Ventajas del almacenamiento de correo electrónico

Transcripción

1 Ventajas del almacenamiento de correo electrónico El correo electrónico no es solo uno de los medios de comunicación más importantes, sino también una de las fuentes de información más extensas y de mayor valor. La información que se envía por , por lo general, no se guarda en ningún otro sitio, sino que permanece simplemente en la bandeja del remitente y/o del destinatario. De este modo se van acumulando conocimientos con el paso de los años cuya extensión y calidad son incomparables. Las soluciones de almacenamiento de correo electrónico permiten a las empresas, así como a las instituciones públicas y los centros educativos, almacenar estos conocimientos a largo plazo y utilizarlos de forma eficiente. Esto constituye no solo la base para obtener ventajas económicas y competitivas decisivas, sino también para cumplir las exigencias legales y asegurarse de cara a un conflicto posible legal. Resumen Ventajas para las empresas Almacenamiento seguro y completo de todo el correo electrónico durante el tiempo que se quiera Protección frente a pérdidas de datos Cumplimiento de los requisitos legales y seguridad en el caso de un conflicto judicial, por ejemplo, utilizando los mensajes como pruebas Seguridad en el caso de un conflicto judicial Aumento de la productividad mediante el uso eficiente del correo electrónico como fuente de conocimientos Reducción inmediata de los costes de TI de almacenamiento y de otro tipo de TI Ventajas para los administradores Aumento del rendimiento del servidor de correo electrónico y reducción de las necesidades de almacenamiento al desplazar los mensajes antiguos al archivador de correo electrónico Reducción de los costes de almacenamiento gracias a la gestión jerárquica de almacenamiento (Hierarchical Storage Management o HSM), al almacenamiento de

2 instancia única (Single Instance Storage) y a la compresión de datos que se aplican en el archivador de correo electrónico Reducción de los tiempos de backup y recuperación del servidor de correo electrónico Los propios usuarios finales pueden recuperar los mensajes que hayan perdido Eliminación de los archivos.pst, que son poco seguros Control del correo electrónico almacenado de forma descentralizada (p. ej., archivando clientes de correo electrónico o cuentas de correo externas) Ventajas para los usuarios finales Rápida búsqueda de texto completo en s y archivos adjuntos Acceso a los mensajes archivados directamente desde Microsoft Outlook, a través de navegadores de Internet o de dispositivos finales móviles Dejan de tener relevancia los límites de las bandejas de entrada y desaparece la necesidad de eliminar los mensajes «menos importantes» que estos límites conllevan Los s se pueden recuperar del archivo con su solo clic del ratón Dependiendo de los derechos que se tengan, es posible acceder a los archivos de otros empleados Ventajas jurídicas En muchos países y sectores hay establecidos requisitos legales para el almacenamiento de correo electrónico durante un periodo determinado de tiempo. Con frecuencia, las autoridades y juzgados solicitan la presentación de correo electrónico en breves plazos de tiempo. Estos requisitos, por regla general, solo se pueden cumplir haciendo uso de una solución de almacenamiento de correo electrónico. Además, en el caso de un conflicto judicial, se parte de una mejor posición si se tiene todo el correo electrónico almacenado de forma íntegra y protegido contra las manipulaciones para poder presentarlo como prueba. Ventajas económicas Aumento de la productividad Una gran parte de la información crítica para una empresa está guardada en forma de s. El que todos los empleados tengan acceso a estos datos en todo momento es un importante factor para el aumento de la productividad y supone una ventaja competitiva. El almacenamiento del correo electrónico es la mejor manera de asegurar este acceso. Protección frente a pérdidas de datos Es fácil perder mensajes de correo electrónico debido a fallos técnicos o al borrarlos de forma intencionada o por equivocación. A menudo, los empleados borran toda la bandeja de entrada en el caso de dejar la empresa. Una solución de almacenamiento de correo electrónico permite guardar de forma centralizada, segura e íntegra todo el correo electrónico durante el tiempo que se quiera, lo cual proporciona una protección segura frente a las pérdidas de datos.

3 Reducción de los costes de TI La sobrecarga de los servidores de correo electrónico, el aumento de los costes de almacenamiento, la complicada protección de los datos, los dilatados procesos de recuperación y los largos tiempos de inactividad en el caso de fallos cuestan continuamente tiempo y dinero. Con el almacenamiento de correo electrónico se resuelven muchos de los problemas de TI relacionados con los s y se simplifican notablemente los procesos de TI. Los costes de la adquisición de la solución de almacenamiento de correo electrónico se amortizan, por lo general, al poco tiempo por el ahorro de costes que esta genera. Independencia y seguridad Muchas empresas no guardan su correo electrónico en servidores locales bajo su control, sino en servidores de Internet de empresas externas. Esto implica confiar en los mecanismos de seguridad y en la estabilidad de estas empresas. Mediante el almacenamiento de datos administrados externamente se puede reforzar esta confianza con una sencilla y efectiva medida de seguridad. Ventajas técnicas Reducir de forma duradera la carga del servidor y los gastos de almacenamiento El constante aumento del volumen de correo electrónico y la gran cantidad de mensajes antiguos obligan a los responsables de TI a administrar los recursos de almacenamiento de manera eficiente. Es aquí donde el almacenamiento de correo electrónico supone una gran ayuda y reduce de forma inmediata la carga de trabajo de la infraestructura. Reducción duradera de la carga del servidor de correo El almacenamiento externo de los mensajes históricos en un archivo puede reducir drásticamente los requisitos de memoria del servidor de correo electrónico. Tras archivarlos correctamente se pueden eliminar los mensajes de correo electrónico de las bandejas de entrada aplicando reglas definidas (por ejemplo, todos los mensajes recibidos hace más de un año). Una vez archivado todo el correo electrónico por primera vez, se puede establecer el almacenamiento como tarea fija (p. ej., a diario) para reducir de manera continua la carga de trabajo del servidor de correo. El usuario sigue teniendo acceso a los mensajes almacenados en el archivador desde su entorno de trabajo habitual (p. ej., Microsoft Outlook). Reducción de los requisitos de memoria Gracias a la tecnología de instancia única (single instance), los contenidos idénticos de los mensajes y los archivos adjuntos idénticos se guardan una sola vez en el archivo. Esto, junto con la compresión de archivos adjuntos, reduce notablemente los requisitos de memoria. Eliminación de los límites de las bandejas de entrada La limitación del tamaño de la bandeja de entrada es un instrumento para limitar los requisitos de memoria de un servidor de correo electrónico que se vuelve innecesario con el almacenamiento del correo electrónico. Los usuarios no están obligados a perder tiempo constantemente borrando o guardando localmente los mensajes menos importantes (p, ej., en archivos.pst).

4 Simplificar la protección y recuperación de datos de los servidores de correo electrónico Los backups de los servidores de correo y la recuperación de s en caso de fallo suponen un problema cada vez mayor para los administradores. Con frecuencia, el intervalo de tiempo disponible no es suficiente para guardar los datos. Reducir los tiempos de backup El almacenamiento externo de los mensajes antiguos en un archivo reduce drásticamente la carga de datos del servidor de correo electrónico. Esto hace que el tiempo y los recursos necesarios para guardar los datos del servidor disminuyan. El archivador, por otra parte, se puede guardar muy fácilmente. Además de optimizarse el almacenamiento de datos para backups incrementales, pueden protegerse contra escritura partes enteras del archivador. Esto ofrece la ventaja de que, una vez guardados los datos en el archivador, estos dejan de formar parte del proceso de copiado de seguridad en marcha. Los datos se pueden guardar mediante una función de backup integrada o mediante cualquier software de backup externo. Recuperación de datos por parte de los usuarios Los usuarios pueden recuperar los s del archivo por cuenta propia y restablecerlos con un solo clic del ratón. No es necesario que el administrador invierta un gran esfuerzo en recuperar los mensajes perdidos a partir de las copias de seguridad. Seguridad total de todo el correo electrónico Si un usuario borra un antes de haber hecho una primera copia de seguridad, la empresa lo pierde para siempre. Por el contrario, si el correo electrónico se archiva directamente a la entrada o salida mediante MailStore Servers, este riesgo desaparece por completo. Disponibilidad constante de todo el correo en caso de fallo Un aspecto crítico del backup de servidores de correo electrónico es el tiempo requerido para recuperar los datos en el caso de que se produzca un fallo. Durante ese tiempo de inactividad, que suele ser de horas o días, las empresas no tienen acceso a información esencial para sus negocios. Sin embargo, si el correo electrónico se encuentra almacenado en un archivo, los usuarios de la empresa pueden seguir accediendo al mismo en el caso de que se produzca un fallo en el servidor o una pérdida de datos. Esto permite continuar con la actividad comercial sin interrupción. Reducir la dependencia de archivos.pst Una solución de almacenamiento de correo electrónico ofrece al mismo tiempo dos posibilidades para limitar los problemas relacionados con el formato PST: Se reduce la carga del servidor de correo al desplazar los datos al archivador. Esto hace que los archivos.pst ya no sean necesarios como medio alternativo. Los archivos.pst existentes se pueden trasladar al archivo en un solo proceso y después se pueden borrar. Los s archivados siguen estando a disposición del usuario a través, por ejemplo, de Microsoft Outlook o MailStore Web Access.

5 Sobre MailStore Server MailStore Server es una de las soluciones de almacenamiento de datos para PYMEs líderes en el mundo. Entre sus clientes se encuentran miles de empresas de todos los sectores y tamaños, además de numerosas autoridades, oficinas de la Administración y otras instituciones públicas. MailStore Server es compatible con todas las infraestructuras de correo electrónico habituales y permite la aplicación de diferentes estrategias de almacenamiento y conformidad. Esto permite adaptar perfectamente la solución a los objetivos individuales y a las necesidades de la empresa. MailStore Server combina una potente tecnología con bajos costes, reducidos requisitos de sistema y un sencillo proceso de instalación. Empiece ahora Probar de forma gratuita Puede descargar la versión de prueba de 30 días en e instalarla en pocos minutos en cualquier ordenador con Windows (también virtual). Durante el almacenamiento no se modifican en ningún momento sus sistemas de correo electrónico. Asesoramiento y venta Interbel Software S) Teléfono Correo electrónico interbel@interbel.es Copyright MailStore Software GmbH. All trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners.