Gestión de usuarios ÍNDICE DE CONTENIDOS

Transcripción

1 Gestión de usuarios ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.Acceso a la gestión de usuarios 2.Gestión de usuarios: características 3.Pre-alta alcalde y secretario 4.Gestión de usuarios: estructura 5.Crear/borrar usuarios 6.Editar/visualizar usuarios 7.Permisos I 8.Permisos II 9.Añadir/borrar envíos DOG 10.Perfil de usuario 11.Reseteo de contraseña

2 1 Acceso a la gestión de usuarios La Gestión de usuarios es accesible para todos los usuarios registrados del portal que tengan asignado el permiso de Mantenimiento usuarios (usuario alcalde, secretario o aquellos en los que estos habían delegado la gestión de usuarios de la entidad local en el portal). El acceso se hará a través de la sección Mi Eido (1) > Gestión de usuarios (2) situada en el área privada del portal. Haciendo clic en la opción Gestión de usuarios se accederá directamente a la pantalla principal de la gestión.

3 2 Gestión de usuarios: características Permite la AUTOGESTIÓN de los usuarios por la propia entidad local: el portal Eidolocal permite que cada entidad local pueda realizar de forma autónoma la gestión (alta, baja, modificación y permisos de acceso a los servicios del portal) de sus propios usuarios con la única excepción de los usuarios alcalde y secretario, cuya alta/baja será gestionada por los administradores del portal (AMTEGA) previa petición mediante formulario específico (ver ficha 3). Los usuarios alcalde y secretario, una vez dados de alta, serán los responsables de la gestión del resto de usuarios de la entidad, pudiendo delegar esta gestión en otro/s usuario/s de la entidad. Permite el AUTOCONTROL por la propia entidad DEL ACCESO de sus usuarios A Los SERVICIOS existentes en el portal en función de las tareas administrativas que realicen en la entidad local: los usuarios gestores de la entidad local podrán autorizar o denegar el acceso de cualquier usuario de su entidad a los servicios existentes en el portal mediante la asignación o supresión de un PERMISO asociado a cada uno de estos servicios. Permisos de un usuario Posibilidad de DELEGACION DE PERMISOS DE ACCESO A Los SERVICIOS: los usuarios gestores podrán asignar a otros usuarios de la entidad permisos de acceso a servicios, indicando que estos podrán delegarlos (ponerle el permiso a otros usuarios de la entidad). Para que la posibilidad de delegar un permiso sea efectiva se deberá asignar también a este usuario el Mantenimiento de usuarios. Posibilidad de que el alcalde y el secretario puedan DELEGAR La GESTIÓN DE USUARIOS de la ENTIDAD en otro usuario. Para esto deberán asignar a este usuario el permiso "Mantenimiento usuarios" y todos los permisos correspondientes a los servicios en que se pueda gestionar el acceso. Estos permisos deben estar marcados como delegables. + ES posible asignar este permiso a otro usuario - No es posible asignar este permiso a otro usuario

4 3 Gestión de usuarios: Pre-alta alcalde y secretario El proceso para realizar la pre-alta de alcalde y secretario es el siguiente: En la pantalla de login para acceso al área privada deberán hacer clic en la opción de Solicitud nueva alta usuario alcalde/secretario (1). Se abrirá un formulario donde el usuario deberá de cumplimentar los campos (2), aceptar la política de protección de datos (3) y hacer clic en el botón Solicitar alta usuario (4). A continuación se abrirá una pantalla de Generación de usuario donde se facilitará una contraseña (5) que el usuario deberá guardar y un PDF con la solicitud de alta cumplimentada. Para completar el proceso de alta debe firmar el documento digitalmente haciendo clic el botón "Firmar" utilizando el certificado digital o bien imprimir el documento PDF, firmarlo y remitir original por correo postal al CAU a la dirección que figura en el documento (6). Esta solicitud deberá de ser validada por la Amtega. En ese momento al usuario se le enviará un correo electrónico confirmándole la activación del mismo en Eidolocal. El usuario para entrar en Eidolocal deberá loguearse la primera vez con la contraseña que se le facilitó. Esta contraseña es temporal y deberá cambiarla cuando el sistema se lo pida tras el primer login para asegurar su privacidad. El resto de usuarios de la entidad local deberán solicitar su alta al alcalde o secretario o bien a la/s persona/as en las que estos habían delegado la gestión de usuarios de la entidad en el portal (personal informático,...).

5 4 Gestión de usuarios: estructura 1 En la pantalla principal de la gestión de usuarios se visualiza el listado de usuarios de la Entidad Local dados de alta en el portal, 2 mostrándose en cada fila los datos correspondientes a un usuario: usuario de acceso a la zona privada del portal, NIF, nombre y apellidos, cargo y permisos. 3 En el área inferior de la pantalla se encuentran el conjunto de acciones susceptibles de ser realizadas por el usuario gestor de la entidad local: Crear usuario: permite dar de alta un usuario en el portal para que pueda acceder a la parte privada. Editar usuario: permite la modificación de los datos de un usuario. Visualizar usuario: opción activa sólo en el caso de querer visualizar los datos de un superusuario ( ver ficha 8). Borrar usuario: permite dar de baja un usuario en el portal. Permisos de un usuario: permite la gestión de los permisos de acceso de un usuario a los servicios existentes en el portal. Borrar envíos DOG: opción activa sólo para usuarios tipo alcalde (ver ficha 9). Añadir envíos DOG: opción visible sólo para usuarios tipo alcalde (ver ficha 9).

6 5 Crear/borrar usuarios Los pasos para CREAR (dar de alta en el portal) un usuario son los siguientes: Desde la pantalla principal de gestión de usuarios al hacer clic en el botón Crear (1) de la parte inferior de la pantalla se desplegará un formulario con el título Crear usuario. Cumplimentar los campos Nombre (2), Apellidos (3), NIF(4) (es importante asegurarse de introducir este dato correctamente pues el portal a la hora de efectuarse una firma digital verifica que se está utilizando el certificado digital coincidente con este NIF), Usuario (5) (aunque este campo se cubre automáticamente al cubrir nombre y apellidos, es aconsejable acortarlo pues va a ser el usuario de acceso al portal), Cargo (6) (seleccionando una de las opciones del combo desplegable ), Idioma (7) (seleccionando una de las opciones del combo desplegable), del nuevo usuario (cuenta de correo preferentemente institucional a la que llegarán todos los avisos relacionados con el Eidolocal y con los servicios a los quetenga permiso de acceso el usuario) (8). Finalmente hacer clic en el botón Aceptar (9). PDF de NUEVA ALTA DE USUARIO Se generará automáticamente un PDF de NUEVA ALTA DE USUARIO EN EIDOLOCAL con los datos del nuevo usuario y con la contraseña necesaria para la primera autenticación de este en el portal (10). Estos datos deberán ser transmitidos por el usuario creador al nuevo usuario por el medio que aquel estime más conveniente. Para BORRAR (dar de baja en el portal) un usuario : Hacer clic sobre el usuario a borrar(11) Finalmente hacer clic botón Borrar (12) de la parte inferior de la pantalla principal de la gestión de usuarios. Al dar de baja un usuario también se eliminan sus permisos de acceso a los servicios. Los usuarios que han asignado el permiso Superusuarios Concellos no se pueden borrar (ver ficha 8).

7 6 Editar/visualizar usuarios Los pasos para EDITAR /modificar los datos de un usuario son los siguientes: Hacer clic sobre el usuario que se pretenda editar (1) Después hacer clic en el botón Editar (2) de la parte inferior de la pantalla principal de la gestión de usuarios. Se desplegará un formulario con el título Editar usuario PDF de RESETEO CONTRASEÑA USUARIO CAMPO Los campos susceptibles de modificación son : Nombre (3), Apellidos (4), NIF (5), Cargo (6), Idioma (7) del nuevo usuario (8) y contraseña (9)* Finalmente hacer clic en el botón Aceptar (10) *Sólo en el caso de cambio de contraseña se generará automáticamente un PDF de RESETEO CONTRASEÑA DE USUARIO EN EIDOLOCAL con los nuevos datos del usuario (11). La nueva contraseña debe ser comunicada por el usuario editor al usuario editado e por el medio que aquel estime mas conveniente. Desde la edición de usuarios se pueden visualizar los permisos del usuario y si son delegables o no. Los usuarios con el permiso Superusuarios Concellos no se pueden editar (ver ficha 8), por lo que para poder ver sus datos recurriremos a VISUALIZAR su ficha, para esto los pasos son: Hacer clic sobre el usuario a visualizar (12) Finalmente hacer clic en el botón visualizar (13) de la parte inferior de la pantalla principal de la gestión de usuarios.

8 7 Permisos I Los PERMISOS son los que determinarán los servicios del portal a los que un usuario está autorizado a acceder en función de las tareas que este realice en la entidad local. A través del botón Permisos en la gestión de usuarios se pueden visualizar, quitar/poner permisos a un usuario y establecer si estos permisos podrá asignarlos (+) o no (-) a otro usuario (Delegar). Los usuarios alcaldes y secretarios tienen asignados por defecto todos los permisos inicialmente gestionables por la entidad, con la excepción de Envíos DOG que sólo lo tendrá el alcalde. Para visualizar, quitar/poner y delegar permisos los pasos son los siguientes: Hacer clic sobre el usuario al que se le pretenda administrar los permisos (1). Después de hacer clic en el botón Permisos (2) de la parte inferior de la pantalla principal de la gestión de usuarios se desplegará la pestaña de Permisos. En la pestaña de Permisos se visualizarán a la izquierda los Permisos disponibles (susceptibles de ser asignados al usuario) (3) y a la derecha los Permisos del usuario (son los que efectivamente tiene asignados ese usuario) (4) La asignación de permisos (5) se lleva a cabo arrastrando el permiso a asignar del cuadro de permisos disponibles (3) hasta el cuadro de permisos del usuario (4). Para quitar un permiso hay que hacer la operación contraria. Para que un usuario pueda poner un permiso, que él mismo tiene, a otro usuario de la entidad deberemos activarle el checkbox (Delegar) del permiso que ha asignado. Este usuario deberá también estar autorizado a acceder a la gestión de usuario, es decir, haber asignado el permiso de mantenimiento usuarios (6). Excepción: El permiso Envíos DOG no se puede delegar (ver ficha 9) Para guardar cualquier cambio hay que hacer clic en el botón Aceptar (7) Los permisos que se le otorgan a un usuario serán los que le van a permitir acceder a los distintos servicios existentes en el portal.

9 8 Permisos II En general cada permiso está asociado a un servicio disponible en el portal pero existen una serie de permisos especiales a tener en cuenta: - Superusuarios Concellos : los Superusuarios por defecto son el alcalde y el secretario, pero además puede serlo cualquier usuario al que se le asigne el permiso Superusuarios Concellos. Este permiso protege a un usuario de forma que no puede ser modificado (ni datos ni permisos) ni borrado (solo por los administradores del portal previa solicitud formal por parte de la entidad local a la AMTEGA). - Mantenimiento usuarios da acceso a la gestión de usuarios de su entidad local a un usuario. - Mantenimiento datos entidad local da acceso a un usuario a la edición de la ficha de datos de su entidad (perfil de la entidad) existente en la Guía Local (Mi eido-mi entidad) permitiéndole modificar algunos de estos datos. Destacar que al dar de baja un usuario también se eliminan sus permisos de acceso a los servicios.

10 9 Añadir/borrar envíos DOG Los usuarios tipo alcalde disponen en la parte inferior de la pantalla de Gestión de usuarios de dos opciones a mayores Borrar envíos DOG y Añadir envíos DOG. El permiso de envíos DOG sólo puede ser asignado por el Alcalde, pero en ningún caso será susceptible de delegación posterior por el usuario al que se le asigne por eso aparece siempre con el signo (-) salvo en el caso de Alcalde donde aparece con el signo (+) por ser el único usuario que lo puede asignar. Haciendo clic en un usuario (1) y después en la opción Borrar Envíos DOG (2) puede borrarse el permiso de un usuario (siempre no sea superusuario). Esto se hace sin necesidad de acceder a la opción de Permisos.. Haciendo clic en un usuario (1) y después en la opción Añadir Envíos DOG (2) puede asignarse el permiso a un usuario (siempre que no sea superusuario). Esto se hace sin necesidad de acceder a la opción de Permisos.. Una vez asignado el permiso por el Alcalde de Envíos DOG a un usuario este recibirá en el tablón de anuncios de Mí Eido un aviso (3) así como un correo electrónico (4) con una notificación indicando que ya puede solicitarla alta. Desde cualquiera de estos, haciendo clic en el enlace accederá a su perfil donde deberá solicitar el alta en el servicio haciendo clic en el botón Solicitar alta DOG (5). Cuando el alta sea aprobada recibirá otro aviso en el correo así como otra notificación en el tablón, a partir de aquí ya puede acceder al servicio. Si después se quiere dar de baja en el servicio tendrá que acudir a su perfil y hacer clic en el botón Solicitar baja.

11 10 Perfil de usuario Cualquier usuario puede editar/modificar sus datos básicos (su perfil en el portal). Para ello debe hacer clic en la opción Perfil de la sección Mi Eido (1). Se abrirá la pantalla de edición de usuario. Los campos susceptibles de modificación por parte del usuario son el nombre, apellidos, NIF, e idioma (2). El usuario va a poder cambiar también desde su perfil la contraseña (3) y solicitar el Alta DOG (ver ficha 9) (4). Podrá también visualizar los tipos de documentación que está autorizado a enviar a través del servicio de Envíos Xunta (5). Visualizará también los permisos que tiene asignados y si estos son delegables o no (6), ver ficha 7. Finalmente deberá hacer clic en el botón Aceptar para que cualquier cambio se haga efectivo (7)

12 11 Reseteo de contraseña. Si un usuario olvidó o le caducó la contraseña podrá hacer un RESETEO DE CONTRASEÑA de la siguiente manera: En la pantalla de acceso al área privada del portal el usuario deberá hacer clic en Olvidó su contraseña? (1). Se abrirá la pantalla de Recordar contraseña donde el usuario deberá cubrir el campo de nombre de usuario (2), cubrir el texto de verificación con lo que aparece en la imagen superior (3) y hacer clic en el botón Siguiente (4). En el siguiente paso se le hará la pregunta de comprobación a la que deberá responder (5) y posteriormente hacer clic en el botón Enviar enlace (6). Se le enviará un correo (7) con un enlace para que presionando en el pueda acceder a la pantalla de cambio de contraseña. En esta nueva pantalla deberá introducir la nueva contraseña y la confirmación del mismo (8) y a continuación hacer clic en el botón Guardar (9).