GAI-POL-02 POLÍTICA CORPORATIVA DE CUMPLIMIENTO ÉTICO Y REGULATORIO

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1 Empresas Hites S.A. GAI-POL-02 POLÍTICA CORPORATIVA DE CUMPLIMIENTO ÉTICO Y REGULATORIO ELABORÓ: JOAQUÍN PÉREZ URBINA Gerente de Auditoría Interna REVISÓ: COMITÉ DE DIRECTORES AUTORIZÓ: DIRECTORIO FECHA: 10/08/2016 FECHA: 23/08/2016 FECHA: 25/08/2016 VIGENTE A PARTIR DE: 01 de Septiembre de 2016

2 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DECLARACIONES DE LA POLÍTICA MONITOREO Y ADMINISTRACIÓN APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN... 6 REGISTRO DE APROBACIÓN... 6 Política de Auditoría Interna Página: 2 de 6

3 1. OBJETIVO. Definir los lineamientos generales para la implementación de un ambiente de Cumplimiento Ético y Regulatorio (en adelante también Compliance ), sustentado en los valores de honestidad e integridad que Empresas Hites S.A., ha declarado como fundamentales en el desempeño de todos quiénes en ella laboran. También se pretende así, fortalecer el sistema de Control Interno de Empresas Hites, mediante un compromiso irrenunciable con el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a sus procesos relevantes, los valores y estándares éticos de la compañía, así como las normativas internas destinadas a cautelar dicho compromiso. 2. ALCANCE. Esta Política se aplica a todas las sociedades integrantes del holding de Empresas Hites S.A. (en adelante también la Compañía ), y a todos los niveles, directorios, gerencias, áreas y/o actividades que las integran, y debe ser observada por los miembros del Directorio de la matriz y los de sus filiales, por Gerentes Generales y Gerentes Divisionales, y todos los demás ejecutivos, supervisores y empleados de la Compañía, cualquiera sea la localidad en que se desempeñen y el tipo de contrato laboral que los vincule, en todas sus actuaciones que son propias o se derivan de la citada vinculación laboral. A esta Política, estarán subordinados las directrices, procedimientos y prácticas de control de cumplimiento ético y regulatorio que sean formalizadas para la implementación de mejoras en el ambiente del Compliance, que conforme a estas regulaciones del Directorio, a la administración le corresponde mantener. 3. DEFINICIONES. Para los fines de esta Política, los siguientes conceptos básicos tendrán el significado que a continuación se indica: Compliance: Gestión de Riesgos especializada en mantener a la Compañía en cumplimiento de leyes o regulaciones aplicables a sus procesos relevantes, de principios éticos declarados y/o de normas internas formalizadas, cuyas trasgresiones puedan ser apreciada como ilegales o antiéticas por sus Stakeholders. Control Interno: es un proceso efectuado por el directorio de la entidad, la alta administración, y el personal, diseñado para proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos relativos a las operaciones, la elaboración de informes y el cumplimiento (COSO; Revisión Mayo de 2013). Ética Corporativa: Conjunto de reglas internas que diferencian lo correcto de lo incorrecto, aplicable a la conducta que la Compañía espera de sus directores, ejecutivos, empleados y representantes, cuando actúan en el ámbito de sus responsabilidades directivas y/o laborales. Esta Política y el Código de Conducta Ética de Empresas Hites, establecen las regulaciones básicas en esta materia. Política de Auditoría Interna Página: 3 de 6

4 Proceso: Es un conjunto estructurado de tareas y recursos, lógicamente relacionados y ejecutados para un generar un producto o servicio definido, incluyendo información, sean estos destinados a un cliente externo o interno. Procesos Relevantes: Aquellos que definan como críticos o de alto impacto conforme a las normativas internas de gobierno y gestión de riesgos, por su importancia en el negocio y su continuidad. Compañía: Dada la naturaleza corporativa de la función de Gestión de Riesgo y Cumplimiento, este término se refiere a Empresas Hites S.A., y a todas sus empresas filiales o subsidiarias. Controles y Mitigaciones: Medidas que la administración debe adoptar para reducir la probabilidad de ocurrencia, o los potenciales efectos de la materialización de un riesgo, cuando la evaluación del mismo así lo exige. 4. DECLARACIONES DE LA POLÍTICA. Los siguientes enunciados definen los tipos de conducta que en este ámbito la Compañía espera de todos aquellos mencionados en el alcance: 1. Controlaremos que los ejecutivos, supervisores y empleados de la Compañía actúen siempre con honestidad e integridad en las vinculaciones con nuestros clientes. Consideramos la confianza de nuestros clientes como el principal pilar de nuestro negocio, y en consecuencia no seremos tolerantes con aquellos que les infieran perjuicios mediante engaño o prácticas discriminatorias, abusivas o maliciosas, destinadas a obtener beneficios indebidos como contrapartida de tales perjuicios. 2. No ampararemos que la administración participe en negocios cuya rentabilidad dependa de trasgredir las leyes o regulaciones aplicables, o nuestras normativas internas, o nuestros valores fundamentales, ni siquiera por instrucciones de jerarquías superiores basadas en el supuesto beneficio del negocio. El respeto irrestricto del marco legal aplicable a nuestros negocios, es considerado una exigencia mínima de conducta ética para todos quiénes actúen en representación de la Compañía. Igualmente exigible son los pactos comerciales acordados con nuestros proveedores, los que empresas Hites deberá honrar y exigir que sean honrados por nuestras contrapartes. 3. No aceptaremos ninguna forma de corrupción en el desarrollo de nuestros negocios. La administración implementará Modelos de Prevención de aquellos Delitos que puedan comprometer la responsabilidad penal de la Compañía, como el Cohecho, el Lavado de Activos y sus delitos base, y el Financiamiento del Terrorismo. Se diseñarán controles para mitigar el riesgo de que regalos o invitaciones, otorgadas o recibidas, puedan ser percibidas como ilícitas o irregulares. 4. Fomentaremos el respeto a los principios y reglas de la libre competencia, y no aceptaremos prácticas de competencia desleal. Los directores, ejecutivos, empleados y/o representantes, actuarán respetando estrictamente la legislación de libre competencia y no suscribirán ningún acuerdo entre competidores, que directa o Política de Auditoría Interna Página: 4 de 6

5 indirectamente, pudiere conducir a la afectación de los precios de mercado, la asignación de cuotas de mercado, el bloqueo de nuevos competidores o la movilidad de los existentes, o a prácticas abusivas sobre los clientes o proveedores. 5. Estableceremos relaciones laborales sustentadas en el respeto mutuo y la colaboración. Ninguna forma de discriminación arbitraria y vejatoria es admisible en Empresas Hites, y consecuente con ello, la administración de la compañía deberá establecer mecanismos apropiados para prevenir y/o corregir cualquier situación de abuso, acoso o discriminación que menoscabe a las personas. Igualmente, se espera que las personas que integran la compañía, actúen con responsabilidad equivalente, sin levantar falsos testimonios o denuncias infundadas, lo que también será considerado contrario a la ética corporativa. 6. Resguardaremos la entrega de información veraz a nuestros inversionistas, autoridades y otros interesados, mientras la falsedad o la omisión maliciosa serán consideradas gravemente contrarias a la ética corporativa. Seremos especialmente rigurosos con la información requerida para las decisiones de los inversionistas, y la administración deberá velar por la adopción de políticas y prácticas contables que aseguren la confiabilidad de los Estados Financieros, y de todo otro tipo de reportes que pueda ser usado para las citadas decisiones. 7. Estableceremos controles para prevenir los conflictos de interés. Ningún director, ejecutivo, supervisor, empleado o representante o mandatario, podrá perjudicar el interés de la Compañía para privilegiar sus propios intereses, y quiénes tengan facultades de administración, incluyendo atribuciones para la adjudicación de negocios a terceros, deberán ser especialmente cumplidores con las regulaciones y controles que se dispongan a estos efectos. 5. Monitoreo y administración El monitoreo del conocimiento y aplicación de esta política se realizará con la periodicidad que establezcan los sistemas de gobierno corporativo adoptados por el Directorio, con el fin de comprobar la efectividad de los procedimientos y prácticas que se adopten conforme a ella. Cada División será responsable de velar por el conocimiento y cumplimiento de esta Política, entre el personal de su dependencia, sin perjuicio de las obligaciones corporativas de difusión de normas internas en conformidad a los procedimientos y prácticas vigentes. La Jefatura de Riesgo y Cumplimiento deberá colaborar activamente con la línea, en el diseño y posterior seguimiento de los controles necesarios para la implementación de esta Política. Ello sin perjuicio de las pruebas que la Auditoría Interna realizará cuando en la revisión de un proceso determinado tales controles resulten relevantes, informando al Comité de Directores de las brechas de cumplimiento que observare. Política de Auditoría Interna Página: 5 de 6

6 6. Aprobación y Actualización Con el fin de mantener la efectividad de esta Política, ella deberá ser revisada con la periodicidad que disponga el Procedimiento de Emisión de Normativa Interna, y a menos que se presenten cambios en la organización o en las operaciones que demanden su revisión anticipada. 7. Publicación y Difusión La presente política será publicada y distribuida al Directorio, Gerente General, Gerentes de División, Gerentes y Subgerentes, así como a todas las áreas de Empresas Hites y a terceras partes que deban estar en conocimiento, de acuerdo a lo establecido por los procedimientos de la Compañía y por la regulación aplicable. Registro de Aprobación La presente política fue confeccionada, revisada y aprobada como se indica a continuación: ELABORÓ: JOAQUÍN PÉREZ URBINA Gerente de Auditoría Interna REVISÓ: COMITÉ DE DIRECTORES AUTORIZÓ: DIRECTORIO 10 de Agosto de 2016 Fecha de Acta de Revisión 23 de Agosto de 2016 Fecha de Acta de Aprobación 25 de Agosto de 2016 Política de Auditoría Interna Página: 6 de 6