INTELIGENCIA INSTITUCIONAL EN EL GOBIERNO DE LA UCLM (SID)

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1 INTELIGENCIA INSTITUCIONAL EN EL GOBIERNO DE LA UCLM (SID)

2 Contenido 1. Descripción del proyecto Introducción Características técnicas Características funcionales Equipo de desarrollo Repercusión para el ciudadano, la comunidad universitaria y las administraciones Valoración económica y alcance Síntesis Bibliografía... 12

3 1. Descripción del proyecto 1.1. Introducción La Universidad de Castilla - La Mancha (en adelante, UCLM), consciente de la importancia y valor que tienen los datos estadísticos procedentes del desempeño de las misiones académicas, lleva varios años evolucionando un Sistema de Información de la Dirección (en adelante, SID) que apoya los diferentes procesos de gestión académica, supone una ayuda a la toma de decisiones de los distintos equipos de dirección de la institución a diferentes niveles y permite dar respuesta a las solicitudes de información estadística institucional que llegan a la UCLM. A través de una interfaz web, el sistema permite que los colectivos interesados puedan acceder a los datos que necesitan, garantizándose de esta manera la transparencia y confiabilidad. El proyecto se enmarca dentro de la disciplina de la Inteligencia de Negocio o Inteligencia Institucional. Por lo tanto, no se trata de un proyecto puramente tecnológico, más aún, la intervención de personal especializado que garantice la calidad y fiabilidad de los datos ofrecidos es clave para el éxito del proyecto. En su vertiente tecnológica, el proyecto se sustenta sobre un sistema data warehouse que integra información procedente de las principales herramientas y sistemas de información de gestión universitaria: 1. Sistema de Gestión Académica 2. Sistema de Gestión de Recursos Humanos 3. Sistema de Gestión de la Investigación Cabe señalar que las estadísticas institucionales figuran como competencias delegadas por el rector en la Secretaría General, lo que visualiza la importancia que la UCLM concede a los datos y a los sistemas para procesarlos y visualizarlos como el SID. Así, el proyecto supone una práctica de gobierno electrónico (o e-government) al ponerse las TIC y el conocimiento procedente de los sistemas académicos a disposición de los órganos de gobierno universitarios y de sus procesos de gestión y gobernanza Características técnicas Entre los diferentes sistemas de data warehouse, la UCLM eligió los entornos que Oracle proporciona para la gestión de datos masivos y su análisis, partiendo desde las antiguas plataformas de Oracle Warehouse Builder y Discoverer hasta llegar a la actualidad con las versiones siguientes: Oracle Warehouse Builder 11g R2 Oracle Business Intelligence La figura 1 muestra la arquitectura del data warehouse de la UCLM implementado con dicha tecnología.

4 Fig. 1. Arquitectura de data warehouse implementada en el SID de la UCLM. Orígenes de Datos Área de transformaciones Warehouse Data Marts Usuarios Gestión Académica Académico Gestión de Recursos Humanos Metadata Personal Datos Resúmenes Gestión de la Investigación Investigación Ficheros XML SIIU La arquitectura mostrada en la figura 1 garantiza, respecto a la extracción de la información: La integración de los datos, ya que cada base de datos está soportada por gestores de diferentes fabricantes. El que la extracción de los datos se produce en los momentos en los que las bases de datos son más estables, con lo que conseguimos minimizar las posibles incoherencias. Asociado a lo anterior, el diseño de procesos de extracción que minimicen el tiempo destinado a la adquisición y transformación de datos. La figura 2 muestra el flujo que la sigue información en el SID hasta llegar a la capa de presentación. El diseño de dicho flujo responde a los siguientes principios: Mantenibilidad. Reducción del impacto en el usuario en caso de producirse errores en la carga de datos. Agilidad en la extracción y carga de datos. Minimizar, dentro de lo posible, la dependencia del SID respecto a la disponibilidad de los sistemas fuente. Escalabilidad del sistema.

5 Fig. 2. Flujo de los datos en el SID. Orígenes de datos Procesos de extracción, conversión e integración de datos Datos finales Visualización Gestión Académica Modelado de datos en estrella Creación de áreas funcionales de análisis Sumarización Personalización Interfaz Web Gestión de Recursos Humanos Datos origen Datos históricos Datos integrados Derivación Creación de Informes predeterminados Gestión de la Investigación Particionamiento Diseño, proyección y simulación Ficheros SIIU Índices bitmap Creación de informes ad hoc Metadata 1.3. Características funcionales La información que ofrece el SID se organiza en torno a cuadros de mando accesibles por parte de diferentes perfiles de usuario de la Universidad. Cada cuadro de mando contiene un conjunto de informes relativos a un área de negocio, ubicándose cada uno de ellos en una pestaña. La primera pestaña de cada cuadro de mando incluye una ayuda para los usuarios sobre el contenido y uso del cuadro de mando. Cada informe suele tener tres bloques: (i) filtros de selección de datos, (ii) descripción y criterios, y (iii) tablas de datos y/o gráficos. El bloque de filtros permite seleccionar los datos a incluir en el informe. En todos los informes se permite la selección, al menos, del curso académico o año natural. La figura 3 muestra algunos ejemplos de cuadros de mando.

6 Fig. 3. Cuadros de mando e informes. La interfaz de usuario ofrece múltiples posibilidades para la manipulación de las tablas de datos. Los datos se pueden ordenar por la mayoría de columnas de datos, las columnas se pueden mover y ocultar, se pueden ocultar o visualizar aquellas filas de datos que cumplan los criterios establecidos, se pueden introducir totales y subtotales tanto por filas como por columnas y se pueden rediseñar las tablas de datos dinámicamente desplazando las columnas hacia y desde la sección de filtros. Se distinguen los siguientes cuadros de mando según el área de gestión: Área académica: Ofrece estadísticas e informes elaborados a partir de los datos académicos que se gestionan en la universidad (resultados académicos, número de alumnos, ingresos de matrícula, becas, titulados, abandonos, etc.). Los cuadros de mando disponibles son: - Académico: 20 informes con diversas tablas y gráficos estadísticos accesibles por parte de los responsables de las áreas académicas y la OPyC (Oficina de Planificación y Calidad), entre otros grupos de usuarios. - Académico - Dirección Centros: 7 informes accesibles por parte de la dirección de los centros docentes, rector, secretario general, gerente, vicerrectores, gabinetes de vicerrectores y vicegerentes, entre otros.

7 - Contrato-programa con los centros docentes (facultades y escuelas): Distintas métricas estadísticas académicas empleadas en la elaboración del informe para el contratoprograma de cada centro docente. Los usuarios de este cuadro de mandos son, principalmente, los equipos de dirección de los centros: decanos/directores y vicedecanos/subdirectores. El contrato-programa, como modelo de establecimiento de objetivos, acciones de mejora y financiación de los centros docentes, se presenta en la sección 3. - Alta Dirección: 1 informe académico para la dirección de la universidad (rector, vicerrectores, gerente y secretario general). - Estadísticas SIIU: Estadísticas académicas elaboradas a partir de los datos que se aportan al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte a través de la plataforma SIIU (Sistema Integrado de Información Universitaria). Área de recursos humanos: Ofrece datos estadísticos sobre la plantilla de recursos humanos y su coste, cubriendo todos los colectivos de empleados de la universidad (personal docente e investigador, personal de administración y servicios, becarios e investigadores). Los cuadros de mando disponibles son: - Recursos Humanos: 15 informes con tablas y gráficos estadísticos accesibles por parte de los responsables de las áreas de recursos humanos y la OPyC. - Recursos Humanos - Dirección: 10 informes accesibles por parte del rector, secretario general, gerente, vicerrectores y gabinetes de vicerrectores y vicegerentes, entre otros. - Plan de Igualdad: Estadísticas utilizadas para elaborar el informe de igualdad por parte de la comisión responsable del mismo. Este informe ejemplifica la permanente evolución que tiene el sistema en función de las necesidades de los órganos de gobierno. - Alta Dirección: 1 informe para la dirección de la universidad (rector, gerente y secretario general). - Contrato-programa con los centros docentes (facultades y escuelas): 13 Métricas estadísticas sobre RRHH empleadas en la elaboración del informe para el contratoprograma de cada centro docente. - Estadísticas SIIU: Estadísticas de RRHH elaboradas a partir de los datos que se aportan al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte a través de la plataforma SIIU. Área de investigación: Ofrece información estadística relativa a los proyectos, contratos, becas, ayudas, etc. de investigación y transferencia que gestiona la UCLM. Los cuadros de mando disponibles son: - Fiscalización UCLM: 3 informes accesibles por el área responsable de investigación y la OPyC relacionados con trabajos de fiscalización de los órganos de control externos.

8 - Informe Anual: 14 informes con multitud de tablas y gráficos accesibles por el área de investigación y la OPyC. - Investigación Dirección: 9 informes estadísticos accesibles por el área de investigación y la OPyC; otros usuarios son el rector, secretario general, gerente, los vicerrectores y vicegerentes. - Alta Dirección: 1 informe para la dirección de la universidad (rector, gerente y secretario general). Como se ha mencionado, el SID es un sistema en continua evolución, donde se van integrando nuevos sistemas de gestión y fuentes de información así como la elaboración de nuevas estadísticas de interés para los usuarios. Los criterios para la elaboración de las estadísticas son concretados por las áreas de gestión de la Universidad responsables de dichos datos y supervisados por una unidad específica que se ocupa de centralizar la elaboración y entrega de estadísticas denominada Oficina de Planificación y Calidad (OPyC). De este modo se consigue que los datos siempre se obtengan con criterios de elaboración homogéneos y además estén revisados y validados. El último paso de este flujo es la puesta a disposición de los interesados de los datos en la plataforma SID para su consumo. 2. Equipo de desarrollo El proyecto se basa en un producto software adquirido al proveedor OCU (Oficina de Cooperación Universitaria) (ver sección 1.2). Se requiere un servicio de mantenimiento, que actualmente proporciona el mismo proveedor, y el trabajo de un equipo de técnicos que da soporte al sistema y permite su evolución. La figura 4 muestra la estructura organizativa del equipo vinculado al proyecto SID. Fig. 4. Estructura del equipo de proyecto SID. Órgano de Dirección de Inteligencia Institucional Secretaria General Unidades Técnicas de Apoyo Proveedor OCU, Área TIC Unidad de Inteligencia Institucional Oficina de Planificación y Calidad (OPyC) Unidades Administrativas Área Académica, Área de Recursos Humanos y Área de Investigación Como se ha señalado anteriormente, el proyecto, aunque tiene un componente tecnológico muy importante, no es puramente un desarrollo TIC, ya que el éxito del mismo depende de la participación y de las responsabilidad de las áreas y unidades de gestión en su calidad de

9 proveedores de datos o información y la coordinación técnica de la Oficina de Planificación y Calidad (OPYC), bajo la dirección funcional de la Secretaría General y el Vicerrectorado de Economía y Planificación. 3. Repercusión para el ciudadano, la comunidad universitaria y las administraciones El uso del SID ha ido incrementándose desde su implantación, tanto por la incorporación de nuevas estadísticas como por la ampliación de nuevos perfiles de usuarios que han permitido satisfacer las diferentes necesidades surgidas. Actualmente tienen acceso al sistema 243 usuarios de la institución que pueden hacer uso de los datos para su trabajo diario y toma de decisiones, sin depender de otras unidades o de trámites de solicitud de información, con el consiguiente ahorro de tiempo y fiabilidad de los datos. Por otra parte, el sistema está siendo cada vez más utilizado en la elaboración de estadísticas institucionales de carácter oficial como son, entre otras, las siguientes: 1. Contrato-programa con centros docentes: Conjunto de indicadores (figura 5) utilizados para evaluar el grado de consecución de objetivos fijados a los centros docentes, con el objeto de conseguir financiación para acciones de mejora en los mismos, siguiendo un proceso de mejora continua. Fig.5. Indicadores del Contrato-programa 2014 con centros docentes. En este caso el SID es un instrumento esencial para los equipos de dirección de las facultades y escuelas, ya que no solo pueden acceder a estadísticas sobre su centro y distintas áreas de gestión (ver sección 1.3) sino que pueden realizar un seguimiento sobre los planes trazados en el ámbito del contrato-programa, por lo que el sistema se configura como una herramienta estratégica para la gestión y gobierno del centro.

10 2. UCLM en CIFRAS: Información pública y accesible desde el web institucional ( en forma de tablas y gráficos estadísticos oficiales sobre la actividad investigadora, docente y de gestión de la institución, lo que contribuye a difundir la realidad de la Universidad y sirve, además, como fuente de referencia para el conjunto de la comunidad universitaria y la sociedad en general. 3. La Universidad Española en Cifras-CRUE: Información estadística solicitada por la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas (CRUE) para elaborar la publicación La Universidad Española en Cifras que proporciona, de forma rigurosa, los principales datos y cifras del Sistema Universitario Español. 4. Estadísticas SIIU: La UCLM ha implementado los procedimientos para incorporar al SID la información enviada al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte a través de la plataforma SIIU mediante ficheros XML. Esto hace posible reproducir las estadísticas del Ministerio en nuestro propio sistema, dándonos la posibilidad de contrastar y solucionar errores en la información dotando de mayor calidad la cadena de valor del dato. 5. Tasas académicas de la ANECA: Los equipos de dirección de los centros también hacen uso del sistema para la puesta en marcha y seguimiento académico de sus titulaciones oficiales a través del SID, de acuerdo a las directrices de la ANECA. Por ejemplo, las tasas de abandono, eficiencia, graduación, rendimiento y éxito propuestas por ANECA se encuentran incluidas en el cuadro de mando académico (ver sección 1.3). Las principales ventajas de la implantación del proyecto de Inteligencia Institucional SID en la UCLM y que han repercutido directamente en el trabajo de los usuarios son: Un sistema dedicado: Se consolida en un solo sistema central (SID) los datos de las diversas áreas de gestión, unificando el tratamiento y especializando el modelo de almacenamiento para facilitar el análisis. Un servicio dedicado: Se establece, a través de la OPyC, una ventanilla única al servicio de la comunidad universitaria en todo lo relativo a la explotación analítica de los datos institucionales, a disposición de todo aquel que lo pueda necesitar. Los usuarios saben que es a este servicio al que deben dirigir sus necesidades de información estadística oficial. De esta forma se da cumplimiento anticipado a lo establecido en la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno en relación a la solicitud de información pública y publicidad activa. Consenso en criterios: Se consensuan y publican los términos funcionales y criterios de cálculo de la información mostrada en el SID. Capacidad de autoservicio para los usuarios: El sistema pone la información a disposición del usuario desde un entorno web, el cual puede ser accedido desde diferentes dispositivos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

11 Facilidad de análisis de los datos: Ya que se utilizan herramientas especializadas que ofrecen muchas posibilidades a la hora de mostrar la información de una forma gráfica intuitiva y que permiten la manipulación y análisis de los datos. Facilidad de publicación de los datos: El SID también permite publicar consultas en la web de la institución, de manera que la información directamente procedente de los sistemas informáticos académicos pueda acercarse a los ciudadanos. 4. Valoración económica y alcance El SID es un proyecto vivo ya que constantemente se están incorporando al sistema nuevos cuadros de mando con nuevas estadísticas en forma de informes con tablas de datos y gráficos. Además, aunque actualmente se están explotando 3 áreas de negocio, académica, recursos humanos e investigación, se tiene previsto la incorporación de otras áreas de gestión de la universidad. Por ello el modelo económico que lo soporta es mediante contrato anual de mantenimiento con la empresa proveedora OCU. Actualmente el coste del mismo asciende a anuales. Adicionalmente, los recursos humanos dedicados al sistema son los siguientes: Un técnico de inteligencia institucional con dedicación completa al proyecto. Diversos técnicos de la Unidad de Sistemas del Área de Tecnología y Comunicaciones, de forma parcial. La dirección y técnicos de la OPyC, con dedicación parcial. Personal de las áreas académica, de RRHH y de investigación, de forma parcial. Como es habitual en los proyectos del ámbito de la Inteligencia Institucional, los inicios no fueron fáciles, y el proyecto ha pasado por varias fases. Sin embargo, actualmente podemos decir que se trata de un proyecto consolidado en la Universidad y con proyección, siendo el modelo de explotación el de establecer anualmente objetivos de incorporación de nueva información, que constituyen sub-proyectos dentro del propio sistema. 5. Síntesis La UCLM comenzó hace unos años con visión de futuro un proyecto ambicioso para la integración de toda la información académica de la institución en un único sistema de información. Los objetivos de este esfuerzo están dando sus frutos, y son palpables de diversas formas: 1- Se facilita el gobierno electrónico, pues se pone a disposición de la dirección de la institución datos y estadísticas de gran valor que ayudan en la toma de decisiones. 2- Se aumenta la eficacia en el trabajo, ya que los datos están a disposición de las unidades y roles que los necesitan, en cualquier momento, evitando así las esperas de la elaboración y entrega de los mismos.

12 3- Fiabilidad en los datos: Se ha hecho una gran labor de consenso para establecer criterios de cálculo, interpretación y temporalización, que garantizan que los datos entregados son correctos, coherentes y siempre los mismos. 4- Ha aumentado la madurez e integración interna de la institución: La UCLM adopta un método de trabajo basado en el ciclo de la información en el SID (Origen de una necesidad, análisis, diseño y validación, puesta a disposición de los usuarios) que consolida un sistema de gestión y gobierno que podríamos llamar dirigido por los datos o basado en la información. Además, se trata de un proyecto con recorrido, al que día a día se le dota de más valor al ir ampliándose los colectivos de usuarios que lo pueden explotar. 6. Bibliografía y referencias Libro Blanco de Inteligencia Institucional en Universidades. Oficina de Cooperación Universitaria, Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. BOE 10/dic/2013. UCLM en cifras, La Universidad Española en Cifras 2012, _CIFRAS.pdf SID (Sistema de Información a la Dirección), Manual de Usuario, v. 24/junio/13