Transforme y simplifique sus procesos de facturación. 19 de Noviembre 2014

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1 Transforme y simplifique sus procesos de facturación 19 de Noviembre 2014

2 Agenda Quién es OpenText? Solución SAP Manejo de Facturación por OpenText (Invoice Management) Información General Capacidades y Proceso de punta a punta DEMO Resumen 2011 SAP AG. All rights reserved. 2

4 20 años de innovación & sociedad Content Enriched Business Process Transformation Cloud HANA #1 Socio en soluciones extendidas Clientes 13 Soluciones conjuntas ArchiveLink Co-Development Co-Development of DoD certified Records Management Solution Extension Partnership (Reselling) First ISV Powered by SAP NetWeaver Mobile 2011 SAP AG. All rights reserved. 4

5 Enriquecimiento de Contenido para SAP Contenido Enriquecido al Proceso de Negocio Unico Valor de Negocio Procesos Impulsa el Trabajo Información No Estructurada Proporciona el Contexto 2011 SAP AG. All rights reserved. 5

6 Soluciones Extendidas por OpenText Vendido por SAP y representa SAP una sola oferta en el cliente Desarrollo a largo plazo de ambas casas de producto en todas las soluciones Producto probado con las más altos y rigurosos estándares arquitectónicos SAP & OpenText proveen soporte y mantenimiento al portafolio de soluciones Profunda integración tecnológica dentro de SAP, ruta segura de actualización Esfuerzos comprometidos en co-desarrollo en numerosas iniciativas de producto Larga Historia de éxito > 4500 Clientes conjuntos Ariba Success Factors hybris SAP Business Suite SharePoint Office 365 Cloud Mobile Social HANA 2011 SAP AG. All rights reserved. 6

8 Excelencia para la Gestión de Activos Empresariales Proveedores Excelencia Producto Excelencia Cliente Excelencia Fuerza de Trabajo Excelencia Activos Excelencia Finanzas Excelencia Procesos de Negocio con Contenido- Enriquecido 2011 SAP AG. All rights reserved. 8

9 Soluciones de Valor de Negocio Soluciones a la medida para para satisfacer los requerimientos específicos de Negocio Exelencia Proveedores Excelencia Recursos Humanos Strategic Sourcing Supplier & Contract Mgmt. Order to Pay Manage Employee Info Talent Sourcing & Acquisition Reward & Retain Excelencia Producto Excelencia Activos Production Quality Mgmt. Logistics & Distribution Capital Project Mgmt. Enterprise Asset Management Environment, Health & Safety Excelencia Clientes Excelencia Finanzas Brand Asset Mgmt. Sales Account Mgmt. Sales Order Mgmt. Customer Billing & Service Facturación Clientes Cobranza Gastos de Viaje Cuentas por Pagar 2011 SAP AG. All rights reserved. 9

10 Es familiar este escenario para usted? Mejorar el resultado final en las finanzas y cumplimiento en auditorias El uso del descuento por pago de contado es bajo, por lo que el Costo del Capital se incrementa CEO Accounts Payables CFO Visibilidad limitada en los pasivos para el área de cuentas por pagar. Invertimos más del 50% de nuestro tiempo en responder llamadas y correos a los proveedores. Duplicidad de facturas y sobrecarga por procesos manuales Financial Analyst Purchasing Accounting Nosotros no podemos confirmar qué facturas han ingresado y no tenemos control sobre el flujo de efectivo Podríamos bajar el costo de nuestros productos, si pudieramos hacer uso sistemático de nuestros descuentos por pago de contado IT Suppliers No hacer los pagos a tiempo genera mala relación con los proveedores Integración de Software Infraestructura de Archivado 2011 SAP AG. All rights reserved. 10

12 Barreras típicas en cuentas por pagar Mala relación con provedores Altos costos por factura Preparación de pagos complicada Dependencia de proceos de Pago manual (regulación) Visibilidad limitada de pasivos. Difícil de identificar cuellos de botella Alto costo de operaciones financieras Mala relación con proveedores Ineficiente y fragmentado Laborioso y basado en papel Sin estandarización Sistemas aislados y sin relación mutua Sin integración entre contabilidad y cuentas por pagar 2011 SAP AG. All rights reserved. 12

13 Cómo superar las barreras? Consistencia en el proceso de pagos en todos los paises y áreas. Alcance sistematico y colaborativo en cobranza y disputas de pago Visibilidad global de pasivos Visibilidad global de cuellos de botella en el proceso Operación eficiente y menos costos Buena relación con proveedores Estandarización y automatización Eliminación de procesos manuales Flujos de trabajo que disminuyen los conflictos Sistemas y procesos integrados Simple de uso, administración y mantenimiento 2011 SAP AG. All rights reserved. 13

14 Retos Comprobados 20x Es más caro en promedio procesar facturas con un flujo pobremente automatizado (1) $120-$220 Cuantas más veces una factura es manipulada aumentan las probabilidades que sea: perdida, traspapelada e incluso modificada (2) 08% Parcialmente Centralizados 25% 67% Centralizados Descentralizado s (1) Fuente: IOMA s AP Department Benchmarks and Analysis (2) Fuente: 8 Reasons You Need a Strategy for Managing Information -- Before It s Too Late, AIIM 2011 SAP AG. All rights reserved. 14

15 Qué es lo que se logra con lo mejor? 100% Las mejores empresas ejecutando, procesan las facturas rápidamente +100% Las mejores empresas ejecutando, procesan las facturas más rápidamente y efectivamente 4 días Top 25% 15,869 7 días Mediana 9, días Fondo 5,600 (1) Fuente: APQC 2011 SAP AG. All rights reserved. 15

16 Soporte a Grandes Corporaciones y/o Organizaciones distribuidas 3 Aprobador en México otorga su Aceptación (VoBo) 1 Centro de Servicios compartidos en EUA Ruteado a comprador en EUA Ruteado al aprobador correcto en las oficinas Centrales en México 2 Factura Recibida en Perú Se escala la solicitud al usuario correcto Un flujo de aprobaciones es inicializado en el Centro de Servicios Compartidos en EUA 2011 SAP AG. All rights reserved. 16

17 Diversos Canales de Entrada Monitoreo, Visión y análisis de información PxP Canal e-invoice FAX Papel Correo Electrónico Digitalización Documento ej. SAP Archiving - Enterprise Scan Reconocimiento de la Factura Opción Invoice Capture Center para SAP Invoice Management Procesamiento de la Factura Proceso Automatizado de conciliación y posteo SAP Invoice Management Pay Pago $ Y ERP (FI/AP) OT Batch Pipeline Document Archiving & Viewing & Viewing SAP Archiving by Open Text 2011 SAP AG. All rights reserved. 17

18 SAP Invoice Management por OpenText Proceso Automatizado de conciliación y posteo Verificar y Completar Verificación de Duplicados Verificación de Reglas de Negocio Aprobación Pago Campos de datos Incompletos son automáticamente ruteados para ser completados Metadatos con formatos incorrectos son ruteados para su corrección Metadatos inconsistentes son ruteados para su corrección Basado en los campos de la Factura Rol Especializado para detección de doctos. duplicados Cambio sencillo de Variables Comparación entre documentos Detección Temprana 30+ Reglas para verificación de Facturas con Orden de Compra (PO) 15+ Reglas configurables para Facturas sin Orden de Compra (Non-PO) Opción para involucrar miembros fuera del proceso (Resolución) Automatización Directa a Tesorería Ruteo Automático a codificación de cuenta, validación y aprobación Aprobación de un solo nivel para Facturas con orden de compra sin Recepción de mercancía (GR) Posteo Automático después de aprobación Envío a pago después de completar la resolución de las reglas de negocio Asegurándose que toda la información haya sido capturada, completada y se haya contabilizado correctamente Visión del estatus de Cuentas por Pagar / Pagos Realizados Monitoreo punto a punto del proceso 2011 SAP AG. All rights reserved. 18

19 Beneficios de SAP Invoice Management Enterprise por OpenText Interface familiar para usuario SAP Acceso completo a funciones y gráficas desde SAP Acciones en Un Clic Amigable para el Usuario Proceso Eficiente Herramientas estándar SAP para filtros, importaciones, impresión, arreglos, etc. y bajo costo en entrenamiento Historial de facturas procesadas. Resumen de actividad incluyendo cantidades, valores, etc. Historial de auditorias con comentarios Reportes Historial de aprobaciones Aprobación o rechazo Aprobaciones previas Localización de material de soporte, recibos, correos, PO, etc. Proceso de datos Análisis de datos Comentarios Validaciones Enrutamiento en base a roles Captura de datos automatizada evitando errores humanos 2011 SAP AG. All rights reserved. 19

20 Visión Única para los Especialistas de Cuentas x Pagar y Proveedores Indexación, solución de excepciones, posteo. Seguimiento a procesos y tareas pendientes Seguimiento: Facturas Pendientes por procesar por mí (Mi equipo de Trabajo), u otros colaboradores. Trazabilidad y auditoria de los pasos realizados Portal de Auto- Servicio para proveedores: Estatus del proceso Búsqueda: Facturas Completadas por mi (O por los miembros de mi equipo) Cambio de vista a mis pendientes, o vista de equipo de trabajo Monitoreo y trazabilidad Búsqueda de todas las Facturas 2011 SAP AG. All rights reserved

21 Reportes y Analíticos de un Vistazo Drill down Valores Agregados (KPIs) Integración Directa a SAP Filro Análisis basado en más de 50 criterios disponibles Acceso Completo a Funciones SAP Resumen Completo de todas las Facturas procesada. Gráficos Tendencia Mensual Estados por canal de entrada / Tipo Factura Total de cuentas por pagar y pagos efectuados Aging de las Cuentas x Pagar Resumen de los especialistas/grupos más Un solo Clic acceso al eficientes detalle de la Factura 2011 SAP AG. All rights reserved. 21

22 Reportes y Analíticos de un Vistazo Criterios de Filtrado Total de Adeudos Radio de ingreso E-Factura Factura no Procesadas Rangos de Excepciones Radio de Toques / Acceso a la Factura Proveedores TOP 2011 SAP AG. All rights reserved. 22

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26 Resumen Poder de la automatización para hacer una transformación financiera Automatizar la labor intensiva de recepción de facturas y conciliación con menos número de personal Libera carga de trabajo al área de finanzas para actividades más estratégicas Eliminación de fraudes Capacidad de controlar y anticipar Visión global de todas las facturas a través de la corporación reduciendo riesgos de incumplimiento y auditorías. Mayor control en el tiempo de pago mejorando la relación con proveedores Mejor uso del efectivo basado en una visión integral, aprovechando los descuentos de pago de contado. Plataforma para entrega de servicios compartidos La arquitectura de SAP permite el aprovechamiento de economías de escala Automatización SAP mejora la eficiencia en los procesos administrativos 2011 SAP AG. All rights reserved. 26

27 Gracias! Roberto Prud home Sales Solutions Consultants Manager Latin America OpenText Corporation

28 2011 SAP AG. All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/vm, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages SAP AG. All rights reserved. 28