Envíos Xunta - Buzón de salida ÍNDICE DE CONTENIDOS

Transcripción

1 Envíos Xunta - Buzón de salida ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.Acceso a Envíos Xunta-Buzón salida 2.Buzón salida: características 3.Flujograma 4.Glosario I 5.Glosario II 6.Buzón salida: estructura 7.Realización de un envío I 8.Realización de un envío II 9.Realización de un envío III 10.Realización de un envío IV 11.Subsanación de un envío 12.Buscar un envío 13.Editar/visualizar un envío 14.Eliminar envíos 15.Histórico de envíos DXAL

2 1 Acceso a Envíos Xunta-Buzón salida El Buzón de salida de la funcionalidad de Envíos Xunta es accesible para todos los usuarios registrados del portal que tengan asignado el permiso Envios Xunta buzon salida. El acceso al buzón se hará desde el área de Mis aplicaciones que se encuentra en el centro de la sección de Mi eido donde figurará el acceso directo configurado por defecto para los usuarios que tengan permiso de acceso a este servicio. En el área Mis aplicaciones, el usuario puede encontrar un acceso directo a Envíos Xunta-Buzón salida. En caso de que el acceso directo no apareciera o fuera eliminado y el usuario quisiera volver a configurarlo deberá hacerlo desde la opción de Configuración (1) que aparece en el menú de Mi Eido. Para añadir el servicio de buzón de salida el usuario deberá : 1. Hacer clic en la opción de configuración del menú. 2. Hacer clic en el desplegable. 3. Seleccionar el servicio del que quiere crear el enlace, Envíos Xunta - Buzón salida. 4. Seleccionar un color para el icono. 5. Hacer clic en el botón añadir. El enlace será creado automáticamente en el área de Mis aplicaciones

3 2 Buzón de salida: características El servicio de Buzón salida-envíos Xunta será concebido como un buzón de entidad a el que accederán los usuarios (usuarios emisores) de una entidad local (entidad emisora) con permiso para la realización de envíos de documentación a la Xunta, permitiéndoles la gestión completa de un envío, es decir, desde la subida o carga del/s documento/s en el buzón (creación del envío) hasta la realización efectiva del envío a la unidad receptora,incluyendo la posibilidad de subsanación. Características Incluye un BUSCADOR DE ENVÍOS con un gran número de filtros (1). Posibilita la CLASIFICACIÓN por su tipología tanto de los documentos a incluir en los envíos como de los propios envíos. Permite el ENVÍO DE MÚLTIPLES DOCUMENTOS asociados a un único envío. Se recomienda subir ficheros de un TAMAÑO INFERIOR a 8MB para su correcto funcionamiento. Posibilita la SOLICITUD DE FIRMA DE LA DOCUMENTACIÓN a enviar, permitiendo además su FIRMA o MULTIFIRMA (mismo documento firmado por varios firmantes). La firma deberá hacerse con certificado digital personal (clase 2 CA), de empleado público (APE) o DNI electrónico. Todos los envíos son firmados de manera que se asegura la INALTERABILIDAD tanto del envío como de su contenido. Informa del ESTADO EN El QUE SE ENCUENTRA El ENVÍO (creado, pendiente de firma, firmado...)(2) (ver glosario ficha 5) y permite su GESTIÓN COMPLETA contemplando la posibilidad SUBSANACIÓN. Por cada envío se realiza una ANOTACIÓN EN El REGISTRO TELEMÁTICO DE LA XUNTA. Dispone de MENSAJERÍA ASOCIADA, en el tablón de avisos de la sección de Mi Eido y en el correo electrónico, ligado tanto a la gestión del envío como a la firma de los documentos (3).

4 3 Flujograma Flujo de la gestión de un envío UNIDAD EMISORA UNIDAD DESTINATARIA 3. Envía la documentación realizándose apunte en registro telemático USUARIO EMISOR 4. Si el envío es incorrecto, solicita la subsanación del error FIRMANTE 2. Solicita firma del/s documento/s incluidos en el envío 1. Crea el envío y adjunta los documentos a enviar. 5. Envía la subsanación del error USUARIO RECEPTOR 6. Comunica que el envío está validado

5 4 Glosario I Envíos Xunta: funcionalidad del portal Eidolocal que permitirá el envío telemático de documentación desde una entidad local a una unidad organizativa de la Xunta. Actualmente a través de esta funcionalidad está operativo el envío de documentación a la Dirección General de Administración Local (DXAL): actas (pleno, comisión, Junta de Gobierno), autorizaciones municipales, cuadros de personal, liquidaciones, presupuestos, cuentas, expedientes de modificación de crédito, publicación de estatutos, etc. También un usuario podrá enviar documentación de carácter personal a la DXAL relacionada con la provisión de puestos de habilitación nacional. Buzón salida-envíos Xunta: buzón de una entidad local desde la que un usuario de la misma puede realizar un envío a una unidad de la Xunta. Unidad emisora: entidad local que realizará envíos de documentación a una o varias unidades organizativas de la Xunta. Usuario emisor: usuario de una entidad local (unidad emisora) responsable de la ejecución de los envíos y de la enmienda de errores en caso de ser solicitada por la entidad receptora. Unidad receptora/destinataria: unidad organizativa de la Xunta que recibe los envíos que son de su competencia. Usuario receptor/destinatario: usuario, perteneciente a una unidad receptora/destinataria de la Xunta, responsable de revisión, petición de enmienda (si fuera necesaria) y validación de un envío. Firmante/s: usuario/s que firma/n un documento a incluir en un envío. Documento: cada uno de los ficheros que se sube directamente o desde el Buzón de firma de Eidolocal al Buzón de salida de Envíos Xunta para su envío a la Xunta. Al subir un documento al Buzón de salida el usuario deberá clasificarlo en una tipología de las definidas (tipos de documento) como por ejemplo: acta de pleno, actas de comisión, actas de junta de gobierno, presupuestos, liquidaciones, cuadro de personal, decreto, etc. En el caso de seleccionarlo del Buzón de firma de Eidolocal el documento ya estará previamente clasificado. Privacidad de un documento: Personal: sólo permite la visibilidad y gestión del documento al usuario que lo subió al búzón. Entidad local: permite la visibilidad y gestión del documento a todos los usuarios, con permiso de acceso al buzón, de la entidad a la que pertenece el usuario que lo subió. Por defecto los documentos se crean con privacidad de entidad local. Propietario de un documento, los propietarios de un documento dependerán de la privacidad del mismo: Será el usuario que lo subió si el documento es de privacidad personal. Será la entidad local a la que pertenece el usuario que subió el documento si el documento es de privacidad de entidad local.

6 5 Glosario II Estado de un documento : Creado: cuando se subió el documento pero aun no fue firmado por nadie. Pendiente de firma: cuando el documento está pendiente de firma por todos o por alguno de los firmantes. Firmado: cuando el documento fue firmado por todos los firmantes. Firma rechazada: cuando se rechazó la firma del documento por todos o alguno de los firmantes. Eliminado: cuando el documento fue eliminado por un usuario, no permitiéndose su gestión, sólo su visualización. Envío: paquete formado por el documento o grupo de documentos que se remiten a la Xunta por la funcionalidad de Envíos Xunta-Buzón salida y que generará un único apunte en el registro telemático de la Xunta. Los envíos se clasificarán en distintas tipologías (tipos de envío) como por ejemplo: actas, cuadro de personal, presupuestario, comisión de servicios, solicitud de acumulaciones, etc. Privacidad de un envío: Personal: sólo permite la visibilidad y gestión del envío al usuario que lo creó. Unidad emisora: permite la visibilidad y gestión del envío a todos los usuarios, con permiso de acceso al buzón salida de envíos Xunta, de la entidad a la que pertenece el usuario que lo creó. Por defecto los envíos se crean con privacidad de entidad local. Estado de un envío : Creado: estado en el que se encuentra el envío antes de que se le adjunte algún documento. Pendiente de envío: falta alguno de los documentos precisos para el envío o tiene todos los documentos pero no fue enviado. Pendiente de firma: faltan todas o alguna de las firmas precisas para el envío. Eliminado: cuando el paquete del envío fue eliminado previamente a su envío. Es decir, un envío puede ser eliminado cuando está en alguno de estos estados: creado, pendiente de envío o pendiente de firma. Una vez enviado no podrá ser eliminado. Enviado: fue realizado el envío pero no fue validado por la unidad receptora. Finalizado aceptado: cuando el envío fue validado por la unidad receptora. Finalizado rechazado: el envío fue rechazado por la unidad receptora sin posibilidad de subsanación. Pendiente de subsanación de error : cuando está pendiente de realizarse el envío que subsane el error. Observaciones: campo en el que tanto el emisor como el receptor podrán indicar comentarios sobre un documento o un envío o sobre su gestión. Toda la mensajería asociada a la gestión de un envío los usuarios, implicados en el mismo, la recibirán en su tablón de avisos de Mi Eido y en la cuenta de correo electrónico indicada en su perfil de usuario de Eidolocal.

7 6 Buzón de salida: estructura La PANTALLA PRINCIPAL del Buzón de salida se estructura de la siguiente manera: 1. El buscador de envíos permite la búsqueda de los mismos a través de determinados criterios configurables como Unidad destinataria (a la que va dirigido el envío) Tipo de envío, Código de envío/código de documento, Privacidad, Estado, Fecha de Envío (fecha desde y fecha hasta), etc. 2. Las gestiones de envíos que se pueden realizar desde el buzón de salida (se desarrollará en las fichas siguientes) pueden consistir en: Creación de un nuevo envío (haciendo clic en esta opción podemos crear un nuevo envío en el buzón) Ver Enviar Eliminar 3. Botón de históricos DXAL (ver ficha 15). Pantalla de Nuevo envío 4. En el área de resultados aparecen los resultados de las búsquedas y es donde se podrá comprobar el estado de los envíos, su privacidad, tipología, unidad destinataria, etc.

8 7 Creación de un nuevo envío I Para crear un nuevo envío en el Buzón de salida los pasos a seguir serán los siguientes: 1. Desde la pantalla de Buzón de salida, hacer clic en el botón Nuevo Envío. 2. Se abre la pantalla de Nuevo envío Xunta en la que deberán de cumplimentarse los siguientes campos: Unidad emisora, haciendo clic en el combo aparece ya cargada por defecto la propia a la que pertenece el usuario. Tipo de envío a realizar, haciendo clic en el combo aparecerán los posibles tipos de envío que está autorizado a realizar. La unidad destinataria será obtenida de manera automática a partir del tipo de envío seleccionado. Privacidad del envío. Se añadirán las observaciones oportunas relacionadas con el envío. Ver glosario ficha 5 para una mejor compresión de estos campos. 1. Hacer clic en el botón Crear. (Continúa en la ficha siguiente)

9 8 Creación de un nuevo envío II 4. Se abrirá la pantalla de Edición envío Xunta. En este momento el estado del envío será CREADO. Se deberán añadir los documentos al envío. El usuario sólo puede incluir los tipos de documentos asociados al tipo de envío indicado anteriormente. Un tipo de envío puede tener varios tipos de documentos asociados, y a su vez, puede exigir o permitir el envío obligatorio o múltiple de un tipo de documento. Los documentos se pueden añadir de dos maneras: 4.1) Cogiendo el documento del Buzón de firma de Eidolocal (si el documento fue previamente cargado en el mismo). 4.2) Cargando el documento directamente desde la pantalla de creación del nuevo envío (pantalla Edición envío Xunta ). 4.1) Desde el "Buzón de firma": 4.1) Desde el "Buzón de firma": si en el buzón de firma se cargó previamente algún documento asociado al tipo de envío seleccionado y no se encuentra en el estado PENDIENTE DE FIRMA se mostrará en el desplegable (a ) para que el usuario pueda seleccionarlo (b). Después de seleccionarlo deberá hacer clic en el signo (+) (c). Finalmente el usuario deberá hacer clic en el botón Guardar (d). 4.2) Directamente desde la pantalla de creación del nuevo envío: 4.2) Desde la pantalla de Edición envío Xunta : el usuario deberá crear un nuevo documento en el botón Nuevo documento (a) en este caso se abrirá una pantalla de Creación de un documento de envío.en el nuevo formulario se deberá seleccionar el Tipo de documento de entre los tipos que figuran al hacer clic en el combo (b). Posteriormente deberá hacer clic en el botón Examinar (c) y seleccionar el archivo que queremos añadir y que figura en nuestro ordenador. Elegir la Privacidad que queremos que tenga el documento de entre los tipos que figuran al hacer clic en el combo (d) (ver glosario ficha 4). Se deberá de Indicar las personas que deben firmar el documento Firmantes (y) y finalmente hacer clic en el botón Crear (f) (Ver en Guía Buzón de firma" como firmar documento, fichas 12 y 13). Se confirmará la creación del documento y este se visualizará en la pantalla Edición de un documento donde deberá hacer clic en el botón Guardar y posteriormente en Volver. En este momento el documento quedará añadido al envío. (Continúa en la ficha siguiente)

10 9 Creación de un nuevo envío III 5. Si el nuevo documento o alguno de los documentos añadidos se encuentra pendiente de firma, el envío se encontrará en el estado PENDIENTE DE FIRMA. Por lo contrario, si los documentos no requieren de firma o ya se encuentran firmados, el envío estará en el estado PENDIENTE DE ENVÍO en ese momento estará listo para ser enviado (siempre que se hayan añadido todos los documentos requeridos para el envío). Un envío se puede realizar desde : 5.1 La pantalla de Edición de envío Xunta. Para realizar el envío bastará con hacer clic en el botón Enviar. 5.2 El Buzón de salida (tabla de resultados de la búsqueda). Haciendo clic en el icono de la flecha. 6. En cualquiera de los dos casos se mostrará entonces un mensaje para corroborar que el usuario quiere enviar a la unidad destinataria el envío. El usuario deberá hacer clic en el botón SÍ. 7. El usuario deberá seleccionar el certificado con el que quiere firmar el envío y hacer clic en el botón Aceptar. 8. Finalmente se mostrará un mensaje indicando que el envío se realizó correctamente. (Continúa en la ficha siguiente)

11 10 Creación de un nuevo envío IV 9. Una vez realizado el envío pasa al estado ENVIADO. Ahora el usuario se encuentra a la espera de que el envío sea validado o rechazado por la unidad receptora. El usuario solo puede acceder en modo consulta al envío. 10. Cuando la unidad receptora de la Xunta valida el envío, automáticamente el usuario recibe un correo electrónico y una notificación en su tablón de avisos en Mi Eido donde se le informa que el envío fue validado correctamente. 11. El envío pasa al estado FINALIZADO ACEPTADO.

12 11 Subsanación del envío 1. En caso de que la unidad destinataria rechace el envío automáticamente el usuario recibe una notificación en el tablón de avisos de Mi Eido 1.1) y un correo electrónico 1.2) donde se le informa que el envío fue rechazado y motivo por el que fue rechazado. Para ir directamente al envío basta con hacer clic en cualquiera de los dos enlaces. Un envío rechazado sin posibilidad de subsanación pasará al estado FINALIZADO RECHAZADO. 2. Si el envío es rechazado permitiéndose su subsanación, al acceder al envío que se quiere emendar se mostrará la pantalla de Edición de envío Xunta donde el usuario podrá acceder al documento erróneo para ver el motivo de su rechazo Motivo incidente y después hacer clic en el botón Volver para volver al envío. Una vez en el envío, deberá hacer clic directamente en el botón de corrección de error para crear un nuevo documento que subsane al erróneo. 3. Se accederá a la pantalla de Creación de un documento de envío (subsanación de error). En esta pantalla el usuario podrá: 3.1)Definir nuevamente el tipo de documento. 3.2)Incorporar un nuevo archivo. 3.3) Definir la privacidad, siempre y cuando el tipo de documento admita la selección entre privacidad personal, y de entidad local. 3.4)Modificar o añadir nuevos firmantes. 3.5)Finalmente el usuario deberá hacer clic en el botón Crear creándose el nuevo documento que subsana al documento inicialmente erróneo. Para poder visualizar ahora el documento erróneo deberán hacer clic en el icono. 4. En esta pantalla de Edición envío Xunta el usuario deberá realizar de nuevo el envío (iniciándose nuevamente otro proceso de envío).

13 12 Búsqueda de un envío La búsqueda de un envío se realiza en la pantalla principal del Buzón de salida, en concreto, en la sección de Buscar envíos. Para hacer una búsqueda los pasos son los siguientes: Completar algunos de los siguientes campos desplegables (1) para establecer los criterios de la búsqueda: Unidad destinataria. Tipo de envío. Código del envío. Privacidad (ver glosario ficha 5). Estado del envío (ver glosario ficha 5). Fecha de alta del envío (fecha desde y fecha hasta). Seleccionar si así lo desea alguno de los indicadores (haciendo clic en el checkbox del indicador deseado ). Finalmente hacer clic en el botón Buscar (2) para desplegar la tabla con los resultados de la búsqueda (3).

14 13 Editar/Visualizar un envío El acceso a la edición /visualización de un envío se hará desde la tabla de resultados del Buzón salida : Desde la pantalla principal del Buzón de salida, en concreto en el listado de resultados de la búsqueda, se selecciona el envío que se quiere editar. En el envío seleccionado se hace clic en el icono ver envío (1). Se accederá a la pantalla de Edición envío Xunta, allí podrá visualizarse el estado en el que se encuentran los documentos asociados al envío (3) y realizar las siguientes acciones sólo por el usuario que creó el envío o por el resto de usuarios de su unidad cuando el envío tiene privacidad de unidad emisora: Modificar las observaciones (2). Editar el documento (4). Eliminar el documento(5). Añadir un nuevo documento(6). Finalmente es necesario hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados (7).

15 14 Eliminar un envío Un envío podrá ser eliminado por el usuario que lo creó o bien por los usuarios de su unidad (para los casos en los que este había sido configurado cómo visible/gestionable para todos los usuarios de la entidad, es decir, privacidad de unidad emisora, ver glosario ficha 5). Una vez seleccionado el envío en el listado de resultados de la búsqueda del Buzón de salida el usuario puede: eliminarlo directamente haciendo clic en el icono de eliminar (1a) acceder al envío haciendo clic en el icono de visualizar (1.b) donde podrá visualizarlo antes de eliminarlo. Allí deberá hacer clic en el botón Eliminar (2). En caso de que un envío se hubiese remitido a la unidad destinataria o cuando se trate de una subsanación, no podrá ser eliminado.

16 15 Histórico de envíos DXAL Desde esta opción los usuarios pueden acceder a la consulta y descarga de todos los envíos realizados a la DXAL por su entidad local desde el 1/1/2010 hasta el día anterior a la remisión del 1ºenvío de su entidad por la funcionalidad de Envíos Xunta. Los pasos a seguir son: Hacer clic en el botón Histórico DXAL de la pantalla principal del Buzón de Salida, sección Buscar Envíos (1). Se abrirá la pantalla de Histórico Envíos DXAL. Desplegando el combo de Tipo de Envío (2) seleccionaremos la opción deseada (3). Fecha de envío seleccionaremos el período de tiempo en el que se realizaron los envíos que queramos que se muestren (4). Hacemos clic en el botón Buscar (5). Se desplegará la lista de resultados (6). El documento puede descargarse haciendo clic en el botón de descargar (7).