OS ENCONTROS DE VOLUNTARIOS

Transcripción

1 G-26g OS ENCONTROS DE VOLUNTARIOS Organizar un encontro é unha das grandes responsabilidades dos dirixentes. Por iso non poden expoñerse a que supoña unha perda de tempo, a que resulte caótico ou a que os asistentes saian desenganados. Hai encontros de festa, de celebración... encontros serios, de toques de atención, de planificación... Buscade, sobre todo, formas sinxelas de facelos máis dinámicos, máis efectivos, máis enriquecedores, máis entrañables. Pensade que un encontro é un bo momento para coñecerse, para traballar, para celebrar, para profundar, para... para un montón de cousas! CON QUE HAI QUE CONTAR PARA ORGANIZAR UN ENCONTRO? - Cun grupo de persoas: O animador (o organizador) ten que pararse un momento a considerar estes aspectos básicos do encontro: - Que pretendemos conseguir con este encontro? - A quen convocaremos? - Que faremos para conseguir que veñan? - Cantos seremos? - Que esperan da reunión? Non debemos esquecer nin o número de asistentes, nin as súas expectativas á hora de preparar o encontro. - Cun espazo de tempo: Unha hora, dúas...quizais toda unha tarde ou un día completo. O mesmo dá se dispoñemos de moito ou de pouco tempo. Convén aproveitalo! O animador terá presente cómo dinamizar a reunión para conseguir que o tempo que se lle dedique sexa rendible. - Cun lugar: Unha sala espazosa, un local maltreito, o centro de uso habitual ou un novo, un espazo ao ar libre,... O animador procurará que, sexa como sexa, resulte acolledor. - Cun obxectivo: Un encontro pode ser un bo momento para: 1

2 - Difundir. - Motivar. - Dinamizar. - Valorar. - Concretar. - Celebrar. O animador terá moi presente cal é a finalidade da reunión, é dicir, para qué a convocou. QUE HAI QUE CONSEGUIR AO LONGO DO ENCONTRO? - Facer equipo: Pode ser un obxectivo interesante, especialmente cando faltan persoas para a realización das actividades o dos programas. Nun encontro, si se consigue o clima adecuado, é fácil descubrir en cada un a creatividade, a capacidade de entrega, o interese, a eficacia e tantas calidades que son necesarias. - Coñecerse: Principalmente si se reúne xente nova dentro da entidade. Hai persoas ás que lles resulta difícil establecer relación e un encontro pode ser unha excelente ocasión para facilitala. - Motivar, animar, re-animar: Que a xente non se "queime", que continúe coa ilusión do primeiro día, que saiba por que está aquí e cara a onde vai, que poña máis gañas no que fai,... son obxectivos permanentes que non hai que desatender nunca. Tamén o encontro é un dos lugares ideais para acadar este obxectivo. - Recordar as "raíces" (o espírito): Hai ocasións en que convén que as entidades recorden colectivamente cales son os principios que as fixeron nacer e que han de movelas. Os encontros poden ser chanzos que unen o pasado co futuro, poñendo de manifesto que se vai facendo camiño na dirección escollida. - Informar: A miúdo non son suficientes as circulares e os murais, porque estes non teñen bastante vida para comunicar o que se quere transmitir. Entón é cando se fai necesario o encontro, no cal se posibilitará informar de forma directa e personalizada. - Dinamizar: Todo o colectivo que camiña cara a un obxectivo necesita da dinamización periódica, a fin de asegurar un bo ritmo e o mesmo paso. Cando hai un proxecto novo, cando se comeza un curso, cando hai unha data concreta en que se ha de conseguir unha meta, faise necesario dinamizar o grupo. Isto poderíase facer - e débese facerindividualmente, pero está claro que o encontro axudará notoriamente, si o organizamos con este ánimo e coa preparación e medios adecuados. - Avaliar: Quizais este é un verbo que conxugamos pouco. E está claro que sen avaliación non hai resultados, pese a que a miúdo proclamámolos a ollo. Toda boa organización 2

3 require avaliar de cando en cando, polo menos cada curso ou cada ano, a tarefa que se está realizando. Un encontro de avaliación é imprescindible para continuar cara a adiante. - Concretar: Tense que teorizar, pero fai falta non esquecer a realidade en que vivimos: teoría e práctica han de marchar irmandadas para acadar uns bos resultados. Por iso é necesario concretar, lo cal fai falta propoñerse en cada encontro, tanto si é unha reunión normal e rutineira como si se trata do acto principal do curso. Concretar debería ser la manía de todo dirixente dunha asociación ou grupo. - Celebrar: O encontro é a mellor forma de organizar unha celebración, unha festa. Ao longo do ano hai motivos máis que suficientes para celebralos. Non os frecuentemos demasiado, pero non os escatimemos, porque, ben organizados, son unha fonte de excelentes resultados. COMO SE PODEN CLASIFICAR OS ENCONTROS? Segundo o obxectivo: - De relación - De información - De formación - De programación - De avaliación - De traballo - De reflexión - De festa - Institucional Segundo a quen se dirixan: - Internos: si se dirixen aos membros do grupo - Externos: si son para: - familiares - amigos - posibles novos membros. - Públicos: si se abren: - ao barrio - a todo o mundo CANDO HAI QUE ORGANIZAR UN ENCONTRO? Sempre que haxa un motivo. Ao longo do ano, non deben ser nin poucos nin demasiados. Con un o dous por trimestre bastará. Ao longo da "historia" dunha asociación, é bo ir creando uns espazos que permitan recordar feitos e cimentos, e que todo o mundo os espere con ilusión. Referímonos aos encontros tradicionais que teñen a súa propia característica como, por exemplo: 3

4 1- San comezar (= inicio de curso) Data: segunda quincena de setembro ou comezos de outubro. Tipo de encontro: de traballo, para coñecérmonos. É o comezo do curso, a festa de apertura. Obxectivos: informar, programar y re-motivar. 2- Aniversario de la asociacion Data:? Tipo de encontro: institucional (con mensaxe ou edición dunha publicación para lembrar a historia, os principios e os cimentos). Obxectivos: celebralo, lembrar e consolidar principios básicos. 3- Nadal Data: mediados de decembro. Tipo de encontro: familiar e festivo. Obxectivos: celebrar a festa e compartir os doces típicos. 4- Asemblea Data:? Tipo de encontro: institucional. Obxectivos: aprobar a memoria e o balance, propoñer o programa e o presuposto do ano, recoller a opinión e as suxestións dos membros da asociación. 5- Pascua Data: despois de Semana Santa. Tipo de encontro: festivo. Obxectivos: celebrar a Pascua e "acometer" o último trimestre del curso. 6-San acabouse (= fin de curso) Data: mediados de xuño. Tipo de encontro: de traballo. Obxectivos: avaliar a tarefa feita, agradecer a colaboración e celebrar o final do curso. COMO CONVOCAR O ENCONTRO? Despois de dedicar moito tempo a reflexionar sobre o que faremos, como o faremos, que queremos conseguir e a quen convidaremos, o grupo de dirixentes pode sentirse decepcionado pola pouca resposta recibida á convocatoria. A miúdo o éxito da reunión pode comezar cando se abre a porta e atopamos un montón de xente que espera para entrar. A convocatoria ten, pois, unha gran importancia. Que non temos que esquecer? - Indicar claramente: - Data. - Hora de comezo e de finalización. - Lugar (enderezo e teléfono) (si é complicado chegar, suxerir tamén como facelo: metro, autobús ou incluír un pequeno plano): - Motivo do encontro: para que nos reunimos? 4

5 - Contido: qué faremos? - Enviala con suficiente antelación. - Animar a asistir, facendo ver a cada un a importancia da súa presenza. - Confirmar a asistencia, anotando quen virá e quen non. Insistir cando alguén diga que non ou non diga nada. * * * Extracto del libro: MARTÍ, L y MONFERRER, I (1998): Cómo fundar una asociación, Ed. CCS, Madrid. Para máis información sobre ideas para organizar encontros, consultade o libro dos mesmos autores e da mesma editorial titulado Guiones para encuentros de animación. * * * 5