2. LEARNING TECHNIQUES

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1 This project funded by Leonardo da Vinci has been carried out with the support of the European Community. The content of this project does not necessarily reflect the position of the European Community or the National Agency, nor does it involve any responsibility on their part. MATERIAL DE FORMACIÓN QS.media Human Capital e-solutions 2. LEARNING TECHNIQUES 2.1. LOS ELEMENTOS BASE DEL ELEARNING SON: Learning Management System o LMS: Es el núcleo alrededor del que giran los demás elementos. Básicamente se trata de un software para servidores de Internet/Intranet que se ocupa de: Gestionar los usuarios, altas, bajas, control de sus aprendizaje e historial, generación de informes, etc. Gestionar y lanzar los cursos, realizando un registro de la actividad del usuario: tanto los resultados de los test y evaluaciones que realice como de los tiempos y accesos al material formativo. Gestionar los servicios de comunicación que son el apoyo al material online, foros de discusión, charlas, videoconferencia... programarlos y ofrecerlos conforme sean necesarios Courseware o Contenidos: Los contenidos para elearning pueden estar en diversos formatos, en función de su adecuación a la materia tratada. El más habitual es el Web Based Training, cursos online con elementos multimedia e interactivos que permiten que el usuario avance por el contenido evaluando lo que aprende. Sin embargo, en otros casos puede tratarse de una sesión de aula virtual, basada en videoconferencia y apoyada con una presentación en forma de diapositivas tipo Powerpoint, o bien en explicaciones en una pizarra virtual. En este tipo de sesiones los usuarios interactúan con el docente, dado que son actividades síncronas en tiempo real. Lo habitual es que se complementen con materiales online tipo WBT o documentación accesoria que puede ser descargada e impresa.

2 Otras veces el contenido no se presta a su presentación multimedia, por lo que se opta por materiales en forma de documentos que pueden ser descargados, complementados con actividades online tales como foros de discusión o charlas con los tutores Sistemas de comunicación síncrona y asíncrona: Un sistema síncrono es aquel que ofrece comunicación en tiempo real entre los estudiantes o con los tutores. Por ejemplo, las charlas o la videoconferencia. Los sistemas asíncronos no ofrecen comunicación en tiempo real, pero por el contrario ofrecen como ventaja que las discusiones y aportaciones de los participantes quedan registradas y el usuario puede estudiarlas con detenimiento antes de ofrecer su aportación o respuesta. La diferencia fundamental entre el elearning y la enseñanza tradicional a distancia está en esa combinación de los tres factores, en proporción variable en función de la materia a tratar: seguimiento + contenido + comunicación 2.2. POR QUÉ IMPLEMENTAR ELEARNING? Centrado en el usuario. Una de las carácterísticas básicas del elearning es su enfoque user-centric o centrado en el usuario. A diferencia de la formación tradicional, en la que o bien el tutor o bien el contenido son los elementos centrales, el elearning pone al usuario en el centro del proceso de aprendizaje, convirtiéndolo en motor y protagonista de su propia experiencia educativa Flexibilidad horaria. El usuario puede adaptar el aprendizaje a su tiempo y horario disponible puesto que los cursos y servicios están disponibles 24X Independencia geográfica: Resulta especialmente adecuado para formar a grupos geográficamente dispersos, aprovechando la accesibilidad a través de Internet Sin costes por desplazamientos. Por el mismo motivo, evita pérdidas de horas de trabajo u ocio al poder recibir la formación en el puesto de trabajo o en el domicilio.

3 En el caso de la formación presencial los gastos de desplazamientos y dietas pueden llegar a constituir el 60% de los costes del programa de formación, la formación online mediante elearning consigue grandes ahorros de costes Economías de escala en la formación de grandes grupos de usuarios. El mismo curso puede ser impartido para grupos numerosos sin las limitaciones físicas de el aula tradicional. Un mismo contenido puede ser reutilizado indefinidamente por un gran número de usuarios, facilitando la amortización del desarrollo o adquisición del mismo Funciona? Sí. El elearning no es una panacea que sustituya a la formación presencial ni a otros métodos de formación. Pero resulta una opción particularmente interesante para la formación corporativa, así como para aquellos casos en los que haya limitaciones de horario o geográficas. La efectividad de los métodos de elearning está contrastada. En los exámenes realizados para obtener las certificaciones CISCO o Microsoft, por ejemplo, se observan grandes incrementos en la tasa de aprobados respecto a la enseñanza a distancia tradicional o incluso presencial ESTANDARES Qué significa la estandarización? En un sistema de elearning hay básicamente dos componentes: Courseware: cursos en formato software para WBT (web based training o formación basada en web). LMS o Learning Management System: el Sistema de Gestión del Aprendizaje, que se ocupa de lanzar el courseware y recoger los resultados de la evaluación del usuario, lo que se conoce como tracking. En el mercado existen tanto LMS como Courseware de muchos fabricantes distintos. Por ello se hace necesaria una normativa que compatibilice los distintos sistemas y cursos a fin de lograr dos objetivos: Que un curso de cualquier fabricante pueda ser cargado en cualquier LMS de otro fabricante. Que los resultados de la actividad de los usuarios en el curso pueda ser registrada por el LMS.

4 Esta compatibilidad ofrece muchas ventajas a los consumidores de elearning. Garantizan la viabilidad futura de su inversión, impidiendo que sea cautivo de una única tecnología. De modo que en caso de cambiar de LMS la inversión realizada en cursos no se pierde. Aumenta la oferta de cursos disponible en el mercado, reduciendo de este modo los costes de adquisición y evitando costosos desarrollos a medida en muchos casos. Posibilita el intercambio y compraventa de cursos, permitiendo incluso que las organizaciones obtengan rendimientos extraordinarios sobre sus inversiones. Facilita la aparición de herramientas estándar para la creación de contenidos, de modo que las propias organizaciones puedan desarrollar sus contenidos sin recurrir a especialistas en elearning. Lo que al consumidor de elearning le suele resultar confuso es la cantidad de estándares diferentes que hay en el mercado. En realidad esto ya no es así, se ha producido un proceso de convergencia que a encaminado al mercado hacia un solo estándar (ADL SCORM). Y entre tanto hay un acuerdo tácito en prácticamente el 100% de la industria del elearning sobre un estándar actual (AICC) que seguirá siendo compatible con los sistemas futuros, garantizando de ese modo las inversiones realizadas ahora AICC, Aviation Industry CBT Comitee Fue el primer organismo creado para crear un conjunto de normas que permitiese el intercambio de cursos CBT entre diferentes sistemas. La industria de la aviación ha sido tradicionalmente un gran consumidor de formación, por lo que en 1992 decidieron crear un comité que desarrollase una normativa para sus proveedores de formación basada en ordenador. De este modo garantizaban la armonización de los requerimientos de los cursos, así como la homogeneización de los resultados obtenidos de los mismos. Aunque la AICC ha publicado varias guías, la más seguida es la AGR 010 que habla de la interoperabilidad de las plataformas de formación y los cursos. En esta guía se resuelven dos de los problemas fundamentales: La carga sin problemas en un LMS de cursos creados por terceros. Este objetivo se consigue definiendo el curso como una entidad totalmente independiente de la plataforma, y creando un sistema (ficheros) de descripción del curso que pueda ser entendido por cualquier plataforma. La comunicación entre el LMS y el curso, de tal modo que el curso pueda obtener información necesaria sobre el usuario, y después transmitir los resultados de las interacciones y evaluaciones realizadas por el mismo a la plataforma a fin de su almacenamiento y tratamiento estadístico. Este segundo objetivo es logrado mediante la definición de un mecanismo de comunicación entre el curso y la plataforma, y un conjunto de datos mínimos que deben ser transmitidos

5 del curso a la plataforma y viceversa. La AICC describe dos mecanismos, uno más sencillo y extendido basado en el protocolo http, y otro mediante una API. Actualmente la AGR 010 de la AICC es el estándar de facto en la industria del elearning IEEE LTSC Learning Technologies Standards Comittee. Se trata de un organismo que promueve la creación de una norma ISO, una normativa estándar real de amplia aceptación. Lo que hizo fue recoger el trabajo del comité de la AICC y mejorarlo, creando la noción de metadata (información sobre los datos, una descripción más detallada que la ofrecida por la AGR 010 de la AICC de los contenidos del curso) IMS Global Learning Consortium, Inc. El testigo de la IEEE fue recogido por esta corporación privada creada por algunas de las empresas más importantes del sector. Su objetivo fue la creación de un formato que pusiese en práctica las recomendaciones de la IEEE y la AICC. Lo que se hizo fue definir un tipo de fichero XML para la descripción de los contenidos de los cursos. De tal modo que cualquier LMS pueda, leyendo su fichero de configuración IMSMANIFEST.XML, cargar el curso ADL SCORM La ADL es un organismo creado por la Administración Norteamericana, otro de los grandes consumidores de elearning. Este organismo recogió lo mejor de las anteriores iniciativas (el sistema de descripción de cursos en XML de la IMS, y el mecanismo de intercambio de información mediante una API de la AICC) y las refundió y mejoró en su propio estándar: SCORM, Shareable Content Object Reference Model (Modelo de Referencia para Objetos de Contenidos Intercambiables). Actualmente en versión 1.1, se espera que con la publicación de su versión 2.0 se convierta en el estándar más seguido.

6 Conclusiones En la actualidad el estándar más extendido es la guía AGR010 de la AICC. Por ello, cuando piense en invertir en courseware o LMS hágalo en uno que sea AICC Compatible o Certificado AICC. Existe una convergencia de todos los estándares hacia el modelo ADL SCORM 2.0, por lo que en el caso de adquirir un LMS es interesante que el fabricante esté implementando la normativa SCORM o bien la haya implementado ya. Los estándares en elearning están en continua evolución, ampliándose a nuevas áreas. El objetivo es lograr sistemas de intercambio para toda la información involucrada en el proceso de elearning: datos sobre los usuarios, datos sobre los resultados, datos económicos, etc. Futuras versiones ofrecerán aun más interoperabilidad entre los software de elearning de distintos fabricantes y aun con otros software existentes en la empresa, tales como ERP, RRHH, sistemas de gestión de conocimiento, sistemas de gestión de contenidos, etc CUÁLES SON LAS PREMISAS BÁSICAS PARA LA ELECCIÓN DE UNA PLATAFORMA DE E-LEARNING? La pregunta planteada en el título de este artículo aparece de forma recurrente en la mayor parte de las reuniones, foros y conversaciones informales. Sin ser exhaustivos pretendemos dar una respuesta sintética y clara a esta pregunta. En esencia los requerimientos básicos para una plataforma de teleformación corporativa son 3: Flexibilidad Escalabilidad Estandarización FLEXIBILIDAD Por flexibilidad entendemos el conjunto de funcionalidades que permiten que la plataforma de e-learning se adapte a la organización en la que se implementa. Esta condición supone tener en cuenta varios puntos:

7 Capacidad de adaptación a la estructura organizacional de la empresa. No existen dos organizaciones iguales, ni en su jerarquía, ni en su organización administrativa, ni en los roles de su personal. Por ello la plataforma de teleformación escogida debe ser lo más flexible posible a este respecto. A fin de que pueda acomodarse a los requerimientos y necesidades de cada organización Capacidad de adaptación a los planes de formación de la empresa. Existen tantos planes de formación como sectores, carreras y aún empresas. Resulta obvio que un primer requisito para la elección de una plataforma de formación para su empresa es que esta le permita el desarrollo del plan de formación previsto Capacidad de adaptación al tipo de contenidos y estilo pedagógico de la empresa. Este es un punto muchas veces obviado. Pero en última instancia una plataforma de teleformación no es más que una herramienta al servicio de la formación, una herramienta en manos de los tutores y alumnos. En nuestra opinión resulta fundamental que dicha herramienta pueda adaptarse tanto al estilo pedagógico de los tutores como a la forma de aprendizaje de los alumnos, en lugar de forzar dichos estilos a un esquema previamente determinado. La herencia académica y universitaria de muchas plataformas presupone la implementación de un método de formación concreto, así como una organización de los recursos y comunicación eminentemente académica. Sin embargo las necesidades de formación en la empresa, así como el estilo pedagógico en la misma, distan mucho de la formación universitaria ESCALABILIDAD Se entiende por escalabilidad la capacidad de una plataforma de e-learning para servir por igual a un número reducido o elevado de usuarios. Normalmente el e-learning se incorpora a la formación corporativa de forma gradual, empezando por proyectos piloto de dimensiones reducidas para luego extenderse a los distintos departamentos y aun a toda la cadena de valor de la empresa. Esto proceso de implantación progresiva implica necesariamente la elección de una plataforma adecuadamente dimensionada, que se adapte por igual a las etapas iniciales del proyecto de teleformación, así como a las necesidades derivadas de su desarrollo total. Del mismo modo, a la hora de dimensionar las necesidades deben preveerse las necesidades de formación a largo plazo, teniendo en cuenta el crecimiento de dichas necesidades inherente al crecimiento y desarrollo de la empresa.

8 El concepto de escalabilidad implica dos aspectos básicos: Escalabilidad tecnológica: entendida como la capacidad para soportar y servir a un número elevado y creciente de usuarios. A la hora de decantarse por una u otra solución es importante examinar la base tecnológica de la misma. Tanto el software subyacente a la solución (sistema operativo, base de datos y servidor de aplicaciones) como el hardware sobre el que se ejecuta pueden suponer serias limitaciones al número de usuarios concurrentes que soporte el sistema. En QS media hemos optado por una solución multiplataforma (que puede ejecutarse en una gran variedad de máquinas y sistemas operativos) así como por soportar una amplia variedad de sistemas de bases de datos. De este modo cada proyecto puede ser dimensionado de forma óptima, tanto en potencia como en coste. Así mismo hemos optado por sistemas que permitiesen la creación de clusters de servidores, esto es, la agrupación de múltiples máquinas como un único servidor. Esta arquitectura permite crear sistemas de crecimiento prácticamente ilimitado en cuanto al número de usuarios y conexiones que soportan. Y adicionalmente supone un aumento de la seguridad y disponibilidad del sistema frente al fallo de un servidor aislado. Escalabilidad funcional: entendida como la capacidad para gestionar un número elevado y creciente de usuarios. Resulta obvio que una plataforma con una capacidad de escalabilidad técnica muy elevada resulta inútil si no dispone de las herramientas capaces de gestionar y organizar el gran número de usuarios que soporta. Sin embargo no en todos los casos encontramos que ambas capacidades corran de forma pareja. El aumento del número de usuarios del sistema de teleformación implica la necesidad de herramientas que permitan gestionar de forma eficiente las necesidades de formación de dichos usuarios, y que faciliten las tareas de administradores y tutores ESTANDARIZACIÓN En esencia, cuando hablamos de una plataforma de e-learning estándar estamos hablando de la capacidad para utilizar cursos producidos por terceros. Esta capacidad es fundamental en cualquier LMS, puesto que lo contrario supondría depender exclusivamente de los contenidos producidos in-company o bien de los contenidos de que disponga el fabricante. Por el contrario, una plataforma compatible con los estándares internacionales de e-learning supone el acceso a todo un mercado de contenidos ya disponibles, de calidad contrastada, que pueden complementar el catálogo disponible de cursos online interactivos y multimedia.

9 Dos son los problemas básicos de la estandarización. Capacidad para la carga y reconocimiento de la estructura de los contenidos. Capacidad para el seguimiento (tracking) y recepción de los resultados de los sistemas de evaluación incluidos en el curso. Aunque ninguno de los estándares en desarrollo supone una solución 100% efectiva a ambos problemas, si suponen el establecimiento de unos mínimos de compatibilidad que facilitan en última instancia la adaptación de cualquier contenido estándar a nuestra plataforma de e-learning compatible con dicho estándar. La tendencia clara del mercado del e-learning es hacia la estandarización, y las líneas de actuación de los distintos grupos de trabajo y organizaciones involucradas apuntan a la aparición de un verdadero estándar a corto plazo. La aparición de este estándar supondrá la posibilidad de carga y tracking de los cursos compatibles en las plataformas compatibles sin problemas. Plataformas y contenidos 100% plug&play. Estos son 3 puntos básicos a tener en cuenta cuando se evalúan las distintas opciones que ofrece el mercado. Obviamente existen muchos otros condicionantes que dependen de cada proyecto concreto. Sin embargo hemos intentado reducir la complejidad del proceso y sintetizar 3 puntos clave a la hora de evaluar las capacidades de una plataforma de e- learning EL APRENDIZAJE NO HA CAMBIADO; LA ENSEÑANZA HA CAMBIADO. "Learning hasn't changed; teaching has changed. (And of course, place has changed.)" "El aprendizaje no ha cambiado; la enseñanza es lo que ha cambiado. (Y, por supuesto, el lugar en que se enseña ha cambiado)". Jay Cross Internet Time Group. He aquí una de las grandes realidades del e-learning. No es la forma de aprender (learn) lo que está cambiando, si no la forma de enseñar (teach). Y quizás ese sea el problema a la

10 hora de comprender el concepto de e-learning: que el mismo término está equivocado, que quizás debería ser e-teaching. En esencia asistamos a clases presenciales, utilicemos materiales a distancia, estemos matriculados en un curso on-line, o incluso, charlemos con un compañero de trabajo junto a la máquina de café... aprendemos utilizando siempre los mismos mecanismos: asimilar, reflexionar y razonar. Simplemente, el e-learning nos ha dado nuevas herramientas para hacer esas mismas tareas. Hemos abolido las fronteras y distancias para hacer posible que el aprendizaje sea una experiencia globalizada, independiente del lugar o el horario. El e-learning no es una nueva forma de aprender, es todo un conjunto de nuevas herramientas para enseñar Herramientas para la creación y distribución de contenidos formativos. Quizás el elemento del e-learning en el que se pone más énfasis, la facilidad y economía para la distribución de los contenidos de formación. Sin embargo el e-learning no puede quedarse en una mera gestión de los contenidos educativos, tiene que ir más allá Herramientas para la colaboración, debate y comunicación. Los sistemas de e-learning ofrecen toda una gama de recursos para la comunicación y colaboració: charlas en tiempo real, foros de discusión, sistemas para el intercambio de documentos, etc. No solo evitan la sensación de soledad y aislamiento habitual en la formación a distancia, que en muchos casos lleva a la pérdida de motivación. Si no que son básicos en el proceso de formación incitando al razonamiento sobre lo estudiado, al tiempo que permite que los propios alumnos aporten información valiosa basada en su experiencia Herramientas para la evaluación. Una de las bazas fundamentales del e-learning, la capacidad para la medición de los resultados de la acción formativa y su seguimiento. Y es una baza para el formador más allá de su aspecto meramente fiscalizador o contable. Es realimentación, indicaciones de qué funciona y qué no funciona, de las necesidades y problemas del alumno. Es una herramienta básica para formar mejor Resumiendo, el e-learning nos facilita los puntos vitales del proceso de formación: Facilidad de acceso y distribución del conocimiento. Colaboración, trabajo en equipo, intercambio de conocimiento y experiencias. Medición de resultados, evaluación y seguimiento.

11 Adicionalmente la aproximación al aprendizaje mediante e-learning, gracias a sus ventajas puede convertirse en un proceso continuo. Pongamos un ejemplo: Un breve seminario de 8 horas presenciales puede prolongarse on-line durante varios meses, en los que los alumnos comparten en foros la aplicación práctica, comentarios y opiniones sobre lo aprendido y su aplicación en el trabajo diario. Sucesivos test on-line durante ese periodo permitirán controlar el grado de retención de lo aprendido, así como su aplicación, sugiriendo según el caso la dirección de futuras acciones formativas en la misma área. Este es un ejemplo claro, pero de ningún modo aislado, del cambio radical que puede suponer el e-learning en la forma en que realiza la formación, en el aumento de la efectividad de la acción formativa y en la satisfacción y realización de los que se forman. Por todo ello el e-learning debería ser visto sobre todo como una herramienta en manos de los formadores y tutores. Y no tanto como una nueva herramienta de aprendizaje para el alumno. La pelota está en el campo de los formadores, de ellos en la inmensa mayoría de los casos depende el éxito de la formación on-line. Lo contrario, cargar la responsabilidad sobre los hombros del alumno es volver a caer en los mismos errores que animaron la falsa revolución de la formación CBT (Computer Based Training) y multimedia en CD-ROM, y con toda probabilidad volver a sufrir los mismos fracasos. Como siempre el elemento humano es la clave del proceso formativo. En eso, el e-learning no ha cambiado nada SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR DE E-LEARNING: Apuntes para un Check-List En un mercado de oferta creciente como es el del e-learning, cómo escoger entre tantos proveedores?, cuáles son los criterios para decidir cuáles de ellos ofrecen más garantías de éxito a nuestro proyecto de e-learning?. Le sugerimos algunos puntos a tener en cuenta cuando seleccione un proveedor de e- Learning: Experiencia en elearning Tiene el proveedor en cuestión un buen historial de éxitos en el negocio del e-learning?.

12 Cuántos años lleva dedicado al e-learning?. Cuántos años lleva dedicado al desarrollo de proyectos multimedia?. Ha realizado con anterioridad proyectos similares al que usted está desarrollando?. Le ofrece una lista de clientes y referencias en tal tipo de proyectos?. Dispone de muestras o demos?. Es el e-learning la principal área de negocio del proveedor, o es tan sólo otro más de sus productos? El e-learning en un mercado emergente en el que están apareciendo muchas compañías de reciente formación, así como empresas que están migrando sus operaciones desde otros campos en crisis, como el desarrollo de aplicaciones web o el e-commerce. Sólo una empresa con una larga experiencia y un track record previo en el campo del e-learning le ofrecerá garantías de éxito en su proyecto Especialización en elearning Ha tenido en cuenta el proveedor el público destinatario de la acción formativa o la materia a tratar antes de recomendarle un producto concreto? Muestran sus demos principios sólidos de diseño instruccional? La definición de "interactividad" del proveedor y la suya coinciden?

13 La definición de "calidad" del proveedor y la suya coinciden? Estos 4 puntos evalúan básicamente si el proveedor conoce el campo en el que trabaja o es un mero revendedor de soluciones y así mismo si sus criterios de calidad coinciden con los suyos Capacidad técnica y personalización Ofrece el proveedor una solución personalizada en lugar de un producto comercial genérico? Posee los derechos del software su proveedor o es sólo un revendedor de una solución de un tercero? La tecnología en la que se basan las soluciones del proveedor está ampliamente probada y es accesible? Están los desarrolladores localizados en lugar accesible? Están las instalaciones del proveedor cercanas a sus propias instalaciones? Aunque no siempre es imprescindible un proyecto de e-learning es en esencia eso, un proyecto. Por ello suele requerirse un grado de personalización, adaptación o cuanto menos un estudio previo para la puesta en marcha Está el precio ofertado en línea con otras soluciones del mercado? Es conveniente tener cuidado con las ofertas con precios "demasiado bajos" habitualmente ofertadas para lograr la cuenta a cualquier precio. Igualmente desconfíe de soluciones con precios muy elevados que pretenden ser "tecnológicamente superiores".

14 2.7. CUÁL ES EL COSTE DE NO FORMAR A SUS EMPLEADOS? Si piensa que no puede permitirse el gasto en tiempo y dinero que supone la tecnología para el aprendizaje, piénselo dos veces y considere los siguientes hechos: Los usuarios no entrenados llegan a emplear hasta 6 veces más tiempo en realizar las mismas tareas. La formación aumenta la retención de los empleados. Una encuesta realizada por Louis Harris and Associates mostraba que entre los empleados que consideraban que su compañía ofrecía poca o ninguna formación el 41% tenía planes de dejar la compañía antes de un año. De los que indicaban que su compañía ofrecía excelentes planes de formación sólo el 12% tenía en mente dejarla. Un estudio realizado durante 4 años por la American Society of Training and Development muestra que las firmas que invierten $ por empleado en formación comparadas con aquellas que tan solo gastan 125 $ por empleado, experimentan como media un 24% de margen bruto de beneficios más y un ingreso por empleado un 218% mayor. Un simple incremento del 2% en la productividad ya supone un 100% de retorno en la inversión en formación. Cualquiera de estos hechos supone un punto más que añadir al resultado de las acciones de formación en su empresa. "Las compañías y países con más éxito serán aquellos que gestionen el capital humano de la forma más efectiva y eficiente, invirtiendo en sus trabajadores, incitando a los empleados a invertir en ellos mismos, ofreciendo un buen entorno para el aprendizaje, incluyendo el capital social tanto como las habilidades y la formación". Gary S. Becker Premio Nóbel de Economía en El verdadero resultado de una acción de formación mediante e-learning son los resultados de su empresa. Suele argumentarse en contra de la medición de los resultados de la formación que algo tan intangible como el conocimiento es difícil de medir, que está afectado por demasiados factores externos, que en tal situación de incertidumbre no es posible obtener conclusiones científicas... pero la realidad es que la gran mayoría de decisiones en la gestión de la empresa se toman en una situación de información incompleta o no 100% fiable. Y sin embargo las decisiones se toman a diario. Cuando se plantee la formación de sus empleados, tenga en cuenta el coste de oportunidad en términos de cuánto está dejando de ganar por no formar a su equipo. La formación mediante e-learning le ofrece la opción más competitiva para formar a sus trabajadores reduciendo los costes y facilitando la rentabilidad de la acción formativa.

15 CUAL ES EL COSTE DE NO FORMAR A SUS EMPLEADOS? Empecemos por la definición misma de e-learning, qué es e-learning?. Muchas de las definiciones que encontramos en las webs comerciales y las publicaciones especializadas son ambiguas, o bien responden a una visión particular y limitada del tema. En general podemos decir que e-learning es cualquier tipo de formación que utilice una red para distribuir materiales de formación y facilitar la interacción entre estudiantes y tutores. La red puede ser Internet, una Intranet corporativa, una red LAN de una oficina o centro de formación, o bien la WAN de una multinacional. El e-learning puede ser una experiencia individual, o colectiva como parte de una clase. Puede ser síncrona, asíncrona, o una combinación de ambas modalidades. Esta es una definición muy amplia, pero en ella tienen que encajar experiencias de formación tan dispares como un master de 9 meses o un tutorial gratuito de 2 minutos. En esencia una experiencia formativa de e-learning suele ser una combinación de varios de los elementos y medios que las redes ponen a nuestro alcance: contenidos y comunicación síncronos y asíncronos. La frontera entre comunicación y contenidos es difusa, una clase retransmitida por Internet mediante videoconferencia puede ser considerada tanto contenido formativo como una forma de comunicación. Y sería síncrona si accedemos a ella mientras se produce y tenemos la posibilidad de plantear nuestras dudas, o asíncrona si la visualizamos cuando ya se ha producido y está archivada. En general podemos definir los contenidos como el equivalente de los materiales de formación impresos (libros, manuales, apuntes) de la formación on-line, y pueden tomar muchas formas. La más corriente es el curso en formato WBT (Web Based Training), como un conjunto de páginas web con sus correspondientes recursos multimedia. En esta modalidad los cursos suelen contener sistemas de evaluación automatizados en forma de test que permiten realizar un seguimiento del aprendizaje del alumno. Sin embargo también podrían distribuirse otros tipos de contenidos, tales, como los archivos de distintos formatos (Microsoft Word, Adobe Acrobat, etc.), o bien podría tratarse de video en modalidad de streaming sincronizado con una presentación tipo MS Powerpoint. Qué significa formación por medios síncronos?, significa formación en tiempo real, en la que la interacción entre los participantes, tutores y alumnos se produce de forma simultánea, y requiere que todos los participantes tomen parte en la acción al mismo tiempo. Ofrece la equivalencia, con matices, a la experiencia de la clase presencial, o la conferencia, con su ronda de preguntas y gran parte de la inmediatez de esta experiencia.

16 Dentro de los métodos síncronos podemos incluir: Chats: charlas a través de la red tanto en modalidad de texto (IRC) como de voz (teleconferencias). Videoconferencia: bien sea sólo video o acompañada de presentación de diapositivas sincronizada. Pizarras virtuales: que permiten compartir su contenido y escribir y dibujar en las mismas Compartición de aplicaciones, que permite que múltiples usuarios compartan un mismo programa, lo que facilita el trabajo en común guiado por el tutor. La mayor parte de los paquetes destinados a la formación por medios síncronos ofrecen una combinación de los anteriores recursos. Por ejemplo, la formación mediante videoconferencia del tutor suele complementarse con una presentación sincronizada tipo MS Powerpoint, y lo habitual es que los alumnos formulen sus dudas y opiniones utilizando un chat de texto o bien mediante voz. Por su parte, la formación por medios asíncronos es la que permite que los participantes tomen parte en ella sin tener que coincidir en el mismo horario. Es aquella en la que la respuesta está diferida en el tiempo. Mensajería, similar al correo electrónico pero propietario del sistema. Foros de discusión, la forma más común de interacción en los cursos on-line. Intercambio de ficheros, bien sea por FTP o por sistemas propietarios. , el correo electrónico que usamos a diario. Newsgroups, foros en formato Usenet. Bulletin Board Systems, una combinación de mensajería, foros e intercambio de ficheros. Listservs, o sistemas de distribución de a una lista de usuarios. Recientemente ha aparecido un nuevo sistema de comunicación que auna las ventajas del chat y la mensajería o el , la mensajería instantánea que promete interesantes posibilidades en su aplicación al e-learning. Son una gran variedad de herramientas con muchas posibilidades, veamos ahora algunos ejemplos de acciones de e-learning que emplean diferentes combinaciones de estas herramientas: Un seminario presencial de 10 horas, complementado con el acceso a un foro de discusión durante las semanas posteriores, y utilizando un sistema de intercambio de ficheros para que los alumnos accedan a material complementario en formato Adobe Acrobat y entreguen sus ejercicios escritos en forma de archivos de Microsoft Word. Un master on-line en el que el contenido es distribuido en forma de páginas web con elementos multimedia como Flash o video en streaming, complementado con

17 videoconferencias de ponencias de expertos, chats con tutores y foros en los que se discuten los temas estudiados. Un curso de dos meses sobre fiscalidad en el que el material de estudio se distribuye como archivos Adobe Acrobat, la evaluación de los alumnos se realiza mediante test on-line y el tutor resuelve las dudas utilizando el sistema de mensajería de la plataforma de teleformación. Esta no es una lista extensiva, en realidad cada curso, cada acción de formación en modalidad de e-learning puede utilizar una combinación diferente y única de las herramientas disponibles, adaptada a las necesidades concretas de la materia a impartir y de las preferencias del tutor y los alumnos. El e-learning en esencia es eso, una variedad de medios para la comunicación on-line orientados a la formación. Y es esa diversidad lo que le da su potencia, lo que posibilita que sea adecuado para una gran variedad de acciones de formación 2.8. VENTAJAS Y AHORROS OCULTOS EN EL E-LEARNING. No todas las ventajas del e-learning aparecen a primera vista. Es importante estudiar cada caso, fijarse en las características propias de cada sector y empresa para diseñar un plan de aplicación que explote las ventajas obvias de la formación on-line y haga aflorar ventajas y ahorros que no eran evidentes a primera vista, pero que pueden ser tanto o más importantes como las ventajas "clásicas" ya descritas. A continuación enumeramos algunas ventajas y ahorros extraídos de casos prácticos reales. Los equipos para la formación ya están en las mesas de sus empleados! Es habitual que en muchas empresas el e-learning no requieran inversiones adicionales en hardware. En las empresas actuales, los equipos necesarios ya están en las mesas de los trabajadores. Su empresa no requiere de inversiones accesorias, salvo la solución de e-learning misma, para acceder a las ventajas del e-learning porque no se requiere ningún tipo de equipamiento especial. Cualquier PC con acceso a Internet (o su Intranet) puede ser un puesto para el aprendizaje on-line. Y al mismo tiempo estamos aumentando el rendimiento de las inversiones previas en IT y amortizando su coste en un menor plazo. Este dato probablemente le interese a su Director Financiero.

18 Destine a la formación las horas de trabajo más baratas de sus empleados! El tiempo de sus trabajadores vale dinero, y no siempre tiene el mismo coste, en una "fecha crítica" vale mucho más que en una de "temporada baja". Las horas laborales de sus empleados tienen una cotización distinta según las fechas, los proyectos emprendidos y otros factores. El e-learning le permite aprovechar la temporada baja para la formación, dejando la "crítica" para producir. El e-learning, con su disponibilidad 24X7, así como con su ventaja de ser un método de aprendizaje que se adapta al ritmo del usuario, permite su uso en las horas o periodos en los que el trabajador tiene mejor disponibilidad para el aprendizaje. Por ejemplo, en un call-center no todas las horas son "horas punta", existen franjas horarias en las que el volumen de trabajo disminuye mucho o apenas es relevante. Al mismo tiempo, lo habitual es que los operadores de un call-center trabajen frente a un ordenador habitualmente conectado a una red. Este es un escenario perfecto para poner de manifiesto los dos supuestos de ahorros ocultos mencionados anteriormente, la infraestructura ya existe y el valor del tiempo está supeditado a un programa habitualmente conocido de antemano. La solución del caso es obvia, utilizar las "horas bajas" para formar a su personal y mejorar el servicio en las "horas punta" El e-learning es rápido!. Un valor difícilmente mesurable, pero una ventaja competitiva clara en la economía actual. La rapidez de aprendizaje en el entorno on-line viene derivada de varios factores, siendo el más importante de ellos que el e-learning es una forma de aprendizaje centrada en el usuario, y particularmente, en que el e-learning permite que cada cual + aprenda a su ritmo. En el aula tradicional se dan dos casos claros. O bien el aula en su conjunto avanza al ritmo de los alumnos más lentos prolongando innecesariamente el proceso de aprendizaje de los demás alumnos. O bien avanza a un ritmo superior, digamos intermedio, que sin solucionar el hecho de que los alumnos más avezados siguen yendo a un ritmo inferior al que podrían desarrollar, provoca que el grupo más lento de alumnos quede rezagado en el proceso, abandonando el curso o no obteniendo provecho del mismo. El e-learning soluciona este problema de raíz puesto que su enfoque user-centric permite a cada alumno estudiar a su ritmo, obteniendo en cada caso el mayo rendimiento posible y acelerando en conjunto el proceso de formación de toda la organización.

19 Extienda el conocimiento por toda la cadena de valor! El e-learning no es sólo una herramienta para la formación de sus empleados. Extienda el conocimiento por toda la cadena de valor, desde sus proveedores, a sus clientes, pasando por todos sus asociados de canal. Sus clientes tienen problemas con sus productos: ofrézcales cursos gratuitos en modalidad de e-learning. Le saldrá mucho más barato que las llamadas al soporte técnico y además aumentará la retención de estos clientes satisfechos. Aplique las economías de escala que se derivan de la formación on-line a su departamento de atención al cliente y soporte técnico. Ninguna de estas afirmaciones es una suposición o hipótesis, todas están extraídas de casos reales y en todos los casos fueron descritas por los responsables de las empresas en que se dieron los casos. Gracias a estas ventajas y ahorros no tan obvios, mediante e-learning se pueden afrontar retos que simplemente son inviables con los métodos de formación tradicionales. Transformar un negocio (business) tradicional en un e-negocio (e-business). Certificar miles de empleados en disciplinas técnicas en un corto espacio de tiempo. Acelerar los beneficios de su empresa con lanzamientos globales y simultáneos de productos, acortando el time-to-market gracias a la formación global y just in time que ofrece el e-learning. Mejorar el servicio al cliente construyendo las habilidades necesarias durante las horas nopunta. Fusionando organizaciones a la velocidad de Internet. Ofrecer formación escalable a los asociados de canal. Es importante tener en cuenta este tipo de ventajas, porque en ellas reside en muchos casos el verdadero interés y la ventaja competitiva derivada de la implantación de e-learning en una organización concreta. Fíjese en su propia organización, es posible que no se halle en ninguno de estos casos concretos, o que en realidad todos ellos le sean de aplicación. De todos modos se trata tan

20 sólo de mostrar la realidad básica: el e-learning es una herramienta para la formación, la productividad y la competitividad RAZONES PARA IMPLEMENTAR E-LEARNING EN SU EMPRESA. Mucho se ha argumentado sobre las posibilidades y la "necesidad" del e-learning. Sin embargo hay 3 motivos sencillos y suficientes para su adopción que a la vez despejan algunas de las dudas más comunes Economía Una de las motivaciones básicas para implementar una estrategia de e-learning en la empresa es la reducción de costes de formación. El ahorro en costes por desplazamiento, pérdida de horas de trabajo, su flexibilidad horaria... todos estos elementos redundan y se unen a las economías de escala derivadas de la formación de grandes grupos de usuarios con recursos limitados. "La formación basada en ordenadores y la formación online pueden reducir los costes de formación con respecto a la formación presencial. Una revisión de 47 comparaciones entre formación multimedia y otras aproximaciones más tradicionales a la formación mostró ahorros de tiempo del 30%, mejoras en los logros y ahorros de costes entre el 30% y el 40%" "The Book of Knowledge" Merrill Lynch Efectividad El e-learning está probando ser más efectivo que la formación a distancia tradicional o incluso que la formación presencial con instructores. El e-learning suple la mayor carencia de la formación CBT (Computer Based Training, habitualmente distribuida en CD-ROM) volviendo a integrar en la solución al tutor, que es la base de la motivación y orientación del usuario. Y desplazando al usuario al punto central, convirtiéndolo en protagonista de su propia formación. El e-learning aúna las mayores ventajas de la formación asistida por ordenador (elementos multimedia, interactividad, al ritmo del usuario) y las de la formación presencial (tutorización, colaboración, trabajo en equipo). "... los usuarios... pueden comprender mejor el material, lo que nos lleva a una curva de aprendizaje un 60% más rápida, comparada con la formación presencial con instructores... Mientras que la tasa de retención de los contenidos en una clase presencial impartida por un instructor es de sólo el 58%, la experiencia e-learning al ser más intensiva mejora la tasa de retención en un 25% a 60%. Cuanto mayor es la tasa de retención del material impartido