DEFINICIONES Libro: Es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Barra de Estado

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1 MICROSOFT EXCEL: Excel es el más popular de los programas que maneja libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Cuadro de nombres Barra de fórmulas DEFINICIONES Libro: Es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Barra de Estado Cada libro puede contener varias hojas de cálculo y organizarse información en un único archivo. Hoja de Cálculo: Es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto, valores numéricos, fechas y datos horarios, fórmulas o funciones matemáticas. Cada hoja puede contener hasta filas y 256 columnas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., 65536). Filas: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal Columnas: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical Celda: Es la intersección de una fila y una columna. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo: La celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo: Al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo. Página 1 de 57

2 TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO Como hemos definimos anteriormente un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, Hoja de Cálculo Activa pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo Para desplazarse Entre las celdas En una fila hacia arriba o hacia abajo En una columna hacia la izquierda o hacia la derecha En una ventana hacia arriba o hacia abajo Haga esto Haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de dirección ésta celda se convertirá en la celda activa. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. En una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Cambiar entre hojas de un libro Haga clic en la etiqueta de la otra hoja del libro en que está trabajando. Seleccionar hojas de un libro Para seleccionar Una sola hoja Dos o más hojas adyacentes Dos o más hojas NO adyacentes Haga esto Haga clic en la etiqueta de la hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas. Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual. Manipular hojas: Para manipular hojas basta con hacer clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas del libro y seguir el menú contextual. Usted podrá insertar nuevas hojas, cambiar el nombre a las existentes, mover o copiar, eliminar, cambiar el color de las etiquetas y seleccionar todas las hojas a la vez. Página 2 de 57

3 EDICIÓN Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente los demás. Microsoft Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán. Además, podrá seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista con el botón secundario del mouse (ratón), A continuación, haga clic en Elegir de la lista del menú contextual. Copiar celdas consecutivamente dentro de una fila o columna 1. Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar. 2. Arrastre el controlador de relleno + sobre las celdas que desee rellenar y, a continuación, suelte el botón del ratón. De este modo reemplazará los valores o fórmulas existentes en las celdas que rellene. Copiar celdas no consecutivas 1. Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar. 2. Seleccione Copiar en el menú Edición, sitúese en la celda destino y elija pegar en el menú Edición. También puede cliquear con el botón secundario sobre la celda a copiar, elegir Copiar del menú contextual, luego situado el la celda destino elija pegar. Autorrellenar Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionando celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. La función Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cómo Microsoft Excel puede extender parte de una selección (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial). Selección inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) Producto 1, Pedido parcial texto1, textoa 1er período Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoa, texto3, textoa,... 2do período, 3er período,... Producto 1 Producto 2, Producto 3,... 1, 2 3, 4, 5, 6,... Página 3 de 57

4 Cancelar o deshacer una entrada Para cancelar una entrada antes de presionar ENTRAR, presione ESC. Para deshacer una entrada terminada, haga clic en Deshacer. Modificar el contenido de celdas 1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. 2. Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas. 3. Para escribir los cambios, presione ENTRAR. Para cancelar los cambios, presione ESCAPE. Borrar contenido, formato o comentarios de las celdas 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar. 2. En el menú Edición, seleccione Borrar y, a continuación, haga clic en Todo, Contenido, Formatos o Comentarios. Insertar filas 1. Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. 2. En el menú Insertar, haga clic en Filas. Insertar columnas 1. Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columna Página 4 de 57

5 FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO Formato de celdas Número: Excel puede cambiar la forma en que muestra los números. Para ello: Alineación: parte inferior de una celda. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 1. Llegue hasta FORMATO y luego elija la opción CELDAS 2. En la ventana abierta elija la pestaña Número. 3. Elija la categoría deseada y dé el formato de su preferencia o necesidad. También puede llegar a la ventana de formato de celdas, parándose en la celda a dar formato, haciendo clic con el botón secundario del Mouse y eligiendo la opción Formato de celdas La segunda pestaña de la ventana Formato de celdas es Alineación en ella podemos encontrar: Alineación del texto: Horizontal: De forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los valores lógicos o de error se centran, pero podemos cambiar esto. Vertical: De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la Sangría: Cada incremento en este cuadro es equivalente al ancho de un carácter. Control del texto: Ajustar texto: Ajusta el texto de varias líneas en una celda. Reducir hasta ajustar: Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. Combinar celdas: Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. Orientación: Me permite cambiar la orientación del texto. Fuente: La pestaña fuente me permite cambiar la fuente, el estilo y el color del texto Bordes: La pestaña bordes me permite cambiar aplicar bordes con diferentes líneas y colores a las celdas seleccionadas. Tramas: Esta pestaña permite sombrear y aplicar tramas a las celdas seleccionadas. Página 5 de 57

6 TRABAJAR CON FORMULAS Y FUNCIONES Sintaxis de la fórmula Las fórmulas son creadas por los usuarios utilizando los operadores matemáticos, lógicos o de texto. Una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5. =5-1. Se presentará en la celda el resultado de la misma. Referencias de celda La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor de aquella a la que hace referencia. Siempre que se cambie esta, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula. =B15*5 Referencias relativas y absolutas Referencias relativas Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula =A1+B1 ; Microsoft Excel buscará la celda que se encuentre dos lugares a la izquierda de C1 y a su contenido le sumará el contenido de la celda que se encuentra un lugar a la izquierda de C1. Este método se denomina referencias relativas. A B C D E F =A1+B1 2 Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las referencias en la fórmula pegada. Así si se copia la formula anterior en la celda C2, esta fórmula cambiará automáticamente a =A2+B2 que hace referencia a las celdas que están deo y un lugar a la derecha ahora de C2 Referencias absolutas Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula de C1, se copia en C2, Excel ajustará ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda A1 colocando un signo pesos () delante de la fila (A) y de la columna (1), quedando: =A1+B1. Cuando la fórmula se copie en C2 esta quedará =A1+B2, habiendo cambiado la referencia de B1 únicamente. Sintaxis de la función Una función comienza por un signo igual (=), seguido del nombre de la misma, luego paréntesis y los argumentos. Por ejemplo, =SUMA(A1:D1) Operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Página 6 de 57

7 Operador aritmético Significado (Ejemplo) + (signo más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1) Negación (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2) Operadores de comparación o lógicos: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) <(signo menor que) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1) Operador de concatenación de texto: Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial) Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos), (coma) (espacio) Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) Página 7 de 57

8 INTRODUCIR UNA FUNCION 1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en la barra de fórmulas en: fx, o bien en el menú Insertar y luego elija funciones 3. Elija la categoría y luego la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, seleccione Todas en categoría para obtener una lista de las funciones adicionales. 4. Introduzca los argumentos. 5. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR. FUNCIONES BÁSICAS: SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis SUMA(número1;número2;...) Número1; número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones: Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Ejemplo '5 VERDADERO A Datos Fórmula Descripción (Resultado) =SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5) =SUMA("5";15;VERDADERO) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1 (21). =SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros números de la columna anterior (40). =SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55). =SUMA(A5;A6;2) Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2). Página 8 de 57

9 SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Observaciones Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI. Ejemplo A Valor de propiedad B Comisión Fórmula Descripción (Resultado) =SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma de las comisiones para los valores de propiedad superiores a (63.000) MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Página 9 de 57

10 MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Ejemplo A Datos Fórmula Descripción (Resultado) =MAX(A2:A6) El mayor de los números anteriores (27) =MAX(A2:A6;30) El mayor de los números anteriores y 30 (30) PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Ejemplo A Datos Página 10 de 57

11 27 2 Fórmula Descripción (Resultado) =PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números anteriores (11) =PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números anteriores y 5 (10) CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2,... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Observaciones Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. Ejemplo A Datos Ventas ,24 VERDADERO # DIV/0! Fórmula Descripción (Resultado) =CONTAR(A2:A8) Cuenta el número de celdas que contienen números en la lista anterior (3) =CONTAR(A5:A8) Cuenta el número de celdas que contienen números en las últimas 4 filas de la lista (2) =CONTAR(A2:A8;2) Cuenta el número de celdas que contienen números en la lista, además del valor 2 (4) CONTARA Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis Página 11 de 57

12 CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2,... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR. Ejemplo A Datos Ventas ,24 VERDADERO # DIV/0! Fórmula =CONTARA(A2:A8) =CONTARA(A5:A8) =CONTARA(A1:A7;2) Descripción (Resultado) Cuenta el número de celdas que no estén en blanco en la lista anterior (6) Cuenta el número de celdas que no estén en blanco en las últimas 4 filas de la lista (4) Cuenta el número de celdas que no estén en blanco en la lista anterior, además del valor 2 (7) =CONTARA(A1:A7;"Dos") Cuenta el número de celdas que no estén en blanco en la lista anterior, además del valor "Dos" (7) CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas". Ejemplo A Datos manzanas 32 naranjas 54 B Datos Página 12 de 57

13 5 melocotones 75 manzanas 86 Fórmula =CONTAR.SI (A2:A5;"manzanas") =CONTAR.SI(B2:B5;">55") Descripción (Resultado) Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) Número de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2) ABS Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo. Sintaxis ABS(número) Número es el número real cuyo valor absoluto desea obtener. Ejemplo -4 A Datos Fórmula Descripción (Resultado) =ABS(2) Valor absoluto de 2 (2) =ABS(-2) Valor absoluto de -2 (2) =ABS(A2) Valor absoluto de -4 (4) ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Sintaxis ENTERO(número) Número es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo. Ejemplo 19,5 A Datos 1 Fórmula Descripción (Resultado) 2 =ENTERO(8,9) Redondea 8,9 a un valor inferior (8) =ENTERO(-8,9) Redondea -8,9 a un valor inferior (-9) =A2-ENTERO(A2) Devuelve la parte decimal de un número real positivo en la celda A2 (0,5). ALEATORIO Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. Sintaxis ALEATORIO( ) Página 13 de 57

14 Observaciones Para generar un número real aleatorio entre a y b, use: ALEATORIO()*(b-a)+a Si desea usar ALEATORIO para generar un número aleatorio pero no desea que los números cambien cada vez que se calcule la celda, puede escribir =ALEATORIO() en la barra de fórmulas y después presionar la tecla F9 para cambiar la fórmula a un número aleatorio. Ejemplo 1 2 A Fórmula =ALEATORIO() B Descripción (Resultado) Un número aleatorio entre 0 y 1 (varía) 3 =ALEATORIO()*100 Un número aleatorio igual a 0 pero menor que 100 (varía) FUNCIONES LÓGICAS: SI La función SI tiene la siguiente forma: =SI(Prueba lógica;accion por verdadero;acción por falso) Que en ventana de función se vería de la siguiente manera (las flechas indican donde van los argumentos) En papel FALSO Prueba lógica VERDADERO Valor si verdadero Valor si falso Caso 1: SI simple Imaginemos estar frente a un semáforo en diferentes condiciones y tener que decidir si este está en rojo PARAR o PASAR si no lo está. Nuestra tabla de datos luciría de la siguiente manera: Página 14 de 57

15 A B C 1 CONDICIÓN COLOR RESULTADO 2 Condición 1 rojo 3 Condición 2 verde 4 Condición 3 rojo 5 Condición 4 rojo 6 Condición 5 verde 7 Condición 6 rojo 8 Condición 7 verde Nuestro razonamiento sería: FALSO B2= rojo VERDADERO PASAR PARAR Aplicado en la celda C2 tendríamos lo siguiente: Caso 2: SI anidado. La cantidad de funciones SI que debemos aplicar para resolver un caso es: la cantidad de condiciones o situaciones menos 1 En nuestro ejemplo anterior teníamos dos posibilidades (rojo o verde) por lo cual solo usamos una función SI. Aumentemos las situaciones considerando que el semáforo puede estar en amarillo y que en ese caso el resultado es precaución. Tres condiciones, dos funciones SI A B C 1 CONDICIÓN COLOR RESULTADO 2 Condición 1 rojo 3 Condición 2 verde 4 Condición 3 rojo 5 Condición 4 amarillo 6 Condición 5 verde 7 Condición 6 rojo 8 Condición 7 amarillo Página 15 de 57

16 Razonaríamos así: FALSO B2= rojo VERDADERO FALSO VERDADERO PARAR B2= verde PRECAUCIÓN PASAR En nuestra tabla de funciones: Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1, Valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error # VALOR! 1 A Fórmula B Descripción (Resultado) 2 =Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO) 3 4 =Y(VERDADERO;FALSO) =Y(2+2=4;2+3=5) Un argumento es FALSO (FALSO) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO (VERDADERO) Página 16 de 57

17 Ejemplo 2 A Datos Fórmula =Y(1<A2;A2<100) Descripción (Resultado) Porque 50 es un número entre 1 y 100 (VERDADERO) 3 =SI(Y(1<A3; A3<100); A3; "El valor queda fuera del rango.") Muestra el segundo número de la expresión anterior si se trata de un número entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (El valor queda fuera del rango.) =SI(Y(1<A2; A2<100); A2; "El valor queda fuera del rango.") Muestra el primer número de la expresión anterior, si está comprendido entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (50) O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error # VALOR! Ejemplo A Fórmula =O(VERDADERO) =O(1+1=1;2+2=5) B Descripción (Resultado) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO). 4 =O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO). Página 17 de 57

18 Formato Condicional Agregar, cambiar o quitar formatos condicionales 1. Seleccione las celdas cuyo formato condicional desee agregar, modificar o quitar. 2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. 3. Siga uno de estos procedimientos: Agregar un formato condicional 1. Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor constante o una fórmula. Si se introduce una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para la evaluación de datos o condiciones que no sean los valores de las celdas seleccionadas), haga clic en Fórmula e introduzca la fórmula cuyo resultado sea un valor lógico de VERDADERO o FALSO. 2. Haga clic en Formato. 3. Seleccione el formato que desee aplicar cuando el valor de la celda satisfaga la condición o la fórmula devuelva el valor VERDADERO. 4. Para agregar otra condición, haga clic en Agregar y repita los pasos del 1 al 3. Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Nota: Utilizar varias condiciones Si hay más una condición especificada verdadera, Microsoft Excel sólo aplicará los formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean. Copiar formatos de celdas 5. Seleccione las celdas que contengan los formatos condicionales que desee copiar. 6. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Copiar formato Cambiar un formato y, a continuación, seleccione las celdas a las que se lo desee aplicar. Siga uno o varios de estos procedimientos: o o Para cambiar los formatos, haga clic en Formato para la condición que desee modificar. Para volver a seleccionar formatos en la ficha actual del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en Borrar y seleccione los nuevos formatos. Página 18 de 57

19 o Para quitar una o más condiciones, haga clic Eliminar y, a continuación, active la casilla de verificación de las condiciones que desee eliminar. Buscar celdas que tengan formatos condicionales 1. Para buscar todas las celdas que tiene un formato condicional, haga clic en cualquier celda. Para buscar las celdas que tienen una configuración de formato condicional idéntica a la de una celda concreta, haga clic en dicha celda. 2. En el menú Edición, haga clic en Ir a. 3. Haga clic en Especial. 4. Haga clic en Celdas con formatos condicionales. 5. Siga uno de estos procedimientos: Para buscar las celdas que tengan cualquier formato condicional, haga clic en Todos debajo de Celdas con validación de datos. Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales idénticos, haga clic en la opción Iguales a celda activa en Celdas con validación de datos. Página 19 de 57

20 Validación de datos Designar entradas de celda válidas 1. Seleccione las celdas que desee validar. 2. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración. 3. Especifique el tipo de validación que desee: Permitir valores de una lista 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista. 2. Haga clic en el cuadro Fuente y, a continuación, haga lo siguiente: Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas. Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del nombre del rango. Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR. Nota Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y asegúrese de que el libro está abierto. 3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Permitir números dentro de un límite 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic en entre. 3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. Permitir fechas dentro de un límite 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que. 3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir. Permitir texto de longitud específica 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que. 3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir. Calcular qué se permite según el valor de otra celda 1. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Página 20 de 57

21 3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee utilizar para especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto, haga clic en Decimal para Permitir, haga clic en menor o igual que para Datos y, en el cuadro Máximo, haga clic en la celda que contenga la cantidad presupuestada. Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada. 2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). 3. Especifique si la celda se puede dejar en blanco: o o Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación Omitir blancos. Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Mostrar mensajes Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se escriban datos no válidos: Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Información. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Advertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda." Página 21 de 57

22 OPERACIONES CON BASE DE DATOS EN EXCEL Ejercicio General Se toma para realizar el trabajo una base de datos, que en este caso es una lista relacionada a un listado inmobiliario, donde figuran para la venta o alquiler Departamentos, Casas, Locales y Oficinas. En la base figuran celdas (campos) donde se especifican propiedades que fueron vendidas, o alquiladas con las fechas en que se realizó la operación. En la presente base se aplicaran todas las herramientas que Excel contiene, desde filtros, auto filtros, filtros avanzados, subtotales etc. LISTA B C D E F G H I 1 Cod. Descripcion Costo Alquiler Vendido Fecha Alquila do Fecha 2 1M Dto Monoambiente ,00 Si 15/07/03 3 1M Dto Monoambiente ,00 4 1M Dto Monoambiente ,00 Si 05/06/03 5 1M Dto Monoambiente 220,00 Si 09/03/03 6 1M Dto Monoambiente 250,00 7 1M Dto Monoambiente 280,00 8 1M Dto Monoambiente 220,00 Si 02/03/04 9 1M Dto Monoambiente 250,00 Si 15/07/ M Dto Monoambiente 240,00 Si 04/10/ D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 21/02/ D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 05/10/ D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 03/06/ D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 03/09/ D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 24/11/ D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 26/05/ D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Si 12/12/ D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio 250,00 Si 06/09/ D1 Dto 1 Dormitorio 350, D1 Dto 1 Dormitorio 300,00 Si 12/12/03 Página 22 de 57

23 27 2D1 Dto 1 Dormitorio 320,00 Si 14/11/ D1 Dto 1 Dormitorio 420,00 Si 13/07/ D1 Dto 1 Dormitorio 380, D2 Dormitorios ,00 Si 26/09/ D2 Dormitorios , D2 Dormitorios ,00 Si 06/10/ D2 Dormitorios , D2 Dormitorios , D2 Dormitorios , D2 Dormitorios ,00 Si 12/01/ D2 Dormitorios ,00 Si 05/12/ D2 Dormitorios , D2 Dormitorios ,00 Si 23/11/ D2 Dormitorios 500, D2 Dormitorios 470,00 Si 08/06/ D2 Dormitorios 420,00 Si 12/04/ D2 Dormitorios 430,00 Si 15/08/ D2 Dormitorios 360,00 Si 02/02/ D2 Dormitorios 550, D2 Dormitorios 400, D2 Dormitorios 390,00 Si 25/09/ D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Si 03/03/ D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Si 14/05/ D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Si 12/02/ D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Si 27/09/ D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Si 12/07/ D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios 450,00 Si 08/04/ D3 Dto 3 Dormitorios 500, D3 Dto 3 Dormitorios 550,00 Si 07/04/ D3 Dto 3 Dormitorios 650, D3 Dto 3 Dormitorios 430,00 Si 03/03/ D3 Dto 3 Dormitorios 550,00 Si 04/10/ D3 Dto 3 Dormitorios 600, C3 Casa 1 Dormitorio 360,00 Si 14/06/04 Página 23 de 57

24 65 5C3 66 5C3 67 5C3 68 5C3 Casa 2 Dormitorios ,00 Casa 2 Dormitorios 415,00 Si 02/03/04 Casa 3 Dormitorios ,00 Si 05/07/04 Casa 4 Dormitorios , C2 p3 Casa 2Pta 2 Dorm ,00 Si 08/10/04 6C2 p3 Casa 2Pta 3 Dorm ,00 6C2 p3 Casa 2Pta 3 Dorm , L Local 100 m , L Local 65 m2 430, L Local 75 m ,00 Si 02/03/ L Locales 220 m , O Oficina 27 m ,00 Si 12/12/ O Oficina 45 m2 410,00 Si 02/04/ O Oficina 48 m ,00 Si 02/09/ O Oficina 57 m2 440,00 Si 06/08/ O Oficina 75 m ,00 Si 04/06/ O2 p Oficina 2p 180 m ,00 Listas en Excel Simplemente son una cantidad de datos colocados uno debajo de otro. La primera fila debe contener los títulos que identifican a cada columna. En cada columna se escriben datos correlativos entre sí, nunca conviene mezclarlos. En el caso del ejemplo, una de las columnas identifica por un código el grupo de elementos que las compone, muy importante en este caso para las operaciones que se han de realizar (carga, ordenar, agrupar, identificar etc.) Menu Datos-Ordenar Aparece un cuadro que se completa de la siguiente manera Ordenar por Cod Ascendente Descripción Ascendente Costo Ascendente Tildar Si la lista tiene fila de encabezamiento Se muestra en imagen lo especificado anteriormente, dando por terminado la parte de empleo de Formularios en la base de datos, considerando que lo visto es lo que usualmente se emplea Página 24 de 57

25 Imagen en Pantalla de Datos-Ordenar FORMULARIO Consulta general de Registros Página 25 de 57

26 Ejecución: Ubicar la celda activa sobre cualquier celda de la lista, paso siguiente recurrir al: Menú Datos-Formulario, dentro del formulario como se puede apreciar en la imagen, a la izquierda se ubican los datos de los elementos de la lista, con el nombre al costado de cada titulo de la lista. A la derecha en este caso lo que nos interesa es Buscar siguiente, que permite al pulsar, avanzar en el listado a través del formulario o Buscar anterior en el caso de querer volver atrás. Puede apreciarse, arriba a la derecha del formulario figura la cantidad de registros de la lista en este caso 80 Consulta de Registros Seleccionada En este caso se quiere consultar cuantos departamentos se vendieron de 2 dormitorios con un costo superior a y durante el año En este caso se recurre nuevamente a Datos-Formularios- accionar el botón Criterios. Aparece el formulario en blanco. Introducir Cod 3D2 Costo >60000 Vendido Si Fecha >31/12/2004 Accionar Buscar siguiente Automáticamente el formulario selecciona 2 departamentos a un costo de con fecha 12/01/2004 y otro a un costo de con fecha 23/11/2004 Ingresar Registros En este caso se quiere incorporar a la venta un Departamento de 1 Dormitorio a un costo de Se recurre nuevamente a Datos-Formulario accionar el botón nuevo Incorporar Cod 2D1 Descripción Dto 1 Dormitorio Costo Página 26 de 57

27 Accionar el botón Cerrar Se realiza la misma operación en el caso de eliminar un registro accionando en este caso el botón eliminar Volviendo al registro incorporado, el nuevo registro se incorpora en la Lista en la última fila de la misma. Para incorporarlo en el lugar que le corresponde debemos recurrir a otra herramienta de Excel Filtrado Automático de Datos Se entiende por filtrado automático, producir la visualización de una elección de elementos o filas que interesan en la lista correspondiente Autofiltros Como primer ejemplo interesa que la base de datos se reduzca solamente a locaciones vendidas Paso por paso la operación Colocar la celda activa en cualquier celda de la lista Recurrir a Menu Datos-Filtros-Autofiltros Como puede apreciarse, en las celdas de encabezamiento se encuentra asociada una lista desplegable. Situarse sobre la celda de encabezamiento ( en este caso nos interesa vendido) vendido y pulsar sobre el control que despliega la lista Página 27 de 57

28 Seleccionar Si Realizando la misma operación pero sobre los inmuebles alquilados se obtendría la siguiente lista Página 28 de 57

29 Lo realizado hasta el momento es la primera de las posibilidades que permite el filtrado de datos. CRITERIOS PERSONALIZADOS Partiendo de la base filtrada donde se encuentran las locaciones vendidas, se aplican criterios personalizados sobre la fecha de venta, donde en este caso interesa las ventas ejecutadas en el año Sobre la celda Fecha se despliega la lista según la imagen de Pantalla Página 29 de 57

30 Se acciona sobre Personalizar obteniéndose la siguiente imagen En la celda adyacente a es mayor que colocamos 31/12/03, obteniendo la siguiente lista Ampliando lo realizado, se ejecuta una combinación de criterios, en donde por un lado dejamos como se aprecia en la imagen accionada la acción Y, en la celda debajo de es mayor que desplegamos es menor que y debajo de Página 30 de 57

31 31/12/2003, colocamos 30/06/2004, obteniendo según el siguiente listado, las ventas ejecutadas en el primer semestre del año 2004 Otro ejemplo sobre Autofiltros- criterios personalizados, aplicados a los alquileres. Sobre la base de datos general, se desea saber si existe en alquiler un departamento de 2 dormitorios, cuyo costo se encuentre entre 420 y 530. Ejecución paso por paso Datos / Filtro / Autofiltro sobre columna Cod seleccionar 3D2 Resultado B C E F G H I J 1 Cod. Descripción Costo Alquiler Vendido Fecha Alquilado Fecha 30 3D2 Dormitorios ,00 Si 26/09/ D2 Dormitorios , D2 Dormitorios ,00 Si 06/10/ D2 Dormitorios , D2 Dormitorios , D2 Dormitorios , D2 Dormitorios ,00 Si 12/01/ D2 Dormitorios ,00 Si 05/12/ D2 Dormitorios ,00 Página 31 de 57

32 39 3D2 40 3D2 41 3D2 42 3D2 43 3D2 44 3D2 45 3D2 46 3D2 47 3D2 Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios ,00 Si 23/11/01 500,00 470,00 Si 08/06/04 420,00 Si 12/04/03 430,00 Si 15/08/04 360,00 Si 02/02/04 550,00 400,00 390,00 Si 25/09/03 Sobre columna Alquiler filtrar (Vacias) B C E F G H I J 1 Cod. Descripción Costo Alquiler Vendido Fecha Alquilado Fecha 30 3D2 31 3D2 32 3D2 33 3D2 34 3D2 35 3D2 36 3D2 37 3D2 38 3D2 Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios Dormitorios ,00 Si 26/09/ , ,00 Si 06/10/ , , , ,00 Si 12/01/ ,00 Si 05/12/ , D2 Dormitorios ,00 Si 23/11/ D2 45 3D2 46 3D2 Dormitorios Dormitorios Dormitorios 500,00 550,00 400,00 Página 32 de 57

33 Sobre columna Alquiler Seleccionar ( personalizar) Aparece la opción Autofiltro Personalizado- Colocar: Izquierda -es mayor o igual que derecha 420 Debajo Izquierda es menor o igual que derecha 530 B C E F G H I J 1 Cod. Descripción Costo Alquiler Vendido Fecha Alquilado Fecha 40 3D2 Dormitorios 500,00 Como resultado se obtiene que existe un departamento en alquiler que reúne las características especificadas SUBTOTALES Esta operación permite obtener subtotales por grupo, debiendo estar la lista ordenada, en este caso se encuentra ordenada por código Para realizar un ejemplo, aplicando el comando Subtotales, se emplea el listado obtenido como sub. base de la base de datos original, donde por ejemplo se desea obtener los subtotales según los códigos de locaciones en venta y en alquiler.. A B C D E F 299 Cod. Descripcion Costo Descripcion Cod. Alquiler 300 Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, M Dto Monoambiente ,00 Dto Monoambiente 1M 240, D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 250, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 350, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 300, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 320, Dormitorios 3D2 500, Dormitorios 3D2 470, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 420, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 430, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 360,00 Página 33 de 57

34 319 3D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 400, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 390, D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 450, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 500, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 430, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 600, C3 Casa 2 Dormitorios ,00 Casa 1 Dormitorio 5C3 360, C3 Casa 3 Dormitorios ,00 Casa 2 Dormitorios 5C3 415, C2p3 Casa 2Pta 2 Dorm , C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm , L Local 100 m , L Local 75 m ,00 Local 65 m2 7L 430, O2p Oficina 2p 180 m ,00 En la lista como se puede observar se produjo una pequeña modificación, los codigos respecto a ventas y alquiler coinciden desde su parte inferior a superior En primer lugar, se obtiene los subtotales respecto a los inmuebles en venta Paso por paso 1. Colocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotalizar. 2. Tomar la opción Datos- Subtotales, Excel selecciona la tabla y aparece la siguiente imagen de pantalla Página 34 de 57

35 3. Donde dice Para cada cambio en: descolgar las opciones y seleccionar (1) Cod 4. Donde dice Usar función, descolgar las opciones y seleccionar Suma 5. Donde dice Agregar subtotales a: marcar Costo 6. Aceptar Como resultado se obtiene la siguiente planilla con los subtotales de los inmuebles en venta A B C D E F 298 Cod. Descripcion Costo Descripcion Cod. Alquiler 299 Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, M Dto Monoambiente ,00 Dto Monoambiente 1M 240, Total 1M , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Página 35 de 57

36 310 2D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 250, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 350, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 300, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 320, Total 2D , Dormitorios 3D2 500, Dormitorios 3D2 470, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 420, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 430, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 360, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 400, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 390, Total 3D , D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 450, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 500, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 430, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 600, Total 4D , C3 Casa 2 Dormitorios ,00 Casa 1 Dormitorio 5C3 360, C3 Casa 3 Dormitorios ,00 Casa 2 Dormitorios 5C3 415, Total 5C , C2p3 Casa 2Pta 2 Dorm , C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm , Total 6C2p , L Local 100 m , L Local 75 m ,00 Local 65 m2 7L 430, Total 7L , O2p Oficina 2p 180 m , Total 9O2p , Total general ,00 Al efectuar el comando de Subtotales, inserto una fila separando los codigos de inmuebles, y se calculo el subtotal de ventas para cada uno, y un total general al final de la planilla MANEJO DE UNA PLANILLA CON SUBTOTALES- NIVELES DE DETALLE En la base de datos aparecieron unos controles especiales a la derecha de la planilla, que permite hacer manejos sobre la misma. Página 36 de 57

37 En la planilla se pueden leer tres niveles. Accionando clic sobre en numero 2 se obtiene Solamente el total general por cada codigo La otra forma de pasar de un nivel a otro, es mediante los botones que se encuentran a la izquierda, para cada grupo de códigos con un signo + o signo La función de estos botones es expandir o contraer un grupo especial. Un clic en el signo + expande y muestra todas las filas. Un clic en el signo contre todo el grupo mostrando solamente los totales o subtotales. Se a obtenido hasta el momento los subtotales de los inmuebles en venta, para completar el ejercicio se debe obtener ahora: Subtotales de los inmuebles en alquiler SUB-SUBTOTALES La planilla, admite más de un nivel de Subtotalizacion, es decir en este caso se puede aplicar el comando de subtotales dos veces, para obtener subtotales sobre inmuebles en venta y subtotales sobre inmuebles en alquiler Paso por paso 1 Colocar el cursor sobre cualquier parte de la planilla a subtotalizar. 2 Tomar la opción Datos- Subtotales, Excel selecciona la tabla 3 Donde dice Para cada cambio en: descolgar las opciones y seleccionar (2) Cod 4 Donde dice Usar función, descolgar las opciones y seleccionar Suma 5 Donde dice Agregar subtotales a: marcar Alquiler 6 Desmarcar la opción Reemplazar Subtotales actuales 7 Aceptar Página 37 de 57

38 Se observa la imagen en pantalla El paso 6 hace que la segunda subtotalizacion no reemplace a la primera Se obtiene con estas operaciones completar el ejercicio según se observa en la siguiente planilla. A B C D E F 297 Cod. Descripcion Costo Descripcion Cod. Alquiler 298 Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, Dto Monoambiente 1M 220, Dto Monoambiente 1M 250, M Dto Monoambiente ,00 Dto Monoambiente 1M 240, Total 1M 1.180, Total 1M , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio , D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 250, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 350, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 300, D1 Dto 1 Dormitorio ,00 Dto 1 Dormitorio 2D1 320,00 Página 38 de 57

39 314 Total 2D , Total 2 D , Dormitorios 3 D2 500, Dormitorios 3D2 470, D2 D to 2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 420, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 430, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 360, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 400, D2 Dormitorios ,00 Dormitorios 3D2 390, Total 3D , Total 3 D , D3 Dto 3 Dormitorios , D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 450, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 500, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 430, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 550, D3 Dto 3 Dormitorios ,00 Dto 3 Dormitorios 4D3 600, Total 4D , Total 4 D , C3 Casa 2 Dormitorios ,00 Casa 1 Dormitorio 5C3 360, C3 Casa 3 Dormitorios ,00 Casa 2 Dormitorios 5C3 415, Total 5C 3 775, Total 5 C , C2p3 Casa 2Pta 2 Dorm , C2p3 Casa 2Pta 3 Dorm , Total 6C2p , L Local 100 m , L Local 75 m ,00 Local 65 m2 7L 430, Total 7 L 430, Total 7L , O2p Oficina 2p 180 m , Total 9O2 p , Total general , Total general 9.655,00 MANEJO DE UNA PLANILLA CON SUBTOTALES- NIVELES DE DETALLE La planilla en este caso presenta 5 niveles de detalle 1 Contrae toda la planilla mantiene títulos Página 39 de 57

40 2 Solamente el total general ( mínimo nivel de detalle) 3 Total general y subtotales por inmuebles en venta 4 Total general y subtotales por inmuebles en alquiler 5 Lista completa ( máximo nivel de detalle) Cuando se imprime una planilla con Subtotales solamente aparecen en la hoja impresa los datos que no están ocultos Para quitar los Subtotales de una planilla, colocar el cursor sobre cualquier celda de la lista 1 Colocar el cursor sobre cualquier celda de la lista 2 Opción Datos-Subtotales 3 Accionar en Quitar Todos Página 40 de 57

41 Crear una combinación de correspondencia en Word con datos de Excel 1. En Microsoft Excel, configure los datos que se utilizarán para combinar correspondencia. 1. Asegúrese de que los datos están en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila y contiene hechos similares, y no hay columnas o filas en blanco en la lista. Los rótulos de columna se utilizarán para especificar dónde se incluirán los datos al combinar correspondencia. 2. Asegúrese de que los rótulos de columna identifican claramente el tipo de datos de la columna; de este modo se facilita la selección de los datos correctos al combinar correspondencia. Por ejemplo, es mejor utilizar rótulos como Nombre, Apellido, Dirección y Ciudad que Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna Asegúrese de que tiene una columna para cada elemento que desee incluir en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si crea cartas modelo y desea utilizar el nombre de cada destinatario en el cuerpo de la carta, asegúrese de que tiene una columna que contiene los nombres, en lugar de una sola columna con nombre y apellidos. Si desea dirigirse a cada destinatario por el tratamiento y el apellido, por ejemplo, Sr. González, puede utilizar una única columna que contenga el tratamiento y los apellidos o utilizar una columna para el tratamiento y otra para el apellido. 4. Para facilitar la búsqueda de la lista al seleccionarla para combinar correspondencia, debe darle un nombre: 1. Seleccione toda la lista. 2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir. 3. Escriba un nombre para la lista 4. Elija Agregar y haga clic en Cerrar. 2. Guarde y cierre el libro que contiene los datos. 3. Pase a Microsoft Word. 4. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. 5. En los dos primeros pasos del Asistente para combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento e inicie el documento. Si va a crear etiquetas postales, haga clic en Etiquetas en el paso 1 y, a continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para seleccionar el tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir. Para obtener más información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word. 6. En el tercer paso, en Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar. 7. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta en la que ha guardado el libro con los datos, haga clic en el libro y, a continuación, elija Abrir. 8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, busque y haga clic en la lista. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar. 9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en los rótulos de columna de los datos correspondientes a los identificadores de Word situados a la izquierda. Este paso facilita la inserción de los datos en los documentos modelo. Para obtener más información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de Word. Página 41 de 57

42 10. Si sólo desea incluir los destinatarios seleccionados para combinar correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios y seleccione los que desee. 11. Utilice los restantes pasos del asistente para escribir, agregar información de destinatarios, obtener una vista previa, personalizar, guardar e imprimir o enviar por correo electrónico los documentos. Para obtener información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word. Notas Mientras el libro está abierto en Word para combinar correspondencia, puede abrirlo en Excel. Si necesita ver los datos y los rótulos de columna, vaya al paso 3 o 5 del asistente y haga clic en Editar lista de destinatarios. Página 42 de 57

43 GRÁFICOS: Con Microsoft Excel se pueden crear gráficos entre un amplio rango de tipos de gráficos estándar, cada uno de ellos con su correspondiente Sub tipo. Se pueden usar imágenes graficas para representar los valores en lugar de Barras o Líneas, se pueden usar Líneas y Barras superpuestas. Toda esta gama de gráficos con la inclusión personalizada de los mismos, proporciona un sin número de posibilidades graficas. En este trabajo se van a explicar todos los pasos necesarios para realizar los gráficos con el empleo del Asistente para gráficos que contiene Excel. Creación de un Gráficos Para crear un grafico se comienza por seleccionar una celda correspondiente a los datos que contiene los valores que se desea graficar, o el rango completo de celdas. En caso de que los rangos a representar no sean contiguos, se puede seleccionar, serie de rangos no contiguos, manteniendo pulsada la tecla Control al seleccionar cada bloque Paso 1 1- Selección del tipo de grafico Pulsar el botón de Asistente para Gráficos Devuelve un cuadro de dialogo, donde se debe seleccionar: a) grafico entre Estándar o Personalizado b) Tipo de grafico: Se debe seleccionar entre una lista de ejemplos Se puede observar el ejemplo de cada tipo de grafico con los valores que se quiere graficar, pulsando y manteniendo pulsado el botón que se encuentra en el extremo inferior derecho con el nombre Presionar para ver muestra El tipo de grafico personalizado, corresponde al tipo de grafico creado por uno mismo, como también ciertos gráficos combinados. Paso 2 2- Corresponde al paso 2 del Asistente------Ficha Rango de datos En este paso se indica a Excel los datos a presentar. Dentro del cuadro de dialogo, se muestra: a) Rango de datos a representar que debe ser confirmado, para que Excel cree el grafico correcto, cosa que sucede si el rango fue seleccionado antes de accionar el asistente para gráficos. b) Forma de representar el grafico por Filas o por Columnas Excel interpreta por lo general la idea de representar por Filas o por Columnas, por cuanto supone que el grafico incluye mas puntos que series. En el cuadro de dialogo Excel muestra el grafico para su apreciación. Ficha Serie Pulsar sobre la ficha Serie, para verificar que esta correcto el nombre y rango para cada serie. Los nombres de cada serie figuran en una lista a la izquierda del dialogo. Para comprobar los valores de cada serie, seleccionar la serie y verificar en celdas a la derecha del cuadro de dialogo, la ubicación de la celda donde se encuentra el nombre, permitiendo cambiar el nombre de la serie en ese cuadro. Si los datos no incluyen en los encabezados de columnas o filas los nombres que identifiquen las series de datos, Excel usa el nombre de Serie 1, Serie 2,...etc. Página 43 de 57

44 Pudiendo en este caso reemplazar por el nombre deseado en el cuadro de nombres, como también el caso de existir un nombre que desea cambiar, trasladándose automáticamente a la representación grafica. En el cuadro de Serie, posee en su parte inferior dos botones que permite, pulsando Agregar, Incorporar una nueva serie o pulsando Quitar, lo inverso. Por ultimo el cuadro de dialogo contiene una celda en su parte inferior izquierda donde vuelca el Rango para su verificación, con él titulo Rótulos del eje de categorías (X) Paso 3 3- Corresponde seleccionar las opciones del grafico El cuadro de dialogo del paso 3 incluye 6 fichas. Estas fichas se relacionan con: Título- Ejes- Líneas de división- Leyendas- Rótulos de datos- Tabla de datos. Ficha Titulo: Permite asignar un titulo al grafico, una descripción para cada eje. Los títulos son cuadro de textos ordinarios, por lo tanto se pueden formatear, cambiar de posición, alinear etc. Ficha Eje: Al pulsar esta ficha, el cuadro de dialogo presentara una serie de casillas de verificación correspondientes a cada eje, según se active o desactive el eje correspondiente, se presenta o se suprime. Según el grafico, en algunos casos según su representación, es conveniente suprimir alguno de sus ejes habituales. Los gráficos circulares no usan ejes por lo que la ficha eje no aparece al seleccionar un grafico de ese tipo. Si los datos de eje de categorías son fechas, Excel aplica automáticamente una escala temporal al eje. La escala temporal esta disponible en gráficos de líneas, columnas, barras y áreas bi y tridimensionales. Ficha Línea de división: Las líneas de división son líneas verticales y horizontales que ayudan a clarificar el grafico con respecto a la escala de sus ejes. Al pulsar la ficha Líneas de división permite activar o desactivar Líneas de división principales y Líneas de división secundarias correspondiente a Eje de categoría (X) y Eje valores (Y. Los gráficos circulares no usan de división, por lo que la ficha Líneas de división no aparece al seleccionar uno de esos tipos de gráficos. Ficha Leyenda Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del grafico. El cuadro de dialogo permite activar o desactivar la colocación de la leyenda y en caso de activarla, la opción de su ubicación según 5 posiciones. Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. Se puede cambiar la posición de la leyenda una vez ejecutado el grafico, arrastrándola con el ratón. Se puede también formatear Ficha Rotulo de datos Para añadir rótulos de datos, se debe pulsar la ficha rótulos de datos. Un grafico por sectores circulares se identifica por porcentaje. Un grafico de columnas, un grafico de líneas puede tener rótulos indicando el valor de cada punto y así sucesivamente. El cuadro de dialogo presenta la opción de activar: Ninguno, en caso de adoptar no incluir rótulos, o activar una serie de rotulaciones según las características del grafico. Página 44 de 57

45 Por ultimo el cuadro dialogo contiene una ultima opción para añadir, Clave de leyenda junto a rotulo. Ficha Tabla de datos Pulsando esta ficha, permite activar la opción de Mostrar tabla de datos, con los valores representados en el grafico, y una segunda opción para Mostrar clave de leyenda. Paso 4 4- Ubicación del grafico Excel puede situar el grafico en la hoja de calculo existente, se activa Como objeto en, o en una hoja de grafico individual, se activa En una hoja nueva. Si se introduce el grafico como objeto, en una hoja existente, se crea un grafico con un tamaño predeterminado. Debiendo arrastrarse con el mouse para ajustar la posición y el tamaño del mismo. Si se introduce el grafico en una hoja de grafico separada, Excel crea el grafico con un tamaño estándar. IMPRESIÓN DE GRAFICOS Para imprimir un grafico ejecutado en una hoja individual para el grafico, vasta con activar la hoja y seguir los pasos de impresión. Para imprimir un grafico insertado como un objeto en una hoja de calculo existen dos maneras. a) El grafico solo, seleccionar solamente el grafico e impartir la orden de Imprimir del Menú Archivo. b) El grafico y los datos que se encuentran en la hoja de calculo compartida, seleccionar cualquier parte de la hoja no el grafico, y seleccionar Imprimir del Menú Archivo PROTECCIÓN DE GRAFICOS El grafico se puede proteger, mediante el Menú Herramientas, activar Proteger, bloqueando la hoja de cálculo que contiene el grafico. Por lo tanto otros usuarios no podrán modificar la hoja y por lo tanto el grafico. Uso del Menú y la Barra de Herramientas Grafico Al seleccionar un grafico ejecutado, Excel automáticamente sustituye el Menú Datos por Menú Grafico, y una Barra de herramientas Grafico. Al activar el Menú grafico, despliega una serie de ordenes Tipo de grafico-datos de origen- Opciones del Grafico-Ubicación-Agregar datos- Agregar línea de tendencia Esto permite cambiar el tipo de grafico, pulsando Tipo de Grafico y adoptando otro. Agregar títulos a los ejes, seleccionar Opción del Grafico. De la misma manera empleando cualquiera de las otras ordenes BARRA DE HERRAMIENTAS Contiene una serie de botones, y todo lo necesario para mejorar la presentación Página 45 de 57

46 Ejemplo de Gráficos empleando el Asistente para gráficos La diferencia de valores, o la variación de un valor a través del tiempo, se puede mostrar con mayor claridad por medio de los gráficos, cuyos datos son extraídos de una planilla, o base de datos. Por lo tanto en primer lugar debemos contar con una planilla que refleje los datos cuya variación queremos graficar. Para ir desarrollando paso a paso todas las posibilidades que Excel ofrece a través de graficar el desarrollo de una planilla de calculo, se confecciono una referida a una concesionaria de venta de coches con las siguientes características A B C D E F 1 Total trimestral Total Anual 2 Unidades vendidas Modelo Modelo Modelo Ingreso por ventas , , , , ,74 7 Costo de las ventas , , , , ,45 8 Margen bruto , , , , , Personal ventas , , , , ,00 11 comisión venta 3.628, , , , ,97 12 Publicidad , , , , ,00 13 Cotos fijos , , , , ,61 14 Costo total , , , , , Beneficio , , , , ,71 17 Margen beneficio 5,19% 4,09% 4,99% 4,45% 4,75% 18 Vamos a emplear la totalidad de la planilla, para graficar el desarrollo de la misma. En primer caso para ir entrando en materia, se realiza un grafico simple sobre los rangos A1:E2, es decir ventas totales de vehículos por trimestre. Ejecución 1 Paso 1- Seleccionar dentro de la planilla el rango A1:E2 2- Pulsar sobre Asistente para Gráficos que se encuentra sobre la barra de herramientas estándar 3- Al desplegarse la galería de gráficos, Tipos estándar, elegimos en tipo de gráficos, Grafico de columna Página 46 de 57

47 2 Paso: Pulsar siguiente y obtenemos la muestra del grafico en el segundo paso 3 Paso: Pulsar siguiente para pasar al tercer paso del grafico donde tenemos distintas opciones en su parte superior. Títulos: Nos ofrece tres opciones, Titulo del grafico, podemos mantener él titulo que adopto Excel como en este caso, o cambiarlo por otro, agregarle algo que interese etc. En este caso dejamos el optado por Excel. Eje de categorías (x) agregamos trimestres. Eje de categorías (y) dejamos sin titulo Eje dejamos como esta. O sea Eje de categoría (x) y Automático, que son los que adopto Excel. Líneas de división dejamos en Eje de valores (Y) tildado Líneas de división principales Leyenda demarcamos Mostrar leyenda en este caso no tiene sentido el indicar leyenda por cuanto existe un solo elemento que compone el grafico que significa cantidades vendidas. Rótulos de datos marcamos Mostrar valor Tabla de datos dejamos sin marcar El resultado se muestra en la siguiente imagen Página 47 de 57

48 4 Paso: Pulsar siguiente, donde corresponde al paso 4, en este caso corresponde señalar donde colocar el grafico, en una nueva hoja o como objeto en la misma. Optamos por lo ultimo y tildamos la ultima opción obteniendo la siguiente imagen Pulsar finalizar obteniéndose el grafico, que deberá ser ubicado y diagramado su tamaño. Pulsar con el puntero del Mouse sobre cualquier parte del Grafico, y luego arrastrar para ubicar el grafico donde se desee. Realizadas todas las operaciones indicadas paso por paso se obtiene el siguiente grafico Como modificar las series de datos. 1- Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier columna. 2- Seleccionar el comando Datos de origen 3- En la solapa Rango de datos aparece el rango que se selecciono originalmente, pero si se quiere ubicar el rango especifico que define la serie, seleccionar la solapa Serie. En este caso se indica de que celda se ha tomado el nombre y de que rango los valores. Si se desea corregir alguna de estas definiciones, se puede escribir las nuevas direcciones en el recuadro correspondiente o pulsar el botón Contraer y seleccionar el rango directamente sobre la planilla, y volver al recuadro de dialogo pulsando sobre Expandir Página 48 de 57

49 Como se ha visto hasta ahora, con el empleo del Asistente de gráficos y la realización de los 4 pasos indicados se grafican los datos de una planilla de Excel. De aquí en mas, siempre ejecutando los 4 pasos mencionados, se Irán realizando variantes que demostraran en mayor medidas los elementos a graficar. En primer lugar, empleando los mismos datos del grafico anterior, y usando variantes que el asistente ofrece podemos cambiar las características del mismos, asiéndolo más llamativo. Como ya se menciono, los 4 pasos deben realizarse siempre, en este caso, en el 1 paso, empleamos en lugar de Tipos estándar, Tipos personalizadas, por lo tanto pulsamos sobre el mismo. La galería de gráficos Tipo personalizados, que se despliega es la siguiente Elegimos dentro de la lista de Tipos personalizados, Tubos. Se realizan a continuación los mismos pasos ejecutados con el grafico anterior consiguiéndose el siguiente grafico. Como se puede observar se ha cambiado la orientación de los elementos, de vertical a horizontal, con el agregado de fondo tonalizado que ofrece ese tipo de grafico Los elementos expuestos hasta aquí, son los pasos que se repetirán con distintas variantes que ofrece Excel, para realizar los gráficos que se Irán ejecutando sobre la planilla expuesta como ejemplo Página 49 de 57

50 Grafico que representa total de ventas por modelo Seleccionar el Rango A1:E1 y manteniendo pulsada la tecla ctrl., con el señalador del mouse seleccionar Rango A3:B5. En el 1 Paso seleccionar en Tipos estándar, Columna agrupada con efecto 3D En el 3 Paso marcar Mostrar leyenda por cuanto en este caso se deben diferenciar los modelos. Cabe aclarar que el grafico terminado permite que se vaya cambiando su ángulo de perspectiva visual mediante un clic en una esquina del mismo con el señalador del mouse, variando su ángulo a voluntad al arrastrar el mouse. Con todo lo expuesto se obtiene el siguiente grafico. 50 Total ventas por modelo Trimestre Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Otra variante del tipo de grafico, consiste en el 1 Paso optar en listado Tipos estándar por Líneas. En 3 Paso Eje Marcar Eje de categoría (x) Marcar Eje de valores (y) Líneas de división Eje de categoría(x) Marcar Líneas de división principales Eje de categoría (y) Marcar Líneas de división principales Leyenda Marcar Mostrar leyenda Marcar Derecho Rotulo de datos Marcar Mostrar valor Aplicando doble clic con el mouse sobre el área de trazado adoptamos fondo blanco. Aplicando doble clic sobre el área de grafico adoptamos fondo gris Aplicando doble clic sobre Entrada de leyenda adoptamos fondo blanco Página 50 de 57

51 Venta total por trimestre y modelo Modelo 1 Modelo 2 Modelo Trimestre área de trazado área de grafico Entrada de leyenda Como modificar el área de trazado Se puede modificar el tamaño del área de trazado, seleccionándola y desplazando alguno de sus manejadores, se modifican también las escalas para mantener la armonía del grafico Prosiguiendo con el graficado de partes parciales de la planilla, en este caso se grafica el Margen bruto, compuesto por Ingreso por ventas y Costo de las ventas El grafico lo componen el rango A1:E1, A6:E8. Se comienza seleccionando los rangos mencionados, manteniendo pulsada la tecla ctrl., y seleccionar los rangos con el señalador del mouse. Luego se comienza con el asistente paso por paso Prosiguiendo con el graficado de partes parciales de la planilla, en este caso se grafica el Margen bruto, compuesto por Ingreso por ventas y Costo de las ventas El grafico lo componen el rango A1:E1, A6:E8. Se comienza seleccionando los rangos mencionados, manteniendo pulsada la tecla ctrl., y seleccionar los rangos con el señalador del mouse. Luego se comienza con el asistente paso por paso 1 Paso Tipos personalizados Tipo de gráficos 2 Paso 3 Paso Títulos Títulos del grafico Eje de categorías (x) Columnas y áreas Margen Bruto Trimestres Leyenda Activar Mostrar leyenda (Excel la activa) Página 51 de 57

52 Activar Abajo Rótulos de datos Activar Mostrar valor Una vez ubicado el grafico y terminado en tamaño, escala etc, se efectúa una corrección. El hecho de activar en Rótulos de datos Mostrar valor, hace que se complique con los valores el grafico, por lo tanto el interés es tener el valor de Margen Bruto, por lo tanto, dando doble clic con el señalador del mouse y luego con la tecla Supr, se van eliminando el resto de los valores, obteniéndose el siguiente grafico. Grafico que representa la Incidencia Porcentual anual de costos Ubicamos el rango del grafico, con la tecla pulsada de Ctrl., seleccionar con el mouse Rango A10:A13; F10:F13 1 Paso Tipo estándar Tipo de Grafico Circular Circular seccionado con efecto 3D 2 Paso 3 Paso Títulos Incidencia porcentual anual de costos Leyenda Activar Mostrar leyenda Rótulos de datos Activar Mostrar porcentaje Activar Mostrar Líneas guía 4 Paso Finalizar Al ubicar el grafico, se ajusta su tamaño, letras etc. Como ya se vio, y con señalador de Mouse sobre la zona de Costos fijos, se arrastra separando el sector, consiguiendo el objetivo según el grafico que se muestra. Página 52 de 57

53 Como separar una porción 1) Clic con el mouse sobre la porción a separar. Aparecen los puntos de agarre sobre toda la torta. 2) Hacer un segundo clic. Aparecen los puntos de agarre solamente sobre esa porción. (son dos clic separados no juntos) 3) Manteniendo apretado el botón del mouse, se arrastra la porción y se separa a la distancia conveniente. Generar gráficos a partir de imágenes externas Generar gráficos a partir de imágenes externas Todos los gráficos están realizados en base a figuras geométricas básicas. Excel ofrece una opción que permite generar gráficos utilizando imágenes provenientes de otros programas Se necesita para realizar el presente grafico con imágenes, partir de la base de un grafico, ejecutado primeramente, siguiendo los lineamientos explicados hasta el momento, por lo tanto, partamos del grafico base ejecutado, que representa las unidades vendidas por trimestre, que se realizo empleando Tipo personalizado- Tubos. Su ejecución se ejecuta de la misma manera, es decir se da por ejecutado. Una vez obtenido el grafico, los pasos a seguir son los siguientes. 1- Sobre una de las barras horizontales, clic con el botón derecho del mouse 2- Formato de serie datos 3- Seleccionar Efectos de relleno 4- Imagen 5- Seleccionar imagen (buscar imagen) 6- Insertar 7- Formato Apilar 8- Aceptar 9- Muestra Aceptar Finalizada la operación paso por paso el grafico obtenido es el siguiente Página 53 de 57

54 Unidades vendidas Unidades vendidas Ahora vamos a generar otro grafico con imágenes externas, utilizando el total de ventas anuales por modelo, empleando imágenes diferentes para cada modelo. Como en el caso anterior debemos partir con un grafico base. Seleccionar Rango A3:A5;F3:F5 Asistente para Gráficos Paso 1 Tipos personalizados Tipo de grafico Barras rustico Paso 2 Paso 3 Títulos Total venta anual por modelo Líneas de división Eje de categoría x Activar Líneas de división principales Rótulos de datos Activar mostrar valor Con lo realizado se obtiene el siguiente grafico Página 54 de 57

55 Total Anual Modelo 3 72 Modelo Total Anual Modelo El paso siguiente consiste en reemplazar cada barra por un modelo diferente. 1 Paso Sobre la barra Modelo 3 realizar 2 clic con el mause, pero separados, primero un clic del cual se seleccionan las tres barras, el segundo clic selecciona solamente la barra Modelo 2 Paso Menú- Insertar-Imagen-Seleccionar imágenes prediseñadas- Seleccionar Insertar Los mismos pasos se deben realizar para las barras Modelo 2 y Modelo 1, obteniéndose el siguiente grafico Total Anual Modelo 3 72 Modelo 2 Modelo Modelo 3 Modelo 2 Modelo 1 Empleo correcto de gráficos de Línea o gráficos XY El presente ejemplo contempla la forma correcta de emplear uno u otro grafico. En primer lugar, siguiendo con la comercialización de vehículos, se crea una planilla donde se proyecta la venta anual por modelo de vehículos, partiendo de las ventas realizadas en el año La planilla a graficar queda de la siguiente manera Página 55 de 57

56 A B C D 1 Año Modelo 1 Modelo 2 Modelo La forma común para representar los valores de la tabla es mediante un grafico de líneas, es decir: Tipos estándar- Tipo de grafico Líneas. En el eje horizontal aparecen los años y se grafica con una línea con diferente color cada modelo de vehículo. Surge de lo expuesto el siguiente grafico. Como se puede apreciar el grafico no es el correcto, por cuanto la distancia entre años se encuentran espaciados regularmente, siendo su fecha irregular, es decir 3 años entre 2002 y 2005, 2 años entre 2005 y 2007 y 1 año entre 2007 y Por lo tanto debemos adoptar Tipo estándar-tipo de grafico-xy(dispersión) Obteniendo el siguiente grafico. Página 56 de 57

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