautado! Apagar ó silenciar el celular. Lograr un ambiente propicio para la conversación, tratando de disminuir tensiones, timidez, ansiedad. btener información que nos ayude para poder realizar el presupuesto y brindar los servicios acorde al evento. Tener tarjeta personal, fotos de eventos realizados, folletería. Tratar de tangibilizar nuestros servicios. Y no olvidarnos de agradecer por habernos llamado y escuchar nuestra propuesta!

4 La entrevista Preguntar al cliente cómo nos conoce? Nos vió trabajando? Fue recomendado por alguien? Nuestra presentación, nuestra empresa: quienes somos, nuestra experiencia, dar referencias si es necesario. Tuvieron otras entrevistas con rganizadores de eventos? Que esperan de un rganizador?

5 La entrevista Conocer a nuestro cliente: a qué se dedica la empresa, su área. Frecuencia de ese tipo de eventos (el que quieren realizar) bjetivos que se persiguen del evento: para qué se realiza? Tipo de evento Alcance Fecha y horarios Nacionalidad de participantes, cual será el público? Qué características tiene? Protocolo? Sede habitual, propia, nueva? Necesidades puntuales Características del evento Cómo les gustaría que fuera? Presupuesto destinado al evento Existe un cronograma de actividades preestablecido? Disponibilidad de medios técnicos y audiovisuales a utilizar Gastronomía Definición de las estrategias de promoción, comunicación y mkt del evento

6 La entrevista Si es una Boda, cómo se conocieron? Tiempo de noviazgo, temas para romper el hielo y comenzar a conocer a nuestro cliente. Cómo les gustaría la Fiesta, tradicional ó diferente? Nacionalidad de novios Donde quieren casarse? Tipo de ceremonia: civil, religiosa y recepción? Unión simbólica, juez de paz Las 3 ceremonias juntas? En diferentes días? Ceremonia religiosa: iglesia, sinagoga, etc. tro tipo de enlace: les gustaría que lo realice alguien en especial? Amigos, familiares, actor? Como se imaginan su boda, de día ó de noche? Prefieren una boda formal, informal, mixta? Banquete, cocktail? Bebidas: champagne libre, barra de tragos? Sugerencia: no poner barra de tragos desde la recepción, es necesario previamente que los invitados hayan comido, para no generar disturbios en la fiesta!

7 La entrevista En que fecha les gustaría casarse? Fechas con promociones Tienen algún estilo que más les gusta? Tienen un color preferido? Tienen congruencia con la boda que se imaginan? La fiesta se realizará en un salón? Se imaginan en un salón de un hotel, en las afueras de la ciudad? Aire libre: en un jardín, en la playa, en una quinta, en una chacra? Cantidad de invitados? Público, habrán niños, adolescentes? Se imaginan una boda de 1 día, de varios días? cuantas horas de duración? Preferencia gastronómica? DJ, shows con música en vivo? Alguna preferencia? Ambientación: estilo

8 La entrevista Carnaval carioca? Cotillón? Habrán souvenirs? Van a necesitar hospedaje para sus invitados? Cual es el presupuesto que tienen pensado para la celebración?

9 A tener en cuenta como rganizadores de eventos Es importante tener en cuenta que en una Boda, Cumpleaños, Bar/Bat Mitzvá juega un papel importante lo emocional. En un evento empresarial, se debe cuidar la imagen, estilos, cultura de la rganización. Es importante conversar y aclarar desde un principio con quien/es vamos a tratar durante la organización, pactar quien será nuestro referente. (E. social y corporativo) rganizar los tiempos Seamos creativos en cada evento que vamos a rganizar!