Trabajo Practico Final. Buenos Aires Tango Vip

Transcripción

1 Trabajo Practico Final Buenos Aires Tango Vip 1

2 Whole Events Quienes Somos: Somos un grupo de profesionales que se dedica a organizar eventos de manera meticulosa y con la total seriedad y experiencia que nos caracterizan. Cada uno de nuestros eventos tiene la particularidad de ser "Únicos" e "Irrepetibles". Dentro de nuestro staff contamos con licenciados en artes culinarias y expertos en ambientaciones de todo tipo. Misión: "Whole Events tiene la misión de ofrecer un servicio de eventos únicos e irrepetibles, satisfaciendo las necesidades y preferencias de nuestros clientes, cuidando hasta el mínimo detalle para así crear eventos adaptados a cada demanda". Visión "Ser la productora de eventos que se destaca por la perfección y originalidad de sus servicios, colocándonos entre las principales organizadoras" Valores Responsabilidad Perfección Originalidad Honestidad Comunicación Objetivos: Hacer de cada evento un momento único Procurar un servicio de calidad, confort y responsabilidad Efectuar lo solicitado por el cliente transformándonos y adaptándonos a las necesidades Diseñar propuestas de valor para cada momento Ofrecer la mejor calidad en proveedores Establecer el asesoramiento necesario para cada evento 2

3 Organigrama de Whole Events: La estructura de organización que hemos seleccionado para el evento es mediante un organigrama horizontal, ya que de esta forma nos encontramos todas al mismo nivel. Para la división de áreas/tareas, se ha conversado con todo el grupo para saber que tarea le resulta más cómoda y agradable a cada uno de los integrantes. Una vez finalizada dicha conversación, se dividieron primero las áreas y luego los trabajos a realizar. Administración y cocina María Defino P.E. Productor Ejecutivo (Gisela Strajch) Ambientación y Diseño Sofía Schenone Planimetría puesta y cocina Micaela Stigol Recursos Técnicos Gisela Strajch Diseñadora Andrea Hernández Musicalización Sofía Pitossi 3

4 Buenos Aires Tango Vip Sinopsis del evento a realizar: Buenos Aires Tango Vip será un evento destinado a un público totalmente exclusivo e íntimo invitado especialmente para la participación del mismo. Lo que hará que el evento sea exclusivo y totalmente íntimo, es que las personas que ingresen deberán figurar en la lista y presentar la invitación entregada semanas anteriores. Habrá solo diez mesas, con un total de treinta personas. Cada lugar a ocupar en la mesa está pensado previamente, y en el día del evento se acompañara a los invitados para ubicarlos en los lugares que correspondan. El evento en sí, será vivir dentro de la gran ciudad dos horas a puro Arte Argentino, mediante una cena donde se brindara un show de música típica de Buenos Aires como es el tango, junto a un show de baile. Dichos shows en vivo serán la muestra principal del evento. Buenos Aires Tango Vip, está pensado en cada detalle para que los participantes de evento puedan disfrutar, como también sentir la cultura musical propia de Argentina. Misión: Desarrollar un evento cultural en el cual fluyan los sentimientos, la emoción y el disfrute de los concurrentes Visión: Crear el mejor evento de tango en Buenos Aires, realizando de una noche, muchas noches inolvidables para los espectadores de Buenos Aires Tango Vip 4

5 Objetivo principal: Difusión de la cultura de Buenos Aires Difusión de los artistas Argentinos Realizar un evento totalmente exclusivo e intimo Hacer que el público invitado pueda disfrutar con todos sus sentidos Ficha técnica: Fecha y Hora: Martes 23 de Junio 20:00hs. Dirección: Virrey Arredondo 2495, C1096AAB CABA Contactos: Mail: batangovip@gmail.com Teléfono: Precio: Sin costo Solo entrada con invitación Desarrollo de la actividad artística: Buenos Aires Tango Vip, ofrece una noche intima a puro sentimientos. El martes 23 de junio a las 20:00hs se llevará a cabo en Inbocca Lupo, una cena totalmente exclusiva, solo para 30 invitados, que tendrán acceso mediante invitaciones entregadas semanas antes del evento. Dicho evento estará basado en las Artes Escénicas, es por ello que se presentará un show de musical donde se podrá oír a un cantante de tango como así también se presentará a un cuerpo de bailarines. Estos últimos harán un show de baile y luego invitarán a la gente concurrente a realizar unos pasos de tango, finalizando se realizaran fotografías con los mismos. Ambas presentaciones brindaran un show a puro ritmo y pasión. Buenos Aires Tango Vip, ofrece una cena show distinto a todos los demás, el clima será totalmente cálido ya que su ambientación está pensada para que el público presente pueda sentir la música, el ritmo y la cultura de nuestro país. 5

6 Selección de la sede: La locación seleccionada es Inbocca Lupo, un teatro ubicado en el barrio de Belgrano. Al momento de relevarlo, de observar las características que tenía, era exactamente lo que buscábamos. Desde la cocina hasta los camarines para los artistas. Este último no es un detalle menor, ya que es importante a la hora de realizar un show con artistas tener en cuenta su comodidad y confort. El espacio a desarrollar el evento es ideal para la cantidad de personas que deseamos que participen del evento. Sus pisos son de madera, sus paredes de color beige con cortinados colorados y pegado a la sala tiene un sector al aire libre el cual será preparado para las personas fumadoras. También brinda un servicio completo de luz y sonido. La locación seleccionada es perfecta para la cena show pensada ya que además la zona donde se encuentra ubicada es de mucho movimiento, teniendo a pocos metros la Av. Cabildo donde pasan cantidades de colectivos y una línea de subterráneos. 6

7 Relevamiento de Sedes: 7

8 Dinámica laboral del grupo y su seguimiento por parte del P.E.: La dinámica laboral del grupo ha sido mediante Whatsapp, y reuniones personales. Se puede obtener un mayor resultado de comunicaciones mediante el chat del teléfono celular ya que uno este donde este se encuentra contactado constantemente con todo el grupo. Y cualquier propuesta que se presente mediante este grupo de chat, no se lleva adelante hasta que todas las integrantes de este no estén de acuerdo. Si surge algún tipo de duda, se realiza una reunión para aclarar los términos y llegar a algún tipo de acuerdo. Realizamos este dinamismo ya que muchas veces uno mediante la escritura no puede explayarse como desea, para esto se realizan encuentros en los cuales se puede brindar una explicación más detallada de lo que ofrece para el evento. El productor ejecutivo, es quien se encarga de estar en contacto y pendiente de cada una de las tareas que tienen los integrantes del grupo, es quien organiza las reuniones, gestiona las salidas para relevar y lleva el control y papeles de todo el evento. El P.E. también realiza apoyo sobre todo el equipo, es quien guía y gestiona una comunicación interna clara. Tareas de gestión realizadas con la Universidad, área Evento Joven: Hasta el momento, el único contacto que hemos tenido con el área de Evento Joven es la charla para el desarrollo de los eventos como: las fechas, los plazos de entrega de documentación, entre otros. Y se puede destacar una clara comunicación, ya que hemos podido quitar todo tipo de dudas, siendo estas contestadas satisfactoriamente. Las tareas realizadas con el área Evento Joven de la universidad, en un principio se hicieron presentes en el aula para brindar la charla de orientación y transmitir todo tipo de información como así también sacar todo tipo de dudas que podrían llegar a surgir. En una segunda oportunidad, han vuelto al aula para recepcionar las fichas de los grupos más las locaciones donde se realizaría el evento, como también responder dudas que iban surgiendo. 8

9 En lo particular de nuestra productora Whole Events, hemos tenido cambios dentro del grupo. En un primer momento una de nuestras compañeras no pudo seguir, pero a la vez se realizó la inclusión de dos compañeras más. Esto hizo que tengamos que modificar fichas, es así que nos acercamos a las oficinas de Eventos Jóvenes y es ahí donde pudimos exponer nuestro tema en particular, siempre antes habiéndolo hablado con la docente a cargo. Y se procedió a realizar cambios en las fichas del grupo. El último contacto que hemos tenido fue en la entrega del programa del 21 ciclo de Eventos Jóvenes, donde también se procedió a entregar formularios de seguros. Comunicación y gráfica: La comunicación es un área fundamental a la hora de organizar y llevar a cabo un evento. Es el medio que la productora utiliza para comunicar el evento y llegar al público objetivo. Es por eso que es imprescindible tener una buena comunicación del evento y para eso elegimos comunicarnos a través de invitaciones por tarjetas. Como es una cena Premium no haremos uso de las redes sociales ya que queremos que la invitación sea personalizada y única. El público será del círculo íntimo de las productoras, amigos y familia. Cada integrante del grupo podrá invitar por medio de las tarjetas a 5 personas. Los invitados serán jóvenes y adultos de 22 a 60 años, hombres y mujeres, de clase social media alta. Y aprovechando que es un evento V.I.P la idea no es hacer una difusión del mismo, sino hacer invitaciones personalizadas. Esto se llevara a cabo a través de tarjetones diseñados por la productora. Las invitaciones se entregaran en mano a cada invitado y podrán confirmar su asistencia a través de un que figurara en las mismas. No utilizamos las redes sociales ya que no nos parece el medio de comunicación adecuado para esta cena Premium. Para Buenos Aires Tango VIP creamos una invitación con formato de tarjetón, más grande que una tarjeta normal, para darle más importancia y lugar al evento. Nos parecía importante crear algo único y original, no quisimos crear la típica invitación estilo colonial sino que creamos algo más moderno y Premium, jugando con las letras y el logo del evento. Lo más importante era comunicar que tipo de evento vamos a realizar, que día y en qué lugar. 9

10 Logo: Invitación: 10

11 Planimetría de la sede Espacio Lupo: Planimetría de planta con montaje y ambientación: 11

12 Argumento de ambientación: La producción de Buenos Aires Tango Vip, ha decidido ubicar la sala en forma rectangular por sus medidas y por la comodidad de los invitados a la hora de ver el show. Consideramos que es una buena distribución ya que todos los presentes podrán tener una óptima visión del espectáculo. El escenario para desarrollar el show se encuentra ubicado en la mitad del salón y a su alrededor se encontraran ubicadas las mesas. Los invitados estarán sentados espaldas hacia la cocina y mirando hacia el escenario, esto facilitara la hora de servir los platos ya que nadie estará mirando la puerta de la cocina generando distracciones innecesarias. Junto al escenario, donde brindaran su show los artistas de tango, se encontrara el operador de sonido. Es importante que estén cerca ya que ante cualquier imprevisto puede solucionarlo en conjunto rápidamente. Las mesas tendrán entre 3 a 4 personas ubicadas en cada una. Las mismas estarán ambientadas alternadamente con flores y velas pequeñas. La decisión de alternar estos dos elementos es para que se genere un ambiente armonioso y cálido. Las servilletas serán de color rojas y sobre ellas se encontrara una tarjeta con el menú del evento, dichas tarjetas se encontraran enganchadas mediante una cinta color negro. En la entrada se encontrara el banner de Inbocca Lupo para poder fotografiar a los invitados en su ingreso, y el mismo también se encontrara ambientado con velas y flores para comenzar a generar el clima deseado. 12

13 Timing de Buenos Aires Tango Vip: Timing Interno Pre-Evento: 18:00hs. Ingreso a la sede y orden de los materiales a utilizar 18:15hs. Ambientación 18:30hs. Ingreso a cocina y preparación de catering 18:45hs. Relevamiento de vajilla 19:00hs. Control de técnicos y artistas 19:45hs Charla técnica y control de listas Evento: 20:00hs. Ingreso 20:20hs. 1er Plato Entrada 20:25hs. Show Cantante 20:45hs. Retiro de platos 21:00hs. 2do Plato Principal 21:00hs. Show - Cantante 21:25hs. Retiro de platos 21:30hs. 3er Plato Postre 21:30hs. Show de baile 21:45hs. Clase de tango y fotografías 22:00hs. Finalización y entrega de carpeta Post-Evento: 22:10hs. Desarme y limpieza 22:30hs. Evaluación del evento 13

14 Timing Cliente Evento: 20:00hs. Ingreso 20:20hs. 1er Plato Entrada 20:25hs. Show Cantante 20:45hs. Retiro de platos 21:00hs. 2do Plato Principal 21:00hs. Show - Cantante 21:25hs. Retiro de platos 21:30hs. 3er Plato Postre 21:30hs. Show de baile 21:45hs. Clase de tango y fotografías 22:00hs. Finalización y entrega de carpeta 14

15 Comercialización: La comercialización utilizada para Buenos Aires Tango Vip es mediante buzoneo, haciendo llegar al domicilio de cada participante una invitación personal. Mediante enviaremos un Save The Date 15 días antes para recordar de la fecha y hora del evento. También vamos aparecer en la revista y en la cartelera de la universidad, donde se explica cómo es el evento y la dirección del mismo. Tipos de alianzas, sponsoreos y otros: Para Buenos Aires Tango Vip no hemos logramos ninguna alianza ni sponsoreo. Pero logramos llegar a un acuerdo con los encargados de la locación a la hora de contratar, el mismo es pagando extras que ayudaran como la limpieza, sonidista e iluminadores manteniendo un precio accesible. Dos situaciones posibles de crisis: A. Una posible situación de crisis que podría sufrir el evento seria que los artistas tengan un inconveniente y no puedan llegar al evento. Para que esto no suceda una de las integrantes del equipo va a ser la encargada de estar todo ese día detrás de los artistas, llamando para solicitar su puntualidad como también para ofrecerles todas las comodidades necesarias. Si estos llegarían a cancelar horas antes del evento. El equipo se contactara con urgencia a bailarines ya relevados. B. Otra situación de crisis podría ser que en la prueba de sonido alguno de los equipos se rompa y no puedan ser utilizados en el evento. La solución sería buscar un proveedor de sonido, previamente relevado, cerca de la locación para que nos proporcione los equipos para llevar a cabo el evento sin inconvenientes. 15

16 Situación de Crisis sucedida en el evento: 1. Hemos vivido una situación de crisis al momento de realizar la ambientación. Teníamos unos floreros bajos en los cuales le colocamos piedras con agua para luego colocar unas flores de colores flotando, pero al momento de realizar todo este proceso al momento de colocarlos sobre las mesas estos se explotaban. Teniendo en cuenta que al trabajar con vidrio algo de esto podía suceder, teníamos de reserva otro tipo de florero más pequeño que utilizaríamos también para la colocación de las velas, los cuales se colocaron sobre un plato chico de espejo y alternando flores con velas se realizó una nueva ambientación. Al otro día al preguntar y comentar la situación, se pudo deducir que al colocarle agua muy fría y llevarlo a un ambiente cálido como el que había en el salón, el vidrio al no ser de buena calidad se corre el peligro de lo que nos ha sucedido. 2. Otra situación de crisis fue que al momento de ingresar al salón, dos de nosotras nos acercamos para charlar con el dueño de la locación para definir tiempos y pedidos. Y nos plantea un monto mayor de lo pactado para el operador de sonido por la colocación de dos micrófonos. A lo que nosotras le planteamos que nos parecía mucho dinero y negociamos en el momento el monto al cual nosotras podíamos llegar a ofrecerle. Al aceptar la propuesta que le brindamos se procedió a la colocación de los micrófonos y la realización de su prueba. 16

17 Rubros y tareas realizadas en el proceso de Pre-Producción: Rubro Concepto Detalle Locación Inbocca Lupo $ Para contactar con esta locación antes ingresamos en Eventos Palermo una página web la cual provee de varios salones, bares, teatros, entre otros. Ellos se encargan en contactarte con salones según el evento a realizar y coordinan mejores precios. Luego de relevar varios espacios para realizar nuestro evento, estamos finalizando las negociaciones con Inbocca Lupo. Fuimos un día a esta locación sin comunicar que íbamos mediante Eventos Palermo, y el precio era mucho más elevado, al finalizar la reunión le explicamos que el precio que nos dio Eventos Palermo era mucho más bajo. Y es aquí donde el dueño quedo en contactarse con nosotras para coordinar un mejor precio. Al otro día ya teníamos una respuesta favorable, ya que el dueño ratifico que habíamos realizado contacto mediante la web de Espacios Palermo. Limpieza $200 Se contratará personal confiable del salón Recursos Técnicos Sonido Incluido con locación Iluminación Incluido con locación Operador de Sonido y Luz $500 Show Cuerpo de Baile y cantante Bailarines $800 Cantante $400 Cantantes $500 17

18 Grafica Tarjetas $200 Decoración Trabajo final Velas Flores Otros Se realizara una tapa con mucha creación y diseño, la cual tendrá una pareja de baile y esta será fuera de lo común. Junto con el trabajo final se le entregaran los CD S correspondientes como también un obsequio para el jurado, el cual será didáctico con el evento a realizar. Dicho presente será un conjunto de CD S de Tango los cuales podrán ser escuchados junto con la lectura del proyecto. Las encargadas de la ambientación están realizando un trabajo minucioso ya que se desea un ambiente cálido, en el cual los invitados se sientan a gusto con el lugar. Catering Cena formal El menú que se brindara será del catering de nuestra propia organización de eventos. En el cual se servirá como plato de entrada unas canastitas rellenas junto con hojas verdes y una salsa dulce. Plato principal, se servirá strogonoff sobre colchón de finos granos de arroz. Y para finalizar el postre será bombón helado para seguir endulzando pero a la vez refrescar los sabores. Nuestro servicio incluye bebida de línea cola, vino y agua mineral. 18

19 Logística de rubros: Limpieza: El acuerdo con el salón expresa que se recibirá el espacio limpio y en condiciones, al finalizar se ha contratado personal de limpieza que utiliza Inbocca Lupo para que realice las tareas correspondientes. Seguridad: El salón no cuenta con personal de seguridad, y se ha decidido no hacer contratación del mismo, ya que las personas participantes del evento son invitados por cada integrante del equipo es por esto que no sería necesario personal de seguridad. Puntos de contacto: Los puntos de contacto con el público externo será mediante una casilla de (batangovip@gmail.com) creado exclusivamente para el evento a realizar, y en las invitaciones se encontrara el teléfono de la productora ejecutiva como también el mail mencionado anteriormente. Estos puntos de contactos son por si algún invitado tiene dudas, de esta forma podrá comunicarse directamente con la P.E. Entre el público interno nos comunicaremos mediante grupo de whatsaap y e- mail. Catering: El catering será brindado por nuestra organizadora de eventos Whole Events. Otros: La ambientación será en los colores, negro, rojo y blanco. Los nombres de las mesas serán canciones típicas de tango, y usaremos flores y velas para darle un toque sofisticado al ambiente. 19

20 Presupuesto: Buenos Aires Tango Vip Fecha: Martes 23 de Junio Horario: 20:00hs. Lugar: Espacio Lupo - Virrey Arredondo 2495, C1096AAB - Ciudad Autónoma de Buenos Aires Contacto: /batangovip@gmail.com RUBRO CONCEPTO CANTIDAD Locación PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Inbocca Lupo 1 3,500 3,500 Limpieza Subtotal 3,700 Mobiliario Mesas Sillas Subtotal - Recursos Técnicos Operador de Sonido - Iluminación OBSERVACIONES El teatro donde se realizara el evento es por 4 horas El personal de limpieza de Inbocca Lupo es exclusiva, pero su contratación es a parte del precio de la locación El mobiliario está incluido con el precio de la locación El operador de sonido e iluminación es exclusivo y recomendado por la locación pero su contratación es a parte Subtotal 1000 Grafica Invitaciones y Trabajo IVA INCLUIDO Final 20

21 Ambientación Flores Velas y piedras Porta velas Otros decorativos 134 Subtotal 950 Alquiler Vajilla Contratación mediante el salón: (30 copas - 30 juegos de cubiertos - 30 cucharas de postre - 30 platos de entrada, cazuela y plato de postre - mantelería) Contratación extra: (30 copas de vino - 30 juegos de cubiertos para plato de entrada - 5 jarras de vidrio) Subtotal 700 Catering 1er Plato Entrada: canastitas rellenas junto con hojas verdes y salsa dulce 2do Plato Principal: Cazuela caliente 3er Plato Postre: Bombón helado. Bebida incluida (Vino, gaseosa y agua) 30 personas Subtotal 2500 Show Cantante Bailarines Dúo de Cantantes Subtotal 1700 Seguros Seguros por accidentes personales El alquiler de la vajilla que se encuentra dentro de la locación, se reserva con un monto de $500 extra considerado como depósito. Se ha realizado un alquiler extra, ya que el lugar a realizar el evento no contaba con extras solicitados. El catering es realizado por el servicio que brinda la empresa organizadora del evento Para personal de cocina 21

22 Profesores, alumnos e invitados Subtotal 120 Administración Recursos Humanos AADICAPIF - SADAIC Administración y Catering- María Defino La Universidad de Palermo es quien se encarga de otorgar los seguros y tener las listas de invitados antes de la fecha del evento Incluido en el precio de la locación Diseño y Ambientación - Sofía Schenone Planimetría, puesta y catering - Micaela Stigol Musicalización - Sofía Pitossi Diseñadora - Andrea Hernández Recursos Técnicos - Gisela Strajch Todo el personal que trabajara en el evento es el alumnado del grupo. Quienes no cobran honorarios. Subtotal General Imprevistos TOTAL Todos los presupuestos tienen incluido el 21% del IVA 22

23 Informe de proveedores: Locación: Inbocca Lupo - Virrey Arredondo 2495, C1096AAB CABA Teléfono: Vajilla: Muguet Recepciones Teléfono: Seguros por accidentes personales: Sancor Seguros Show de Baile: Jesus Tango Cel: Show de Canto Dúo Tanguero: Víctor y Cristian Cel: Show de Canto: Mariano Montes produccion.montes@gmail.com Cel: Ambientación: Whole Events wholeevents@gmail.com Cel: Catering: Whole Events wholeevents@gmail.com Cel: Competencia de eventos: Nos tocó competir indirectamente con el evento Bodega Tanguera. Este evento trataba sobre la degustación de vinos. Por lo que observamos tenia similitud en el sentido del tango. Pero luego eran eventos muy diferentes. Ya que en Bodega Tanguera lo que predominaba era la degustación de los vinos argentinos, y en Buenos Aires Tango Vip lo que predominaba era la cena show de tango totalmente intima. 23

24 Presentación de presupuesto para cliente: Buenos Aires, miércoles 20 de mayo de 2015 Estimados Universidad de Palermo: De mi consideración, me dirijo a ustedes con el fin de adjuntar presupuesto de evento Buenos Aires Tango Vip. Al cual se ha establecido el monto de $9.970 nueve mil novecientos setenta pesos argentinos como totalidad del evento. El mismo tendrá validez veinticinco días corridos luego de su recepción. Desde ya agradecemos la confianza ante nuestros servicios, nos encontramos a su disposición. Saludos cordiales, WE 24