POLÍTICAS DE INTEGRIDAD.

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1 Diciembre 2016 POLÍTICAS DE INTEGRIDAD. (Manual Anti-Corrupción y Soborno) 1

2 Índice Pagina Definiciones para leer estas políticas Política de Integridad Introducción Nuestros Principios A quién aplica esta política? Soborno y Corrupción Actividades Prohibidas Implementación, Administración, y Ejecución Política de Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento Lineamientos para Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento Implementación, Administración, y Ejecución Política de Donativos Política de Aportaciones Políticas Introducción Lineamientos para las aportaciones políticas Política de Relaciones con Gobierno Introducción Lineamientos para las relaciones con gobierno Código de Conducta para Terceros Introducción No-Soborno y No-Corrupción Conductas Prohibidas Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento Fraude y otras conductas delictivas Cuestionario de Diligencia Debida como requisito 19 2

3 7. Sanciones Funciones disciplinarias 21 3

4 Definiciones para leer estas políticas: 1) Aportaciones en especie: son apoyos distintos al efectivo, por ejemplo, la entrega de producto gratis o a un precio reducido. 2) Aportaciones Políticas: son aportaciones monetarias o no-monetarias (por ejemplo, recursos, instalaciones u otros activos de la Institución) para apoyar a partidos políticos, funcionarios de partidos políticos, políticos o candidatos a puestos de elección popular. 3) Canal de Escalamiento: medios institucionales de contacto y comunicación; para tal efecto LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R establece como medio de contacto: correo electrónico y Sistema PLD ANONIMO _PLD 4) Comidas: significa gastos en comidas y bebidas. 5) Cualquier cosa de valor: es una definición muy amplia, comprende cualquier tipo de beneficio, enunciativa y no limitativamente: efectivo, aportaciones en especie, producto, equivalentes de efectivo (tarjetas de regalo, etc.), préstamos, regalos, premios, comidas y bebidas, viajes, entretenimiento (eventos artísticos o deportivos), aportaciones políticas, donaciones (institucionales o de caridad), ofertas de empleo, promesas de empleo futuro, cualquier tipo de concesión en un contrato, producto o servicio, y la posibilidad de adquirir directamente acciones en una sociedad relacionada con la Institución. 6) Donativo o Donación: significa cualquier cosa entregada como una aportación de dinero o equivalente y/o aportaciones en especie. Un Donativo por lo general se refiere a apoyos para un fin específico (ej.: investigación, capacitación, recreación). Una Donación normalmente es un apoyo para fines caritativos o para necesidades humanas básicas. 7) Entretenimiento: incluye asistir a eventos deportivos o culturales, como torneos y funciones de teatro o conciertos, etc. 8) Un Funcionario de Gobierno incluye: Cualquier funcionario o empleado de un órgano de gobierno, ya sea electo o designado, actuando en esa calidad, representando a cualquier nivel de gobierno, municipal, estatal o federal; de manera enunciativa y no limitativa, a sus órganos legislativos, judiciales y aquellos señalados en los Artículos 2º y 3º de Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en los cuales el Ejecutivo Federal confía sus atribuciones para el despacho de sus negocios; cualquier partido político, funcionario de un partido político o candidatos para cualquier puesto de elección popular. 4

5 9) Gratificaciones: son pagos hechos a funcionarios de gobierno para asegurar, acelerar, o de cualquier otra forma facilitar el resultado de un trámite de gobierno. 10) La Institución: podrá usarse dicho termino en referencia a LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R., de forma invariable 11) Particular: es cualquier persona distinta a un funcionario de gobierno. 12) Regalos: para efectos de esta política, se considerarán como tal: Cualquier cosa de valor o cualquier tipo de beneficio entregado al Director General, Gerentes o Responsables de área, miembros del Comité de Comunicación y Control, Oficial de Cumplimiento, Ejecutivos Comerciales o miembros de las unidades de Negocio y en general a todos los empleados, socios o relacionados que directa o indirectamente actúan a nombre LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R, como símbolo de estima o amistad, o en virtud de algún aniversario, uso o costumbre que prive en el sector, etc., que provenga de algún Cliente, prospecto de Cliente, Proveedor o Funcionario de Gobierno o de cualquier persona que tenga relación en negociaciones presentes o futuras con la institución. 13) Regalo Institucional: es un regalo (definido arriba) que lleva el logo de la Institución o es otorgado en nombre de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. 14) Soborno: significa dar, ofrecer, pedir o recibir (o cualquier intento de dar, ofrecer, pedir o recibir) cualquier cosa de valor con el propósito de dirigir la conducta de alguien para obtener o conservar un beneficio. 15) Moneda: unidad monetaria designada por LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. para valuar y establecer medidas respecto de: regalos, regalos institucionales, aportaciones, aportaciones políticas, comidas, donativos, entretenimientos, viajes, etc. 16) Viajes: incluye boletos de avión, transportación y hospedaje. 1. Política de Integridad. 1.1 Introducción LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. considera el valor de la integridad como un elemento esencial en la forma de hacer negocios. La Institución está comprometida en hacer negocios de forma ética y honesta, libre de cualquier forma de corrupción o soborno. La Institución prohíbe de forma muy estricta la corrupción y el soborno en la forma de hacer negocios, tanto en el sector privado como en el público. 5

6 Esta política anticorrupción establece lineamientos, parámetros y procedimientos para asegurar que la Institución y sus representantes comprendan y cumplan con las leyes anticorrupción aplicables, en la forma de hacer negocios y en todas las relaciones que pueden surgir de la misma. 1.2 Nuestros Principios. La Institución tiene TOLERANCIA CERO cuando de corrupción y soborno se trata y tiene el compromiso firme de hacer negocios de manera honesta y ética. La Institución está comprometida en realizar todas sus actividades de manera legal y en cumplimiento de la normatividad en materia de anticorrupción, en especial con los lineamientos en materia de la Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas, la Ley General de Responsabilidades Administrativas, Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción y demás ordenamientos aplicables en la materia. La Institución asume y se compromete respecto a la observancia de sus responsabilidades legales y vigilará de manera puntual el apego de todos y cada uno de sus colaboradores. La Dirección General de la Institución y sus Directivos apoyan totalmente esta política anticorrupción y esperan su cumplimiento total. Todos los colaboradores tienen la responsabilidad de informar acciones o sucesos que, según su criterio, vulneren los preceptos contenidos en la presente política; la Institución ha definido Canales de Escalamiento para tal efecto. LUMO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R es estricto respecto de las expectativas que se establecen en la presente Política. La falta de comprensión o conocimiento NO será una excusa válida para vulnerarla. 1.3 A quién aplica esta política? La política anticorrupción y sus procedimientos relacionados son aplicables a todas las personas físicas, independientemente de su cargo o nivel, que trabajan para la Institución, incluyendo sin limitar, Consejeros, Directivos, Gerentes, Consejo de Comunicación y Control, Oficial de Cumplimiento y en general cualquier colaborador (eventual o permanente). 6

7 Estas políticas son aplicables a cualquier convenio, contrato o negociación, productos, servicios, o marcas relacionadas a LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R ; son aplicables a cualquier acción, situación, transacción, relación comercial o inversión; a comportamientos propios o derivados de relaciones comerciales. en todas las Entidades Federativas donde la Institución tiene operaciones. El cumplimiento de esta política anticorrupción y sus procedimientos relacionados es obligatorio. 1.4 Soborno y Corrupción Actividades Prohibidas. Reglas y Principios Generales: Beneficios indebidos a Funcionarios de Gobierno. Los Colaboradores tienen ESTRICTAMENTE PROHIBIDO dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer) directamente o a través terceros, ningún tipo de prebenda, regalo, aportación, gratificación o cualquier cosa de valor a cualquier Funcionario de Gobierno, o a algún familiar del mismo, con la intención de inducirlo a usar su posición o poder para ayudar a la Institución en obtener una ventaja indebida. Beneficios indebidos a Particulares. Cuando de corrupción se trata, la Institución NO distingue entre Funcionarios de Gobierno y Particulares: El Soborno y la Corrupción no son tolerados sin importar la calidad de los involucrados. Los Colaboradores no deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer) directamente o a través de terceros ningún tipo de prebenda, regalo, aportación, gratificación o cualquier cosa de valor a un Particular con la intención de inducirlo a ayudar a la Institución en obtener una ventaja indebida. Recepción de beneficios indebidos. Los Colaboradores NO deben solicitar, requerir, aceptar ni recibir (o intentar solicitar, requerir, aceptar ni recibir) ningún tipo de prebenda, regalo, aportación, gratificación o cualquier cosa de valor de un Funcionario de Gobierno o un Particular, por el que, a cambio, pudiera dar como resultado una ventaja aparente e indebida para la Institución o para el propio Colaborador. ** No existe cantidad aceptable para un soborno. Si el Colaborador no está seguro si alguna conducta constituye o puede constituir un acto de corrupción o soborno, debe consultar al Oficial de Cumplimiento o en su defecto y en conjunto con éste, escalar las dudas al Departamento Legal de la Institución. Para tal efecto se han definido los canales de comunicación pertinentes. 7

8 1.5 Implementación, Administración, y Ejecución Responsabilidad para esta Política: La implementación, monitoreo y ejecución de esta Política de Integridad corresponderá al Oficial de Cumplimiento con apoyo del Departamento Legal de la Institución Capacitación y Certificación: Los Colaboradores deben familiarizarse con esta Política Anticorrupción; recibirán capacitaciones periódicas de la misma y las leyes anticorrupción aplicables Reporte de quejas y violaciones a la política: Cualquier operación que pudiera derivar en una violación a esta Política de Integridad o a cualquier procedimiento derivado de este documento, debe ser inmediatamente reportada al Oficial de Cumplimiento a través del canal de escalamiento definido por la Institución: Los reportes pueden hacerse a través de: correo electrónico y Sistema PLD ANONIMO _PLD Estos reportes serán compartidos exclusivamente con las áreas especializadas autorizadas y con el Comité de Comunicación y Control, cuando a juicio del Oficial de Cumplimiento se requiera, siempre en observancia de los principios de Reserva y Confidencialidad. La omisión en reportar una conducta conocida o de la cual se tenga sospecha, puede sujetar a los Colaboradores a una sanción, pudiendo llegar inclusive a la terminación de la relación laboral. Se considera que una persona conoce una conducta indebida inclusive, si sospecha de la posibilidad de que exista No Represalias: Están terminantemente prohibidas las represalias en contra de cualquier persona que, de una forma honesta y de buena fe, reporte cualquier conducta indebida o participe en una investigación de una conducta indebida. La falta de cumplimiento a esta disposición podrá resultar en una medida disciplinaria al infractor, incluyendo la terminación de la relación laboral Investigación de posibles violaciones a la política: Cualquier conducta o evento reportado de posibles violaciones a esta Política de Integridad, será investigada oportuna y apropiadamente. Cualquier queja o reporte será tratado en forma confidencial, hasta donde sea posible. Si una vez terminada la investigación, la Institución concluye que existió una conducta prohibida, la Institución tomará 8

9 oportunamente las acciones correctivas necesarias de acuerdo con las circunstancias del caso y a la ley aplicable. 2. Política de Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento. 2.1 Lineamientos para Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento Reglas y Principios Generales: Los Colaboradores nunca deben: Ofrecer regalos, comidas, viajes o entretenimiento a Funcionarios de Gobierno (o sus familiares) o a Particulares, con la intención de influir o inducir al receptor a hacer cualquier cosa que ayude a la Institución a asegurar o mantener cualquier beneficio o ventaja indebidos; o Pedir, requerir, recibir o aceptar regalos, comidas, viajes o entretenimiento a funcionarios de gobierno (o sus familiares) o a Particulares, sabiendo o suponiendo que, a cambio, el funcionario de gobierno o el particular espera recibir cualquier beneficio o ventaja indebidos. Además, la Institución ha establecido reglas para la pre-aprobación o reporte de gastos en regalos, comidas, viajes y entretenimiento. Cualquier acción que tenga como resultado exceder los límites preestablecidos, necesita una aprobación previa y por escrito de la Institución. Esta política no reemplaza ni sustituye la política de reembolso y comprobación de gastos, que se encuentra por separado Lineamientos para Regalos: Funcionarios de Gobierno Además de cumplir con los principios generales establecidos en la Sección 1 de esta Política: Salvo en aquellos lugares donde dar un regalo está prohibido por la ley, un Colaborador puede ofrecer o dar un Regalo Institucional, cuyo valor no exceda $ pesos. El monto acumulado anual de Regalos Institucionales que un Colaborador puede ofrecer o dar a todos los Funcionarios de Gobierno en su conjunto, no debe exceder los $ pesos. Salvo los Regalos Institucionales, ningún otro tipo de regalo puede ser ofrecido o entregado a un Funcionario de Gobierno. Todo Regalo Institucional entregado a un Funcionario de Gobierno deber ser aprobado y reportado. 9

10 Todo Regalo Institucional, otorgado o que pretenda otorgarse, debe ser previamente justificado y aprobado mediante el Formato de Autorización para Regalos Institucionales y Viajes. La Institución puede pre-aprobar programas especiales de regalos (ej. canastas navideñas de producto). Los Colaboradores tienen prohibido pedir un regalo de cualquier valor a un Funcionario de Gobierno. Salvo en aquellos lugares donde sea ilegal, un Colaborador puede aceptar un Regalo Institucional de un Funcionario de Gobierno y no debe exceder de $ pesos. El monto acumulado anual de Regalos Institucionales que puede recibir un Colaborador de todos los Funcionarios de Gobierno en su conjunto, no debe exceder $ pesos. Salvo los Regalos Institucionales, ningún otro tipo de regalo puede ser recibido de un Funcionario de Gobierno. Particulares Además de cumplir los principios generales señalados en la sección 1: Un Colaborador puede ofrecer o dar un Regalo Institucional a un Particular, mientras sea razonable y práctica común, y su valor no supere $ pesos. El monto acumulado anual de regalos que un Colaborador puede ofrecer o dar a todos los Particulares en su conjunto no debe exceder de $ pesos. Salvo los Regalos Institucionales, ningún otro tipo de regalo puede ser ofrecido o entregado a un Particular en nombre de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R Todo Regalo Institucional, otorgado o que pretenda otorgarse, debe ser previamente justificado y aprobado mediante el Formato de Autorización para Regalos Institucionales y Viajes Todo Regalo Institucional entregado a un Particular en nombre de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R deber ser aprobado y reportado. Un Colaborador puede aceptar un regalo ocasional de un Particular, mientras sea razonable y práctica común. El monto acumulado anual de regalos recibidos por un Colaborador no debe exceder de $ pesos Lineamientos para Comidas: Funcionarios de Gobierno Además de cumplir con los principios generales señalados en la Sección 1: 10

11 Salvo en aquellos lugares donde sea ilegal, un Colaborador puede invitar comidas a un Funcionario de Gobierno sujeto a lo siguiente: a) que el Colaborador esté presente en la Comida. b) El monto a pagar de la Comida sea razonable, no exceda de $ pesos por persona, y cumplan con la ley aplicable. El monto acumulado anual de comidas que un Colaborador puede pagar por todos los Funcionarios de Gobierno en su conjunto no debe exceder los $ pesos; c) el lugar donde se invite la Comida no sea inapropiado; y d) el motivo de la Comida sea promover, demostrar o explicar los productos y servicios de la Institución; Eventos especiales de comidas o eventos programados, pueden ser pre-aprobados por la Institución, en todo caso siempre serán de conocimiento del Oficial de Cumplimiento y del Departamento Legal, cuando así se requiera. En situaciones excepcionales como invitaciones espontáneas que puedan presentarse durante una reunión, los Colaboradores deberán atender los principios generales señalados en la Sección 1, así como los presentes lineamientos para Comidas; en todo caso y sin excepción, deberán reportarse al Oficial de Cumplimiento por las vías institucionales señaladas. Cualquier gasto de comidas para un Funcionario de Gobierno deben ser reportado oportuna y detalladamente, sin excepción. Los Colaboradores tienen prohibido pedir comidas de cualquier monto a un Funcionario de Gobierno. Un Colaborador puede aceptar comidas de un Funcionario de Gobierno siempre que el monto de la comida no exceda los $ pesos por persona y no sea ilegal. El monto acumulado anual de comidas que un Colaborador puede recibir de todos los Funcionarios de Gobierno en su conjunto, no debe exceder los $ pesos. Cualquier comida recibida por un Colaborador de un Funcionario de Gobierno debe reportarse a la Institución a la cuenta de correo del Oficial de Cumplimiento. Todo gasto en comidas deberá ser autorizado por el Director Comercial en conjunto con el Oficial de Cumplimiento. Particulares Además de cumplir con los principios generales señalados en la Sección 1: Un Colaborador puede invitar comidas a un Particular, sujeto a lo siguiente: a. que el Colaborador esté presente en la comida; 11

12 b. el monto a pagar de la comida sea razonable, no exceda de $ pesos por persona. El monto acumulado anual de comidas que un Colaborador puede pagar por todos los Particulares en su conjunto no debe exceder los $ pesos; c. el lugar donde se invite la comida no sea inapropiado; d. el motivo de la comida sea promover, demostrar o explicar los productos y servicios de la Institución; y e. Eventos especiales de comidas o eventos programados, pueden ser preaprobados por la Institución, en todo caso siempre serán de conocimiento del Oficial de Cumplimiento y del Departamento Legal, cuando así se requiera. f. En situaciones excepcionales como invitaciones espontáneas que puedan presentarse durante una reunión, los Colaboradores deberán atender los principios generales señalados en la Sección 1, así como los presentes lineamientos para Comidas; en todo caso y sin excepción, deberán reportarse al Oficial de Cumplimiento por las vías institucionales señaladas. g. que la invitación NO se extienda a algún familiar u otra persona invitada por el Particular (**nota: en casos excepcionales, como invitaciones espontáneas que puedan presentarse durante una reunión no programada, las personas que estén acompañando al invitado pueden ser invitadas, si el no hacerlo podría resultar ofensivo). Un Colaborador en ocasiones puede aceptar invitaciones a comidas de un Particular siempre que en la comida debe estar presente la persona que hizo la invitación al Colaborador y ser razonablemente normal sin exceder de $ pesos por persona. El monto acumulado anual de comidas que un Colaborador puede recibir de todos los Particulares en su conjunto no debe exceder $ pesos. Todo gasto en comidas deberá ser autorizado por el Director Comercial en conjunto con el Oficial de Cumplimiento Lineamientos para viajes: Funcionarios de Gobierno y Particulares Además de cumplir con los principios generales señalados en la Sección 1: Un Colaborador puede invitar un viaje a un Funcionario de Gobierno o a un Particular incluyendo transporte aéreo, hospedaje y transportación local, siempre y cuando el transporte y el hospedaje se realicen: 12

13 a. Para un fin justificado de negocios, como demostrar productos o servicios, capacitaciones y conferencias, o para inspecciones de instalaciones u operaciones de la Institución; b. que los gastos sean razonables en monto y no caigan en lo extravagante (por ejemplo, un vuelo en primera clase es presumiblemente injustificado); c. que en el viaje no se incluyan amigos ni familiares del invitado; d. que el viaje no implique desviarse o aprovechar la visita a lugares no planeados (estos desvíos son innecesarios cuando requieren extender el viaje original a otros lugares o implique realizar gastos innecesarios o injustificables); y e. que la invitación al viaje no incluya entregar efectivo como viático para gastar por día. Por ningún motivo un Colaborador pagará vacaciones ni tours de ningún tipo a Funcionarios de Gobierno o Particulares, incluyendo familiares y amigos de éstos. Cualquier monto de gastos de viaje para un Funcionario de Gobierno necesita ser pre-aprobado por escrito mediante el Formato de Autorización para Regalos Institucionales y Viajes. Para que un Colaborador pueda aceptar cualquier invitación a un viaje de cualquier clase hecha por un Funcionario de Gobierno o un Particular, el Colaborador debe obtener previamente la autorización de la Institución (Oficial de Cumplimiento, Dirección General). Todo gasto relacionado a viajes deberá ser autorizado por el Director de la unidad respectiva con conocimiento del Oficial de Cumplimiento Lineamientos para Entretenimiento: Funcionarios de Gobierno Además de cumplir con los principios generales señalados en la Sección 1: Regalar boletos para espectáculos (Entretenimiento) a un funcionario de Gobierno NO es una práctica común de la Institución y no será autorizado bajo ningún concepto. Está estrictamente prohibido a los Colaboradores pedir a Funcionarios de Gobierno boletos o equivalente, para eventos de Entretenimiento. En ningún caso y bajo ningún concepto el ofrecimiento o solicitud de boletos o cortesías para entretenimiento serán tolerados. 13

14 Particulares Además de cumplir con los principios generales señalados en la Sección 1: Regalar boletos para espectáculos (Entretenimiento) a un Particular NO es una práctica común de la Institución y no será autorizado bajo ningún concepto. Está estrictamente prohibido a los Colaboradores pedir a Particulares boletos o su equivalente, para eventos de Entretenimiento. En ningún caso y bajo ningún concepto el ofrecimiento o solicitud de boletos o cortesías para entretenimiento serán tolerados. 2.2 Implementación, Administración, y Ejecución Para implementar, monitorear y ejecutar esta Política de Integridad, la Institución ha designado al Oficial de Cumplimiento, con apoyo en caso necesario, del Departamento Legal. Cualquier reporte debe enviarse por las vías institucionales designadas. 3. Política de Donativos. La Institución NO RECIBE NI REALIZA DONATIVOS, por tanto, no existen lineamientos en tal sentido. 4. Política de Aportaciones Políticas. 4.1 Introducción. La mayoría de las leyes anticorrupción internacionales hacen referencia a funcionarios de gobierno, incluyendo partidos políticos y candidatos a puestos de elección. Por ello, las aportaciones políticas son monitoreadas a detalle y corren el riesgo de ser consideradas como sobornos en algunas circunstancias. Esta política establece lineamientos y límites para este tipo de aportaciones. 4.2 Lineamientos para las aportaciones políticas Reglas y Principios Generales: 14

15 Salvo lo dispuesto por otra política de la Institución, cualquier tipo de aportación política NO DEBERÁ SER OFRECIDA NI HECHA por los Colaboradores en nombre de la Institución Aportaciones a Asociaciones Gremiales: La Institución podrá dar aportaciones a título de membresía en agrupaciones gremiales en las cuales sea de su interés afiliarse, por ejemplo, ASOFOM (Asociación de Sociedades Financieras de Objeto Múltiple en México, A.C.) Aportaciones a título personal: Los Colaboradores pueden participar en actividades políticas, siempre que lo hagan a título personal, usando sus propios recursos económicos y su tiempo personal. En estos casos, no deberán hacer referencia alguna a la Institución, y bajo ninguna circunstancia la Institución NO reembolsará gastos relacionados con actividades políticas ni con cualquier tipo de aportación hecha por los Colaboradores a título personal. 5. Política de Relaciones con Gobierno. 5.1 Introducción. La Institución reconoce que los Colaboradores, en el desempeño de sus labores, son susceptibles al contacto con Funcionarios de Gobierno en cualquier ámbito: Federal, Estatal o Municipal, con sus órganos legislativos, judiciales y con aquellos señalados en los Artículos 2º y 3º de Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, o con cualquier partido político, funcionario de un partido político o candidatos para cualquier puesto de elección popular. La Institución procurará establecer relaciones cordiales y armónicas con los Funcionarios de Gobierno en todos los niveles. Sin embargo, es imprescindible que esas relaciones cumplan con la legislación aplicable en la materia, llámese Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas, Ley General de Responsabilidades Administrativas y Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción, y en especial con la Política de Integridad de la Institución. Esta política establece los lineamientos aplicables para las relaciones con Funcionarios de Gobierno. 5.2 Lineamientos para las relaciones con gobierno Relaciones del día a día : Se prohíbe a los Colaboradores cualquier forma de soborno o corrupción a los Funcionarios de Gobierno. Esta prohibición incluye, por ejemplo, dar cualquier cosa de valor a cambio de la ayuda del Funcionario para obtener una licencia o cualquier tipo de documento oficial, o para llegar a un arreglo en un litigio con cualquier 15

16 Autoridad y en general para facilitar cualquier tipo de trámite o resolución. De igual forma, los Colaboradores tienen estrictamente prohibido entregar cualquier cosa de valor a la Autoridad de que se trate, sabiendo o presumiendo que, en última instancia, será entregado para beneficio personal de un Funcionario de Gobierno o para cualquier otro fin ilícito. La prohibición referida, no incluye los pagos que se hagan directamente a aquellas Autoridades en el curso normal del negocio para un fin legítimo (ej. el pago de derechos para una solicitud, permiso, licencia, etc.) amparado por un recibo oficial. Para garantizar que las relaciones con Funcionarios del Gobierno y demás Autoridades se realicen adecuadamente, el Oficial de Cumplimiento, el Departamento Legal, el Comité de Comunicación y en su caso, Recursos Humanos, definirán los perfiles autorizados para actuar como punto de contacto principal con los Funcionarios de Gobierno representando a la Institución Gratificaciones: Cualquier gratificación (pago para facilitar o acelerar un trámite o gestión ante cualquier tipo de Autoridad) están terminantemente prohibidos. Cualquier solicitud de este tipo de pagos hecha por un Funcionario de Gobierno o en su nombre, debe reportarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento y al Departamento Legal, en su caso Comunicaciones con Funcionarios de Gobierno: Es compromiso de la Institución que toda comunicación con las Autoridades debe hacerse de forma honesta y ética, incluyendo información clara, completa, correcta, exacta, oportuna y entendible en aquellos reportes y documentos entregados a las autoridades que así lo soliciten, así como en cualquier comunicación pública a título de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. Cualquier documento dirigido a una Oficina de Gobierno u Autoridad, debe ser revisado minuciosamente por los Colaboradores a cargo de la misma para garantizar que toda la información contenida sea exacta y completa Licitaciones y Contratos con Gobierno: La Institución asume y promueve el compromiso de cumplir cabalmente con toda la legislación y demás reglas aplicables que rigen los procesos de licitaciones públicas y otros contratos con gobierno o relacionados con el gobierno. 16

17 Los Colaboradores no deberán dar, ofrecer o prometer (o intentar dar ofrecer o prometer) directa o indirectamente a través de cualquier tercero, dinero o cualquier otra cosa de valor a un Funcionario de Gobierno o sus parientes con el propósito de influir en de dicho Funcionario para usar su autoridad o su influencia para ayudar a la Institución a ganar un contrato o licitación pública. Los Colaboradores no deberán obtener, ni intentar obtener de ninguna fuente: (a) (b) (c) Información sensible de la compra de gobierno; Información confidencial del gobierno, como por ejemplo la lista de los contendientes preseleccionados para un contrato o licitación; o Información propiedad de un competidor, incluyendo, por ejemplo, información para la licitación durante el proceso de compra del gobierno o en cualquier otra situación donde pueda presumirse que dicha información no debe ser exhibida sin permiso. La Institución exige honestidad y transparencia al preparar una licitación y para preparar propuestas basadas en precios y costos estimados. Además, los Colaboradores no deben coordinar licitaciones con el fin de que algún competidor o tercero la obtenga (manipular la licitación). Los Colaboradores nunca deberán comprometer su posición en pláticas con representantes de otras Instituciones o con Funcionarios de Gobierno. La Institución busca ganar licitaciones u otros contratos con Gobierno a través de un proceso JUSTO Y HONESTO, BASADO EN EL OFRECIMIENTO DE LAS MEJORES CONDICIONES DE CALIDAD, PRECIO, FINANCIAMIENTO, OPORTUNIDAD, CRECIMIENTO ECONÓMICO, y demás criterios que la Autoridad determine, nunca mediante prácticas o procesos no éticos o ilegales Contratar a Funcionarios de Gobierno: En la contratación de personas para puestos permanentes, temporales, pasantías (pagadas o no), no deberá darse trato especial a cualquier Funcionario de Gobierno o Ex-Funcionario de Gobierno o a sus parientes. La Institución no deberá sostener pláticas de posibilidades de empleo con ningún Funcionario de Gobierno involucrado en cualquier procedimiento de licitación o compra de gobierno en la que la Institución esté participando. Cualquier decisión para ofrecer trabajo a un Funcionario de Gobierno o sus parientes requiere la aprobación previa de la Dirección General, del Oficial de Cumplimiento y del Departamento Legal de la Institución. Si es aprobada, se deberán investigar sus antecedentes y demás diligencia debida, debiendo ser documentados antes de hacer una oferta de trabajo. 17

18 Si un Colaborador sabe o se da cuenta de que un candidato(a) para un puesto de trabajo en la Institución es pariente de un Funcionario de Gobierno, el Colaborador deberá informar esta situación al Oficial de Cumplimiento o al Departamento Jurídico, antes de que se haga una oferta a dicho(a) candidato(a). 6. Código de Conducta para Terceros. 6.1 Introducción Cualquier tercero que realice transacciones u operaciones con la Institución o en su nombre, debe cumplir con este Código de Conducta para Terceros, así como cumplir con las leyes y demás ordenamientos legales en las Entidades Federativas donde opera Comportamiento Ético Un compromiso compartido. En cumplimiento de la normatividad que en materia de anticorrupción es sujeta la Entidad, LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R, sus colaboradores, los Terceros relacionados por vínculos comerciales y su personal se comprometen a mantener los mayores niveles de ética, incluyendo: Integridad en los Negocios: Los más altos modelos de integridad deben mantenerse y preservarse en toda relación de negocios. Los Terceros deben adoptar e implementar una política de tolerancia cero prohibiendo cualquier clase de soborno, corrupción, extorsión y fraude. Cualquier transacción debe llevarse a cabo en forma transparente y registrarse debidamente en los libros y registros del Tercero. Prohibición de Ventajas indebidas: El soborno o cualquier otra forma de obtener una ventaja indebida, no debe ser ofrecida ni aceptada por los Terceros. Conflictos de Interés: Es imprescindible evitar el uso de influencias o inclusive, usar una supuesta influencia motivada por causas distintas al negocio. Los Terceros de manera natural se involucran en relaciones comerciales con otras Instituciones, incluyendo a los competidores de la Institución. Estas relaciones nunca deben poner en riesgo la responsabilidad de un Tercero o su capacidad para tomar decisiones de forma imparcial y objetiva cuando de involucrarse con la LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R se trate. Cualquier situación que origine, o pudiera originar un conflicto de interés, debe evitarse y reportarse inmediatamente a la Institución. Un Tercero debe informar a la Institución cualquier conflicto de interés existente o potencial. El Tercero debe certificar anualmente que no existen conflictos de interés para poder mantener su relación con la Institución. 18

19 Confidencialidad: Los Terceros no deben mostrar información entregada por la Institución que se relacione con su giro y con su relación comercial. Tratándose de Información Confidencial, los Terceros no deben mostrarla a: (a) sus representantes, (b) a personas ajenas a dicho Tercero. Los Terceros nunca deben usar la información confidencial de la Institución para su propio beneficio o el de otra persona. 6.2 No-Soborno y No-Corrupción. La Institución tiene TOLERANCIA CERO cuando de soborno y corrupción se trata y está comprometida en llevar a cabo sus negocios de una forma honesta y ética. En la realización de sus fines, la Institución actúa de forma legal y en cumplimiento con todas las leyes anticorrupción de cada país en el que opera, incluyendo la Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas, la Ley General de Responsabilidades Administrativas y la Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción. Dado que las leyes anticorrupción normalmente prohíben el pago de forma directa o indirecta y manipular a Funcionarios de Gobierno y Terceros, un pago indebido, un regalo o cualquier otra cosa de valor ofrecida o entregada por un Tercero puede considerarse como entregado por LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. Por ello, la Institución prohíbe estas conductas de los Terceros con los que se relaciona. De acuerdo a las leyes internacionales anti-corrupción, el soborno y la corrupción son considerados delitos que merecen prisión y/o multas. Por ello, LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R se toma muy en serio su responsabilidad legal en este sentido y espera lo mismo de los Terceros relacionados con ella Conductas Prohibidas: Beneficios indebidos a Funcionarios de Gobierno. Los Terceros que hacen negocios con LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R o actúen en nombre de ella, nunca deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer), directamente o a través terceros, nada de valor a un Funcionario de Gobierno, o a algún familiar del mismo, con la intención de inducirlo a aprovechar su puesto para ayudar a la Institución a conseguir una ventaja indebida. Beneficios indebidos a Particulares. Cuando de corrupción se trata, LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R no distingue entre Funcionarios de Gobierno y Particulares: El soborno y la corrupción no son tolerados sin importar la calidad de los involucrados. Los Terceros que hagan negocios con la Institución o actúen en su nombre, no deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar, ofrecer o prometer) directamente o a través de terceros nada de valor a un 19

20 Particular o Funcionario de Gobierno con la intención de inducirlo a ayudar a la Institución a conseguir una ventaja indebida. Recepción de beneficios indebidos. Los Terceros que hagan negocios con LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R o actúen en su nombre, no deben solicitar, requerir, aceptar ni recibir (o intentar solicitar, requerir, aceptar ni recibir) nada de valor de un Funcionario de Gobierno o un Particular, por el que, a cambio, pudiera parecer que se otorga una ventaja indebida para la Institución o para dicho Tercero. Además, los Terceros tienen la obligación de conocer y cumplir cualquier ley aplicable, ya sea municipal, estatal o federal Regalos, Comidas, Viajes y Entretenimiento Los Terceros no deberán ofrecer, dar, pedir o recibir ninguna clase de regalos, comidas, viajes o entretenimiento a o de ninguna persona (ya sean Funcionarios de Gobierno o Particulares) en nombre de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R. Cualquier clase de regalo, comidas, viaje o actividad de entretenimiento (como por ejemplo, un regalo navideño) entregado por un Tercero a un Colaborador de la Institución, debe cumplir con la política de regalos, comidas, viajes y entretenimiento de la misma Fraude y otras conductas delictivas Los Terceros no deben cometer ningún delito o realizar ninguna clase de actos ilegales, incluyendo robo o fraude, mientras mantengan una relación de negocios con la Institución o actúen en su nombre. LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R establecerá un procedimiento de Identificación y Verificación de Terceros, previó y durante el trascurso de la relación comercial. 6.4 Cuestionario de Diligencia Debida como requisito: Antes de realizar cualquier operación con la Institución, los Terceros seleccionados e identificados a través de una evaluación de riesgos, deberán llenar y entregar un cuestionario de diligencia debida que les será entregado por LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R Términos y condiciones contractuales: Todo contrato con la Institución deberá celebrarse por escrito. Además, los contratos deben incluir declaraciones y garantías adecuadas en contra de la corrupción. 20

21 7. Sanciones El Oficial de Cumplimiento en conjunto con el Departamento Legal, tendrá la competencia para tramitar y proponer las resoluciones de las situaciones relativas a las infracciones de la presente Política de Integridad. Dichas propuestas no tendrán carácter vinculante. En atención a lo anterior, Recursos Humanos considerará las propuestas antes de emitir la sanción correspondiente. Las infracciones a la presente Política de Integridad, en cuanto a normas internas de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R., la Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas, la Ley General de Responsabilidades Administrativas, Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción o a la Ley Federal del Trabajo puede dar lugar a responsabilidades administrativas, civiles, penales y laborales. Las infracciones de las normas mencionadas podrán traer aparejadas las siguientes sanciones: a) Sanciones Laborales. Las que conjuntamente definió el Oficial de Cumplimiento en conjunto con el Departamento Legal y Recursos Humanos, mismas que pueden ser: Primer incidencia: descuento en un 20% del sueldo mensual del Colaborador que infringió la presente política. Segunda incidencia: baja inmediata del colaborador los términos y condiciones definidas en la política de Recursos Humanos, para tal efecto. b) Sanciones Administrativas. Las que apliquen las Autoridades correspondientes por violaciones a la Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas, la Ley General de Responsabilidades Administrativas y Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción 7.1. Funciones disciplinarias El Oficial de Cumplimiento, el Departamento Legal y Recursos Humanos serán las instancias competentes para examinar y determinar las infracciones cometidas por incumplimiento a la Política de Integridad; Recursos Humanos será la encargada de imponer las sanciones acordes a los incumplimientos en los siguientes supuestos: Cuando por la importancia, complejidad o trascendencia del incumplimiento, cualquiera de sus miembros considere necesario plantear el asunto al Oficial de Cumplimiento y el Departamento Legal; 21

22 Cuando se trate de infracciones a la Política presuntamente cometidas por miembros de la Alta Dirección. A los efectos de este Código, se considera Alta Dirección de LUMO FINANCIERA DEL CENTRO S.A. de C.V. SOFOM E.N.R que ostente, al menos, la categoría de Subdirector o su equivalente. Las sanciones que se impongan serán de acuerdo a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo y al Reglamento Laboral Interno por lo que concierne a la Institución, adicional a lo que determinen las Autoridades correspondientes El área de Recursos Humanos se encargará de comunicar la sanción respectiva. 22